INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003 Ordinært sameiermøte i Sameiet Ringgaten Terrasse, avholdes tirsdag 8. april 2003, kl i Lilleborg Kirke. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse. C) Valg av sekretær og en eller to personer til å underskrive protokollen. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR A) ÅRSREGNSKAP FOR 2002 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. B) BUDSJETT 2003 Styret foreslår en økning av fellesutgiftene på 20% fra GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 5. INNKOMNE FORSLAG 1) Endring av ordlyden i vedtektenes 6. 2) Endring av ordlyden i vedtektenes 11. 3) Oppgradering av kabel-anlegget. 4) Felles tiltak for reparasjon av vindusfester. Mer om sakene bakerst i heftet. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 4 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomite Vedlagt følger siste oppdaterte vedtekter og husordensregler. Oslo, I styret for Sameiet Ringgaten Terrasse Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ Arna Bjørnsdottir /s/ Bjørg Børresen /s/ Anne Karin Sele /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Ringgaten Terrasse ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: VALGT: Leder : Finn Kirkeby Trukket seg Styremedlem : Arna Bjørnsdottir år Styremedlem : Jorunn Hageberg Trukket seg Styremedlem : Bjørg Børresen år Styremedlem : Olga Solberg år Styremedlem : Milly Krogstad år Varamedlem : Anne Karin Sele år 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Iht. regnskapsloven 3-3 omfattes boligselskapet av likestillingsloven og det oppfordres derfor ved valg til en fordeling av kjønn i styre, komiteer og utvalg. Boligselskapets styre består av 5 kvinner og 0 menn. Boligselskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Selskapet har 1 mannlig ansatt. Boligselskapet følger likestillingslovens bestemmelser og vil tilstrebe likestilling ved eventuelle nyansettelser. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen utføres i henhold til kontrakt av OBOS Eiendomsforvaltning AS fra og med Sameiets revisor er Flattum & Co DA. EIENDOMMEN Sameiet består av 1 bygning med til sammen 144 boligseksjoner og 2 næringsseksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 227 bruksnr. 29. Sameiet ligger i Oslo Kommune. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap.

3 3 Sameiet Ringgaten Terrasse HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET UPC's servicetelefon er åpen kl , lørdag/søndag kl EL- KRAFT-AVTALE OBOS har fremforhandlet avtale med Oslo Energi AS for leveranse av El-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. AVTALE OM OLJELEVERANSE OBOS har inngått samarbeidsavtale med AS Norske Shell om levering av fyringsolje til rabatterte priser. Boligselskapet har tiltrådt denne avtalen. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige NOR og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre.

