Brukermanual for overnattingsbedrifter versjon 2.0 Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 1
Velkommen til brukermanual versjon 2.0. Del 1 omhandler hvordan man etablerer bookbare produkter i Travel Destination. Dette er en steg for steg guide som samtidig innholder en del tips til hvordan best utnytte programmet. Del 2 omhandler hvordan programmet best brukes etter at man etablert det innhold som er nødvendig, altså hvordan bruke løsningen i drift. Brukermanual for overnattingsbedrifter: Del 1 - Etablering bookbare produkter Del 2 - Daglig drift INNHOLD Oversikt over forskjellige menyvalg... 3 Opprett produkter og bookbare enheter i Travel Destination... 4 Vanlige funksjoner og deres symboler i løsningen...4 Om kredittkort- og fakturabasert betaling... 4 Kredittkort...4 Betaling uten kredittkort og betaling ved ankomst/utsjekk....4 Steg 1. Opprett betalingsregler... 5 Hjep til bruk og oppsett av regler - hvordan tar du betalt?...5 Steg 2. Opprett produkt... 6 Steg 3. Opprett bookbare enheter... 7 Legg til Rom-/Enhetstype - Hvilke enhetstyper selger du?...7 Legg til rom/enheter...8 Steg 4. Opprett kapasitet/priser... 9 Definer dine sesonger - datointervall...9 Definer dine prisstrukturer...10 Steg 4 b. Egenskaper og tillegg... 12 Egenskaper...12 Tillegg...13 Steg 5. Bilder... 15 Bildemuligheter...15 Last opp bilder...15 Bildeoversikt og bilderedigering...16 Eget bildearkiv...16 Oversikt over størrelsene på bilder brukt i designet...16 Kapasitetskalender... 17 Reservasjon... 17 Åpne å stenge kapasitet 2 metoder...18 Intern booking og reservasjon... 19 Booking....19 Reservasjon...21 Gjør en reservasjon om til en booking...21 Resepsjon... 22 Gjestelisten...22 Økonomi og fakturagrunnlag... 23 Føre innbetalinger...23 Kunderegister... 24 Forespørsler... 25 Support... 26 Varsler... 26 Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 2
OVERSIKT OVER FORSKJELLIGE MENYVALG Resepsjon Viser gjestedata/lister og nødvendige info som vedrører gjesten. Brukes bare dersom man bruker løsningen som totalt bookingsystem. Kapasitetskalender Viser ledig kapaistet, bookinger m.m. Er kanskje det sted man har aller best oversikt. Videre er det også herfra man legger inn bookinger, sperrer og åpner kapasitet. Forespørsler Innkomne forespørsler fra kunder som ikke har foretatt en booking. Inneholder oversikt over ubehandlede og behandlede forespørsler. Tellus Tilbyder Dette menyvalget gir tilgang til Destinasjonens informasjonssystem. Basisopplysninger om bedrift/produkter vedlikeholdes og registreres her. Betalingsregler Her opprettes og vedlikeholdes betalingsregler. Altså hvordan du tar betalt av gjestene. Regler for avbestilling og noshow opprettes også her. Produktinformasjon Produkter som skal bookes opprettes her. Inneholder de mest grunnleggende opplysninger om produktet. Rombygger Her defineres de romtyper og rom man har å selge. Benyttes kun av produkter i Hotell & BB kategorien. Hyttebygger Her defineres de enhetstyper og enheter man har å selge. Benyttes både for Hytter, Leiligheter og Feriehus. Aktivtetsbygger Her defineres de aktiviteter man har å selge. Benyttes av produkter i aktivitets- og attraksjonskategorien. Egenskaper og tillegg Her defineres blant annet de tillegg man ønsker å selge sammen med overnatting/aktivitet. Eksempelvis: Pensjonstillegg, sluttrengjøring eller utstyr. Pakkebygger Gir mulighet for å pakke produkter enten alene eller sammen med andre tilbydere på destinasjonen. Bildearkiv Her administreres alle bilder som vises av produkt og enheter systemet. Løsningen gir mange muligheter for visning av bilder. Varsler Her kan man sette opp hvilke varsler man ønsker systemet skal gi, og til hvilket medium. Eksempelvis: Alle Internettbookinger og forespørsler skal sendes til både e-post og mobiltelefon. Brukere Her setter man opp alle interne brukere og hva disse skal ha tilgang til av funksjoner. Kunder Åpner kunderegisteret Økonomi og fakturagrunnlag Åpner opp alle bookinger og økonomiske transaksjoner som er ført/føres i systemet. Systemlogg og statistikk Gir en kort oversikt over hva den enkelte bruker har gjort i systemet på overordnet nivå. Support Åpner supportsystemet for innmelding av supportbehov. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 3
