LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 21. april 2009 Tid: Kl. 09:30 Sted: Levanger rådhus, Møterom 1056 NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 005/09 Referatsaker 006/09 Årsregnskap for Levanger boligforvaltning KF for 2008 007/09 Årsregnskap og årsrapport for Levanger kommune for 2008 008/09 Skatteoppkreverfunksjonen Eventuelt Sak 006/09 Årsregnskap for Levanger boligforvaltning KF for 2008 vil bli ettersendt. Levanger/Steinkjer, 16.04.09 Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 005/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.09 Paul Stenstuen 005/09 417-1719-5.3 Referat 1 Levanger FrP Leie av lokaler Skogn os, barnetrinnet Vedlagt 2 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2008 Vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2008 Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 006/09 ÅRSREGNSKAP FOR LEVANGER BOLIGFORVALTNING KF FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.09 Paul Stenstuen 006/09 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Levanger boligforvaltning KF for 2008 2. Kontrollutvalgets uttalelse oversendes formannskap og kommunestyre for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapene. Vedlegg 1. Årsregnskap og årsberetning for 2008 for Levanger boligforvaltning KF (utsendt fra kommunen) 2. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse for 2008 3. Revisjonsberetning til årsregnskapet til Levanger boligforvaltning KF 4. Brev nr. 2-2008 datert 02.04.09 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven 2. Regnskapsloven 3. Økonomiforskrifter Saksopplysninger Årsberetning for Levanger boligforvaltning KF for 2008 ble avlagt av styret den 27.mars 2009. Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven, jf. note 0.
Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Driftsregnskapet Årsresultat for Levanger boligforvaltning KF for 2008 viser et underskudd på kr. 621 603,54. Følgende årsoppgjørsdisposisjoner er foreslått: Overført morkommunen kr. 2 500 000,00 Overført fra egenkapitalen kr. - 3 121 603,54 Sum disponert/overført kr. - 621 603,54 I selskapets årsrapport for 2008, under avsnittet redegjørelse for foretakets utsikter, heter det bl.a: Utsiktene framover vil allikevel avhenge av den kommunale boligpolitikken og samfunnsutviklingen for øvrig. For å ivareta en tilfredsstillende standard på boligene, er det nødvendig at disponible midler blir brukt til vedlikehold. Revisjon Levanger boligforvaltning KF årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor har kommentert manglende regnskapsmessig avsetninger til forventet tap på utestående fordringer. Denne posten kan revisors vurdering således være overvurdert. Revisjonsberetningen er således avgitt med forbehold for dette forhold. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen, samt til brev nr. 2 2008 fra KomRev Trøndelag IKS. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse er vedlagt. SAK 007/09 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR LEVANGER KOMMUNE FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.09 Paul Stenstuen 007/09 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Levanger kommunes årsregnskap for 2008 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar Årsrapport for Levanger kommune for 2008 til orientering.
Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for 2008 2. Revisjonsberetning for 2008 datert 03.04.09 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr. 1-2008 datert 02.04.09 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS 4. Levanger kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 5. Levanger kommunes årsrapport for 2008 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Det blir for øvrig gitt nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2008 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 928,6 og 924,9 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 6,3 millioner kroner.
Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr. 2008 Budsjett 2008 2007 Til fordeling drift 633 497 605 702 596 080 Netto driftsresultat -13 680-24 876-8 836 Bruk av tidligere års avsetninger 39 044 42 682 62 967 Årets avsetninger 25 364 17 806 38 824 Regnskapsmessig mindreforbruk 0 0 4 590 Investeringsregnskapet for 2008 Sum finansiert, inkl. avsetninger, er 73,0 millioner kroner. Finansieringsbehovet var imidlertid kr. 82,7 millioner kroner, slik at det gjenstår et udekket finansieringsbehov på 9,7 mill. kr. Kommunen har derfor en ny dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet, jf. note 12. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsrapporten Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandles. Mange kommuner velger i likhet med Levanger kommune å gi informasjon utover den pliktige i det samme dokumentet - ofte kalt årsrapport. Det vil være nærliggende for kontrollutvalget å kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan eksempelvis også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8
Krav til revisor Levanger kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 03.04.09. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Brev nr. 1-2008 til kontrollutvalget Revisor har plikt til å påpeke en del for hold skriftlig overfor kontrollutvalget. Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Disse påpekningene skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Revisors brev nr. 1-2008, datert 02.04.09, til kontrollutvalget omhandler kvalitetssikring og internkontroll. Etter revisors vurdering er det for lite fokus på budsjettforskrifter, regnskapsforskrifter og regnskapsstandardene ved økonomiavdelingen. Som eksempel på mangelfull kvalitetssikring nevner revisor at en etter gjennomgangen av regnskapet har måttet korrigere dette flere ganger. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. I tillegg kan kontrollutvalget knytte kommentarer til kommunens årsrapport. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid. Kontrollutvalget har plikt å påse at revisors påpekninger i forhold til årsregnskapet blir fulgt opp, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen, samt til brev nr. 1 2008 fra KomRev Trøndelag IKS.
SAK 008/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.09 Paul Stenstuen 008/09 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune til orientering. Vedlegg 1. Brev til kommunestyret i Levanger kommune, datert 13.2.09, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune 2. Skatteoppkreverens årsrapport for 2008 Ikke trykte vedlegg 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune Skatteregnskapet avgis overfor Skattedirektoratet. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlig en kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune, med gjenpart til kontrollutvalget.
Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skatteetaten gir i sin rapport uttrykk for at regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar mer regelverket og er av tilstrekkelig kvalitet. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 1 330 224 450. Av totalt innfordret beløp utgjør kommunens andel 293 736 035. Se også tallmaterialet i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteoppkrever gir i sin årsrapport uttrykk for at ut fra de oppgaver skatteoppkreveren er pålagt ligger en på grensen bemanningsmessig. Skatteoppkreveren vil for øvrig også gi en orientering i møte. Vurdering Resultatet av utført kontroll gjengis i Skattetatens rapport punkt 3, og her kan kontrollutvalget spesielt legge merke til a. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. b. Arbeidsgiverkontroll Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer, men utføres ikke i tilstrekkelig omfang Steinkjer 16.04.09 Paul Stenstuen Kontrollsekretær