INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003

INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003 Ordinært sameiermøte i Vestre Ingieråsen Boligsameie, avholdes torsdag 27. mars 2003 kl. 1830 i Kommunestyresalen i Rådhuset på Kolbotn. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse. C) Valg av sekretær og en eller to personer til å underskrive protokollen. D) Godkjenning av innkalling 2. ÅRSBERETNING FOR 2002 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2002 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 4. BUDSJETT 2003 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 6. INNKOMNE FORSLAG 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Kolbotn, 26. februar 2003 I styret for Vestre Ingieråsen Boligsameie I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Vestre Ingieråsen Boligsameie NAVNESEDDEL OG/ELLER FULLMAKT ORDINÆRT SAMEIERMØTE TORSDAG 27. MARS 2003 S.1024 VESTRE INGIERÅSEN BOLIGSAMEIE Denne kontrollseddel bes i utfylt og signert stand leveres ved fremmøte på det ordinære sameiermøte den 27. mars 2003. Sameiers navn: Sameiers adresse: I tilfelle du selv ikke møter, gis fullmakt til : Fullmektigens navn: Sted og dato: / 2003 Seksjonseiers signatur:

3 Vestre Ingieråsen Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2002 2. TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: Styreleder : Jarl Pettersen Monrad Johansens vei 6 Styremedlem: Liv Aastad Fartein Valens vei 37 Styremedlem: Vivian Ingvoldstad Monrad Johansens vei 4 Varamedlem : Terje Bustnes Monrad Johansens vei 4 Varamedlem : Bjarne Habberstad Monrad Johansens vei 2 Varamedlem: Anne Lise Bjerke Fartein Valens vei 35 Sameiets styre består av 2 kvinner og 1 mann. Styrets leder er mann. Sameiet har ingen ansatte. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av Centrum Eiendomsbestyrelse as. Sameiets revisor er Ernst & Young AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 7 bygninger med til sammen 84 seksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 47 bruksnr. 539. Sameiet ligger i Oppegård Kommune. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i OBOS. Se balansen og note i regnskapet. REHABILITERING Sameiet har gjennomført rehabilitert for kr 4.000.000,- i 2001 Terrassegulv vanntett belegg, mekanisk reparert Terrassehimling malt, mekanisk reparert Veggskiver og blomsterkasser malt, mekanisk reparert Vegger og vinduer overflatebehandlet Sittegrupper hellelagt plattinger med hekk på sameiets uteareal VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har inngått kontrakt på vaktmestertjenester med Alt-mann AS.

4 Vestre Ingieråsen Boligsameie HMS (HELSE, MILJØ OG SIKKERHET) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Intern-kontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha intern-kontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggeherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. Sikringsutstyr i garasjeanleggene er sameiet ved styret ansvarlig for vedlikehold av. TELENOR Sameiet er for tiden tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og NBBL om rabattordning på teletjenester for den enkelte beboer. EL- KRAFTAVTALE OBOS har fremforhandlet avtale med Oslo Energi AS for leveranse av El-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET Telenor Avidi's servicetelefon 80 03 01 11 er åpen kl. 08.00-22.00. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring AS og polisenummeret er 1676304. Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering og påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 E-mail forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. EIENDELER OG GJELD - OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt

5 Vestre Ingieråsen Boligsameie omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene. 4. STYRETS ARBEID Styret har avholdt 10 styremøter i tillegg til ordinært årsmøte som ble avholdt 30.april 2002. Fellesutgiften ble økt med 10 % fra 01.01.2002 som følge av rehabilitering og opptak av lån. Rehabiliteringen er omsider avsluttet. OBOS har godkjent arbeidet selv om det står igjen et par småting i Monrads Johansens vei 2. Dette vil bli ordnet i løpet av våren 2003. Sameiet har bankgaranti dersom det skulle vise seg at det dukker opp feil og eventuelle mangler i forbindelse med arbeidet som er utført. I løpet av året har vi sikret garasjeportene med lys og fotoceller. I et uhell ble porten i Monrad Johansens vei 4 påkjørt hvor 2 leddseksjoner måtte skiftes. Det er fortsatt et problem med tømming av søppel. NB Det er kun husholdningsavfall som skal i søppeldunken. Søppelet skal legges i stativenes sekker, og alle må påse at det ikke ligger poser slik til at fugler kommer å drar søppel rundt omkring. Trekk opp sekken i stativet hvis den ser full ut. Annet avfall MÅ leveres på mottaket ved Brannstasjonen. Styret arbeider med å få nye større containere og et bedre system. Det er foretatt en dugnad i år. Det var under 30 % av beboerne som deltok. Dette viser dårlig sosial inntresse for trivsel. ALLE bør vise sin felles interesse ved å møte opp for å skape et rent og hyggelig boligmiljø. Dersom dette fortsetter må kommende styre vurdere å sette bort jobben som kan medføre høyere husleie. MØT OPP! Vi har hatt en lekkasje i Monrad Johansens vei 4. Det måtte foretas reparasjon av stuegulv. Vi har registrert sameiet som egen kabeleier. Det er også i løpet av året vurdert oppgradering av sameiets nett til bredbånd, men har utsatt saken inntil videre siden styret ikke kjenner til behovet for dette i sameiet. Etter mange år har vi endelig fått ordnet utlyset i krysset ved Fartein Valens vei 37 og Monrad Johansens vei 6. Det innkommer framdeles klager på dårlig trappevask. 5. REGNSKAPET FOR 2002 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2002 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2002 viser et årsresultat på kr 75.343,-. Driftsinntektene i 2002 var totalt kr 1.761.960,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter.

