Kom i gang hefte Visma Avendo Time

Dette heftet er til hjelp for deg slik at du skal komme i gang med programmet ditt etter at du har installert det. Kom i gang hefte Visma Avendo Time Velkommen som bruker av Visma Avendo Time. Dette heftet er til hjelp for deg slik at du skal komme i gang med programmet ditt etter at du har installert det. Lykke til! Med vennlig hilsen Visma Avendo support 1

Kom i gang med Visma Avendo Time Her følger et oversiktlig forslag til arbeidsrekkefølge du kan bruke når du begynner å arbeide med programmet. Rekkefølgen i navigeringsvinduet viser hvilken rekkefølge registrene bør oppdateres i. Mer informasjon om trinnene finner du i hjelpen i programmet. De fire første trinnene gjelder opplegging av firmaet, medarbeidere samt hvordan du tilpasser programmet til din virksomhet. 1. Legg inn firmaet. 2. Legg inn medarbeiderne. 3. Gjør personlige innstillinger. 4. Tilpass programmet til din virksomhet. Resten av trinnene gjelder opplegging av øvrige register. Hvilke register som er aktuelle er avhengig av hvilke register du vil arbeide med. Det er f.eks. ikke obligatorisk å arbeide med prosjekt. 5. Legg inn standardaktiviteter. 6. Legg inn standardprosjekt og velg om noen standardaktiviteter skal kobles til respektive standardprosjekt (kun aktuelt for arbeidsmodus Regnskaps-/revisjonsbyrå). 7. Legg inn standardprislister og oppgi hvilken prisliste som skal foreslås når en ny kunde legges inn. 8. Legg inn dine kunder. Du kan også importere kunderegister fra Visma Avendo Økonomi/Fakturering. 9. Legg inn pågående prosjekt, dersom det er aktuelt for deg å arbeide med prosjekt. Du kan også importere prosjektregister fra Visma Avendo Økonomi. Koble prosjektene til kunde, velg type bearbeidelse og oppgi prissettingsmetode samt type fakturering for prosjektene. 10. Legg inn vanlige utlegg. 11. Gjør ev tilpasninger i timekodene. Trinn 1: Opprette nytt firma Det første du må gjøre er å lage et nytt firma. Du kan opprette et nytt firma helt fra grunnen eller installere et firma fra en sikkerhetskopi. Her beskriver vi hvordan du oppretter et nytt firma fra grunnen. Hvordan du gjør for å opprette et firma fra sikkerhetskopi beskrives i kapitlet Innstillinger og vedlikehold. Bildet som møter deg er: Opprett firma er forhåndsvalgt og feltet Firmanavn er merket. Det er bare å gå videre med en gang: Skriv inn firmanavnet. Klikk i feltet Org.nummer og skriv inn organisasjonsnummeret. Klikk på OK. Databasen opprettes og deretter vises en melding som kan se slik ut: 2

Klikk på OK og legg inn minst en medarbeider før du går videre (se neste trinn). Trinn 2: Medarbeidere Start med å legge inn deg selv i medarbeiderregisteret med adgangen Administrator. Legg deretter inn øvrige medarbeidere. Denne informasjonen kan du legge inn for hver medarbeider: Når du legger inn en medarbeider bør du oppgi: * Signatur, Fornavn og Etternavn, disse opplysningene er obligatoriske. * Dersom personen selv skal kunne bruke programmet må boksen Har adgang til egen innlogging ifølge lisensavtale være merket (og lisensen må omfatte tilstrekkelig antall brukere). Dersom noen annen registrerer timer og utlegg for denne personen er det ikke nødvendig. * Adgang (les mer i hjelpen i programmet). * Kalkylekostnad/time. Dette er lønn*konstant, og brukes for å beregne kostnaden for arbeidede timer for oppfølging i rapporter og når regnskapsgrunnlag overføres til Visma Avendo Økonomi. * Dersom du vil gruppere medarbeiderne i medarbeidergrupper legger du inn de ulike gruppene og kobler medarbeidere til dem. Medarbeidergrupper kan brukes i prissettingen og som utvalg ved rapporter. Et revisjonsbyrå velger kanskje å 3

