Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 15.09.2015, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:50 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 15/23-15/33 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Oddbjørg Strømme, AP forfall Steinar Gulbrandsen Erik Due, PP Ikke møtt Ikke innkalt Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: revisjonsdirektør Laila Nagelhus, seksjonsleder forvaltning Anders Svarholt, seksjonsleder regnskap Jolanta Betker, forvaltningsrevisor Lene Brudal og forvaltningsrevisor Constance Hauser Møtende fra administrasjonen: fungerende rådmann Reidar Handelsby, kommunesjef Erik Gressløs, controller Hilde Lind, innkjøpssjef Oddveig Åsegg og kommunikasjonssjef Pål Nilsen (alle til sak 15/24) Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører.... Per Gunnar Stordal (leder) Inger-Christin Torp (nestleder) Oddbjørg Strømme. Atle Larsen
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 15.09.2015 Sakliste PS 15/23 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.6 2015 PS 15/24 Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens kjøp av betalt kommunikasjon PS 15/25 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2015 PS 15/26 Forvaltningsrevisjonsrapport: IKT PS 15/27 Kontrollutvalgets innspill til ny forvaltningsrevisjonsplan for 2016-2017 PS 15/28 Overordnet revisjonsstrategi for 2015 PS 15/29 Notat vedr. forvaltnings av IMDi-midler - fra kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune PS 15/30 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 PS 15/31 PS 15/32 PS 15/33 Evaluering av kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Referater og meldinger Eventuelt PS 15/23 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.6 2015 1. Protokoll fra møtet 9.6 2015, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 9.6 2015, godkjennes PS 15/24 Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens kjøp av betalt kommunikasjon (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fungerende rådmann med møtestab redegjorde for saken om kjøp av betalt kommunikasjon, gjeldende rutiner for føring av anskaffelsesprotokoll og om samspillsentreprise generelt og sak til plan- og miljø spesielt. Administrasjonen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget underveis. Kontrollutvalget ble enige om en uttalelse og at saken skulle sendes til bystyret til orientering.
1 Kontrollutvalget tar til etterretning at rådmannen beklager at kommunens egen (innkjøps)prosedyre for dokumentasjon av prosess og vurdering av tilbud (protokollføring), ikke er fulgt ved kjøp av betalt kommunikasjon. 2 Kontrollutvalget finner det positivt at rådmannen har planer om en internrevisjon på dokumentstyring og kontroll for å styrke internkontrollen og prosjektstyring i de ulike entrepriseformene 3 Saken sendes til bystyret til orientering PS 15/25 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2015 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2015, tas til etterretning 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2015, tas til etterretning PS 15/26 Forvaltningsrevisjonsrapport: IKT 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport IKT, til etterretning kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har lagt inn betydelige innsparinger knyttet til IKT som effektiviseringsverktøy, men ser at gevinstrealiseringsprosessen knyttet til modulen ehandel kunne hatt klarere målsettinger og tydeligere forankring i hele organisasjonen. Kommunens utgiftsnivå for IKT-drift, basert på en sammenligning med andre kommuner, synes fornuftig. Kontrollutvalget merker seg videre at kommunen bare delvis har etablert en internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet, og at arbeidet med å etablere systemet ikke har fått nødvendig prioritet. Det er positivt at det nå er igangsatt tiltak som vil gi rådmannen betryggende kontroll. Kommunens ansatte opplever i stor grad å ha god brukerstøtte, oppdatert IKT-utstyr og programvare, men kontrollutvalget noterer seg at kommunen har et forbedringspotensial knyttet til effektivitet i IKT-løsningene. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Avklare om det skal arbeides videre med realisering av gevinster ved bruk av modulen for e-handel, og helt eller delvis plassere ansvar for en eventuell realisering hos ansatte med myndighet til å forankre bruken av modulen i hele
