KS, 11.2007 Gode medarbeidersamtaler
Hva Strukturert samtale/kommunikasjon mellom leder og medarbeider Medarbeidersamtalen skal være en fortrolig samtale mellom medarbeider og nærmeste leder. Begge må huske på lojalitet, respekt og gjensidig taushetsplikt. Skape forutsetninger for at arbeidssituasjonen vår følger med de forandringer som skjer med oss selv, med skolen og med samfunnet Gjøre det lettere å klargjøre felles mål Samtalen skal fungere som et supplement til den daglige kontakten og skal være en toveiskommunikasjon. Samtalen er ikke ment som en enveis utspørring av medarbeideren.
Hvorfor Nødvendig del av lederoppgaven Gjensidige tilbakemeldinger Opprettholde motivasjon Vite hvor vi står Hva som skjer og hvor vi skal Kommunikasjon Anerkjennelse
Hvorfor (forts.) Være et av flere hjelpemidler for å nå disse målene Sørge for at de menneskelige ressursene blir tatt vare på, benyttet og videreutviklet kontinuerlig Ivareta medarbeiderens interesser i tilknytning til jobben Kartlegge eventuelle forbedringsområder når det gjelder arbeidsinnsats, resultater, ledelse, etc. Klare opp missforståelser på et tidlig tidspunkt bidra til at det ikke hersker tvil om forventninger, behov og ønsker Opprettholde motivasjon og entusiasme Skape målrettet og resultatorientert innsats
Hvordan Avtal medarbeidersamtalen i god tid, ca 2 uker på forhånd. Forberedelses/samtaleskjemaet deles samtidig ut. Sett av nok tid 2 timer anbefales Samtalen skal foregå på et nøytralt område (for eksempel et møterom), unngå i størst mulig grad leders kontor. Sørg for å være uforstyrret. Møt godt forberedt til samtalen ved å gjennomgå skjemaet og besvare spørsmål på forhånd. NB! Skjemaet er et personlig hjelpemiddel for en god samtale og beholdes av medarbeider og leder. Husk at en medarbeidersamtale skal være begges samtale ikke en enetale. Lytt, spør og gjerne forklar, men ikke anklag, angrip eller gå i forsvar. Klargjør dine forventninger. Er det uenighet få den frem og behandle den åpent. Finn ut hvorfor det er uenighet. Samtalen skal avsluttes med en prioritering av arbeidsmål (realistiske og målbare), tiltak og konklusjoner for neste periode. Begge har ansvar for å følge opp de mål og tiltak som er prioritert.
Lederens oppgaver Avklare ansvars- og myndighetsområder for den enkelte Avklare forventninger og stillingskrav Klargjøre mål og målekriterier for måloppnåelse Avdekke behov og forslag til forbedringer av rutiner, systemer, prosedyrer og retningslinjer Kartlegge behov for kompetanseoppbygging og kompetansekartlegging Avdekke behov innen arbeidsmiljø og kultur Klargjøre eventuelle avansement eller rotasjon Forberede organisasjonens kvalitetssystemer ved planlegging og tilrettelegning av forbedringstiltak Forbedre og vedlikeholde arbeidet med HMS og intern kontroll Danne bakgrunn for lønnsdiskusjon, lønnsendring/belønning Være et sentralt verktøy for å oppnå et resultatorientert samarbeid og en åpen kommunikasjon
Hva er viktig for at medarbeiderne skal prestere? Fortell medarbeideren hva du forventer Gi medarbeideren forutsetninger for å utføre oppgaven Fortell medarbeideren underveis hvordan det går Hjelp medarbeiderne når de trenger det Bedøm og belønn medarbeidernes innsats rettferdig
Aktuelle samtaletema Mål for avdeling og hver enkelt medarbeider Resultater for avdeling og hver enkelt medarbeider Arbeidsmetoder og arbeidssituasjon Miljø Kvalitet Samarbeid og ledelse Kompetanseoppbygging Belønning Lønn
Leder skal foreta en oppsummering og vurdering av siste års arbeidsresultater Hva lykkes vi med? Hva kunne vi gjort bedre og hvordan? Hva kan vi lære av det vi lykkes med? Videre bør en vurdere om handlingsplanene er gjennomført og vurdere aktuelle arbeidsoppgaver, utviklings- og forbedringstiltak for kommende periode
Medarbeiderens forberedelser Også medarbeideren bør forberede seg til samtalen og tenke igjennom følgende: Kjenner jeg skolens mål? Er det klart for meg hva som er mine arbeidsoppgaver? Hva er mine arbeidsmål? Hva er mitt mandat og myndighet? Hva krever det hvis jeg skal oppnå målene på best mulig måte? Har jeg behov for kompetanseheving? Hva forventer jeg av min leder, hva kan leder bli bedre til for meg? Hvilken tilbakemelding ønsker jeg? Hvilken tilbakemelding kunne jeg tenke meg å gi andre? Med utgangspunkt i de tilbakemeldingene jeg får, hva er den beste måten å følge meg opp? Hvilken anerkjennelse forventer jeg for min innsats? Hvordan kan jeg utvikle meg slik at jeg kan ta nye utfordringer? Er det noe annet som er viktig for meg?
Gjennomføring Bruk samtaleskjemaet aktivt, men husk at skjemaet kun er en veileder. Hopp over punkt som ikke er relevant for dere Ta en sak av gangen og konkluder før dere går videre Gi konstruktive tilbakemeldinger, og still spørsmål framfor å stadfeste dine oppfatninger La medarbeideren komme med sin oppfatning av saken og ha det som utgangspunkt for den videre samtalen Ved områder med behov for forbedring, la medarbeideren komme med forslag til løsning eller tiltak. (Egne forslag forplikter og motiverer mer enn andres).
Å sette mål er å komme til gjensidig forståelse av hvor man vil hen sammen. Sånn cirka. Erik Johansen i boken Ledelse af ledelsesprocessen Lag SMARTE mål Spesifikke Målbare Aksepterte Realistiske Tidsavgrenset Enkle
Oppfølging Gjennomfør oppfølgingssamtaler med jevne mellomrom. Evaluer framdrift og korriger den oppsatte handlings- eller utviklingsplanen Viktige punkter ved oppfølgingen: Lag en handlings- eller utviklingsplan med konkrete tiltak Gjør eventuelle endringer i stillingens innhold Deleger ansvar i henhold til handlingsplanen