Agro Økonomi Lønn - slik kommer du i gang... Slik kommer du i gang - Lønn Side 1 Agro Økonomi Agrodata as
Informasjon om installasjon av Agro Økonomi finner du i heftet Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering. Enkel lønnsteori Her finner du en rask gjennomgang av de vanligste elementene i avlønningsarbeidet. Vi presiserer at de aller fleste av posteringene som er nevnt under, og i eksempelet s. 4, utføres automatisk når du importerer lønn til regnskapet. Det er kun posteringer som har med utbetaling å gjøre som må posteres manuelt. Det er likevel viktig at du har en viss kjennskap til bakgrunnen for de forskjellige posteringene. (Kontonummer kan variere noe, avhengig av hvilken kontoplan du har valgt.) Har du god kjennskap til Lønnsteori kan du hoppe over dette kapitlet. Lønn Ved håndtering av lønninger er det vanlig å skille mellom avlønning og utbetaling. Avlønningsdato (dato på lønnsslippen) bestemmer hvilken termin (skatt og arb.g.avg.) lønnen skal medtas i. Denne kan avvike fra utbetalingsdato. Ved postering i regnskap bør derfor avlønning føres på ett bilag, og utbetaling på et annet. På avlønningsdato blir lønn postert på kostnadskonto for lønn (5000), og motpostert på konto for skyldig lønn (2930). Skattetrekk Når arbeidsgiver trekker skatt av arbeidstaker er dette penger som blir innkrevd på vegne av kommunekassereren. Idet skatt blir trukket fra en arbeidstaker, blir arbeidsgiver skyldig tilsvarende beløp til kommunekassereren. Enkelte ganger blir arbeidsgiver pålagt å trekke påleggstrekk og/eller bidragstrekk, og disse skal da håndteres på samme måten som vanlig forskuddstrekk. Trukket skatt blir på avlønningsdato postert kredit på konto for forskuddstrekk (2600) (evt. 2610 Påleggstrekk eller 2620 Bidragstrekk) og motpostert på konto for skyldig lønn (2930). I praksis er det nettobeløpet (lønn - skattetrekk) som blir postert på konto for skyldig lønn. Utbetaling av lønn Utbetalt lønn blir iflg. bankbilag postert kredit på konto for kassekreditt/bankinnskudd, og motpostert på konto for skyldig lønn (2930). Saldo på konto 2930 vil nå bli gjort opp (dersom ikke ny avlønning har skjedd før utbetaling av forrige). Ved utbetaling av lønn skal trukket skatt settes inn på egen sperret bankkonto, såkalt skattetrekkskonto, der pengene skal stå til terminen forfaller til betaling. Dette blir i regnskapet en ren overføring mellom bankkonti iflg. bilag fra banken. Begge disse transaksjonene føres i et manuelt bilag. Arbeidsgiveravgift På avlønningsdato skal det beregnes og posteres arbeidsgiveravgift av lønn. Sats for arb.g.avg. varierer fra landsdel til landsdel. I eksemplet under har vi brukt gjeldende sats for sone 2-10.6 %. Beregnet arbeidsgiveravgift av vanlig lønn blir ved avlønning postert debet på kostnadskonto for arbeidsgiveravgift (5400), og motpostert på konto for skyldig arbeidsgiveravgift (2770). Slik kommer du i gang - Lønn Side 2 Agro Økonomi Agrodata as
Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift Innrapportering og betaling av forskuddstrekk og arb.g.avg. er gruppert i 6 terminer pr. år, med januar-februar som termin 1. Innsending av oppgaver og betaling av skyldig skatt/avgift skal skje innen den 15. i måneden etter terminen. (Termin 1 skal betales innen 15.3.) På betalingsdato blir forskuddstrekk postert debet på konto for skattetrekk (2600), og motpostert skattetrekkskonto (1950). Betalt arbeidsgiveravgift blir postert debet på konto for skyldig arbeidsgiveravgift (2770), og motpostert kassekreditt/bankinnskudd. Begge disse transaksjonene føres i et manuelt bilag. Feriepenger Feriepengene skal utbetales når arbeidstakeren tar ut ferien sin, og skal da erstatte vanlig lønn (hvis månedslønn). Feriepenger blir utregnet på grunnlag av vanlig lønn året før utbetaling (opptjeningsåret). Gjeldende sats for feriepenger er 10,2 % av lønn. Hvis avtale om 5 ukers ferie er satsen 12 %. For 60-åringer og eldre er satsen 2,3 % høyere. For feriepenger gjelder følgende prinsipp: I regnskapet skal feriepenger posteres som lønnskostnad etter hvert som de blir opptjent. Opptjente, ikke utbetalte feriepenger vil akkumulere seg på konto for skyldige feriepenger (2940). For arbeidstakeren blir feriepengene regnet som lønn først når de blir utbetalt, altså normalt året etter at arbeidsgiver har ført disse som kostnad i sitt regnskap. Ved avlønning skal altså opptjente feriepenger (f.eks. 10.2 % av lønn) posteres til debet på kostnadskonto for feriepenger (5010), og motposteres på konto for skyldige feriepenger (2940). Arbeidsgiveravgift av feriepenger Ved postering av opptjente feriepenger skal det samtidig posteres påløpt arbeidsgiveravgift av opptjente feriepenger. Dette blir en kostnad i regnskapet det året feriepengene blir opptjent, selv om selve arbeidsgiveravgifta ikke forfaller til betaling før feriepengene faktisk blir utbetalt. Prinsippet for bokføring blir det samme som ved postering av opptjente feriepenger: Ved avlønning skal arb.g.avg. av opptjente feriepenger (utregnet fra vanlig sats) posteres debet på kostnadskonto for arb. g.avg. av påløpt ferielønn (5410), og motposteres på konto for skyldig arb.g.avg. av påløpt ferielønn (2785). Utbetaling av feriepenger Ved utbetaling av feriepenger året etter opptjeningsåret skal disse lønnsmeldes (tas med på lønnsog trekkoppgave) som vanlig lønn. I regnskapet er disse allerede tatt med som kostnad året før, og skal således bare overføres fra balansekonto der de nå er å finne som saldo pr. 1.1. Det skal ikke trekkes skatt av feriepenger når disse blir utbetalt året etter opptjeningsåret. Dersom feriepenger blir utbetalt samme år som de er opptjent, skal det trekkes skatt. Utbetalte feriepenger blir postert debet på konto for skyldig ferielønn (2940), og motpostert konto for kassekreditt/bankinnskudd (evt. kan disse også føres via konto for skyldig lønn, 2930 dersom det skal skilles mellom utlønningsdato og utbetalingsdato). Arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger forfaller nå til betaling (i.h.t. vanlig termin), og skal derfor overføres fra konto 2785 (der de er å finne som saldo pr. 1.1.) til konto for skyldig arb.g.avg. (2770). Slik kommer du i gang - Lønn Side 3 Agro Økonomi Agrodata as
Et lite eksempel som viser gangen i det hele (for å gjøre det enkelt har vi bare en utlønning): Løn n kr. 100 000,- Arb.b.g. avg: 10.6% Skatt kr. 35 000,- Feriepenger: 10.2% Utbetalt kr. 65 000,- Avlønningsdato: 30.4.år 1 Utbetalingsdato: 3.5.år 1 Ferie (året etter): Juli år 2 År 1 Bilag 1 30.04.År 1 Lønn (Import-bilag i bilagsserien Overføringer fra lønn ) 5000.70.000 Lønn fast ansatte 100.000,00 2600.70.000 Forskuddstrekk -35.000,00 2930.70.000 Skyldig lønn -65.000,00 5400.70.000 Arbeidsgiveravgift 10.600,00 2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig -10.600,00 5010.70.000 Ferielønn 10.200,00 2940.70.000 Skyldige feriepenger -10.200,00 5410.70.000 Beregnet arb.giveravg.av påløpt 1.081,20 2785.70.000 Skyldig arb.giveravg. av feriel -1.081,20 Bilag 2 03.05. År 1 Utbetaling av lønn (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til rapporten Bankliste ) 2930.70.000 Skyldig lønn 65.000,00 2380.70.000 Kassekreditt -65.000,00 1950.70.000 Bankinnskudd for skattetrekk 35.000,00 2380.70.000 Kassekreditt -35.000,00 Bilag 3 15.05. År 1 Betalt arb.g.avg. 2 termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave) 2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig 10.600,00 2380.70.000 Kassekreditt -10.600,00 Bilag 4 15.05. År 1 Betalt forsk. trekk 2. termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave) 2600.70.000 Forskuddstrekk 35.000,00 1050.70.000 Bankinnskudd for skattetrekk -35.000,00 År 2 Bilag 1 30.06. År 2 Lønnsbilag feriepenger (Import-bilag i bilagsserien Overføringer fra lønn ) 2930.70.000 Skyldig lønn -10.200,00 2940.70.000 Skyldige feriepenger 10.200,00 2785.70.000 Skyldig arb.giveravg. av feriel 1.081,20 2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig -1.081,20 Bilag 2 01.07. År 2 Utbetaling av feriepenger (Manuelt ført bilag.) 2930.70.000 Skyldig lønn 10.200,00 2380.70.000 Kassekreditt -10.200,00 Bilag 3 15.07. År 2 Betalt arb.g.avg. 4 termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave) 2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig 1.081,20 2380.70.000 Kassekreditt -1.081,20 Slik kommer du i gang - Lønn Side 4 Agro Økonomi Agrodata as