OPPRETT PRODUKTER OG BOOKBARE ENHETER I TRAVEL DESTINATION Grunnsteg for å opprette bookbare produkter: 1. Opprett betalingsregler (Meny: Betalingsregler) 2. Opprett produktet (Meny: Produktinformasjon) 3. Opprett eneheter på produktet (Meny: Rombygger eller Hyttebygger) 4. Opprett priser/kapasitet på produktet (Meny: Priskalender) 5. Last opp bilder av produkt/enheter (Meny: Bildearkiv) Ovenstående er minimum hva som må til for å gjøre et produkt bookbart på Internett. I tillegg er det anbefalt at man gjennomgår hvilde tilegg (Meny: Egenskaper og tillegg) som det er naturlig å selge sammen med produktet. Eksempelvis halv-/helpensjon, sluttrengjøring o.l. Vanlige funksjoner og deres symboler i løsningen Slett linje Endre linje Lagre linje Lag ny linje OM KREDITTKORT- OG FAKTURABASERT BETALING Kredittkort Løsningen støtter kredittkort behandling på to nivåer: 1. Fysisk trekk fra kredittkort (online forskuddsbetaling, krever avtale med din bank på dette kontakt destinasjonsselskap for mer informasjon). 2. Tar kredittkort som garanti for bestilling (ikke nødvendig med betalingsavtale mot bank, da det ikke skjer noen fysiske transaksjoner online). Merk at online kredittkortbetaling kun er nødvendig hvis man skal ha penger på forskudd. Det å oppgi kredittkort ved bestilling er altså ikke synonymt med forskuddsbetaling. Betaling uten kredittkort og betaling ved ankomst/utsjekk. Hvis man ikke har inngått egen online betalingsavtale vil løsningen som standard ta utgangspunkt i at oppgjør skjer uten kredittkort. Dette er den mest vanlige betalingsformen hos brukerne av systemet i dag. Det vil si at hvis du ønsker forskuddsbetaling, så vil systemet sende ut en automatisk betalingsmail til den som bestiller. E-posten inneholder de regler som du har satt for betaling. Man unngår altså å sende en fysisk faktura manuelt til den reisende. Tar du betalt ved ankomst/utsjekk setter man opp regel for dette. NB! Ønsker du å ta kredittkort som sikkerhet for bestilling avkrysses dette som valg på selve produktet (meny: produktinformasjon). Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 4
STEG 1. OPPRETT BETALINGSREGLER (MENY: BETALINGSREGLER) Betalingsoppsett er benevnelsen på et sett med betalingsregler som styrer hvordan oppgjør for en booking skal finne sted. I tillegg styrer også betalingsoppsettet eventuelle konsekvenser ved avbestilling eller noshow. For å opprette et bookbart produkt i løsningen er det et krav at man har definert et betalingsoppsett først. Hjep til bruk og oppsett av regler - hvordan tar du betalt? Velg fanevalg legg til nytt betalingsoppsett. Gi oppsettet et navn. Navnet er internt og er kun for at du skal kunne skille betalingsoppsett fra hverandre (du kan ha ulike betalingsoppsett på ulike produkter, eksempelvis et på overnatting og et annet på en aktivitet). Når du har lagret navnet, får du muligheten til å legge til regler på betalingsoppsettet. Klikk på pluss symbolet for å legge til en regel. Du kan ha flere regler per oppsett. For hver ny regel klikker du på pluss tegnet. De to vanligste hovedformene for betaling er enten: Forskuddsbetaling (helt eller delvis) eller Betaling ved ankomst/utsjekk FORSKUDDSBETALING (HELT ELLER DELVIS) Er du en av dem som tar betalt på forskudd kan du velge mellom følgende regler: Betaling ved bestilling Regelen som heter Betaling ved bestilling tar betalt den sats du angir ved bestilling. Sender en betalingsmail til den som bestiller med 7 dagers betalingsfrist (dette kan endres). Er ankomstdato kortere enn 12 dager frem i tid kreves det ikke forskuddsbetaling, regelen endres til at hele beløpet betales ved ankomst. Detter gjort slik at det ikke skal oppstå kryss mellom betaling og gjestens ankomst. Har du online betalingsavtale trekkes derimot angitt prosentsats umiddelbart fra kredittkortet. Hvis du har angitt prosentsats under 100, skal resterende beløp betales ved ankomst/utsjekk. Det er lagt inn automatikk for dette, og du KAN IKKE sette opp andre betalingsregler i tilknytning til regelen Betaling ved bestilling. Unntaket er selvsagt reglene for avbestillingsgebyr og noshow. BETALING VED ANKOMST/UTSJEKK Hvis du ikke tar forskuddsbetalt skal du bruke følgende regel: Manuell Sluttbetaling. Her setter du prosent til 100 og 0 dager før ankomst. Ved denne type betaling har man ikke behov for online kredittkortbetaling. Man kan imidlertid kreve kredittkortinformasjon som sikkerhet for bestillingen. Dette gjøres ved å krysse av krev kredittkortinfo på produktinformasjonen (Meny: Produktinformasjon). Forskudd (faktura) Denne regelen setter man skal ha forskuddsbetalt et gitt antall dager før ankomst. Regelen har altså ikke noe med bestillingsdatoen å gjøre, men forholder seg kun til ankomstdato. Denne regelen kan ikke benyttes for kredittkortbetaling. Delbetaling (faktura) Regelen har effekt sammen med