4. Medarbeiderperspektivet Kommunesektoren står overfor store utfordringer knyttet til å rekruttere og beholde godt kvalifisert arbeidskraft. Arendal kommune ønsker å fremstå som en god og profesjonell arbeidsgiver. Nye krav til og knapphet på kompetanse stiller høye krav til fremtidig rekruttering og til utvikling av ledere og medarbeidere. Kompetanse handler om kunnskap, ferdigheter og holdninger. Kompetanseutvikling blir et strategisk virkemiddel for å oppnå sentrale mål for god ledelse, kvalitetsutvikling av tjenestene samt innovasjon og nytenkning. 4.1. Arbeidsgiverstrategi Medarbeiderperspektivet bygger på kommunens vedtatte arbeidsgiverstrategi fra 2007. Den kommer til uttrykk gjennom et dialoghefte som er forutsatt å være i aktiv bruk i enhetenes personalmøter mv med sikte på utvikling av gode arbeidsmiljø samt videreutvikling av tjenestekvalitet. God ledelse er en forutsetning for utvikling av organisasjonen. Kommunens ledelsesutviklingsprogram tar sikte på å stimulere til en utviklingsorientert kultur. Målet er å sikre sammenhengen mellom ambisjonen om å være en innovativ og lærende organisasjon og samtidig ha fokus på den daglige lederoppgave. I 2011 vil kommunen fortsette det forvaltningsmessige og etiske fokus i ledelsesutviklingsprogrammet som grunnlag for utarbeidelse av gode retningslinjer, rutiner og holdninger. Trivsel er en bærende faktor for å skape gode arbeidsplasser. Et godt og trivelig arbeidsmiljø er viktig for å skape en kultur med vilje og forutsetning for å kunne lære av hverandre og ha trygghet til å tåle endringer og omstillinger i en travel hverdag. Det skal i 2011 gjennomføres en ny medarbeidertilfredsundersøkelse (MTU 2011). HMS- utvalgene har en sentral rolle både for å motivere ansatte til å delta, samt å følge opp resultatene av 56 av 96
undersøkelsen. Gjennom utvikling av en innovativ kultur ønsker en å finne gode løsninger som fører til økt kvalitet uten tilsvarende økt ressursbruk. 4.2. Rekruttere og beholde medarbeidere Arendal kommune vil i 2011 fortsette arbeidet med å videreutvikle en fremtidsrettet rekrutteringsstrategi. Mange kommunale medarbeidere vil gå av med pensjon i løpet av handlingsprogramperioden. Dette vil sammen med at virksomheten har et økende kompetansebehov ytterligere øke våre utfordringer ift til å rekruttere nødvendig arbeidskraft. Kommunen har særlige utfordringer knyttet til høyt nivå på medarbeidere som går over på uføretrygd. Dette må møtes med særskilte tiltak rettet mot utsatte medarbeidergrupper. Arbeidet på dette feltet iverksettes i tett samarbeid med Arendal kommunale pensjonskasse og NAV lokalt og regionalt. Kommunen deltar i traineeprogrammet til KS og vil bruke erfaringer herfra i utviklingen av vår rekrutteringsstrategi. Systematisk bruk av lærlinger i kommunens virksomhet skal bidra til å sikre tilgang til kompetent arbeidskraft. I overensstemmelse med krav i IA-avtalen vurderes det om de seniorpolitiske tiltakene i kommunen kan være en del av en mer helhetlig livsfasepolitikk. Gjennom denne vil man kunne vurdere å bruke virkemidler som lønn, kompetanseheving og andre ordninger for å få konkurransefortrinn i kampen om arbeidskraften. 