Arbeidsgiver Dette bildet henter du ved å velge Lønn - Arbeidsgiver fra funksjonslisten. Vanlige klientopplysninger registrerer du i bildet Klient. I lønningsmodulen har klienten blitt 'arbeidsgiver' og for å bruke lønningsmodulen trengs en del tilleggsopplysninger. Disse opplysningene registreres i menyvalget Arbeidsgiver. Opplysningene er gruppert i syv 'fanekort': Egenskaper, Overføringskonti, Kommuner, Bank, LTOkoder, Arbeidsgiveravgift og Unntak.. Skatteberegning Skattetabellene er utarbeidet under den forutsetning at det skal betales skatt i 10½ måned. Det normale er at det er halv skatt i desember. Den måneden det utbetales feriepenger (istedenfor månedslønn) blir automatisk skattefri. I feltene Måned uten skatt angis derfor normalt til 13 og Måned med halv skatt angis normalt til 12. Når en avlønner for desember vil programmet varsle om halv skatt. Dette varselet kan slås av eller på i feltet Varsles. Antall utskrifter Når en ber om utskrifter av lønnsslipper, banklister og terminoppgaver skriver programmet ut så mange rapporter som er angitt. Sats feriepenger etc. Verdiene i denne gruppeboksen gjelder for alle arbeidstakere pr klient. Satsene her er lovbestemt og skal bare endres hvis avtalepartene kommer fram til andre verdier. Satsene for arbeidsgiveravgift er fastsatt av departementet. Derfor vil programmet be deg bekrefte at du vil gjøre endringer her når du går inn i denne boksen. Grenser for oppgaveplikt For vanlige arbeidstakere skal det stå samme verdi i feltet for totale ytelser og i feltet for utgiftsgodtgjørelser (kr 1000, i 2012). For ideelle organisasjoner kan det være aktuelt med høyere tall her. Utførte rapporter Programmet vil her automatisk merke av etter hvert som terminoppgaver/eksport til regnskap blir kjørt. For overføring til regnskap er det her snakk om måneder (1-12). For terminoppgaver er det snakk om terminer for skatt og arbeidsgiveravgift (1-6) Hvis disse feltene er merket av, og en i avlønningsbildet går inn og retter eller avlønner, vil programmet varsle om at ny terminrapport/eksport til regnskap må kjøres. Du skal normalt ikke endre noe her. Eksport til regnskap Normalt skal postering av skyldige feriepenger (og arbeidsgiveravgift av feriepengene) overføres til regnskapet. Hvis man av en eller annen grunn ikke vil at dette skal posteres automatisk i regnskapet, kan denne funksjonen slås av her. I denne boksen kan en også velge om en vil ha lønnsartnummeret skrevet ut på lønnslippen (lønnsartnummeret vil for de fleste arbeidstakere være intetsigende, og kan derfor med fordel utelates). Dersom du ønsker å legge inn en tekst på alle lønnsslippene legger du denne inn i fritekstboksen. Teksten vil komme på alle lønnsslipper fra denne arbeidsgiveren inntil teksten endres/fjernes. Slik kommer du i gang - Lønn Side 5 Agro Økonomi Agrodata as
Overføringskonti (egen flik) Lønnsprogrammet er nær knyttet til regnskapssystemet. Det betyr at det må angis hvilke regnskapskonti de forskjellige elementene ved en avlønning skal overføres til. Selv om alle kontoplaner bygger på Norsk Standard, vil detaljoppbyggingen kunne variere fra klient til klient. Du må derfor angi kontonummer for følgende elementer: Element Beskrivelse Typisk kontonr Skattetrekk Gjeldskonto for postering av trukket skatt 2600 Lønn Kostnadskonto for lønn. Denne blir forslag i bildet for Lønns- og trekkarter (Overføringskonto for lønn er oppgitt for hver enkelt lønns- og trekkart, og blir således ikke hentet direkte fra dette bildet). 