forskuddsbetaling. Et eksempel kan være: Forskudd: 10% betaling 90 dager før ankomst Delbetaling: 50% 30 dager før ankomst. Sluttebetaling: 40% 7 dager før ankomst. Delbetaling er etter vår erfaring en lite brukt betalingsregel, men man har altså potensielt mulighet til å dele en innbetaling i tre deler. Sluttbetaling (faktura) Denne regelen benyttes hvis man har satt regelen Forskudd til under 100 prosent og man ønsker å ha hele beløpet på konto før gjesten ankommer. Man setter da sluttbetalingsprosenten slik at man i sum (forskudd + (Delbetaling) + sluttbetaling = 100) får 100%. Antall dager før ankomst bør ikke være under 4 på Sluttbetaling (faktura), slik at penger har fysisk mulighet til å komme på konto før gjestens ankomst. Alternativ kan man bruke Manuell Sluttbetaling som regel. Dette betyr at restbeløpet betales av gjesten ved ankomst. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 5
STEG 2. OPPRETT PRODUKT (MENY: PRODUKTINFJORMASJON) Velkomsttekst: Dette er en tekst som benyttes i det som vi kaller for dybdeinformasjonen. Teksten er ment som en personlig tekst fra vertskap til den reisende. Regler: Dette er tekster som vises i løpet av bestillingsprosessen, som en del av informasjonen til den reisende. Typisk innhold er innsjekk/utsjekk eller annen relevant praktisk informasjon i bestillingsøyeblikket. Bookbar på internet: Slå av og på om produktet er tilgjengelig for booking på Internett. Definer aldersgrupper: Her definerer man hvilke aldersgrupper man benytter i forhold til pris. Spedbarn er per definisjon gratis og regnes heller ikke med ift. kapasitet på rom. Man kan selvsagt senere lage tillegg for babyseng o.l. Hvis spedbarn ikke er gratis defineres barn fra 0 år og opp til voksen intervall. Alder defineres som fra og med og til og med. Med tillatt å booke menes om man skal ha lov til å booke alderskategorien. Dette er sjelden aktuelt på overnatting, men ift. aktiviteter er det flere typer som ikke passer for mindre barn. MERK: Har man en pristype som er per enhet, trenger man ikke definere aldersgrupper da dette ikke er relevant for prising. Start med å oppgi navn på produktet. Produktet er å forstå som selve overnattingstedet. Knytt deretter mot riktig Tellus produkt - det er her basisinformasjonen om produktet ligger lagret. Produkttype: Her velges blant tre tilgjengelige hovedkatergorier: Hotell og B&B, Hytte, Leilighet, Feriehus, og Aktiviteter. Pristype: Velger om prisene oppgis og beregnes per person eller per enhet. Merk at man også kan definere en minimumspris for enheter ved valg av prising per person. Prismodell: Oppgi om prisen skal beregnes per natt eller per opphold. NB! Kaqtegorien Hotell & BB skal velge prising per natt og ikke opphold. Kategorien Hytter... skal velge prising per opphold. Dette gjelder selv om man har pris per natt som sin mest vanlige pristype Valget påvirker hvordan enheter senere prises (Meny: priskalender). Man kan ikke velge annen prismodell eller pristype etter man har definert prisstrukturer. Knytt til Betalingsregel: Her velger man det ønskede betalingsoppsett. Finnes det ikke noe valg her, har man ikke lagret betalingsregler. Man kan ikke lagre produkt uten betalingsregler, dette må altså defineres først. Krev Kredittinfo: Krysser du her vil det kreves av den reisende som bestiller at man fyller ut informasjon om et gyldig kredittkort. Dette benyttes kun som en garanti for bestillingen. Det trekkes ikke penger fra kredittkortet. Ref. pkt. om betaling. Etter man har lagt inn informasjon som er nødvendig, klikker man på LAGRE og informasjonen blir gråes ut. Alternativt får man opp en rød markering for informasjon som er manglede utfyllt. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 6
STEG 3. OPPRETT BOOKBARE ENHETER (MENY: ROMBYGGER/HYTTEBYGGER) Det neste steget er å opprette bookbare enheter for produktet/produktene. NB! - Er produktet definert som Hotell & BB benyttes Rombyggeren for å bygge enehter. - Er produktet i kategorien Hytter/Leilighet/Feriehus benyttes Hyttebyggeren. Legg til Rom/Enhetstype - Hvilke enhetstyper selger du? På NAVN legger man inn hver enhetstype på overnattingstedet. Enhetstyper er de kategoriene av rom/enheter som selges. For eksempel: Dobbeltrom, Familierom, Suite, Stor Hytte 60 kvm. 3 soverom., Liten hytte 25 kvm. 1 soverom Beskrivelse: Beskriv enhetstypen med en informativ og selgende tekst. TIPS Beskrivelse av enhetstype er viktig. La ikke gjesten sitte igjen med en masse spørsmål som vanskeliggjør selve bookingen. Spesielt gjelder dette på typer som ikke er å regne