Status Helse Finnmark sitt arbeid med å lukke avvik- Arbeidstilsynets rapport God Vakt.

Administrasjonen Arbeidstilsynet Att: Seniorinspektør Alf Bratteng Postboks 343 9305 FINNSNES Deres ref. 2005/12090 Helse Finnmark HF 15.03.07 Status Helse Finnmark sitt arbeid med å lukke avvik- Arbeidstilsynets rapport God Vakt. Helse Finnmark HF vil med dette legge frem statusrapport i forhold til pålegg gitt av Arbeidstilsynet, i God-Vakt rapporten. Rapporten er sendt hovedverneombud for uttalelse, samme dag som den ble utarbeidet, 08.03.07. Av praktiske grunner lot det seg, denne gang, ikke gjøre å utarbeide rapport i fellesskap. Defor er det åpne rom for hovedverneombudets uttalelse. HVO har pr. d.d. ikke hatt tid til å gi sin uttalelse. Det har heller ikke vært mulig å få til et møte mellom undertegnede og HVO, før rapporten sendes. Rapporten er lagt fram for AMU Helse Finnmark, i dag 15.03.07. AMU Helse Finnmark HF fattet slikt vedtak: AMU Helse Finnmark HF tar statusrapport pr. 08.03.07, for pålegg gitt i God Vakt rapporten fra Arbeidstilsynet, til orientering. Statusrapporten vil også bli lagt fram for styret i Helse Finnmark HF. STATUSRAPPORT 08.03.07 1. Foretakets system for helse -, miljø- og sikkerhetsarbeid må revideres og følges opp Helse Finnmark HF må gjennomgå foretakets helse-, miljø- og sikkerhetssystem og sikre at det er dekkende for den faktiske organiseringen av foretaket, herunder hvordan myndighet og ansvar for helse, miljø og sikkerhet er fordelt, samt at internkontrollen er tilpasset foretakets risikoforhold og aktiviteter. Foretaket må også innføre interne revisjoner av systemet for å sikre at HMS-arbeidet tilpasses endringer. 1.1 Helse-,miljø og sikkerhetssystem Helse Finnmark sin partssammensatte revisjonsgruppe, har gjennomgått HMS-systemet i Helse Finnmark. Innefor flere områder har utvalget vært nødt til å lage nye rutiner, beskrivelser og prosedyrer. Dette for å tilpasse systemet til Helse Finnmark sin organisasjon. Innenfor andre områder er det foretatt en systematisering i forhold til eksisterende rutiner. Helse Finnmark HF Besøksadresse: Telefon: 78 42 10 00* Avd: Administrasjonen Saksbehandler: Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: 78 42 11 07 Avd tlf: 78 42 11 10 Adm.dir. 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest Epost sekretariat: Avd faks: 78 42 11 07 Dir tlf: 78 42 11 09 adm@helse-finnmark.no Kontonr: Org nr: Internett: Avd e-post: Saksbehandler epost: 4910.11.87585 MVA 983 974 880 NO www.helse-finnmark.no postmottak@helse-finnmark.no knut.mortensen@helse-finnmark.no

2 HMS-hovedhåndbok har følgende hovedinndeling: 1. Mål for helse, miljø og sikkerhet i Helse Finnmark 2. Helse Finnmark 2.1 Organisering 2.2 Ansvar og oppgaver innenfor HMS 3. Risikovurdering og konsekvensanalyser 4. Avvikshåndtering 5. Beredsskapsplaner og smittevern 6. Prosedyrer 7. Overvåkning og revisjon av HMS-systemet 8. Aktuelle lover og forskrifter Revisjonsgruppa har i sitt arbeid lagt vekt på bred medvirkning fra ledelsen, de ansatte gjennom verneombud og fagforeningstillitsvalgte og arbeidsmiljøutvalg. Bred medvirkning medfører selvsagt at prosesser tar tid, men vi har mye å vinne på dette, ved at dette blir alle sitt system og ikke minst at implementering av systemet vil gå lettere, og allerede er i gang i oppbyggingsfasen. HMS-hovedhåndbok er lagt ut på Helse Finnmark sitt intranett. Revisjon og forbedring av HMS-systemet vil være en kontinuerlig prosess, og ikke alt vil være perfekt ved denne førsterevisjonen og oppbyggingen. Revisjon og gjennomgang av HMS- systemet vil for fremtiden være en årlig prosess i Helse Finnmark. 