5000 Arbeidsgiveravgift Kostnadskonto for arbeidsgiveravgift 5400 Skyldig arbeidsgiveravgift Feriepenger Skyldig feriepenger Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger Skyldig arb.g.avg. av avsatte feriepenger Betalingskonto Bankkonto for avsatt skattetrekk Gjeldskonto for skyldig arbeidsgiveravgift 2770 Kostnadskonto for feriepenger, blir bokført etterhvert som disse blir avsatt. Gjeldskonto (periodisering) for avsatte feriepenger. Kostnadskonto for arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger, blir bokført etterhvert som feriepengene blir avsatt Gjeldskonto (periodisering) for arb.g.avg. av avsatte feriepenger. Konto som brukes til utbetaling av lønn. Dersom du vil bokføre utbetaling manuelt, kan du her oppgi konto for 'Skyldig lønn'. Dersom du vil at overføringsbilaget skal inneholde bankoverføring til Bankkonto for skattetrekk, må kontonummeret til denne angis her. 5010 2940 5410 2785 1920(bank) evt. 2930, 2830 1950 Kontonummeret registreres ved direkte tasting, eller ved oppslag mot kontoplanen. I tillegg til kontonummer, må det registreres avdeling. Du kan også registrere prosjekt. Da en i Agro Økonomi benytter avdelingsregnskap aktivt, har avdelingsfeltet litt spesiell logikk: '00' i dette feltet betyr at du ved overføring til regnskap vil få den avdelingen som er brukt i avlønningsbildet. Du kan også angi en spesifikk avdeling, og således styre alle posteringer til denne avdelingen (gjelder kun balansekonti. Kostnadskonti vil uansett følge avdelingen i avlønningsbildet). Slik kommer du i gang - Lønn Side 6 Agro Økonomi Agrodata as
Kommuner Her finner du adresser til alle kommunene. Videre finner du her informasjon om hvilken sone for arbeidsgiveravgift hver enkelt kommune befinner seg i. Bank Hvis en vil bruke utskriften Bankliste under menyvalget Rapporter, må en her angi navn og adresse på arbeidsgivers bankforbindelse. LTO-koder Her finner du oversikt over alle Lønns- og trekkoppgavekodene til Skattedirektoratet. Her er ingen mulighet for å endre/opprette slike selv, så dette bildet blir bare til informasjon. Arbeidstakere 1. Velg Lønn - Arbeidstakere fra funksjonslisten til venstre. Bildet for vedlikehold av arbeidstakerregister kommer nå opp. 2. Klikk på knappen merket 'Ny', evt. tast for å registrere en ny arbeidstaker. Du får nå frem et nytt registreringsbilde, og markøren står i feltet for 'Nr'. 3. Programmet foreslår neste ledige nummer. Du kan selv overskrive dette. Legg inn ønsket nummer, og gå videre til neste felt med eller. 4. Legg inn personnummer (11 siffer). 5. Legg inn fornavn, etternavn og adresse. Når du legger inn postnummer, vil programmet automatisk hente poststed og kommunenummer. 6. Legg inn (frivillig) telefon, mobiltelefon og telefaks. 7. Registrer skattetabell og tabelltype. i.h.t. skattekort. Hvis skattekort kun angir %-trekk, gå videre til punkt 8. 8. Registrer skatteprosent i.h.t. skattekort. Denne blir brukt til lønnsarter der det er angitt at det skal benyttes prosenttrekk. 9. Legg inn arbeidstakerens bankkontonummer (for utskrift av overføringsliste til bank). 10. Dersom arbeidstakeren har begynt eller sluttet i løpet av regnskapsåret, angir du dette. 11. Klikk på knappen Lagre for å lagre opplysningene. Når du har gått over til nytt år så bruk knappen 'Hent fra i fjor' og overfør de arbeidstakerne som skal ha lønn/feriepenger i inneværende år. Slik kommer du i gang - Lønn Side 7 Agro Økonomi Agrodata as