som standard. For hotell som har standard romtyper som f. eks. dobbeltrom, så ligger det en del innbygget kunnskap hos den reisende på hva man kan forvente å få på et dobbeltrom, men enhetstypen skal likevel beskrives. Hvis typen f. eks. heter Stor Hytte så finnes det ingen etablert standard for hva stor hytte er for noe. Det kreves derfor mer av en beskrivelse av denne typen enheter. Maks antall personer: Fyll ut hvor mange personer som maksimalt kan bo på enheten. Spedbarn vil alltid komme i tillegg til maks antall, og holdes således utenfor regnestykket. Enkeltromstillegg: Fylles ikke ut. Utgått funksjon fra denne delen av programmet, dette tas høyde for i priskalender. Velg tillegg: Hvis man ikke har laget noen tillegg vil det ikke vises noe her. Se beskrivelse av hvordan man lager tillegg som kan selges med den enkelte enhetstype under kapittelet: Egenskaper og tillegg på side 12. Tilgjengelighet - Bookbart på Internett: Avkryss for JA og enhetstypen selges på Internett, sett NEI og enhetstypen vil ikke vises på Internett. Merk: Det finnes andre måter å sperre kapasitet på enn å ta vekk hele enhetstypen. Se kapitel om åpne og stenge kapasitet på side 18. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 7
Legg til rom/enheter Rom/enheter er de fysiske enheter som selges av enhetstypen. For dem som skal bruke denne løsningen som sitt interne bookingsystem, må man legge inn alle enheter. For dem som ikke skal brukes systemet for all booking (man bruker et annet system for booking i resepsjon m.m.) legger man KUN inn NOEN enheter under hver enhetstype. Eksempel: Dem som brukers systemet til ALL booking - legg inn alle enheter: ENHETSTYPE: Dobbeltrom ENHET: 101, 103, 105, 106, 201, 210 osv. ENHETSTYPE: ENHET: Suite 102, 202, 205 osv. Dem som brukers systemet til KUN INTERNETT booking - legg inn noen enheter: ENHETSTYPE: Dobbeltrom ENHET: 1, 2, 3 ENHETSTYPE: Suite ENHET: 1, 2, 3 Velg egenskaper: Hvis man ikke har laget noen egenskaper vil det ikke vises noe her. Se beskrivelse av hvordan man lager egenskaper som kan velges som en preferanse i bookingprosessen under kapittelet: Egenskaper og tillegg på side 12. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 8
STEG 4. OPPRETT KAPASITET/PRISER Nå har du definert hva du har å selge. Nå skal vi definere hva enhetstypene til enhver tid skal koste. Priser defineres gjennom såkalte Prisstrukturer. En Prisstruktur er et oppsett som angir grunnpriser for en bookbar enhetstype i ulike tidsintervaller, men som også kan inkludere rabatter og familierabatter som slår til ved ulike kriterier. Definer dine sesonger - datointervall. Meny: Priskalender, Fane: Nytt sesongoppsett I hvilke datointervaller (sesonger) har man egne priser? Datointervall kan settes for flere år frem i tid og hele poenget er at man setter inn flere datointervaller (ikke nødvendigvis for flere år) i ett sesongoppsett. Hvis man ikke setter opp flere datointervall, har det ingen hensikt å bruke denne delen av løsningen - og man kan med fordel gå direkte til opprettelsen av prisstrukturer (hvor man også får andledning til angi datointervaller, men man sparer tid på bruke sesongoppsett hvis man har en kombinasjon av mange enhetstyper og sesongsvingninger på pris). Fremgangsmåte. Gi sesongen et navn, klikk lagre og deretter på pluss tegnet for å legge inn datointervall fortløpende. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 9
Definer dine prisstrukturer (Meny: Priskalender, Fane: Ny prisstruktur). Navn: Her skrives navnet på HVA som prises. Det betyr ikke dobbeltrom, stor hytte eller andre enhetstyper. Dette velges lenger nede. Det som prises er for eksempel Døgn eller Uke. For Hotell & BB vises navnet kun internt, men for Hytte/Leilighet/Feriehus vises navnet som en del av bookingprosessen ut mot den reisende, og det er da følgelig viktig at navnet er korrekt. Produkt: Enhver prisstruktur må knyttes til et produkt, velg fra listen. Bookingenhet: Hvilken enhetstype er det som skal prises? Enhver prisstruktur må knyttes opp mot en enhetstype. Beskrivelse: Denne vises ikke ut til den reisende. Er kun ment for internt bruk. Antall netter: Gjelder for overnattingsprodukter. Angir hvor mange netter prisstrukturen gjelder for. Eksempel: Døgn = 1 natt, Uke=7 netter. Startdag: Startdag angir hvilke ukedager prisstrukturen gjelder for. To eksempler: Eksempel 1: Hotellprising Navn prisstruktur 1: Døgn midtuke Antall netter: 1 Startdager: man, tir, ons, tor, søn Navn prisstrutur 2: Weekend Antall netter: 1 Startdager: fre, lør Hotellet opererer her med to forskjellige priser innenfor samme datointervall, en i ukedager og en annen i weekend. Derfor opprettes det to prisstrukturer som samlet sett dekker hele uken. Legg merke til at prisstrukturen er laget med 1 natt i weekenden. Dette betyr at døgnprisen i weekend gjelder uansett om man bor 1 eller 2 netter. Se resultat til høyre --> Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 10