legge inn medarbeidergruppene Autoriserte revisorer, Godkjente revisorer og Assistenter. Når en prisliste deretter opprettes kan prissetting gjøres per medarbeidergruppe i kombinasjon med per aktivitet eller uavhengig av aktivitet (dvs. uavhengig av hvilken type tjeneste som er gjort for kunden). * Dersom du bruker avdelinger i regnskapet ditt, kan du legge dem inn i Visma Avendo Time eller importere dem fra Visma Avendo Økonomi/Fakturering og legge inn en avdeling per medarbeider. I medarbeiderregisteret kan du deretter oppgi hvilken avdeling en medarbeider tilhører. Denne avdelingen blir lagt inn som forslag på medarbeiderens timeregistreringer. Du kan velge å få med avdelingene både på fakturagrunnlag og regnskapsgrunnlag, samt følge opp per avdeling i rapporter. * I feltet Ansvarlig (lønn), oppgir du for hver medarbeider hvem som har rett til å attestere timerapportene. For dette må den lønnsansvarlige medarbeideren være lagt inn og ha adgangen Prosjektansvarlig, Kundeansvarlig eller Administrator. * Dersom du vil håndtere fleksitid i Visma Avendo Time, velger du et aktuelt arbeidsskjema for medarbeideren. Det følger med forslag på arbeidsskjemaer med programmet, men du kan også legge inn egne arbeidsskjemaer. Se hjelpefunksjonen i programmet for mer informasjon Trinn 3: Personlige innstillinger De personlige innstillingene finner du under Fil - Personlige innstillinger. Her oppgir du følgende som gjelder kun den som er logget inn i programmet: Det første valget gjelder om medarbeiderne skal vises med signatur eller med fullstendig navn i de ulike listene i programmet. Visning i valgte felt... Her kan du gjøre personlige innstillinger for hva som skal vises i registreringsbildet for noen vanlige felt, koden og/eller navnet. Dersom du har valgt å vise mange felt, vil du kanskje f.eks. at kun koden skal vises for å spare plass. Du kan 4

også velge om feltene for private utlegg skal vises. Grunninnstillingen gjøres i Firmainnstillinger. Her kan du velge å følge den innstillingen eller å foreta en egen innstilling. Infoline-innstillinger Vanligvis kobler programmet seg til Visma Avendo Infoline og henter den siste informasjonen hver gang du starter programmet. Hvis du vil at Visma Avendo Infoline bare skal koble seg opp en gang per dag, merker du boksen Vis Visma Avendo Infoline en gang per dag. Gå direkte til timeregistrering Nederst kan du velge at timeregistreringen alltid skal åpnes automatisk når du starter programmet. Vil du det, merker du boksen Gå direkte til timeregistreringen ved programstart. Dersom du har adgangen Administrator vises alltid Visma Avendo Infoline når du starter programmet første gang hver dag, uansett hvilke innstillinger du har her, slik at du ikke går glipp av noen viktige nyheter. Ellers fungerer innstillingene på samme måte som for andre brukere. Trinn 4: Tilpasse programmet til din virksomhet I firmainnstillingene ser du hvilke innstillinger som er aktive. Det er kun du som har adgangen Administrator som kan endre innstillingene. Firmaet Her kan du oppgi følgende opplysninger: Øverst skriver du inn ditt firmanavn og organisasjonsnummer. Dersom du eksporterer fakturagrunnlag til Visma Avendo Fakturering/Økonomi er disse opplysningene obligatoriske. Du kan velge Regnskaps-/revisjonsbyrå eller Vanlig firma. Du kan bytte mellom disse innstillingene når som helst, men vær oppmerksom på at enkelte felt og register ikke vises dersom du velger Vanlig firma. Dersom du velger Regnskaps-/revisjonsbyrå under Firmatype innebærer det at følgende felt og funksjoner er tilgjengelig: * Du har mulighet til å vise feltet Regnskapsår i registreringsbildet for timer og utlegg. Det valget påvirker også f.eks. utvalg på rapporter og statistikk. * I kunderegisteret kan du se opplysninger om Regnskapsår og Krav på godkjent eller autorisert revisor. * Registeret og funksjonen Standardprosjekt. Standardprosjekt legges inn i et separat register og kan brukes som mal ved innlegging av nye prosjekt, eller velges direkte i registreringen. * Feltet Standardprosjekt i registeret Prosjekt. * Du kan velge fastpris eller akontofakturering på kundenivå. * Revisorrapporten vises i utskriftssentralen. Dersom du velger å arbeide i arbeidsmodusen Vanlig firma har du altså ikke tilgang til disse funksjonene, feltene og rapportene. Registrering timer/utlegg I tillegg til grunninnstillingen Firmatype kan du også oppgi hvilke felt som skal vises ved registrering av timer/utlegg. De feltene som du vil skal vises, skal ha en markering i boksen Vis. Hvis du vil at et felt skal være obligatorisk, merker du også den boksen. Dersom et felt er obligatorisk må det være fylt ut for at dagen skal kunne merkes som ferdig og komme med på fakturagrunnlag. 5