Lønns- og trekkarter 1. Velg Lønn - Lønns- og trekkarter fra funksjonslisten til venstre. Bildet for vedlikehold av lønns- og trekkarter kommer nå opp. 2. Klikk på knappen merket 'Ny lønnsart', evt. tast for å lage ny lønns- eller trekkart. Du kommer nå inn i Mor-lønnsartliste. Her ligger en del ferdige lønns- og trekkarter. Velg den som er nærmest de opplysningene du trenger og klikk på Kopier. Da er du tilbake til denne arb.giverens lønns og trekkartliste. Klikk Endre hvis du vil/må endre noen felter før du tar lønnsarten i bruk. Før lønnsarten brukes kan alle felter endres, også nr. Når den har vært brukt er det mindre redigeringsmuligheter. Se følgende punkter for evt. endring: 3. Legg inn ønsket nummer, og gå videre til neste felt med. 4. Legg inn en tekst som beskriver lønnsarten. Gå videre til neste felt. 5. Legg evt. inn enhetstype for lønnsarten, f.eks. time, uke eller måned, og gå videre til neste felt. Dersom dette er en lønnsart som skal oppføre seg som et prosenttillegg eller -trekk på grunnlag av andre lønnsarter, angir du dette ved å sette '%' som enhetstype. Du må da også angi hvilken LTOkode grunnlaget skal hentes fra. Se pkt. 13 6. Angi kode for Lønns- og trekkoppgaven. Du kan velge fra registrerte lønns- og trekkarter ved å klikke på pilen ved siden av feltet. 7. Legg inn enhetspris for lønnsarten. Dette kan f.eks. være timelønn, ukelønn eller månedslønn. 8. Angi overføringskonto for regnskap. Denne angir hvordan lønnsarten skal behandles i regnskapet. Konto kan hentes fra kontoplanen ved å klikke på pilen ved siden av feltet. Legg også gjerne inn avdeling (feltet ved siden av). Valgt avdeling vil da bli forslag hver gang lønnsarten blir brukt i avlønningsbildet. 9. Angi skattekode for lønnsarten. Denne angir hvordan lønnsarten skal behandles skattemessig. Du kan velge mellom: - 0 Ingen skatt - 1 Prosenttrekk - 2 Tabelltrekk Skattekode 2 (Tabell) er fleksibel: Dersom aktuell arbeidstaker er registrert med tabelltrekk, trekkes skatt i henhold til tabellen. Dersom arbeidstakeren er registrert kun med %-trekk, trekkes skatt i henhold til %-satsen. 10. Kryss av (bruk mus, eller tast ) for hvorvidt lønnsarten skal inngå i grunnlag for beregning av: - feriepenger - arbeidsgiveravgift - godtgjørelse for bevegelige helligdager 11. Dersom denne lønnsarten er feriepenger, eller godtgjørelse for bevegelige helligdager, krysser du av for dette. Du må da også angi om dette er oppspart i år eller i fjor. 12. I feltet 'Utbetales/trekkes' angir du hvorvidt det som blir ført på denne lønnsarten skal utbetales, evt. trekkes fra utbetaling på lønnsslippen. Hvis ikke det skal utbetales, skal det ikke avhukes, da må det fylles ut for motkonto. 13. I det siste feltet, som heter 'Grunnlag%', angir du om lønnsarten skal inngå i grunnlag for automatisk prosenttillegg eller -trekk. Grunnlag blir utregnet pr. LTO-kode. Se pkt. 5. Slik kommer du i gang - Lønn Side 8 Agro Økonomi Agrodata as
14. Klikk på knappen Lagre for å lagre opplysningene. Avlønning 1. Velg Lønn - Avlønning fra funksjonslisten til venstre. Avlønningsbildet kommer nå opp. 2. Velg arbeidstaker fra listen til venstre. (Ved å klikke på kolonneoverskriftene (Nr/Navn) kan du endre sorteringsrekkefølgen i listen.) Alle registrerte avlønninger til aktuell arbeidstaker i inneværende år kommer nå frem til høyre. 3. Klikk på knappen merket 'Ny avlønning', evt. tast for å lage ny avlønning. Du får nå frem et nytt avlønningsbilde, og markøren står i feltet for dato. Dato for forrige avlønning (alle arbeidstakere) blir forslag. Dersom du tidligere har laget en mal for denne arbeidstakeren, vil malen bli brukt som forslag til avlønning. All informasjon som kommer fra en mal kan selvsagt overskrives. 4. Registrer avlønningsdato, med 2 siffer for dag, og 2 siffer for måned. Årstall skal ikke tastes - dette er gitt ut fra valgt regnskapsår som vises helt øverst i tittellinjen til programmet. Gå videre til neste felt med. 5. Legg inn en tekst som sier noe om avlønningen, f.eks. hvilken periode avlønningen gjelder. Denne teksten blir skrevet på lønnsslippen. Gå videre til neste felt med. 6. Du står nå i feltet 'Nr'. på den første avlønningslinjen Tast for å åpne listen over lønnsog trekkartene. Dersom du ikke har lagt inn noen lønns- og trekkarter, må dette gjøres før du kan gå videre. Se Registrere en lønns- og trekkart. Velg lønnsart med, og hent med. Opplysningene fra lønnsartregisteret blir nå hentet inn i bildet. 