1.2 Dokumentasjon over HMS-aktiviteter Helse Finnmark har igangsatt en rekke HMS-aktiviteter. Noen av disse er beskrevet i punktene nedenfor. Vi vil spesielt nevne: Undersøkelser og planer for å styrke HMS-kunnskapen på alle plan i virksomheten. HMS-opplæring er et satsingsområde i opplæringsplanen i 2007. Undersøkelser og planer for å avdekke og styrke ansattes generelle kompetanse i forhold til systemer, se avvik 6. Kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøet blant annet gjennom vernerunder, med tilhørende oppfølgingsplaner. Prosjekt for spesiell oppfølging av sykefravær. Egen prosjektgruppe er opprettet. 1.3 Implementering av HMS-systemet i hele Helse Finnmark. Revisjonsgruppa vil utarbeide en plan for å implementere HMS-systemet i hele organisasjonen. Opplæringaktiviteter er og vil bli igangsatt. HMS-koordinator har et spesielt ansvar for å påse at systemet blir tatt ibruk og følges opp i hele foretaket. Begjæring om lukking av avviket innen fristen 31.3.07. Implementering av HMS-systemet skal være gjort innen fristen 30.06.07.

3 2. Det må etableres en virksom vernetjeneste Helse Finnmark HF må etablere en vernetjeneste overensstemmende med bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kap VII. 2.1 VERNEOMRÅDER VERNEOMBUD Samtlige verneområder har verneombud. Oversikt over verneområder med verneombud er beskrevet og tilgjengelig. Prosedyre/funksjonsbeskrivelse for verneombud og hovedverneombud er laget. Helse Finnmark har 3 hovedverneombud Kirkenes sykehus, Hammerfest sykehus og Psykisk helsevern og rus. En av dem er foretakshovedverneombud. Faste ressurser som følger : 20% for hver av hovedverneombudene, ekstra 20 % for foretakshovedverneombud. Helse Finnmark sørger for at samtlige verneombud blir sikret tid og ressurser til å utføre vervet som verneombud. 2.2 ARBEIDSMILJØUTVALG Helse Finnmark har et foretaksovergripende arbeidsmiljøutvalg, og lokale arbeidsmiljøutvalg for Kirkenes sykehus, Hammerfest sykehus og Klinikk Psykiatri og Rus. Arbeidsfordeling og myndighet for utvalgene er beskrevet, og blir behandlet av AMU Helse Finnmark, 15.3.07. Samtlige utvalg har nå faste sekretærer, og komplettering av medlemmer og konstituering, samt møteplan for 2007 er satt opp eller blir gjort før 15.3.07. 2.3 HMS-KOORDINATOR Helse Finnmark har ansatt HMS-koordinator i 100% stilling. Egen stillingsinstruks er utarbeidet. 2.4 BEDRIFTSHELSETJENESTE Helse Finnmark er tilsluttet bedriftshelsetjeneste for Hammerfest sykehus og Kirkenes sykehus. Minimum de som har krav etter bransjeforskriftene ved disse institusjoner har slikt tilbud. Helse Finnmark har sendt ut tilbudsforespørsel, og innhenter tilbud for å etablere bedriftshelsetjeneste også for Klinikk Psykiatri og Rus. Innen utgangen av mars 2007 vil kontraktsforhandlinger inngås og kontrakt tegnes. Minimum de som etter bransjeforskriftene skal ha tilbud om bedriftshelsetjeneste vil da slikt tilbud i hele Helse Finnmark. Begjæring om lukking av avviket innen fristen 31.3.07. 3. Verneombudene skal medvirke i arbeidsmiljøspørsmål Helse Finnmark HF må etablere faste møteplasser og tidspunkter som sikrer tilstrekkelig kommunikasjon mellom ledelse og verneombud på alle beslutningsnivåer. Verneombudene skal informeres og tas med på råd i alle spørsmål som påvirker arbeidsmiljøet. 3.1 Prosedyrer der det er sikret kommunikasjon og medvirkning for verneombudene er utarbeidet.