Under Visning i valgte felt for registrering kan du for fem av registrene velge om koden eller navnet, eller begge skal vises i registreringsbildet. Dersom du har valgt å vise mange felt, vil du kanskje f.eks. at kun koden skal vises for å spare plass. Under Registreringsrekkefølge velger du om du vil at kundefeltene eller prosjektfeltene skal ligge først i registreringsbildet. Under Registrering utlegg velger du om kolonnene Deb (debiteres) og Påslag i % skal vises i utleggsregistreringen. Du kan også velge om feltene for private utlegg skal vises. Du kan lese mer om hvordan feltene benyttes i hjelpen i programmet Minste fakturerbare timeenhet styrer hvordan de faktisk registrerte timene skal regnes om til fakturerbare timer i kolonnen Fakturerbare timer. Setter du f.eks. minste fakturerbare tid til 15 minutter vil hvert påbegynte 15-minuttersintervall resultere i at programmet foreslår at 15 minutter - 0,25 timer - skal faktureres, selv om du bare registrerte 5 minutter på kunden. Webregistrering 6

Her setter du en markering for Aktiver webregistrering når du har bestilt WebTime, som er en tilleggstjeneste til Visma Avendo Time. Ved hjelp av WebTime kan medarbeiderne registrere sine timer og utlegg via Internett. For de medarbeiderene som du allerede har en lisens til i Visma Avendo Time vil da også kunne få tilgang til WebTime. Dersom du ikke har hentet en lisensnøkkel til Visma Avendo Time kan du ikke aktivere webregistreringen. Firmaets org.nr. må også være angitt under firmainnstillinger. Når du har aktivert webregistreringen vises dialogboksen Lisensavtale for Webregistrering og du må akseptere avtalebetingelsene for å komme videre. 7

Du kan også lese lisensavtalen i den elektroniske håndboken under Oversikt over programmet - Spesielle avtalebetingelser WebTime - tilleggstjeneste til Visma Avendo Time. Derfra kan du også skrive ut lisensavtalen. Merk Jeg aksepterer avtalebetingelsene for webmodulen til Visma Avendo Time og klikk på OK. Register Her kan du oppgi startnummer for kunde- og prosjektregisteret. Teknikken er at du oppgir et nummer som programmet deretter fortsetter å nummerere etter. Neste post i kunderespektive prosjektregisteret får neste nummer i serien. Du kan bruke både tall og bokstaver i nummeret. Dersom det nummeret du legger inn avsluttes med en bokstav, legger programmet automatisk til 1 i nummeret for neste post. Eksempel: Dersom du oppgir 007 får neste post i registeret nummer 008. Dersom du oppgir A03 blir neste post i registeret nummer A04. Dersom du oppgir 103A blir neste post i registeret 103A1. Fakturainnstillinger 8

