Erfaringsdokumentasjon fra gjennomførte e-handelsprosjekter
Formålet med vårt samarbeid med Difi Dele erfaringer Øke forståelsen for omfanget av et e-handelsprosjekt Hva kan vi lære av tidligere erfaringer? Forbehold
Prosjektveiviseren Difi har utviklet prosjektveiviseren som beskriver stegvis metodikk for innføring av e-handel Prosjektveiviseren er vårt rammeverk Et verktøy for å sikre god prosjektmetodikk og sikre de gevinstene som e-handel kan bidra til Tilbakemeldinger viser at flere ser verdien av prosjektmetodikk i etterkant av prosjektet
Takk til dere som har bidratt
Hvorfor e-handel? Effektivisere Kostnadseffektivt Sikre gode prosesser Sikre at lover og regler blir fulgt Har dere dette i ryggraden under implementeringen, vil det hjelpe dere i implementeringsprosessen DETTE ER GEVINSTER AV E-HANDEL
Hvorfor er det så vanskelig å lykkes?
Hvorfor er det så vanskelig å lykkes? Det er utfordrende å vite nøyaktig hvorfor mange strever med å få fart på e-handelssatsingen Imidlertid ser vi en del likhetstrekk hos de som ikke får fremgang Virksomhetens modenhet når det kommer til innkjøp og hvilken posisjon innkjøp har i selskapet er av avgjørende betydning for å lykkes med e- handel Ulike problemstillinger i forhold til om innføringen av e-handel starter nå eller for mange år siden Ved revitaliseringsprosjekter, overvurderer betydningen av at systemet er implementert i organisasjonen og hopper bukk over viktige prosesser
Fellesnevnere Noen av funnene, eller suksessfaktorene har betydning for prosjektets fremdrift, mens andre vil være avgjørende for om prosjektet i det hele tatt blir en realitet - Et eks på sistnevnte er ledelsesforankring Avhengighet til enkeltpersoner er en potensiell betydelig utfordring Tas for lett på de innledende fasene - foreligger derfor en betydelig risiko for at det reelle omfanget av prosjektet og virksomhetens behov ikke avdekkes E-handel er langt mer enn implementering av et system, det er også om ikke mer en organisasjonsendring Mange virksomheter setter seg ikke klare nok mål
Success is not final
Forankring og lederoppfølging Absolutt nødvendighet for at prosjektet skal bli en realitet Lederforankring i starten av prosjektet er ikke en garanti for lederoppfølging senere Etter hvert som prosjektet er mer integrert, vil manglende lederoppfølging forsinke prosessen Bruk tid innledningsvis for å synliggjøre størrelsen på prosjektet og behovet for endring
Forankring og lederoppfølging Det er et ledelsesansvar å drive gjennom en endring Kontinuerlig prosess gjennom hele prosjektet Jevnlig rapportering til ledelsen Avhengighet til enkeltpersoner, potensielt betydelig utfordring
Planlegging/forarbeid Grundig forarbeid mindre utfordringer underveis i prosessen Grunnmuren i et vellykket prosjekt Sikrer forståelse av omfanget IKKE UNDERVURDER OMFANGET AV ORGANISASJONSENDRING
Planlegging/forarbeid Analyser - Dagens innkjøpsrutiner - Lojalitet til inngåtte rammeavtaler - Hvorvidt det anskaffes i tråd med gjeldende regelverk Ved å hoppe bukk over forarbeidet, mister dere kartet for prosessen videre og styrer uten faktabasert informasjon om egen organisasjon Selv de som i dag er best i klassen sier at de burde brukt mer tid tidlig i prosjektet for å oppnå større og hurtigere suksess IKKE UNDERVURDER OMFANGET AV ORGANISASJONSENDRING
Ressurser Kartlegg tidlig behovet for ressurser - behovet blir ofte undervurdert fordi en opplever prosjektet som implementering av e-handelsverktøy og ikke organisasjonsendring - Analyse av hvem som gjør hva effektiviseringsmuligheter og kontroll Fristill ressurser større sannsynlighet for å lykkes Vurder innkjøpssamarbeid eller ekstern prosjektleder Utvikler seg i takt med endringene, det samme gjør organisasjonen - Redd for å bli overflødig Sikre god kommunikasjon og oppfølging
Ressurser Prosjekter som har planlagt og fått fristilt ressurser har større sannsynlighet for å lykkes Tydelige rammer for å unngå usikkerhet i forhold til hvor mye e- handel kan og skal prioriteres Ha et lavt antall bestillere, da blir disse virkelig gode i faget sitt
Kompetanse Kartlegg tidlig behovet for kompetanse - behovet blir ofte undervurdert fordi en opplever prosjektet som implementering av e-handelsverktøy og ikke organisasjonsendring - Analyse av hvem som kan hva Lære av hverandre ved behov Sikre kompetanse også på endringsledelse Kontinuerlig opplæring og oppfølging
Kompetanse Sikre IKT- kompetanse - høy grad av IKT kompetanse rapporterer i større grad av smertefrie IKT prosesser. - Alternativt, jobbe tett med IKTleverandøren Tverrfaglige team,- en person alene har ikke all kompetansen som trengs
Gevinstrealisering Hva er gevinstrealisering? Positive størrelser Konkrete tall og indirekte gevinster Holde seg innenfor lovverket Lojalitet til rammeavtaler Ressursbesparelser Brukertilfredshet M.m
Gevinstrealisering Endringsledelse blir undervurdert og gevinstene uteblir - gevinstene er et resultat av de endringene organisasjonen skal gjennomgå Kontinuerlig oppfølging er avgjørende i realiseringsfasen,- - Rapportering, måling og korrigering
Gevinstrealisering Tydelig gevinstrealiseringsplan - Tydelige mål, hva er det vi ønsker å oppnå? Bedre kontroll og sparte kostnader - avdekker feilbestillinger Effektiviserer
Nøkkeltips
Nøkkeltips Tydelig instruks fra Rådmannen om at det utelukkende skal benyttes e-handel Nedjustere budsjett Belønning når mål er oppnådd Grundig planlegging og gjennomføring av analyser Ha et lavt antall bestillere Få kataloger på plass Få inn leverandører FØR implementering
Nøkkeltips Tydelige rammer og instrukser for hvor mye e-handel skal prioriteres Tett dialog med egen virksomhet oppdager raskt utfordringer og motstand Følgende utfordringer er særlig karakteristiske for avslutningsfasen: - Det er fortsatt motstand innad i organisasjonen - For få dedikerte ressurser - For liten grad av lederforankring og oppfølging - Fortsatt for lite fokus på gevinstrealisering
Nøkkeltips Dersom planleggingen ikke er grundig nok, kan gjennomføringen av prosjektet starte i feil spor Ved å planlegge riktig og ha fokus på gevinstrealisering og oppfølging kan utfordringene i avslutningsfasen bli minimert. Hold motivasjonen oppe og fokuser på noe dere er gode på fra før IKKE UNDERVURDER VERDIEN AV GRUNDIG PLANLEGGING OG STØRRELSEN PÅ PROSJEKTET
To be continued..