Eksempel 2: Hytteprising Navn prisstruktur 1: Døgn Antall netter: 1 Startdager: man, tirs, ons, tor, fre, lør, søn Navn prisstruktur 2: Uke Antall netter: 7 Startdager: søn I dette eksempelet opererer tilbyderen med to oppholdspriser. En som priser per døgn og en annen som priser per uke. På ukesopphold har tilbyder satt kun startdag til søndag. Dette betyr at ukesoppholdet kun kan begynne på en søndag (byttedag). Krysser man av for flere startdager, betyr dette at man tillater ukesopphold fra og med alle ukedager man har valgt. Datointervall: Etter man er ferdig med startdager og har lagret, får man frem mulighetene til å lage datointervall, eller hente ferdige datointervall allerede bygget i sesongbyggeren. Henter du ikke ferdige datointervall fra sesongbyggeren, kan du lage flere datointervall ved å trykke på plusstegnet. NB! HUSK Å LAGRE HVER PRISLINJE VED Å KLIKKE PÅ LINJELAGRINGS SYMBOLET (formet som en play knapp ). Dette gjelder uavhengig om man henter datointervall fra sesongbyggeren eller lager linjer direkte i prisstrukturen. Avhengig av hvilket produkt som er valgt (om det er satt opp med priser per person eller per enhet) vises det felter for å legge inn pris. Her legger man priser i NOK. Pris per enhet Er det denne modellen som er valgt når man opprettet produktet skal kun pris for enheten oppgis. Pris per enhet gir ingen prisforskjell ift. hvor mange som bor på enheten. Man kan selvsagt opprette tillegg som er personavhengig, men dette gjøres under egenskaper og tillegg (se side 12). Pris per person Er denne modellen valgt på produktnivå skal priser per person oppgis. Dette gjelder pris for voksen og barn. Videre kan man sette pris for enhetstypen. Denne prisen inntreffer når prisen per person ikke inndekker den prisen man ønsker å ta for enheten. Eksempel: Man selger et dobbeltrom for kr. 500,- per voksen. Dvs. at hvis to voksne bor på rommet koster rommet kr. 1.000,-. La oss da si at EN voksen ønsker å bestille rommet (som et enkeltrom). Det som skjer hvis man kun har priset per person, er at man får rommet for kr. 500,- Mens man i praksis gjerne ønsker å ha mer, f. eks. kr. 800,- per rom som enkeltrom. Man setter derfor inn kr. 800,- i pris per enhet. Det vil si at hvis en pris per person ikke overstiger kr. 800,- er det denne minimumsprisen som blir gjeldende. Pris per enhet er altså her å forstå som en minimumspris for enhetstypen. NB! Husk å ta hensyn til hvilket prisoppsett man har på produktet: har man for eksempel oppgitt at produktet har priser per opphold og antall netter er 7, skal prisen man oppgir være for et opphold på 7 dager. Har man derimot har angitt at prisen er per døgn på produktet, er prisen man angir her per døgn i ukesperioden (den vil da mot den reisende bli ganget med antall døgn i perioden, i dette eksempelet altså 7). Rabattmodell: Her kan man knytte opp den ønskede rabattmodellen som skal gjelde i datointervallet. Familierabatt: Her kan man knytte opp den ønskede familierabatten som skal gjelde i datointervallet. Har man opprettet prisstrukturer riktig og knyttet disse til ønskede bookbare enheter, skal dette nå vises i kapasitetskalenderen som bookbar kapasitet. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 11
STEG 4 B. EGENSKAPER OG TILLEGG Hva er tillegg og hva er egenskaper? Egenskaper Egenskap gjelder for enkelt spesfikk enhet, for eksempel rom nr. 104 eller hytte nr. 8. Egenskaper er ikke prisdrivende, det vil si at en egenskap ikke kan prissettes. Eksempel på en egenskap kan være: Røykerom, Handicaprom, allergirom, rom med havsutsikt. Merk: Hvis man skal ta betalt for havsutsikten er ikke egenskap det rette å bruke. Da vi det være mer fornuftig og legge denne prisen på selve romprisen. Eks: Dobbeltrom med havsutsikt kr. 1090,- Standard dobbeltrom kr. 990,- Hva er grunnen til at vi har egenskaper i løsningen? Fordi man skal kunne gi den reisende muligheten til å kunne sette noen preferanser som for eksempel Røykerom, eller kingsize bed eller twin senger. Hvis man ikke ønsker å gi den reisende slike valg bør man ikke benytte egenskaps muligheten. Generellt for egenskaper og tillegg er at man ikke bør overdrive antallet ut mot den reisende. 