Håndtering av elever etter at det ikke lengre er mulig å Re-Registrere. Redigert 26/5-2014

Transkript

1 Håndtering av elever etter at det ikke lengre er mulig å Re-Registrere. Redigert 26/ /

2 Innholdsfortegnelse Håndtering av elever etter at det ikke lengre er mulig å Re-Registrere Slå av Re-Registrering Klargjøring av lærer... 4 Ny lærer... 4 Timeoversikt Klargjøring av elever... 6 Ventelisteopprydning... 6 Behandling av re-registreringsvalg... 7 Ferdig med permisjon elev hentes på ventelisten Øvrige håndteringer og forberedelser... Tildeling av rom... Opprett ferieplan... 2/

3 Her kommer en trinn for trinn manual i hvordan du håndtere elevene etter at det ikke lengre er mulig å Re-Registrere. 1. Slå av Re-Registrering a. Deaktiver Re-Registrering Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re-Registrering Skriv evt. en tekts ifm. deaktivering av Re-Registrering b. Aktiver Påmelding for eksisterende elever (er deaktivert mens re-registrering er aktiv). Her kan de i løpet av året legge til nye fag på sin ventelisten. Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re-Registrering 3/

4 2. Klargjøring av lærer For at få en beregning på lærernes stillingsstørrelser i den nye sesong skal du sikre deg at deres lønnsforhold er opprettet og riktig i den nye sesong. Du kan kopiere eksisterende lønnsforhold, tildelte rom, og eventuelle aktiviteter fra inneværende sesong til den nye sesongen: Stamdata -> Håndtering (kolonne sesong )-> Kopier lærer data (Fane) Kopiering av lærerdata må du gjøre mens du står i den gamle/inneværende sesong. Det anbefales at du tar med alt av lærernes data når du kopierer og deretter redigerer i lærernes stamkort, dog avhengig av hvor utbredt Aktivitet blir brukt. Er det ingenting å kopiere så er det fordi forholdet allerede er kopiert eller at det ikke er noe info å kopiere. Ny lærer Opprettelse og plassering av lønnsforhold: Søk lærer -> Ny lærer Sett inn Stamdata på den nye læreren og så på klikk Opprett Velg lønnsforhold, hvilke fag læreren skal undervise i, evt. vikar og tildel rom. 4/

5 Timeoversikt Når alle stillingsstørrelser er riktige, og alle elever er håndterte (se neste punkt), kan du få et overblikk over om det er lærere som mangler elever. Start - Timeoversikt Ovenstående ser du eks. på overtid, undertid eller tid i balanse Før du legger til elever fra ventelisten for å fylle lærernes stillingsstørrelse opp så behandles eventuelle Re-registreringsvalg. 5/

6 3. Klargjøring av elever Ventelisteopprydning I Re-registreringsprosessen anbefales det at ventelisteelever, for å beholde sin plass på ventelisten, også re-registrerer seg på samme måte som aktive elever. Når re-registreringen er deaktivert foretas en ventelisteopprydning hvor de ventelisteelever som ikke har re-registrert seg blir slettet. Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re-Registrering - Ventelisteopprydning Angi den samme skjæringsdatoen som ble brukt da du sendte e-post ut om re-registrering til ventelisteelevene (venteliste Filter). På denne måte filtrerer du vekk de ventelisteelevene som har påmeldt seg før skjæringsdatoen og som ikke har re-registrert deg. Klikk på Vis Liste og kontroller om elevene på listen er de riktige. Deretter klikker du på Slett fra Venteliste. De elevene som blir slette blir markert med grunnen Venteliste Opprydning og kan alltid flyttes tilbake til ventelisten på elevens stamkort. 6/