1200 1000 800 600 400 200 0-20 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-2007 23 328 770 898 1035 313 1 2010 18 369 730 889 1068 425 3 Figur 31: Aldersfordeling alle ansatte i kommunen Bystyret vedtok i 2006 seniorpolitiske tiltak hovedsaklig rettet mot medlemmer av KLP og Arendal kommunale pensjonskasse. Tiltakene har vært i gang fra 1.1.2007. Bystyret har videre vedtatt tiltak rettet mot det pedagogiske personale gjeldende fra 1.1.2009 og har etter en evaluering høsten 2009 vedtatt å fortsette disse tiltakene med en liten justering. Tiltakene er viktige for å beholde ansatte med høy kompetanse og god relevant erfaring. Samtidig er AFP-pensjonister relativt kostbare for kommunen. Enhver utsettelse av pensjonsalder er derfor økonomisk positivt for kommunen. Det er i denne sammenheng positivt at det er vekst i antall ansatte i aldersgruppen 60-69 år, jfr søylediagrammet over. 57 av 96
Den seniorpolitiske ordningen innebærer 20 ekstra fridager pr år med full lønn, eventuelt en lønnsmessig kompensasjon på kr 1800 pr mnd. I tillegg gjennomføres inspirasjons- og motivasjonssamlinger rettet mot ansatte i aldersgruppen 48/49 år over en dag, samt en lengre samling for ansatte på 58 år. En felles middag for alle våre jubilanter, ansatt i 20, 30 og 40 år, med noe underholdning samt ordfører og rådmann til stede, er også et tiltak for å gi oppmerksomhet og skape fellesskapsfølelse mellom ansatte i ulike virksomheter i kommunen. Disse ordningene videreføres i handlingsprogramperioden. 4.3. Likestilling Arendal kommune skal føre en arbeidsgiverpolitikk som gir kvinner og menn likeverdige arbeids-, lønns og utviklingsmuligheter. Likestillingsloven og kommuneplanen setter overordnede rammer for likestillingsarbeidet i kommunen. Arendal kommune er med i prosjektet Fritt valg? 10-årssatsingen for likestilling på Sørlandet. Målet med prosjektet er å bidra til god kjønnsbalanse i yrkeslivet på Agder. Myra skole er prosjektdeltaker fra Arendal. Bystyret vedtok i 2007 Handlingsplan for økt rekruttering av flerkulturelle i egen organisasjon: Jorda er flat. Planen er en oppfølging av kommuneplanen 2003-13 og i tråd med Plattform for Arendal kommunes internasjonale engasjement. Planen representerer også en videreføring av kommunens arbeidsgiverstrategi. 4.4. Nærvær sykefravær Gjennom nærværsprogrammet vil Arendal kommune søke å finne gode organisatoriske, arbeidsmiljømessige og prosessuelle virkemidler og tiltak for å øke nærværet og forebygge sykefravær i Arendal kommune. Programmet bygger på kommunens arbeidsgiverstrategi og er en del av kommunens ordinære styringslinje. Administrasjonsutvalget er nærværsprogrammets styringsgruppe. Arbeidet i Nærværsprogrammet foregår i hovedsak på systemnivå, og har to perspektiver; 1) Sikre at den store andelen av medarbeidere som til enhver tid er tilstede på jobb, blir sett og hørt og følges godt opp i det daglige arbeidet. 2) Systematisk og god forebygging, tilrettelegging og oppfølging for de medarbeiderne som er, eller står i fare for å bli sykemeldt. I tillegg skal personalnettverket ivareta kravene i IA-avtalen knyttet til personer med redusert funksjonsevne og redusert avgangalder. Nærværsprogrammet vil gjennom sitt tilbud om regelmessige kurs i Den nødvendige samtalen være med å skape en organisasjon der det er kultur for å ta raskere initiativ til samtaler for å bidra til et bedre arbeidsmiljø og økt kvalitet på arbeidet. Et langsiktig mål for programmet er å redusere fraværet med minimum 2 prosentpoeng til 7,3 %. Programmet vil også bidra til at Arendal kommune jobber fram en helhetlig livsfasepolitikk, og i løpet av kort tid må det vurderes om organisasjonen skal klargjøres for 365 egenmeldingsdager. 58 av 96