Her velger du det detaljenivået og den innledende fakturateksten som skal foreslås på hver faktura. Dette kan endres for hver faktura på kundenivå eller når du arbeider med fakturagrunnlaget. #DATO# skriver ut den til og med-datoen som ble valgt da fakturagrunnlaget ble opprettet. #PERIODE# skriver ut fra og med- og til og med-datoene for fakturagrunnlaget. Hvis du vil ha en annen overskrift for Utlegg på fakturagrunnlaget skriver du inn den overskriften i stedet. Du kan også oppgi hvordan utleggene skal vises på fakturagrunnlaget, separat eller summert. Eksporter fakturagrunnlag som velger du om fakturagrunnlagene skal eksporteres som fakturagrunnlag eller ordregrunnlag, dvs. om det skal bli ordre klargjort for fakturering eller standard ordrer i økonomisystemet ditt. Dersom du ønsker å samlefakturere i økonomisystemet, eksporterer du dem som ordregrunnlag. Under Valgte kodedeler for fakturagrunnlag kan du velge å vise ytterligere en eller to kolonner i visningen Vis fakturalinjer i modulen Fakturagrunnlag. Prosjektets, respektive avdelingens nummer blir med fakturalinjen til Visma Avendo Økonomi/Fakturering og du får inntekten kontert på prosjektet og/eller avdelingen der. Om du benytter fastpris eller akontofakturering og oppretter et fakturagrunnlag der det mangler registreringer brukes istedenfor den faktiske gjennomsnittsprisen den verdien som angis her i firmainnstillinger. Regnskapsgrunnlag Dersom du bruker prosjekthåndtering i Visma Avendo Økonomi kan du opprette regnskapsgrunnlag i Visma Avendo Time. Det som blir med på regnskapsgrunnlagene er antallet timer som er arbeidet og kostnaden for disse kontert per prosjekt og eventuelt også per avdeling. 9

Hvilke konti som skal brukes, angir du her. De kontoene du vil velge mellom legger du opp i registeret Kontoer. De beløpene som vises på regnskapsgrunnlaget er registrerte timer ganger kalkylekostnaden for respektive medarbeidere. Kalkylekostnaden oppgir du i medarbeiderregisteret. Valgte kodedeler for regnskapsgrunnlag velger du om du også vil ha med avdeling på regnskapsgrunnlaget. Prosjekt blir alltid med. Det kan du ikke velge bort. Integrasjon - Program Her velger du hvilket økonomisystem du integrerer med, dvs. som du eksporterer fakturagrunnlag og regnskapsgrunnlag til og eventuelt importerer register fra. Under Sti for eksport av faktura-/regnskapsgrunnlag legger du inn stien til den mappen der fakturagrunnlag og regnskapsgrunnlag skal plasseres ved eksport til ditt økonomisystem. Visma Avendo Time forslår en sti som du kan endre. 10

Arbeider du med Visma Avendo Lønn eller Visma Lønn angir du dette her. Da aktivires de funksjonene som behøves for å eksportere lønnsgrunnlag til en fil som kan hentes inn i ditt lønnsprogram. Visma Avendo Time forslår en søkesti som du kan endre. Se supportdokument på Infoline til Visma Avendo Lønn for mer informasjon. Helligdager m.m. Visma Avendo Time kan håndtere fleksitid. Fleksitid regnes i forhold til en normalarbeidstid. Ved hjelp av denne funksjonen oppgir du normalarbeidstid for helligdager og andre korte dager/fridager. Når du senere oppretter arbeidsskjemaer kan du velge at skjemaet skal ta hensyn til de innstillingene som er gjort her. Slik kan listen med helligdager se ut: Se informasjon i hjelpen i programmer om hvordan du arbeider med denne dialogboksen. Trinn 5: Standardaktiviteter Legg inn standardaktiviteter, dvs. tjenester som du selger. Vi anbefaler at standardaktivitene også er lagt inn som artikler i artikkelregisteret i Visma Avendo Økonomi/Fakturering. Dette for å bruke den artikkelkonteringen som er oppgitt i Visma Avendo Økonomi/Fakturering. I Visma Avendo Time må du legge inn og koble standardaktiviteten til artikkelnummer. Har du få artikler går det antageligvis raskest å bare skrive inn artikkelnummeret direkte i feltet Koble til artikkelnummer. Har du mange artikler kan du lese inn hele artikkelregisteret fra Visma Avendo Økonomi eller Visma Avendo Fakturering under Fil Importer register - Importer artikkelregister, i underdialogboksen Importer til artikkelliste. Det som leses inn er artikkelnummer og navn. Fra den innleste listen kan du senere velge hvilket artikkelnummer en aktivitet skal kobles til. 11