organisasjonen. Det er en forutsetning for en god prosess at kommunen setter seg konkrete mål for dette arbeidet, med målbare indikatorer. Det kan være hensiktsmessig å måle status på området før man starter arbeidet (nullpunktsmåling). Prioritere det påbegynte internkontrollarbeidet innenfor personvern og informasjonssikkerhet, slik at de kan ferdigstille et internkontrollsystem som tilfredsstiller lovkrav. Evaluere kompetansetiltakene knyttet til personvern og informasjonssikkerhet, og iverksette tiltak ved behov. Innføre obligatorisk IKT-opplæring. Øke fokus på avvik innen personvern og informasjonssikkerhet, herunder legge til rette for å melde avvik på området, samt øke ansattes bevissthet om hva som er et sikkerhetsavvik. Sørge for at det arbeides systematisk med tilgangsstyring og kontroll i alle systemer som behandler personopplysninger. Iverksette vedtatte rutiner for oppfølgingsaktiviteter og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner og gjennomganger i tråd med kravene i personopplysningsforskriften. Kartlegge og vurdere ansattes opplevelse av treghet i kommunens IKTsystemer, og sette i verk tiltak som sikrer effektive løsninger. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport IKT til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har lagt inn betydelige innsparinger knyttet til IKT som effektiviseringsverktøy, men ser at gevinstrealiseringsprosessen knyttet til modulen ehandel kunne hatt klarere målsettinger og tydeligere forankring i hele organisasjonen. Kommunens utgiftsnivå for IKT-drift, basert på en sammenligning med andre kommuner, synes fornuftig. Bystyret merker seg videre at kommunen bare delvis har etablert en internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet, og at arbeidet med å etablere systemet ikke har fått nødvendig prioritet. Det er positivt at det nå er igangsatt tiltak som vil gi rådmannen betryggende kontroll. Kommunens ansatte opplever i stor grad å ha god brukerstøtte, oppdatert IKT-utstyr og programvare, men bystyret noterer seg at kommunen har et forbedringspotensial knyttet til effektivitet i IKT-løsningene. Bystyret ber rådmannen om at hun må Avklare om det skal arbeides videre med realisering av gevinster ved bruk av modulen for e-handel, og helt eller delvis plassere ansvar for en eventuell realisering hos ansatte med myndighet til å forankre bruken av modulen i hele organisasjonen. Det er en forutsetning for en god prosess at kommunen setter seg konkrete mål for dette arbeidet, med målbare indikatorer. Det kan være
hensiktsmessig å måle status på området før man starter arbeidet (nullpunktsmåling). Prioritere det påbegynte internkontrollarbeidet innenfor personvern og informasjonssikkerhet, slik at de kan ferdigstille et internkontrollsystem som tilfredsstiller lovkrav. Evaluere kompetansetiltakene knyttet til personvern og informasjonssikkerhet, og iverksette tiltak ved behov. Innføre obligatorisk IKT-opplæring. Øke fokus på avvik innen personvern og informasjonssikkerhet, herunder legge til rette for å melde avvik på området, samt øke ansattes bevissthet om hva som er et sikkerhetsavvik. Sørge for at det arbeides systematisk med tilgangsstyring og kontroll i alle systemer som behandler personopplysninger. Iverksette vedtatte rutiner for oppfølgingsaktiviteter og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner og gjennomganger i tråd med kravene i personopplysningsforskriften. Kartlegge og vurdere ansattes opplevelse av treghet i kommunens IKTsystemer, og sette i verk tiltak som sikrer effektive løsninger. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Revisjonens gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport IKT, til etterretning kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har lagt inn betydelige innsparinger knyttet til IKT som effektiviseringsverktøy, men ser at gevinstrealiseringsprosessen knyttet til modulen ehandel kunne hatt klarere målsettinger og tydeligere forankring i hele organisasjonen. Kommunens utgiftsnivå for IKT-drift, basert på en sammenligning med andre kommuner, synes fornuftig. Kontrollutvalget merker seg videre at kommunen bare delvis har etablert en internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet, og at arbeidet med å etablere systemet ikke har fått nødvendig prioritet. Det er positivt at det nå er igangsatt tiltak som vil gi rådmannen betryggende kontroll. Kommunens ansatte opplever i stor grad å ha god brukerstøtte, oppdatert IKT-utstyr og programvare, men kontrollutvalget noterer seg at kommunen har et forbedringspotensial knyttet til effektivitet i IKT-løsningene. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Avklare om det skal arbeides videre med realisering av gevinster ved bruk av
modulen for e-handel, og helt eller delvis plassere ansvar for en eventuell realisering hos ansatte med myndighet til å forankre bruken av modulen i hele organisasjonen. Det er en forutsetning for en god prosess at kommunen setter seg konkrete mål for dette arbeidet, med målbare indikatorer. Det kan være hensiktsmessig å måle status på området før man starter arbeidet (nullpunktsmåling). Prioritere det påbegynte internkontrollarbeidet innenfor personvern og informasjonssikkerhet, slik at de kan ferdigstille et internkontrollsystem som tilfredsstiller lovkrav. Evaluere kompetansetiltakene knyttet til personvern og informasjonssikkerhet, og iverksette tiltak ved behov. Innføre obligatorisk IKT-opplæring. Øke fokus på avvik innen personvern og informasjonssikkerhet, herunder legge til rette for å melde avvik på området, samt øke ansattes bevissthet om hva som er et sikkerhetsavvik. Sørge for at det arbeides systematisk med tilgangsstyring og kontroll i alle systemer som behandler personopplysninger. Iverksette vedtatte rutiner for oppfølgingsaktiviteter og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner og gjennomganger i tråd med kravene i personopplysningsforskriften. Kartlegge og vurdere ansattes opplevelse av treghet i kommunens IKTsystemer, og sette i verk tiltak som sikrer effektive løsninger. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport IKT til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har lagt inn betydelige innsparinger knyttet til IKT som effektiviseringsverktøy, men ser at gevinstrealiseringsprosessen knyttet til modulen ehandel kunne hatt klarere målsettinger og tydeligere forankring i hele organisasjonen. Kommunens utgiftsnivå for IKT-drift, basert på en sammenligning med andre kommuner, synes fornuftig. Bystyret merker seg videre at kommunen bare delvis har etablert en internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet, og at arbeidet med å etablere systemet ikke har fått nødvendig prioritet. Det er positivt at det nå er igangsatt tiltak som vil gi rådmannen betryggende kontroll. Kommunens ansatte opplever i stor grad å ha god brukerstøtte, oppdatert IKT-utstyr og programvare, men bystyret noterer seg at kommunen har et forbedringspotensial knyttet til effektivitet i IKT-løsningene. Bystyret ber rådmannen om at hun må Avklare om det skal arbeides videre med realisering av gevinster ved bruk av modulen for e-handel, og helt eller delvis plassere ansvar for en eventuell realisering hos ansatte med myndighet til å forankre bruken av modulen i hele organisasjonen. Det er en forutsetning for en god prosess at kommunen setter
seg konkrete mål for dette arbeidet, med målbare indikatorer. Det kan være hensiktsmessig å måle status på området før man starter arbeidet (nullpunktsmåling). Prioritere det påbegynte internkontrollarbeidet innenfor personvern og informasjonssikkerhet, slik at de kan ferdigstille et internkontrollsystem som tilfredsstiller lovkrav. Evaluere kompetansetiltakene knyttet til personvern og informasjonssikkerhet, og iverksette tiltak ved behov. Innføre obligatorisk IKT-opplæring. Øke fokus på avvik innen personvern og informasjonssikkerhet, herunder legge til rette for å melde avvik på området, samt øke ansattes bevissthet om hva som er et sikkerhetsavvik. Sørge for at det arbeides systematisk med tilgangsstyring og kontroll i alle systemer som behandler personopplysninger. Iverksette vedtatte rutiner for oppfølgingsaktiviteter og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner og gjennomganger i tråd med kravene i personopplysningsforskriften. Kartlegge og vurdere ansattes opplevelse av treghet i kommunens IKTsystemer, og sette i verk tiltak som sikrer effektive løsninger. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 15/27 Kontrollutvalgets innspill til ny forvaltningsrevisjonsplan for 2016-2017 (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Flere tema ble nevnt fra kontrollutvalgets side som mulige risikoområder: rekrutering og kompetanseutvikling innenfor helse- og omsorg, offentlige innkjøp, dokumenthåndtering, introduksjon av nyansatte i kommunens reglementer og systemer, HMS (særlig innenfor skolesektoren). Ellers ble det nevnt at prosjekter som ligger i inneværende plan, men som ikke er gjennomført skal vurderes på nytt. Sekretariatet og revisjonen tar innspillene med videre i prosessen med overordnet analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon. (ingen vedtak)
PS 15/28 Overordnet revisjonsstrategi for 2015 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2015, tas til orientering 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2015, tas til orientering PS 15/29 Notat vedr. forvaltnings av IMDi-midler - fra kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalg å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notatet til orientering 2. Saken sendes til rådmannen til orientering Utvalgsmedlem Inger-Christin Torp ba om at hennes habilitet ble vurdert da hun satt i utvalget i fylkeskommunen som tildelte IMDi-midlene. Utvalget fant henne habil til å ta saken til orientering. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 15.09.2015 1. Kontrollutvalget tar notatet til orientering 2. Saken sendes til rådmannen til orientering PS 15/30 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 med en kostnadsramme på kr. 3 407 462,-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 med en kostnadsramme på kr. 3 407 462,-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner
PS 15/31 Evaluering av kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Saken legges fram uten forslag til vedtak Sittende kontrollutvalg har hatt for få møter til å kunne foreta en fullstendig evaluering slik det legges opp til (jf. spørreskjemaet som var vedlagt saken), men i korte trekk kan evalueringen oppsummeres slik: Kontrollutvalget er fornøyd med revisjonens og sekretariatets arbeid. Saksfremlegg, dokumentasjon og presentasjon har vært bra. Kontrollutvalget synes også at samarbeidet med administrasjonen har vært bra. (ingen vedtak) PS 15/32 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/33 Eventuelt Ingen saker