7 Behandling av re-registreringsvalg I re-registreringsprosessen er det mulig å tillate at elevene kan velge følgende: Bytte Fag (finner et nyt fag som er åpent for påmelding) Timelengde (skriver en kort tekst med ønske) Bytte Lærer (skriver en kort tekst med ønske) Permisjon (flyttes automatisk til ventelisten med type Orlov ) Avhengig av hva som er tillatt så skal de valgte ønskene behandles ut ifra re-registreringslisten: Lister (Standard lister) Re-registrering Husk at stå i sesong 15/16 Elevene er oppdelt etter deres re-registreringsvalg og kan ses hvis du klikke på + til venstre for hvert valg. Øverst på samme side finner du også fanen Elever samme fag (Nåværende fag, venteliste), hvor du kan se de elevene som går på et aktivt fag nå, og samtidig er aktivt på venteliste. Dette kan f.eks. forekomme hvis elever har misforstått re-registreringen og har påmeldt seg et nytt fag i stedet for å re-registrere seg. Disse elevene håndteres ved at du først sletter dem fra ventelisten og deretter re-registrerer dem. 7/

8 Håndter de elevene som ønsker å bytte lærer Stå i ny sesong Hvis elevens ønske om å bytte lærer kan innfries følges denne veiledningen: 1. For å se de elevene som ønsker å bytte lærer velger du Bytte lærer på re-registreringslisten. Klikk så på ElevID. 2. På elevens stamkort under fanen Individuell kan du ved å klikke på Privat kommentar for å se en kort tekst om ønsket om å bytte lærer. Kan ønsket innfries velger du Funksjoner Flytt til en annen lærer 3. Velg ny lærer og dato (samme som elevens startdato på faget) samt div. valg om booking. Hvis flytningen er fra sesongstart setter du hake ved Slett fra opprinnelig lærer 4. Velg Ok til å bytte lærer ved å klikke på Rediger til høyere for faget og sett deretter hake ved Ok. 5. Tilbake i re-registreringslisten kan du se at lærerbyttet er håndtert. 8/

9 Håndter de elever som ønsker å bytte timelengde Stå i ny sesong Hvis elevens ønske om å bytte timelengde kan innfries følges denne veiledningen: 1. For å se de elevene som ønsker å bytte timelengde velger du Bytt timelengde på reregistreringslisten. Klikk så på ElevID. 2. På elevens stamkort under fanen Individuell kan du ved å klikke på Privat kommentar se en kort tekst om ønsket om å bytte timelengde. 3. Klikk på Rediger Bytt Fag til fagtype med mere eller mindre tid sett hake ved Ok for Bytt Timelengde. For å se oversikten over at den er håndtert klikker du på Ok. 4. Tilbake i re-registreringslisten kan du nå se at timelengden er håndtert. 9/

10 Håndter de elevene som ønsker å bytte fag Hvis elevens ønske om å bytte fag kan innfries følges denne veiledningen: Stå i ny sesong 1. For å se de elevene som ønsker å bytte fag velger du Bytte Fag på re-registreringslisten Klikke så på ElevID. 2. På elevens stamkort under fanen Venteliste ser du faget som eleven ønsker å bytte til under typen fagbytte. Klikk på Funksjon Start elev elev. 3. Velg startdato, lærer og betaler. 4. Tilbake i re-registreringslisten vil det nå fremgå at eleven har fått innfridd sitt ønske om å bytte fag. 10/

11 11/

12 Ferdig med permisjon elev hentes på ventelisten Elever som har vert på permisjon og har re-registrert seg etter 1 år vil automatisk komme på venteliste med typen Ferdig med permisjon. Disse har som regel fortrinnsrett og bør derfor behandles før resten av ventelisten. Lister Venteliste (Standard lister) Nå kan elevene fra venteliste og grupper legges til av læreren. 12/

13 4. Øvrige håndteringer og forberedelser Tildeling av rom I hver enkelt lærers stamkort kan du, under fanen Rom tildele rom på de forskjellige dagene og klokkeslett. Lærerne kan godt legge sine timeplaner uten å ha fått tildelt et rom, men det kan være en god hjelp for dem å kunne se hvilket rom de har fått tildelt og i hvilket tidsrom. Tildeles rom etter at timeplanen er lagt klikker du på Oppdater Bookinger hvor så bookingene i den valgte periode blir oppdatert med det tildelte rom. Dette overskriver ikke evt. manuelt tildelte rom på bookinger. Opprett ferieplan Man kan alltid opprette en ferieplan for det pågjeldende år, men for å unngå forvirring når lærerne legger timeplan er det en god ide å opprette ferieplanen før timeplanene blir lagt. Opprett ferieplan: Stamdata -> Ferie helligdager (kolonnen ) -> Feriedager (fane) /