6 Vestre Ingieråsen Boligsameie Driftskostnadene i 2002 var totalt kr 1.374.421,-. Det er en reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2002 på kr 100.000,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: Drift og Vedlikehold ble budsjettert med - kr 320.000,-, mens regnskapet viser - kr 152.231,-. Hovedårsaken til avviket var mindre kostnader etter rehabiliteringen. Revisors honorar for regnskapsåret 2002 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2002 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret foreslår at årets overskudd overføres neste års drift. 6. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i Centrum Eiendomsbestyrelse as pr. 1.1.2003: Driftskonto (foliokonto) Særvilkårskonto (6 mnd. binding) Negativ kasse (overtrekk) 3,25 % p.a. 6,85 % p.a. 1,75 % pr. mnd. STRØMPRISENE Kraftprisene har siste år øket betydelig og det forventes også en kraftig økning i 2003. Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift. Kraftpris utgjør ca. 35 %, nettleie ca. 30 % og statlige avgifter ca. 35 %.

7 Vestre Ingieråsen Boligsameie FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer økte kraftig i 2002. Det er også for 2003 en kraftig økning i forsikringspremiene som i hovedsak skyldes ca. 6% økning i byggeindeksen, staten har økt naturskadepremien og i tillegg en generell økning i alle forsikringsselskapene. Økningen av sameiets forsikringspremie for 2003 er på 17%. KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften, vann- og avløpavgiften øker med 3,7% fra 2002 til 2003. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. 7. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2003 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år 2003. Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2003.) Oversikten er basert på uendrede fellesutgifter for året 2003. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr 87.600,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Kolbotn, 26. februar 2003 I styret for Vestre Ingieråsen Boligsameie Jarl Pettersen /s/ Liv Aastad /s/ Vivian Ingvoldstad /s/

8 Vestre Ingieråsen Boligsameie Endring av Vedtektene til Vestre Ingieråsen Boligsameie 8. Forslaget er skrevet med blå skrift så det er veldig utydelig! Jeg har skrevet det av slik at det er leselig og nestleder underskriver på oppriktig avskrift : Forslag til endring av SAMEIERMØTE 8 Sameier er boligsameiets øverste organ. Ordinært sameiermøte (årsmøte) holdes hvert år innen utgangen av April måned. Innkallingen til Til sameiermøte skal skje skriftlig med minst 14 dager og høyst 20 dager. Innkallingen skal innholde informasjon om at evt. Saker som en sameier ønsker å ta opp på årets sameiermøte må være styret i hende senest 7 dager før møtet. Saker som en sameier ønsker behandlet på det ordinære sameiermøte, skal nevnes i innkallingen Når det settes fram krav om dette senest innen 1 februar. Avskrift stemmer med forslag. Styrets innstilling: Styret kan ikke stemme for forslaget, og foreslår at vedtektene ikke endres.