4 3.2 Spørreundersøkelse til ledere og verneombud er sendt ut med svarfrist 5.3.07. Denne undersøkelsen vil blant annet avdekke hvordan verneombudenes reelle medvirkning er i hele Helse Finnmark. Spørreundersøkelsen vil bli fulgt opp med tiltak der det er nødvendig. 3.3 Prosedyre for verneombud er utarbeidet. Her beskrives verneombudenes oppgaver og medvirkningsrett. 3.4 Verneombudene skal sikres tid og ressurser til å utføre vervet. De igangsatte tiltak sikrer at verneombudene tas med på råd, på alle nivå i foretaket, i alle spørsmål som påvirker arbeidsmiljøet. Avviket begjæres lukket innen fristen 31.03.07 4. Verneombudene og medlemmene av arbeidsmiljøutvalgene skal ha tilstrekkelig kompetanse Helse Finnmark HF må sikre at verneombudene og medlemmene av arbeidsmiljøutvalgene har den nødvendige kunnskap til å kunne ivareta sin funksjon og medvirke i forhold til alle arbeidsmiljøutfordringer som er relevant i foretaket. Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 29 nr. 2 og forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 nr 2 4.1 Helseforetaket har sendt ut spørreskjema for å registrere kompetansen blant verneombud og medlemmer av AMU med frist til å besvare den 5.3.07. En vil således få oversikt over kunnskapsbehovet. 4.2 Det vil bli igangsatt nødvendige 40 timers kurs for å dekke det grunnleggende kunnskapsbehovet. Slike kurs tilbys av BHT, og er tatt inn i opplæringsplanen. 4.3 HMS- opplæringsplan er laget, og konkretisering av gjennomføring vil bli gjort i møte 19.03.07. Dette vil sikre blant annet verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg opplæring, også i spesielle HMS-emner. 4.4 HMS-koordinator har gjennomført HMS-rådgiverskolen. Han vil bli en aktiv medspiller for å dele sin kompetanse med ovennevnte gruppe. De igangsatte tiltak vil sikre verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalgene den nødvendige kunnskap for utføring av sine verv. Avviket begjæres lukket innen fristen 31.3.07. 5. Lederne må sikres HMS-kunnskap Helse Finnmark HF må gjennomføre nødvendig opplæring i arbeidsmiljøkrav for alle ledere som har ansvar for arbeidsmiljø i sin enhet. Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 14, 2. ledd litra g

5 5.1 Helse Finnmark HF har sendt ut spørreskjema til samtlige avdelingsledere i foretaket der kunnskapsnivået blir registrert. På grunnlag av svarene vil det bli tatt beslutning om utdanningstiltak. 5.2 HMS-opplæringsplanen konkretiseres og følges opp. 5.3 Adm direktør vil delta på et eget utdanningsprogram i regi av Helse Nord RHF. De igangsatte tiltak vil sikre lederne den nødvendige kunnskap innenfor HMS-området. Avviket begjæres lukket innen fristen 31.3.07. 6. Alle ansatte skal ha opplæring knyttet til egen arbeidssituasjon Helse Finnmark HF må sørge for at alle ansatte gjøres kjent med ulykkes- og helsefare knyttet til egen arbeidssituasjon og sikre at alle har den opplæring som er nødvendig for å kunne ivareta eget arbeid slik at sikkerhet, helse og velferd kan ivaretas Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 14 2. ledd litra i. Avviket vil bli lukket på følgende måte: Helseforetaket ber avdelingssjefer kartlegge mulig ulykkes/helsefare, hva salgs verneutstyr som trengs, og opplæring som trengs. Dette vil også fungere som en enkel risikovurdering, som igjen kan