1. Lag alternative egenskaper som du kan knytte til konkrete enheter. Hvis du ønsker at gjesten skal kunne velge egenskaper (preferanser) i bookingprosessen, må du ha enheter med forskjellige egenskaper tilgjengelig. Man får ikke ønske seg et røykerom hvis det ikke er røykerom ledig. 2. Knytt egenskaper til enheter. (Meny:Rombygger/Hyttebygger - Oversikt over enheter/rom - rediger rom/enhet). Definerte egenskaper vises med avkryssningsboks. Kryss av for egenskap(er) som gjelder for det spesifikke rom. I bestillingsprosessen (ute mot den reisende), vises tilgjengelige oppsatte egenskaper som mulige valg for den reisende. Egenskaper bør brukes med varsomhet, slik at bookingen ikke blir mer komplisert enn nødvendig. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 12
Tillegg Tillegg kan altså i motsetning til egenskaper koste noe. Man kan også operere med negative tillegg (fratrekk i pris). Eller tillegg til kr. 0,- Eksempler på tilegg kan f. eks. være: - Sluttrengjøring - Ekstraseng - Halvpensjon, helpensjon osv. - Båtutleie - Utstyr m.m. JA/NEI tillegg versus Flervalgstillegg Ja/Nei tillegg brukes når tilegget ikke består av noen valgmuligheter - annet enn hvor mye man ønsker seg av det ene tillegget. Sluttrengjøring er et typisk ja/nei tillegg. Pensjonsplan kan derimot være et flervalgstillegg. Eksempel: Pensjonsplan - Rom og frokost - Halvpensjon - Helpansjon Tillegget består av 3 valgmuligheter og kan dermed settes som flervalgstillegg. Beskrivelse: Tilleggets beskrivelse vil vises som informasjon til den reisende. Det er ikke alle tillegg som er like selvforklarende og det kan derfor være fornuftig å beskrive nærmere hva som menes. Pris: Priseberegning av tillegg kan være per natt eller per opphold. Maks bestillinger: angir hvor mange bestillinger av dette tillegget man kan gjøre på en booking. Maks antall kan settes til: -- Personer - angir at man maksimum kan bestille like mange av tillegget som man er personer i bookingen. Bruk av Personer vil ofte gjøre bookingdialogen god mot den reisende. La oss for eksempel si at du lager et tillegg på sengetøy, og den største hytten du har kan ha 8 personer boende. Det kan da virke greit å sette maks antall til 8 på maks bestillinger (det er ikke direkte feil) - men det er bedre å sette maks bestillinger til personer, som gir en bedre kommunikasjon til den reisende, samt at du også kan bruke tillegget på mindre enhetstyper uten å skape forvirring. -- Ja/Nei: Benyttes istedenfor tallverdien 1. Skal du ha tillegget eller ikke? Eksempel: Man bestiller ikke 1 sluttrengjøring - du sier ja eller nei til sluttrengjøring. -- Tallverdi: setter en maks grense for antall man kan bestille av tillegget. Obligatorisk: Kryss av hvis den reisende MÅ bestille tillegget, står det ikke avkrysset er tillegget valgfritt. Synlig: Kryss av om tillegget skal vises i selve bookingprosessen (vanlig). Krysses det ikke av, inkluderes det på summmeringen av bookingen. Det er bare kombinasjonen av obligatorisk og ja/nei tillegg som kan være usynlige (det er umulig å velge mellom alternativer om tillegget ikke er synlig). Aktiv: Angir om tillegget er aktivt eller ikke i bookingdialogen mot den reisende. Alternativer: Dersom tillegget er av typen flervalgstillegg opprettes alternativene her. Man angir navn på alternativet og priser i perioder. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 13
Det ikke nok å bare definere tileggene. De må knyttes til enhetstyper. Hvilke tilegg selges med hvilke enhetstyper? Knytt tillegg til enhetstyper (meny: Rom/Hyttebygger - rediger enhetstyper) Kryss av for tillegg som gjelder for enhetstypen. I bestillingsprosessen (ute mot den reisende), vises tilegg som gjelder for den enkelte enhetstype slik som du har definert. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 14
STEG 5. BILDER Etter å ha fullført steg 1 til 4 er man klar for at den reisende kan booke produktene dine på web. Men for at man skal få bookinger er det viktig at informasjonen er god, og for reiselivsprodukter betyr det at man bør ha mange og gode bilder. For at du skal kunne knytte bilder til produkter og enhetstyper må du laste opp bilder fra din maskin. Disse må være av typen jpg (jpeg), se benevnelse etter punktum i filnavnet for bildene du har. Eksempel: rom.jpg Bildene du laster opp vil automatisk bli tilpasset til Internett, slik at du kan benytte bilder av stor filstørrelse uten at disse vil bruke lang tid på laste ute på nett. Det er bedre å bruke bilder av høy kvalitet og størrelse, enn motsatt. Bildemuligheter Det finnes fire hovedkategorier av bildetyper i løsningen: Produktbilder Bilder av produktet (stedet) generelt. Velg fra liste over tilgjengelige produktbilder. For nærmere beskrivelse av bruk, se dokument: Om dybdeinformasjonen Enhetsbilder Bilder av hver enhetstype. Inntil 8 bilder av hver enhetstype. Kategoribilder Du kan lage ditt eget kategoriserte bildearkiv. Tilnærmet ubegrenset antall kategorier. Inntil 12 bilder per kategori Pakkebilder Har du laget pakke, kan du knytte et illustrasjonsbilde til pakken her. Last opp bilder 1. Velg bildetype: Produkt-, Enhets-, kategorieller pakkebilde. 