Arendal kommunes bedriftshelsetjeneste utøves av Agder Arbeidsmiljø IKS. Dette selskapet eies av Arendal kommune sammen med Aust-Agder fylkeskommune og Froland kommune. Agder Arbeidsmiljø er en aktiv samarbeidspart i oppfølging av kommunens sykemeldte og i utviklingen av kommunen som IA-bedrift. Selskapet står for arbeidsmiljøopplæring og kurs i henhold til krav i lov og forskrift. I 2011 skal selskapet bidra til at ny IA-avtale innføres i tråd med de vedtatte endringer som trår i kraft. Selskapet har regelmessige samarbeidsmøter med Nærværsprogrammet. Arendal kommunale pensjonskasse bidrar økonomisk til Nærværsprogrammet også i 2011. 4.5. HMS-arbeidet Arbeidsmiljøutvalget følger opp alle kommunale enheters arbeid for å forbedre arbeidsmiljøet og drive systematisk HMS-arbeid. Opplæring av enhetsledere, avdelings- og teamledere samt alle verneombud er prioritert, og informasjon og tilrettelegging av gode praksisrutiner i HMS inngår i disse sammenhenger. Arbeidsmål i handlingsplanperioden: Videreutvikling av overordnet nettbasert HMS-håndbok, rutiner og systemer for internkontroll, styringsdokumenter, avviksbehandling og risikoanalyser. Oppfølging av pålegg knyttet til skolene. Ny handlingsplan for renovering og utbygging av skolebygg 2010 2013 ble ferdigstilt høsten 2009. Fokus på risikovurdering knyttet til ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø gjennom å etablere gode internkontrollsystem i enhetene med årshjul for rapportering av avvik og systemforbedringer. Det er viktig å forebygge helsebelastninger/-skader, bidra til reduserte kostnader gjennom høy jobbtilfredshet og redusere usikkerhet knyttet til medarbeidernes arbeidssituasjon. 4.6. Risikovurdering av framlagt forslag sett i forhold til arbeidsmiljø Arendal kommune er i likhet med andre kommuner i en utvikling hvor oppgavene øker år for år. Dette er uttrykk for en samfunnsutvikling hvor fellesløsningene blir mer og mer omfattende. Fra skolegang ble tilgjengelig for alle utover 1800 tallet og fram til at alle barn i dag her rett til barnehageplass, er det skjedd tatt mange små og store steg i denne retning. Kommunene blir vist stor tillit fra de nasjonale styresmaktene ved å bli tildelt ansvaret for at fellesløsningene blir levert i lokalsamfunnet på en hensiktsmessig måte. Veksten i oppgaver sammen med den tilliten kommunene blir vist, gjør det på alle måter spennende å ha sitt daglige arbeid i kommunen. Ettersom meningsfulle arbeidsoppgaver er helt sentralt for medarbeideres trivsel, vil vi ha de beste forutsetninger for godt arbeidsmiljø i det alt vesentlige av kommunens virksomhetsområder også i 2011 2014. Jfr. i denne sammenheng også de medarbeidertilfredshetsmålingene kommunen har gjennomført hvor det generelle bildet er et godt resultat allerede fra den første undersøkelsen i 2001. Dette er ytterligere forbedret til og med siste måling som var i 2009. Ny måling planlegges i november 2011. 59 av 96
Men, selv om oppgaver og ressurser vokser også fra 2010 til 2011, er det et faktum at det økonomiske opplegget kommende 4- årsperiode er svært stramt. Det ligger også inne en del forutsatte tiltak som vil kunne føre til belastninger for de ansatte. Ikke oppsigelser Selv om forslag til budsjett / handlingsplan forutsetter vesentlig reduksjon i lønnsutgifter, legges det ikke opp til oppsigelser. Det er stor turnover i Arendal kommune, og vi har et godt system for å tilby alternativ stilling ved overtallighet. Således er