7. Gå videre fra felt til felt med, og registrer antall. Denne blir nå multiplisert med pris, og totalsum regnet ut. Samtidig vil du se at skattetrekk blir utregnet nederst i bildet. Når du kommer til siste feltet på linja, vil du ved å taste registrere flere avlønningslinjer. få ny linje, og er klar til å Du kan endre tekst, avdeling, prosjekt, enhet og pris for hver enkelt linje dersom du ønsker det. Bruk tastene til å flytte deg fra felt til felt. lar deg endre innholdet i et felt. Du kan slette en avlønningslinje ved å plassere markøren i aktuell linje, og trykke på En hel avlønning kan slettes ved å klikke på avlønningen i toppen av bildet, og deretter på 8. Dersom du ønsker å legge inn en melding til lønnstakeren på lønnsslippen, gjør du dette ved å klikke på knappen merket 'Melding'. (Se litt mer informasjon nedenfor) 9. Skriv ut: Når du har registrert alle avlønningslinjene, er avlønningen klar til utskrift. Klikk på Menylinja, evt. tast. Vis: Du kan også velge visning til skjerm: Klikk da på på Menylinja, evt. tast. 10. Når en lønnsslipp er utskrevet (til skjerm eller skriver) blir denne sperret mot endringer. For endring/retting av avlønning, se Endre en avlønning. på Slik kommer du i gang - Lønn Side 9 Agro Økonomi Agrodata as
VIKTIG! Nyregistrering av avlønninger i innsendte terminer må kun gjøres i helt spesielle tilfeller. Husk å kjøre ut, og sende, ny terminoppgave. Dersom du registrerer en ny avlønning i en måned som er overført til regnskap, må overføring til regnskap gjøres på nytt. Det bilaget som allerede er bokført for denne perioden, må da nullstilles. Endre avlønning Denne knappen brukes dersom du ønsker å endre en avlønning. En avlønning som tidligere er bekreftet vil ha grå bakgrunn, og du på klikke på endre-knappen for å få lov til å endre denne. Plasser markøren på aktuell avlønning før du klikker på endre-knappen. Hvis terminoppgave og/eller eksport til regnskap er kjørt for aktuell termin/måned, vil programmet gi varsel om dette. Lagre som mal Hvis denne knappen trykkes inn vil den avlønningen som vises da bli lagret som en mal for denne arbeidstakeren. Når denne arbeidstakeren senere skal avlønnes vil malen automatisk hentes frem som forslag til avlønning. Programmet bruker den enhetsprisen som er lagret i malen når den oppretter en ny avlønning. Masseavlønning Her finner du en hjelperutine for å foreta automatisk avlønning av mange arbeidstakere i en operasjon. Her kan programmet automatisk lage avlønninger til: - alle arbeidstakerer som har avlønningsmal - alle som skal ha utbetalt feriepenger fra i fjor Masseavlønning kan skje på grunnlag av: - arbeidstakers lønnsmal - arbeidstakers opptjente feriepenger (opptjent året før). Avlønning fra mal 1. Velg først 'Avlønning fra mal'. 2. Registrer så avlønningsdato, avlønningstekst, og evt. melding som skal på lønnsslippen. 3. Klikk 'Lag liste'. Du får opp en liste over arbeidstakere som er registrert med lønnsmal. Alle er i utgangspunktet markert i listen. Dersom du vil gjøre utvalg blant de markerte kan du gjøre 4. det ved å holde inne tasten og klikke på hver enkelt du vil merke/fjerne. 5. Klikk knappen 'Lag lønninger' for å bekrefte, evt. 'Avbryt' for å avbryte uten å lage avlønninger. Avlønningene kan nå kontrolleres og evt. korrigeres i avlønningsbildet før de skrives ut på vanlig måte. Merk at arbeidstakere som ikke har fått lagret en avlønningsmal ikke vil vise i listen. For en oversikt over alle avlønningsmaler kan du kjøre rapporten 'Avlønningsmaler' fra rapportbildet. Avlønning fra feriepenger 1. Velg først 'Avlønning fra feriepenger'. 2. Registrer så avlønningsdato, avlønningstekst, og evt. melding som skal på lønnsslippen. Klikk 'Lag liste'. Du får opp en liste over arbeidstakere som har opptjente feriepenger fra i fjor. Listen viser også om her er noen av feriepengene som allerede er utbetalt, og rest til utbetaling. Det 3. er beløpet i kolonnen 'Til utbetaling' som blir benyttet videre. Alle er i utgangspunktet markert i listen. Dersom du vil gjøre utvalg blant de markerte kan du gjøre 4. det ved å holde inne tasten og klikke på hver enkelt du vil merke/fjerne. 6. Klikk knappen 'Lag lønninger' for å bekrefte, evt. 'Avbryt' for å avbryte uten å lage avlønninger. Avlønningene kan nå kontrolleres og evt. korrigeres i avlønningsbildet før de skrives ut på vanlig måte. Slik kommer du i gang - Lønn Side 10 Agro Økonomi Agrodata as