Ved å også koble standardaktiviteten til en timekode, foreslås denne timekoden ved registrering, noe som gjør registreringen raskere. Har du behov for å endre timekodene går du til dette registeret under Register. Slik kan en liste med standardaktiviteter se ut: Trinn 6: Standardprosjekt Dersom du har innstillingen Regnskaps-/revisjonsbyrå har du mulighet til å legge inn standardprosjekt. Et standardprosjekt kan sammenlignes med et oppdrag som byrået har for flere ulike klienters regning. Du har også mulighet til å dele inn oppdraget i underaktiviteter, dvs. standardaktiviteter. Du kan oppgi hvilke standardaktiviteter som skal være aktuelle å registrere på for et standardprosjekt. Denne informasjonen kan du arbeide med for et standardprosjekt: 12

Standardprosjektet kan brukes som et malprosjekt når et nytt prosjekt opprettes. De endringene du gjør på selve standardprosjektet, f.eks. valget av standardaktiviteter slår gjennom på alle prosjekt som deretter opprettes ved hjelp av standardprosjektet. Et standardprosjekt kan også gjøres tilgjengelig for alle kunder direkte i timeregisteringen, uten at du først har opprettet et prosjekt i prosjektregisteret og koblet det til kunden. I registeringen er også alle standardprosjekt synlige i listen og dersom du velger et slikt, så legger programmet automatisk inn et prosjekt i prosjektregisteret og kobler det til kunden. For et slikt prosjekt kan det være behov for å kontrollere at f.eks. prissetting, prosjektdeltakere etc. er korrekt. Alle prosjekt som legges inn og baseres på et standardprosjekt får samme prosjektnummer som standardprosjektet har, noe som forenkler oppfølgingen totalt i firmaet for et spesifikt standardprosjekt, for eksempel revisjonsarbeid. Standardprosjektet kan du også koble til artikkelnummer i de tilfellene du gjør bedømningen at dette detaljenivået er nok på fakturaen, dvs. standardaktiviteter som du har definert for standardprosjektet er kanskje bare for intern oppfølging i Visma Avendo Time. Trinn 7: Standardprislister Ved hjelp av funksjonen Standardprislister kan du opprette prislister der du kan oppgi gyldighetstid. Du kan prissette uavhengig av medarbeider, per medarbeidergruppe eller per medarbeider i kombinasjon med aktivitet eller uavhengig av aktivitet. Slik kan en enkel standardprisliste se ut: Standardprislistene kan senere velges inn på kunde og prosjekt. På en av prislistene dine kan du merke Bruk som standard ved opplegging av nye kunder. Merket prisliste legges da inn på kunden når en ny kunde blir opprettet, manuelt, eller ved import av en fil. Når du oppretter et nytt prosjekt foreslås den prissettingsmetoden som er valgt for kunden som prosjektet kobles til. Prissetting for prosjektet kan alltid endres. Fordelen med å arbeide med prislister er framfor alt dersom det skal skje en prisøkning. Ved hjelp av gyldighetstiden kan du styre fra hvilket tidspunkt en ny pris skal gjelde 13

og ingen ytterligere endringer er nødvendig. Dersom du i stedet velger å oppgi en timepris per kunde må du gå gjennom hver enkelt kunde og endre. Se forøvrig hjelpen i programmet for mer informasjon. Trinn 8: Kunder Neste trinn er å legge inn eksisterende kunder i kunderegisteret. Du kan enten eksportere en fil fra Visma Avendo Fakturering/Økonomi inneholdende kunderegisteret som du deretter kan importere i Visma Avendo Time, eller oppdatere registeret manuelt. Vær oppmerksom på at dersom du importerer kunder fra en fil kan det være nødvendig å komplettere hver kunde med ytterligere opplysninger, f.eks. velge en annen prissettingsmetode (se over). Disse opplysningene kan du arbeide med i kunderegisteret: Ekstern kunde er som navnet sier en ekstern kunde. Intern oppdragsgiver er f.eks. det egne firmaet lagt inn som en kunde, for eksempel <Eget firma>. Dersom du ikke arbeider med prosjekt, vil det bli opprettet fakturagrunnlag for alle eksterne kunder. Tips! Du kan importere et kunderegister du har eksportert fra Visma Avendo Fakturering/Økonomi eller et kunderegister du har i form av en tekstfil. Det er en del ting du må tenke på når du importerer register fra Visma Avendo Fakturering/Økonomi, se hjelpen i programmet for mer informasjon om dette. Trinn 9: Prosjekt Nå er det på tide å legge inn nye prosjekt eller koble eksisterende standardprosjekter til kunder. Her kan du enten eksportere en fil fra Visma Avendo Økonomi inneholdende prosjektregisteret som du deretter kan importere i Visma Avendo Time, eller oppdatere registeret manuelt. Du skal oppgi prissettingsmetode. Samtidig er det lurt å tenke gjennom hvordan du vil registrere interne timer og fravær. Slik kan det se ut når du arbeider med et prosjekt: 14