2. Velg produkt (ikke på pakkebilde) 3. Velg hvor bildet skal brukes (liste vises ihht. til valgt bildetype) 4. Klikk på Browse... for å finne bildet som skal lastes opp fra din maskin 5. Klikk på lagre for å laste opp valgt bilde til bildebehandleren. 6. Når bildet er lastes opp vises det i bildebehandleren, som vist til høyre. Her skal du kun gjøre en ting: Velge det utsnittet som skal vises for deretter å lagre. Dette må du gjøre selv om du vil ha bildet akkurat slik som du har lastet opp. Hvorfor? Hvert bilde passer inn i et predefinert design. For at bilde skal passe inn i designet, samt optimaliseres for rask lastetid, må du laget et utsnitt. PS! For enhetsbilder vises utsnittet som en såkalt thumbnail i det predefinerte designet. Det vil si at ved klikk på thumbnail, så vises originalbildet du har lastet opp. Dette betyr altså at hele bildet vises, og ikke bare utsnittet. Tips: For størst mulig utsnitt, begynn å dra utsnittsrektangelet øverst i høyre hjørne og diagonalt ned mot venstre. Slipp opp museknapp og klikk og skyv inne i utsnittsrammen for å plassere det hvor du ønsker. Utsnittsrektangel vil variere i form, i forhold til hvilken bildetype du har valgt. 6b. Etter at bildet er lagret er bildet ferdig behandlet, samt optimalisert for internett. Hvis du vil velge et annet utsnitt, kan du redigere dette ved å klikke på: Trykk her for å bearbeide originalbildet. Videre kan du angi at bildet skal vises i søkeresultat (NB! gjelder kun enhetsbilder). Dett får følgende konsekvens: - Hotell & BB: Bildet benyttes som hovedillustrasjon for romtypen i bookingprosessen - Hytte, Leilighet og Feriehus: Her benyttes bildet i selve søkeresultatet på kapasistet og pris. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 15
Bildeoversikt og bilderedigering Når du har lastet opp bilder vil du finne oversikt over bildene som er lastet opp, som vist i skjermbildet til høyre. Oversikten viser de enkelte bildetyper (produktbilde, enhetsbilder osv ) hver for seg. For å gjøre en forhåndsvisning av bildene før musepekeren over det lille bildeikonet som vist. Hvis det er noen bilder hvor det ikke vises et bildeikon, er dette trolig fordi det ikke er gjort et utsnitt av bildet, og det er følgelig ikke optimalisert for visning på nett. Rediger bildet ved å klikke på blyantsymbolet, eller slett bildet ved klikk på rødt kryss. Eget bildearkiv For å lage ditt eget bildearkiv må du lage egne bildekategorier. Dett gjøres ved klikk på ny kategori. Gi kategorien et passende navn. For å knytte bilder til kategorien velger du kategoribilde på bildetype, for deretter å velge blant kategorier som du har opprettet. Last deretter opp bilder som vist tidligere. Oversikt over størrelsene på bilder brukt i designet Bildetyper: - Bilder i søkeresultat - Enhetsbilder - Kategoribilder - Pakkebilde Alle er 200 x 200 pixler Alle headerbilder i dybdepresentasjonen: 716 x 212 pixler Bilde av bookingansvarlig: 35 x 45 pixler Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 16
Daglig drift Denne delen av brukermanualen skal gi deg som bruker en guide til hvordan man håndterer daglig administrasjon av produkter, gjester, bookinger, kapasitet og økonomi. Den forutsetter at du har etablert produkter og bookbare enheter som vist i del 1. Vi vil gjennomgå følgende menyvalg: Kapasitetskalender Resepsjon Økonomi og fakturagrunnlag Kunderegister Forespørsler Varsler Support KAPASITETSKALENDER MENY: KAPASITETSKALENDER Vi vil begynne med kapasitetskalenderen ettersom denne er utgangspunkt for det meste som har med daglig drift av løsningen å Bruk pilene for å bla måned for måned. Klikk i boks for å slå på bookingmodus Klikk i boks for å slå på reservasjonsmodus Velg fra hvilken dato kalenderen skal vise. Kalenderen viser en måned frem i tid. Produktnavn Enhetstype Enhet Klikk for å utvide visning til alle produkter gjøre. Oversikt over kapasitetskalenderen: RESERVASJON - HVORDAN ÅPNE OG STENGE KAPASITET? Det er hovedsakelig to måter å bruke denne løsningen på. Den ene er å bruke den til all booking, både intern og internettbooking. Den andre er å kun bruke løsningen til salg på Internett, og å bruke andre løsninger (som man gjerne har fra før for intern booking). For dem som ikke benytter løsningen til all booking, vil det være viktig å kunne åpne å stenge for den kapasitet som skal selges på internett. Av ulike årsaker kan dette også være et behov hos dem som benytter løsningen til alt. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 17