det rådmannens premiss at ingen skal sies opp på grunn av manglende budsjettmidler i 2011 14. Risiko barnehageansatte Selv om budsjettkuttene i barnehagene tallmessig ikke er så svært store, må de vurderes i sammenheng med den vedvarende innsparingsprosessen barnehagene har vært stilt overfor i flere år nå. Det er lite å gå på, og de ansatte må forventes å merke enda større press i arbeidssituasjonen. Rådmannen vurderer likevel at situasjonen for de ansatte i barnehagene også i 2011 14 vil ha gode arbeidsplasser med et arbeidsmiljø som alt i alt er godt både for brukere og ansatte. Risiko skoleansatte Skolene får redusert sine rammer vesentlig. Ettersom det stort sett er lønnsbudsjettene dette vil gå ut over, vil personalet og ledelsen ved enhetene få en forverret situasjon. Skolene vil måtte vurdere strammere hvilke oppgaver som skal prioriteres, og det må forutsettes at hver enkelt skole finner fram til de tiltak som skjermer elevene og undervisningen mest. Overtallighet ved noen enheter må eventuelt løses ved overføring til andre innenfor rammen av kommunens system for handtering av overtallighet. Rådmannen har vurdert den samlede risiko for ledelse og ansatte i skolene knyttet til den arbeidssituasjon budsjett / handlingsplan 2011 14 skaper. Konklusjonen er at risikoen for arbeidsmiljøbelastninger ikke er så høy at budsjettforslaget er uforsvarlig i et arbeidsmiljøperspektiv. Risiko omsorgsansatte Innretningen på budsjettet for omsorgssektoren er preget av et ansatteperspektiv. Over flere år har produksjonen i omsorgssektoren økt uten tilsvarende bemanningsstyrking. Dette kan ikke fortsette. Av denne grunn er hovedtyngden av reduksjoner på omsorgssektoren lagt på reduksjon i brukertilbudet på det felt som krever mest bemanning, nemlig heldøgnsplasser. Det er videre forutsatt at hjemmetjenestene styrkes noe. Rådmannen legger til grunn at tilpasning av omsorgstjenestene til et samlet nivå hvor antall heldøgnsplasser er lavere enn i dag vil være mulig over noe tid. Trolig vil de foreslåtte tiltakene ikke ha tilstrekkelig effekt i 2011, men i løpet av 2012 bør tilpasningen ha skjedd. Den største utfordringen for de ansatte i omsorg kan derfor bli å handtere midlertidige tiltak for å oppnå balanse i regnskapet for 2011. I denne sammenheng vil det nok bli en del utslag av stram drift som de ansatte må slite med. Ettersom planen er at tilpasningen til et justert tjenestetilbud skal gi en forbedret situasjon fram i tid, regner likevel rådmannen belastningene for innenfor akseptable risikorammer i forhold til arbeidstakere og arbeidsmiljø. 60 av 96
Risiko rådhusansatte Kuttet som er foreslått på rådhuset er det minst spesifiserte. Det skaper derfor en viss grunn til usikkerhet knyttet til hvordan arbeidssituasjon og produksjon vil bli samlet sett. Mulighetene for reduksjoner vil først og fremst ligge i full stopp på vikarbruk, samt konsekvent praksis med å holde stillinger vakante når noen slutter eller går av med pensjon. Ved slike virkemidler blir presset på de gjenværende arbeidstakerne systematisk større. Presset kan både kreve større innsats, og føre til det stress som ligger i at arbeidsoppgavene hoper seg opp. Når rådmannen likevel foreslår så sterke kutt i budsjettene til virksomhetene med hovedtilhold på rådhuset, skyldes det delvis mangel på alternativer og delvis vedvarende politisk trykk på at alt av administrative kostnader må holdes på et absolutt minimum. Selv om mye av arbeidet som utføres på rådhuset er direkte brukerrettet (.. byggesak, kultur, vei, vann og avløp, psykiatriske sykepleiere, barnevernet, m.v. ), er det også her det meste av den administrative overbygning finnes. Til tross for belastningene som vi vet kommer, vurderer rådmannen risikoen for arbeidstakerne relatert til rådhuset innenfor akseptable rammer. 