Send til e-post Denne knappen vil lage en e-post til arbeidstaker med valgt lønnsslipp vedlagt som PDF-fil. Arbeidstakers e-postadresse kan registreres i bildet 'Arbeidstaker'. Melding Når denne knappen trykkes vil en meldingboks aktiveres, hvor du kan registrere en melding som skal skrives på lønnsoppgaven. Den meldingen som skrives her vil gjelde for denne lønnstakeren og denne avlønningen. OTP/AFP/REF OTP/AFP Denne knappen brukes for å registrere premie som arbeidsgiver betaler for avtalefestet pensjon. Arbeidsgivers bidrag til Avtalefestet pensjon (AFP) og Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) er avgiftspliktig. Avtalefestet pensjon er slik at premien som skal innebetales ikke tilfaller noen spesiell arbeidstaker. For å oppnå dette bruker programmet en fiktiv arbeidstaker. For å "avlønne" trykkes på knappen OTP/AFP/REF. Velg deretter arbeidstaker for OTP/AFP og trykk på knappen 'Ny avlønning'. Bruk lønnsarten "OTP/AFP/Bedriftens pensjonsinnbet". Pensjonsinnbetalingen tastes som et positivt beløp. Refusjon sykepenger Tilbakebetalinger av sykepenger fra NAV må registreres som en «omvendt avlønning» for at arbeidsgiver skal få refundert arbeidsgiveravgiften. Refusjon av arbeidsgiveravgiften foregår ved at denne blir fratrukket på den ordinære terminoppgaven, i den terminen der sykepengerefusjonen blir utbetalt. Merk at det er utbetalingstidspunktet og -beløpet som gir grunnlag for refundert arbeidsgiveravgift, ikke avlønnede sykepenger. På terminoppgaven vil dette fremkomme som et beløp pr. sone, med tekstingen 'REF'. Velg den fiktive arbeidstakeren Refundert fra NAV og lag en avlønning med lønnsarten «Refundert sykepenger m.m. fra NAV». Det refunderte beløpet tastes som et positivt beløp. Rapporter Dette bildet henter du ved å velge Lønn - Rapport fra funksjonslisten. Se gjerne emnet Rapporter, under Hjelp -> Emner i hjelp, for generell informasjon om hvordan du kjører rapporter, og oppbyggingen av rapportbildet. Følgende rapporter er tilgjengelige fra lønnsmodulen i Agro Økonomi: Lønnsslipper Her må en angi det tidsrom som en ønsker utskrifter for. Programmet vil produsere alle aktuelle lønnsslipper i denne perioden. Hvis alle ønskes skrevet ut, trykker en på skrivertegnet. En vil da få utskrevet alle lønnslippene i perioden i det antall som er registrert under Arbeidsgiver. Her kan du også bestemme om lønnsartnummer skal skrives på lønnsslippene. Se flere rapportvalg under Rapportvariant. Lønnsjournal Rapporten viser fortløpende alle avlønninger for det aktuelle tidsrom. Slik kommer du i gang - Lønn Side 11 Agro Økonomi Agrodata as
Multirapport I denne rapporten summeres alle aktuelle avlønninger som tilfredsstiller parametrene du angir. Rapporten viser fordeling på: Skatt og utbetalt, Lønns og trekkarter, LTO koder og Konto, avdeling og prosjekt. Bankliste Denne rapporten er et brev beregnet på arbeidsgivers bank med anmodning om å overføre til aktuelle konti. For å få denne rapporten fullstendig må arbeidsgivers bankkonto være registrert i Klient-bildet, og bankens navn og adresse må være registrert i Arbeidsgiver-bildet. Normalt vil bare de arbeidstakere som har bankkonto registrert bli skrevet ut på denne lista. Vil en imidlertid også ha med de som ikke har bankkonto må en hake av på 'Kontant'. Tilsvarende gjelder for skattetrekk. Det gis også en mulighet til å velge denne lista til å gjelde bare for bestemte arbeidstakere. En krysser da av på 'Utvalg'. Et skrivefelt