Allotment. Innhold. Allotment

Transkript

1 Allotment Copyright 2008 VisBook AS all rights reserved Dato: 28. mai Revisjon: 8 Innhold Allotment...1 Definisjoner...2 Bruksområde...3 Hvordan komme igang med allotment...4 Tillatelser til allotmentbrukeren:...4 Standarder...5 Allotment avtale...5 Allotment objekter mai 2008 Revisjon 8 side 1 av 9

2 Definisjoner Allotment En enhet i en fast eller flytende periode utlovet til en allotment bruker. Spesifisert booking/allotment på en spesifikk enhet, f.eks. «Rom 101» Uspesifisert - booking/allotment på en uspesifisert enhet, f.eks en enhet på en bostandard, «Dobbeltrom», som opptar en enhet, men ikke gitt hvilken. Fast allotment et allotment med en spesifikk start dato og slutt dato Flytende allotment f.eks. et allotment som flytter seg fra dag til dag relativt til dagens dato 28. mai 2008 Revisjon 8 side 2 av 9

3 Bruksområde Allotment kan brukes hvis man ønsker å sette av enheter i bookingsystemet til en spesiell bruker (allotment-bruker) i et gitt tidsrom (fast eller flytende), allotment gir en utvidet fleksibilitet og automatikk i systemet men det gir også økt kompleksitet. Allotment skal kun brukes hvis man skal sette av enheter i tidsbestemte perioder som bare allotment brukeren skal disponere. 28. mai 2008 Revisjon 8 side 3 av 9

4 Hvordan komme igang med allotment Først må man ha en bruker som allotmentet skal knyttes til, altså den brukeren som skal få lov å booke på allotmentet, enten ved å lage en ny bruker, eller man kan knytte det mot en eksisterende bruker. Tillatelser til allotmentbrukeren: som sysadm.dinbedrift går du inn i sysadm->brukere i Java-klienten for å definere tillatelsene til en allotment bruker. På en allotment bruker ønsker man som oftest at brukeren kun skal ha tillatelse til sitt allotment, og ikke noe mer, dette gjør man med å sette tillatelsen «Kun allotment aksess» som vist over. Hvis denne ikke er krysset av, så vil brukeren få tillatelse til å booke enheter også utenom allotmentet sitt, i tillegg til at brukeren har eksklusiv booking rettigheter på sitt tildelte allotment. Hvis brukeren skal bruke Java for å booke med, så sett også opp de resterende tillatelsene som ønsket. 28. mai 2008 Revisjon 8 side 4 av 9

5 Standarder Neste steg er å sette hvilke standarder allotmentbrukeren skal ha tilgang til: Her har vi valgt å gi tillatelse til «Dobbeltrom» For å sette opp allotment på denne standarden, så høyreklikker vi på «Dobbeltrom» og velger «Redigere allotment» Allotment avtale Hvis dette er første gangen allotment lages på denne brukeren, så får du beskjed om at vi må sette opp en standard allotment avtale mot brukeren før du tilknytter allotment objekter mot brukeren, det gjør vi ved å trykke «Avtaler» i bildet som dukker opp: 28. mai 2008 Revisjon 8 side 5 av 9

6 Trykk «ny» på bildet for avtaler, og rediger perioden denne avtalen skal gjelde, og gjerne navngi den: Trykk ok for å lagre avtalen. Det vi har definert nå, er en allotment avtale mot brukeren ola.test, det betyr at alle allotmentobjekter vi knytter opp mot denne avtalen vil gjelde i den perioden vi bestemmer her. Alltomentene knyttet opp mot denne avtalen vil altså ikke dukke opp i systemet før datoen i «Gyldig fra» inntreffer, og alle allotment objekter tilknyttet denne avtalen vil forsvinne når avtalen utløper. Allotment objekter Vi kan nå begynne å knytte allotment objekter mot denne avtalen på standarden «Dobbeltrom» (avtalen kan gjennbrukes for andre standarder) Flytende allotment Trykk «Ny» i «redigere allotment» bildet for å skape et allotment objekt, og rediger ved å klikke på 28. mai 2008 Revisjon 8 side 6 av 9