9 Vestre Ingieråsen Boligsameie P R O T O K O L L fra Ordinært sameiermøte i Vestre Ingieråsen Boligsameie ble avholdt torsdag 27. mars 2003 kl. 1830 i Kommunestyresalen i Rådhuset på Kolbotn. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -- Tilstede var 11 seksjonseiere i henhold til innleverte navnesedler, samt 4 med fullmakt. Til sammen 15 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte: Annveig Ghebreselasie Fra styret møtte: Jarl Pettersen, Liv Aastad og Vivian Ingvoldstad Møtet ble åpnet og ledet av Jarl Pettersen Den oppsatte saksliste ble godkjent. TIL BEHANDLING FORELÅ: 1. KONSTITUERING A. Valg av møteleder. Som møteleder ble foreslått Jarl Pettersen B: Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende seksjonseier var tilstede. VEDTAK: Godkjent C. Valg av møtesekretær Som sekretær ble foreslått Annveig Ghebreselasie og til å undertegne protokollen ble det foreslått: Øistein Aaslie og Ove Rygg D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på og erklære dette for lovlig satt. VEDTAK: Godkjent 2. ÅRSBERETNING FOR 2002/2003 Styrets årsberetning for 2002 ble referert og foreslått tatt til etterretning. VEDTAK: Tatt til etterretning 3. ÅRSREGNSKAPET FOR 2002 Revisors beretning ble lagt frem for de fremmøtte sameiere. Regnskapet ble referert og foreslått godkjent. Det foreslås at årsresultatet overføres balansen til konto for egenkapital. VEDTAK: Godkjent

10 Vestre Ingieråsen Boligsameie 4. BUDSJETT FOR 2003 Budsjettet inneholder ordinær drift av sameiet. Det er ikke lagt inn større utbedringer for 2003. Styret foreslår at budsjettet for 2003 blir tatt til etterretning. VEDTAK: Budsjettet ble tatt til etterretning 5. GODTGJØRELSE TILSTYRET OG REVISOR Styrehonoraret for perioden 2002/2003 er foreslått fastsatt til kr 36.000,- og revisorhonoraret for perioden 2002 til ca kr 4.800,-. VEDTAK: Revisjonskostnader er satt til ca 4800,- for 2002, og styrehonoraret er fastsatt til kr 40.000,- underforutsetning at posten for Velkontingent utgår. 6. INNKOMNE FORSLAG 6a) Innkommet forslag fra Øystein F. Aaslie, Monrad Johansens vei 2 Forslag til endring av sameiets vedtekter 8 med teksten Saker som en sameier ønsker behandlet på det ordinære sameiermøte, skal nevnes i innkallingen når det settes fram krav om dette senest innen 1. februar. hvor forslagsgiver fremmer følgende forslag: Innkalling til sameiermøte skal skje med varsel på minst 14 dager og høyst 20 dager. Innkallingen skal inneholde informasjon om eventuelle saker som en sameier ønsker å ta opp på årets sameiermøte må være styret i hende senest 7 dager før møtet. VEDTAK: Forslagsgiver trekker forslaget om endring av sameiets vedtekter 8. Nytt forslag: Styret varsler og påminner om forslagfristen til årsmøtet i god tid før meldefristens utløp 1. februar. VEDTAK: Enstemmig vedtatt 6b) Innkommet forslag fra Øystein F. Aaslien, Monrad Johansens vei 2 som fremmer følgende forslag: Få etablert en avtale med et vaskefirma til å ta trappevasken. VEDTAK: Forslaggivers forslag falt med 5 stemmer for og 11 i mot. 7. VALG A. Som leder for 1 år ble foreslått: Jarl Pettersen Monrad Johansens vei 6 B. Valg av 2 styremedlemmer for 1 år ble foreslått: Rune Stiauren Monrad Johansens vei 6 Trude Romi Fartein Valens vei 33 C. Valg av 3 varamedlem for 1 år ble foreslått: Terje Bustnes Monrad Johansens vei 4 Bjarne Habberstad Monrad Johansens vei 2 Anne Lise Bjerke Fartein Valens vei 35 D. Valg av valgkomité

11 Vestre Ingieråsen Boligsameie Bjørn Range Monrad Johansens vei 6 Liv Aastad Fartein Valens vei 37 I tillegg et styremedlem som styret oppnevner. Sameiermøtet hevet kl. 2000 Protokollen godkjent av undertegnede. Jarl Pettersen/s/ Annveig Ghebreselasie/s/ møteleder sekretær Ove Rygg/s/ Øystein Aaslie/s/ protokollvitne protokollvitne VED VALGENE PÅ SAMEIERMØTET HAR STYRET FÅTT FØLGENDE SAMMENSETNING: Leder : Jarl Pettersen Styremedlem/NK : Rune Stiauren Styremedlem/Sekretær : Trude Romi 1. Varamedlem : Terje Bustnes 2. Varamedlem : Bjarne Habberstad 3. Varamedlem : Anne Lise Bjerke Oslo 04.11.2003