brukes som en grundigere risikovurdering på enkeltområder. Kartlegginga ender opp som en generell liste for ulike typer avdelinger, som avdelingene bruker som grunnlag for sin introduksjons- og opplæringsplan. Kartlegginga ender opp med behov for verneutstyr som må kjøpes inn og distribueres. Avdelingssjefene blir bedt om å sørge for opplæring innen 1. april. Alle nyansatte og vikarer skal ha opplæring i samsvar med planen og med jevne mellomrom skal det sjekkes at tilsatte har nødvendig kunnskap og ferdighater på området. Ve ber begge hygienesykepleiere gjøre en risikovurdering av smitte/hygiene/biologisk avfall, inkludert forslag til handlingsplan. Denne skal være ferdig til 1. april slik at foretaksledelsen får ta stilling til og følger opp tiltaksplanen før 30. april. Kvalitetsleder undersøker status for system med datablad og kommer med forslag til framtidig organisering. Opplæringsplanen for hele foretaket gjennomgås for å kvalitetssikre at den foretaksovergripende opplæringen til nyansatte ivaretar behov for nødvendig opplæring. Avviket begjæres lukket innen fristen 30.4..07.

6 7. Helse Finnmark HF må iverksette tiltak for å sikre at alle yrkesgrupper involveres og medvirker i det løpende HMS-arbeidet Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 annet ledd nr 3. I dette avviket er legene spesielt nevnt. Denne yrkesgruppen er av særdeles stor viktighet for den faglige aktiviteten i spesialistheletjenesten og for foretakets økonomiske situasjon. Å finne gode løsninger på avviket må derfor diskuteres nøye. 7.1 Involvering skal sikres gjennom foretakets prosedyrer. 7.2 Helseforetaket vil gi klinikksjefene i oppgave å diskutere problemstillingen på klinikkledermøtene for å sikre at alle yrkesgrupper deltar i HMS-arbeidet. Avviket begjæres lukket innen fristen 31.3..07. 8. Forholdet mellom oppgaver som skal utføres og ressurser til å utføre dem skal være balansert. Helse Finnmark HF må iverksette rutiner og tiltak som sikrer at det er samsvar mellom de oppgaver som skal løses og de ressurser som er tilgjengelige for å løse dem, slik at ansatte og ledere på avdelingsnivå ikke utsettes for uheldige fysiske og/eller psykiske belastninger. Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 14 1. ledd litra b Dette pålegget skal i stor utstrekning ivaretas gjennom etablerte ordninger. Det skal gjennomføres årlige medarbeidersamtaler der arbeidetes innhold og mengde skal tas opp som sak. Årsak til sykefravær registreres gjennom IA- avtalen. Arbeidsplaner godkjennes av de tillitsvalgte. Økonomiavdelingen skal gjennomføre en sammenliknende studie når det gjelder forbruk av økonomiske midler og forbruk av personell sammenliknet med tilsvarende virksomheter. Helse Finnmark HF implementerer nå flere IT-baserte systemer som har som formål å lette arbeidssituasjonen til den enkelte leder og ansatt. Her kan elektronisk pasientjournal og turnusplansystemet GAT nevnes. Det gjøres her en stor innsats for å gi nødvendig opplæring til de tilsatte. Parallelt med implemteringen må det gjøres studier av arbeidsflyt for å forenkle arbeidssituasjonen. Helseforetaket deltar nå i pilot for en arbeidsmiljøundersøkelse som planlegges iverksatt for hele Helse Nord RHF. Helse Finnmark vil arbeide videre med avviket og planlegger å begjære avviket lukket innen fristen 30.6..07.