blir synlig. I dette feltet kan en skrive inn arbeidstakernummer adskilt med komma eller bindestrek. Eks: 2-5,8,11 (arbeidstaker 2 til 5, samt 8 og 11). Programmet vil automatisk foreslå dagen etter siste bankutskrift som fra-dato og dagens dato som til-dato. Eksport til regnskap Når denne rapporten kjøres blir lønnsdata for en måned klargjort for overføring til regnskap. Regnskapssystemet i Agro Økonomi har rutine for import av slike lønnsdata. Det dannes en fil med navnet UTxxxTRS.HLT (hvor xxx står for klientnr.). Filen vil plasseres i arkivmappa for valgt klient (AGRO6\Arkiv\Arkivxxx). For hver gang rapporten kjøres, skrives fila på nytt. Dette innebærer at dersom du skal overføre flere måneder med lønnsdata til regnskap, må dette gjøres for en måned om gangen. Innholdet i filen blir også vist på skjermen og kan skrives ut. Selv om en ikke velger å importere dataene til regnskapsmodulen, kan rapporten være nyttig, både som månedsoversikt og som bilag for manuell føring av regnskap. Kryss av for 'Skatt' dersom du ønsker at bankoverføring mellom betalingskonto og skattetrekkskonto skal overføres automatisk til regnskap. Vi anbefaler at du heller fører dette i det manuelle bilaget hvor du bokfører lønnsutbetalingen. Terminoppgave Terminoppgave for skatt og arbeidsgiveravgift til skatteoppkreveren i kommunen. En må velge termin før en kan trykke på Vis-knappen. Rapporten er lik skjema RF-1037. Terminoppgave kan sendes til AltInn, velg knappen AltInn (høyre side). Om registrering av datasystem i AltInn, se Hjelp stikkord AltInn. Unntakskoder Hvis du avlønner på flere unntakskoder så må det kjøres terminoppgave på hver kode. Programmet skal gi varsel om at du evt. må kjøre terminoppgave på andre koder også. Påleggstrekk Velg kommune og periode. Det forutsettes at kommune er registrert i lønnsartregisteret. Fagforeningskontingent Lager en oversikt over trukket fagforeningskontingent. Slik kommer du i gang - Lønn Side 12 Agro Økonomi Agrodata as
Aktive arbeidstakere Lager liste over sum lønn og antall arbeidstakere pr kommune pr kvartal. RF 1015 Lønns- og trekkoppgaver Lønns- og trekkoppgaver kan sendes til AltInn. Velg knappen AltInn (høyre side). Om registrering av datasystem i AltInn, se Hjelp stikkord AltInn. Lønns- og trekkoppgaver kan også skrives ut på hvitt papir eller på skjema RF-1015. RF 1025 Årsoppgave - Følgeskriv til Lønns- og trekkoppgaver Dette skjemaet skal følge en evt. sending av RF-1015 på papir til skatteoppkreveren. Skjemaet skal ikke sendes til AltInn, da AltInn genererer Årsoppgave på grunnlag av innsendte LTO oppgaver. Rapporten kan gjerne brukes i forbindelse med avstemming av lønn. Oversikt lønns og trekkoppgaver Forklaringsliste til RF 1025. Feriepenger Denne rapporten gir en oversikt over opptjente og utbetalte feriepenger. Kan kjøres for i år eller for i fjor. Når det utbetales feriepenger, blir grunnlaget som svarer til dette beløpet regnet ut ved hjelp av den aktuelle prosentsats som s tår under Arbeidsgiver. Det kan her forekomme avrundingsfeil slik at beregningsgrunnlaget ikke stemmer på øret med beløpet som programmet har regnet ut i rubrikken "Reduksjon". Bevegelige helligdager Denne rapporten gir en oversikt over opptjente og utbetalte beløp vedr Beveglige helligdager. Kan kjøres for I år eller for I fjor. Når det utbetales lønn blir grunnlaget som svarer til dette beløpet regnet ut ved hjelp av den aktuelle prosentsats som står under Arbeidsgiver. Lønnsarten en bruker til avlønning må være huka av for Godtgjørelse bevegelige helligdager. Det kan her forekomme avrundingsfeil slik at beregningsgrunnlaget ikke stemmer eksakt. Liste over arbeidstakere Inneholder Personnr, arbeidstakernr, navn, dato for begynt og sluttet og bankkontonr. Liste lønnsarter Opplisting av lønnsartene med spesifikasjon av parameter. Avlønningsmaler Inneholder spesifikasjon av lønnsmal pr arbeidstaker. Slik kommer du i gang - Lønn Side 13 Agro Økonomi Agrodata as