Slik bruker du DFØs systemer Kundeforum 2012
Agenda DFØs systemer benyttes på ulike tjenesteleveranser, og bidrar til kvalitet i regnskapet Viktige kontroller i avstemmingsmappen Økonomioppfølging via Smart Client/ Self Service Rapporteringsmulighet ved bruk av Browser
Avstemminger
Avstemmingsmappe Består av fire hoveddeler Del A Avstemminger før rapportering Del B Avstemming av rapportering Del C Andre periodiske kontroller Del D Lønn periodiske/terminvise/årlige
De enkelte avstemminger Grunnlaget for avstemmingene hentes i hovedsak gjennom spørringer i Agresso og/eller SAP I Agresso er det laget en spørremeny hvor de fleste spørringer ligger Noen avstemminger krever at spesielle rapporter kjøres, f.eks. kontrollrapporter mellom forsystem og Agresso
Avstemmingsmappe Arbeidsfordeling mellom DFØ og kundene
A1 Enkeltposteringer SAP til Agresso
A4 Bankavstemming
A5 Spesifikasjon av feilkonto
A6 Avstemming Contempus/Agresso
A7 Virksomhetsregnskap mot kontantregnskap CAN01
C5 Andre halvårlige kontroller Kontroller hvor DFØ er avhengig av tilbakemelding fra virksomheten
C9 Kontroll av overføring av UB til IB for det nye året Oppstilling av virksomhets- og kontantregnskapet
C10 Mellomregnskapet mot statsregnskapet Virksomheten skal selv foreta denne avstemmingen
Utvikling av avstemmingene DFØ DFØ arbeider med en full revisjon av avstemmingsmappen Målsetning Å fjerne overflødige avstemminger Å rasjonalisere avstemmingene Vurdere om det er behov for nye avstemminger Sikre felles «beste praksis» Sikre enhetlig system for dokumentasjon Sikre felles praksis for oppbevaring av dokumentasjon
Agresso Smart Client versus Self Service 25.05.2012
Oversikt Statsregnskap
Agresso versjoner SmartClient - Brukes av DFØ og regnskaps-brukere hos kunde
Self Service istedenfor Smart Client? Self Service kan du bruke ved nettleser ingen pålogging via Citrix Enklere å bruke for de som sjelden bruker Agresso Lettere å lære for nyansatte Enkelt å gi tilgang til nye brukere Mange brukere kan ta i bruk rapporter
Fordeler med Self Service Lav inngangsterskel til systemet Enkel rapporttilgang Tilpasset brukere med «enklere» behov Intuitivt grensesnitt - lett å få ut styringsinfo Oppdaterte regnskapstall når man ønsker Enkelt å kopiere rapporter til Excel
Hva får man tilgang til i Self Service? Forhåndsdefinerte rapporter Spørring i hovedbok Bokføring av bilag Innlegging begrepsverdier Legge inn salgsordrer Planlegger (budsjettverktøy) Arbeidsflyt hovedbok og omposteringbilag Snarveier skreddersy arbeidsflate
Oppstartsbildet 2 3 1
Rapporter / Spørringer
Forstørre underliggende bilag I Self Service kan du zoome helt ned til fakturaen
Standard spørrebilde i Self Service Her kan man velge hvilke felter som skal være med i resultatet Denne seksjonen benyttes for å begrense søket Feltene på denne raden kan brukes til å snevre inn søket
Overføring til Excel 1. Utfør søket 2. Klikk på Kopier til utklippstavlen 3. Klikk på Tillat tilgang 4. Gå til Excel og lim inn Listen kan nå bearbeides, lagres, formateres, skrives ut med funksjonaliteten i Excel
Muligheter og fordeler i Planlegger Benytte Planlegger i Self Service Funksjonalitet for lønnsbudsjetteringen. Lønn og arbeidsgiveravgift beregnes automatisk Enkelt å kopiere historisk regnskapsinformasjon og benytte som budsjettgrunnlag Periodisere Justeringskoder Sikkerhet
I. Bilag i Contempus fra Self Service 1. Gå inn i SelfService 2. Velg Regnskap 3. Velg Spørring bilag 4. Begrens søket (se eks.) 5. Klikk på ønsket bilagsnummer
II. Bilag i Contempus fra Self Service Klikk på knappen Contempus fakturaimage
III. Bilag i Contempus fra Self Service Klikk på Avbryt så lukkes ikke SelfService Logg på Contempus.Invoice
I. E-læring (Self Service)
II. E-læring
III. E-læring
Browser
Åpne browser
Rapport fordelt på perioder
Formel per periode
Rapportresultat med relasjon
I. Forbruk i prosent
II. Forbruk i prosent
Bruddlogikk
Etter endring av bruddlogikk
Rapportresultat med relasjon og bruddlogikk