7 9. Omstillinger og større endringer skal behandles som arbeidsmiljøsaker Helse Finnmark HF må innføre prosedyrer for å kartlegge og risikovurdere hvilke arbeidsmiljømessige konsekvenser pågående og fremtidige større endringer har for de ansattes arbeidsmiljø. Prosedyren skal legge opp til at slik risikovurdering skal skje før beslutning om omstilling/omorganiseringer treffes. Hjemmel: Arbeidsmiljølovens 14 2. ledd litra Vellykket omstilling er en omfattende sak som omfatter flere prosedyrer og tiltak som skal gjøres i rett rekkefølge og i samarbeid med de tillitsvalgte og vernetjenesten. 9.1 Det skal utarbeides en hovedprosedyre for omstilling og større endringer. Foretaket har her sendt ut et foreløpig forslag til hovedprosedyre som nå kan brukes som hjelpemiddel. 9.2 Det er utarbeidet prosedyre (midlertidig) for risikovurdering og mal for risikovurdering ved omstilling samt mal for handlingsplan. 9.3 To omstillingstiltak er rapportert til Arbeidstilsynet. En av rapportene, opprettelse av pasienthotell ved klinikk Kirkenes har fått rosende omtale av Arbeidstilsynet. 9.4 Helse Finnmark vil rapportere alle omstillinger og større endringer til Arbeidstilsynet. Helse Finnmark vil arbeide videre med avviket, og sende rapporter slik Arbeidstilsynet har begjært til 31.12.07. 12. Mangler ved det fysiske arbeidsmiljø må kartlegges og risikovurderes og nødvendige tiltak iverksettes. Helse Finnmark HF må kartlegge og vurdere risiko for uheldige ergonomiske belastninger som følge av bygningsmessige forhold, utilfredsstillende inneklima, manglende eller uhensiktsmessige hjelpemidler og utarbeide en samlet handlingsplan med nødvendige tiltak for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle ansatte. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 5 2. ledd nr 6 Arbeidstilsynet har fått oversendt oversikt den 28.2. til gjennomgang. I følgebrev til oversendt materiale har Helse Finnmark HF sagt følgende:

8 Generelt om det videre arbeidet. Med bakgrunn i innsendt materiale vil Helse Finnmark HF utarbeide en samlet handlingsplan for å utbedre de mangler som framkommer i tilstandsrapporter og vernerunder. Helse Finnmark vil umiddelbart starte arbeidet med å samle tilstandsrapportene på ett sted samt å lage en oversikt over disse. Foretaket har nå opprettet egne områder for vernetjenesten i vårt sak og arkivsystem som gir en oppdatert oversikt over blant annet gjennomførte vernerunder Det er gjennomført mange tiltak på HMS-området også i 2005 og 2006. Helse Finnmark vil i denne sammenheng systematisere arbeidet. Dokumentasjonen på gjennomførte tiltak skal bli oversiktelig og lett tilgjengelig. Helse Finnmark HF vedlegger i denne oversendelsen en oversikt over foretakets oppdeling i verneområder. 14. Støykartlegging må gjennomføres Helse Finnmark HF må kartlegge støyforholdene på dialyseavdelingen ved Kirkenes sykehus og laboratoriet ved Hammerfest sykehus. Hjemmel: Støyforskriftens 6, jf også 7 Klinikksjefer vil arbeide for å lukke avviket innen fristen 31.3.07. Avviket begjæres lukket innen fristen 31.3..07. 16. Helse Finnmark HF må fjerne vond lukt i to rom på BUP Kirkenes 16.1 Det har vært gjennomført grundig rengjøring av lokale med kortvarig resultat. 16.2 Tilbud med tidsfrist for skifting av gulvbelegg er mottatt og akseptert. 16.3 Klinikksjef iverksetter inspeksjon av tilstand under gulvbelegg Avviket begjæres lukket innen fristen 31.3..07. Helse Finnmark HF Knut Mortensen HMS-koordinator