4.7. Implementering av IKT-systemer Arendal kommune har sammen med de tre andre eierne av IKT Agder tatt i bruk nye felles IKT-systemer. Dette innebærer en omlegging av rutiner og arbeidsprosesser for ledere og medarbeidere innen områdene sak/arkiv, lønn, kompetansekartlegging og -styring, oppfølging av sykmeldte, medarbeideroppfølging, ansettelser og rapportering. Felles oppsett og utvikling av systemene med de andre eierne av IKT-Agder gir bedre arbeidsflyt og bedre utnyttelse av ressurser i forhold til oppdatering, vedlikehold og utvikling. Det må i 2011arbeides for å oppnå økonomisk gevinst ved lavere ressursbruk ved rekruttering og medarbeideroppfølging. Målet er enklere og standardiserte prosedyrer som skal benyttes av ledere på ulike nivå. Opplæring i de nye IKT- systemene av medarbeidere på alle nivåer i organisasjonen er en kritisk suksessfaktor for å oppnå både den økonomiske og kvalitative gevinsten som er forutsatt ved innføringen av de nye programmene. De nye løsningene skal presenteres via kommunens ansattportal. 4.8. Styringsinformasjon medarbeiderperspektivet Medarbeiderperspektivet legger til grunn at medarbeiderne er organisasjonens viktigste ressurs. Medarbeidernes trivsel sammen med et godt arbeidsmiljø er et mål i seg selv, samtidig som kommunen forventer at høy trivsel vil gi økt motivasjon, høyere nærvær og bedre tjenesteproduksjon. Det er derfor viktig med systematisk og pålitelig informasjon både om trivsel og arbeidsmiljøet i organisasjonen. Medarbeiderundersøkelse vil bli gjennomført høsten 2011. Undersøkelsen vil bli basert på undersøkelsen fra 2009 med noen nødvendige justeringer. Resultatene fra undersøkelsen vil bli brukt med sikte på å forbedre arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass. 61 av 96
Suksessfaktor Aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø Styringsindikator Medarbeidertilfredshet Arendal kommune Medarbeidertilfredshet egen arbeidsplass Opplevelse av å bli sett og hørt av nærmeste leder Score 2007 2008 2009 Mål 4,7-4,8 4,7 4,8-5 4,7 4,8-4,9 4,7 Opplevelse av medvirkning 4,5-4,7 4,7 Andel ansatte i omsorg i deltidsstillinger (undr 40%) 18,8 15 Antall nye uføre (AKP) 40 34 38 20 Netto økning i antall uføre (AKP) 15 32 26 10 Nærvær (%) 91 90,6 92,7 Fravær langtid (%) 7,2 7,4 6,0 Fravær korttid (%) 1,8 2,0 1,3 Likestilling Fremtidsrettet kompetanse-utvikling Andel kvinnelige ledere (%) 51 64 70 Antall flerkulturelle med ikke-vestlig bakgrunn 90 - - 90 Opplevd egen kompetanse 4,9-5 5 Opplevd egen IKT -kompetanse 3,8-4,3 4 Figur 32: Styringskart medarbeiderperspektivet I tillegg til trivsel og arbeidsmiljø måles også nærvær/ fravær, heltid/deltid og antall uføre i medarbeiderperspektivet under suksessfaktor Aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø. Likestillingsarbeid og systematisk kompetanseutvikling må stå i fokus for å nå målene i kommunens arbeidsgiverstrategi. Det legges opp til en gjennomgang av indikatorsettet også for medarbeiderperspektivet. Dette gjelder både hvilke typer av indikatorer som skal velges og hvilke måltall som skal gjelde. 62 av 96