7 kolonnene på allotment objektet: I overnevnte bilde har vi skapt et spesifisert (rom 110) flytende allotment som har start dag 5, og antall dager 10. Det vil si at allotmentet vil til enhver tid gjelde fra 5 dager fram i tid, og 10 dager utover dette. Eks hvis dagens dato er 27. mai, så vil allotmentet gjelde fra 1. juni, til 11. juni. Dagen etter vil allotmentet ha flyttet seg til den 2. juni, og gjelde til 12 juni, osv. Til enhver tid innenfor avtalen som vi skapte ovenfor vil da brukeren ola.test, kunne booke (såfremt det er ledig) på Rom 110, med ankomstdato 5 dager fram i tid, og med avreisedato 15 dager fram i tid fra dagens dato (5+10), altså den 30 juni kan han også booke fra 5 dager fram i tid, men neste dag, den 31 juni forsvinner alle allotmenter som er tilknyttet denne avtalen og han vil da ikke få lov å booke lengre. Fast allotment Et fast allotment er en spesifikk fra/til periode som allotmentbrukeren skal få lov å booke i, innenfor avtaleperiodens gyldighet. Eksempel på et fast allotment fra 1. juni til 30. juni: 28. mai 2008 Revisjon 8 side 7 av 9

8 Et fast allotment kan i tillegg ha en spesiell egenskap for å frigjøre det et antall dager før start datoen til allotmentet, dette kan settes ved å velge linja og trykke «rediger» knappen: her har vi bestemt at allotmentet skal frigjøres 5 dager før allotmentet inntreffer. Ting man må være klar over systemet vil aldri tillate overbooking utover antall tilgjengelige enheter eller utover hva som er satt til tillat antall overbookingsenheter. når man skaper et allotment, så vil ikke eksisterende bookinger hindre at allotment objektet blir skapt, men systemet vil uansett ikke tillate overbooking selv om allotmentet ligger over en eksisterende booking. Man kan skape flere uspesifiserte overlappende allotment enn det finnes tilgjengelige enheter på standarden, men allotmentbrukeren vil ikke få lov til å booke flere enheter enn hva som er tilgjengelig. Uspesifiserte allotment kan og vil føre til situasjoner hvor en enhet kan se ut til å være ledig i forhold til dag for dag tilgjengelighet, men pga at de uspesifiserte allotmentene må kunne bookes i en sammenhengene periode uten at bookingen skal bytte enhet innenfor perioden, så vil det føre til at enheter blir utilgjengelig for booking pga dette. Systemet kan i visse tilfeller også nekte booking hvis den ikke klarer å regne ut alle mulige plasseringer av overlappende uspesifiserte bookinger og allotment innenfor et gitt tidsrom. Derfor, for å unngå slike tilsynelatende uforklarlige problemer, unngå bruk av uspesifiserte bookinger og allotment hvis det absolutt ikke nødvendig og man ikke ønsker å bruke overbooking. Hvis matrisen over tilgjengelighet dag for dag viser overbooking, pga at det er flere uspesifiserte allotment enn tilgjengelige enheter, så kan ikke systemet tillate booking på spesifisert enhet i hele perioden hvor uspesifiserte allotment/bookinger overlapper. Dette fordi det gir en eller flere ukjente variabler i forhold til hvordan de uspesifiserte bookingene skal plasseres på enhetene tilslutt, og systemet kan ikke lengre da gi en garanti for at en tilsynelatende ledig enhet faktisk er ledig. 28. mai 2008 Revisjon 8 side 8 av 9

9 En uspesifisert booking som eies (har vært booket) av en allotmentbruker som er i uspesifisert allotment periode, som skifter eier eller blir endret fra uspesifisert til spesifisert enhet, vil frigjøre kapasiteten til allotmentet og allotmentbrukeren kan igjen booke en ny enhet i samme periode. 28. mai 2008 Revisjon 8 side 9 av 9