Åpne å stenge kapasitet 2 metoder: Metode 1. Benytte RESERVASJONSMODUS. 1. Slå på reservasjonsmodus. 2. Velg hvilken type reservasjon du skal gjøre. Man har tre typer reservasjon å velge mellom: Allotment Markere kapasitet som allotert vekk til f. eks. en turoperatør Reservasjon Markere kapasitet som reservert, f. eks. til en gjest som skal bekrefte booking senere Ikke tilgjengelig Stenge kapasitet uten spesiell annen grunn enn at man skal gjøre kapasiteten utilgjengelig. Velg denne. 3. Kryss av for hvilke datoer og enheter som ønskes sperret for booking (benytt checkboxene under hver enhet). 4. Klikk på reserver for å gjennomføre sperringen 5. Sperret kapasitet har nå blitt sort i kapasitetskalenderen. Metode 2. Benytte NY RESERVASJON Denne metoden er bedre egnet når man skal reservere/stenge kapasitet i større tidsintervall eller flere rom samtidig. Man slipper da jobben med å krysse ut alt man ønsker å sperre. 1. Velg Ny reservasjon 2. Velg produkt 3. Man får opp alle registrerte enheter, kryss ut alle enhetene som skal reserveres/ sperres 4. Velg type reservasjon (samme valg som i metode 1). Velg ikke tilgjengelig. 5. Sett ett, eller flere (klikk på plusstegnet for flere perioder) datointervall som reservers/sperres 6. Kryss av hvilke dager som skal reserveres i datointervallene. For eksempel kan man reservere/sperre alle weekender i mai måned. Sett datointervall 01.05.2007-01.06.2007 og deretter kun dagene fre, lør. 7. Lagre TIPS: Velg metode 1 når du bare skal reservere/sperre i lite omfang. For større omfang benytt metode 2. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 18
INTERN BOOKING OG RESERVASJON Booking For dem som benytter systemet til all booking, både internt og på Internett, skal vi gjennomgå hvordan man gjør en intern booking i løsningen. Meny: Kapasitetskalender 1. Slå på bookingmodus 2. Kryss av for ønsket opphold 3. Klikk på Book 4. Velg antall personer som skal bo på enheten 5. Velg eventuelle tillegg 6. Klikk neste 7. Gjentar pkt. 4 og 5 for eventuelt flere enheter som inngår i bestillingen. Går ellers videre til neste skjermbilde. 8. Fyll ut kontaktinformasjon* * Når du selv gjør bookingen velger du også selv hvor mye av kontaktinformasjonen som skal fylles ut. Men for et godt kunderegeister og statistikk, anbefaler vi at alt fylles ut. NB! Epost skal alltid fylles ut. Har ikke kunden epost adresse, benytter du navn til gjesten foran @ og din epost bak. Slik: gjestensnavn@mittsted.no. Grunnen til dette er at epost brukes som kundenr. i løsningen. Hvis kunden er registrert fra før, kan du hente opp kundedetaljer ved å skrive inn epostadressen og deretter klikke på Hent kunde. Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 19
9. Kontroller at bestilling er ok 10. Bekreft bestilling - bekreftet booking blir automatisk tildelt et referansenr. Du kan velge vekk å sende varsler (se side 26) samt bekreftelse til kunde - f. eks. ved endring av romnr.. Du kan sette en egendefinert pris på bookingen. Prisen som fremkommer er priser lagt inn i prisstrukturer og tillegg. Hvis man ønsker å overstyre prisene så gjøres det her. Klikk på kalkuler pris, etter at prisen er endret slik at pris/betingelser oppdaterer seg. Ved bestilling fra internett, altså ikke ved en intern booking slik som denne, vil gjestens eventuelle kommentarer vises her. Har du kommentarer knyttet til gjest/ bestilling kan du skrive disse her. Dette er internt og vil ikke vises i bekreftelse til kunde. Klikk her for å oppdatere endringer i egendefinert pris. Alle bekreftede bookinger vises med rød markering i kapasitetskalenderen. Det at noe markeringer får en hvit strek i midten viser at det er samme gjest som bor på enheten i det markerte tidsrom. Dette er gjort for å lette arbeidet med å optimalisere utnyttelsen av ledig kapasitet (flytting av gjester til andre enheter). Ved mousover (flytt peker over rød markering) vises bookinginfo. For å åpne booking klikk på bookingen (rød markering). Brukermanual for overnattingsbedrifter, versjon 2.0 side 20