Tilpasse prosjekt Ved hjelp av innstillingene for prosjektene har du gode muligheter til å styre hvem som får registrere timer og på hva. Dette kan du f.eks. stille inn når du legger inn et prosjekt: * Type bearbeidelse, dvs. hva registreringen på prosjektet skal kunne brukes til - om det skal være med på kun fakturagrunnlag, kun regnskapsgrunnlag for prosjekthåndteringen, eller om det skal være med på begge. Dersom du velger Ingen bearbeidelse kan du likevel følge opp prosjektet i Visma Avendo Time. Dersom du ikke arbeider med prosjekt, men registrerer direkte på kunde, vil det bli opprettet fakturagrunnlag for alle eksterne kunder. * Mellom hvilke datoer timeregistrering kan skje på prosjektet. Når et nytt prosjekt opprettes blir alltid dagens dato foreslått som standard, noe du må endre dersom det skal registreres timer på dager som ligger før dagens dato. * Hvilke medarbeidere som kan registrere timer og utlegg på prosjektet. * Hva det skal gå an å registrere timer på. Du velger hvilke standardaktiviteter som skal være tilgjengelige ved registrering og du kan legge inn egne aktiviteter som er helt spesifikke for prosjektet. * Prissetting for prosjektet, dvs. hvilken timepris eller hvilken prisliste som skal gjelde for prosjektet. * Du kan også velge type fakturering, avhengig av hvilken avtale du har med kunden. Trinn 10: Utlegg/Materiell I dette trinnet legger du inn vanlige utlegg/materiell som du ønsker å kunne velge ved registrering. Det kan enten være utlegg som skal faktureres kunde, dvs. som skal være med på fakturagrunnlaget, eller private utlegg som skal erstattes, dvs. utlegg som skal være med på lønnsgrunnlaget. For at private utlegg skal kunne registreres må de feltene være aktivert. Denne innstillingen gjør du i Firmainnstillinger eller under Personlige innstillinger. I utleggsregistreringen kan du også velge å registrere et utlegg som ikke er lagt inn i registeret, ved å skrive inn opplysningene rett i feltene. Slik kan registeret for utlegg se ut: 15

Du har mulighet til å koble et utlegg til et artikkelnummer i Visma Avendo Økonomi eller Visma Avendo Fakturering, enten ved å importere artikkelregisteret fra Visma Avendo Økonomi eller Visma Avendo Fakturering, eller ved å skrive inn artikkelnummeret direkte i feltet Kobling til artikkelnr. En slik kobling utnytter de artikkelkonteringene f.eks. for merverdiavgift, som er lagt inn i Visma Avendo Økonomi/Visma Avendo Fakturering. Også artikler som skal lagerføres kan håndteres på denne måten. Prisen oppgir du her. Trinn 11: Tilpasse timekoder Det følger med et antall timekoder med programmet. Disse kan du ikke fjerne, men du kan endre beregningsfaktoren både for kalkylekostnad, pris til kunde, avspaseringssaldo samt om fleksitiden skal påvirkes. Dersom det er noen av standardtimekodene som du ikke vil ha som valgmulighet, fjerner du merkingen i boksen Aktiv. Slik kan det medfølgende registeret over timekoder se ut: Trenger du flere timekoder, legger du dem inn i registeret Timekoder. De timekodene du legger inn kan ha nummer 100 eller høyere. Serien 000-099 er reservert for timekoder som følger med programmet. Dersom du vil at timekodene dine skal sorteres inn blant programmets standardtimekoder kan du velge en kode som slutter på en bokstav, f.eks. 041E. Se forvørig hjelpefunksjonen i programmet for mer informasjon om de forskjellige punktet. Nå som alt er lagt opp så kan man begynne og føre timer og utlegg i programmet. Lykke til 16