4 4 Sameiet Ringgaten Terrasse Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. EIENDELER OG GJELD - OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene hverken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene. 3. STYRETS ARBEID Styret har bestått av styreleder Finn Kirkeby, styremedlem Milly Krogstad, Arna Bjørnsdottir, Olga Solberg, Jorunn Hageberg og Bjørg Børresen, med varamedlem Anne Karin Sele. Jorunn Hageberg flyttet fra gården i oktober og gikk dermed ut av styret. Styreleder Finn Kirkeby ga styret beskjed på møte om at han trakk seg fra alt styrearbeid. Det resterende styret valgte da å fortsette som et team med felles ansvar for styrets arbeid inntil årsmøte. Styret så det ikke hensiktsmessig å innkalle til enda et ekstraordinært årsmøte, men ønsket å legge årsmøtet 2003 så tidlig som mulig. Sameiets ordinære årsmøte ble holdt og ekstraordinært årsmøte Viktige saker å følge opp fra årsmøtene har vært løpende å vurdere utføring av ikke store og kostnadskrevende tiltak fra tilstandsvurdering (trinn 1), og legge til rette for å delta i gjennomføring av forprosjekt våtrom (trinn 2). Av større vedlikeholdsarbeid er beising av vinduene og bodene gjennomført. Det har vært viktig for styret å finne en god praksis på overgangen til ny forretningsførerkontrakt fra Eiendomsmarkedet til OBOS. Styret har hatt 14 møter og behandlet 146 saker i løpet av Etter ekstraordinært årsmøte har styret valgt å ha møte hver mandag. I tillegg har styret på mandager kl hatt tilbud om kjøp av polletter til vaskeriene. Denne timen har også vært nyttet til åpen time for sameiere (og framleiere) som ønsker å ta opp viktige saker med styret. Av saker styret løpende har arbeidet med nevnes bekjempelse av kakerlakker, rotter og andre skadedyr. Det har vært arbeidet med klagesaker i forhold til husbråk og andre alvorlige brudd på vedtekter og husordensregler, som oppsetting av paraboler, husleierestanser med mer. Vaktmester Tore Skogheim er tilsatt med ansettelsesavtale og stillingsbeskrivelse. Det er gjennomført skifte fra gammelt til nytt callinganlegg i 3 oppganger. Styret har opprettet egen postkasse for post til sameiet under adresse Chr. Michelsensgt. 35. Det er foretatt befaring med vurdering av samtlige vaskerier i gården og av ventilasjonsanlegget vårt. Det har vært holdt dugnader med rydding av uteareal. På dugnadene har det vært godt oppmøte fra beboere som har gjort en viktig jobb for fellesskapet. Styret ønsker å gi

5 5 Sameiet Ringgaten Terrasse honnør til disse beboere som gjorde godt arbeid og skapte hygge og samhold med sin innsats. 4. REGNSKAPET FOR 2002 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2002 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2002 viser et årsresultat på kr ,-. Driftsinntektene i 2002 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftskostnadene i 2002 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte utgiftsposter. Revisors honorar for regnskapsåret 2002 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2002 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. 5. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr : Mellomregningskonto (foliokonto) Særvilkårskonto (6 mnd. binding) Negativ kasse (overtrekk) 3,25 % p.a. 6,85 % p.a. 1,75 % pr. mnd. STRØMPRISENE Kraftprisene har siste år øket betydelig og det forventes også en kraftig økning i Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift. Kraftpris utgjør ca. 35 %, nettleie ca. 30 % og statlige avgifter ca. 35 %. FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer økte kraftig i 2002.

6 6 Sameiet Ringgaten Terrasse Det er også for 2003 en kraftig økning i forsikringspremiene som i hovedsak skyldes ca. 6% økning i byggeindeksen, staten har økt naturskadepremien og i tillegg en generell økning i alle forsikringsselskapene. Økningen av sameiets forsikringspremie for 2003 er på 2,5 %. Årsaken til den lave økningen i premien skyldes at styret har valgt å skifte forsikringsselskap. KOMMUNALE AVGIFTER Ingen økning i Renovasjonsavgiften. Vann- og avløpsavgiften øker med 2,5% fra 2002 til ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. 6. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2003 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2003.) Oversikten er basert på 20% økning av fellesutgiftene fra Fellesutgiftene vil da bli på kr. 1560,- pr. mnd. I posten drift og vedlikehold er det ikke tatt høyde for vedlikehold utover det helt nødvendige. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for Sameiet Ringgaten Terrasse Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ Arna Bjørnsdottir /s/ Bjørg Børresen /s/ Anne Karin Sele /s/ REVISORS BERETNING

7 7 Sameiet Ringgaten Terrasse Revisors beretning er gjengitt i eget dokument og kopi kan fås ved henvendelse til forretningsfører.

8 8 Sameiet Ringgaten Terrasse RESULTATREGNSKAP BUDSJETT DRIFTSINNTEKTER: 1* LEIEINNTEKTER * ANDRE INNTEKTER SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: 3* REVISJONSHONORAR * STYREHONORAR FORRETNINGSFØRERHONORAR * KONSULENT OG FORVALTN.TJENESTER * PERSONALKOSTNADER * DRIFT OG VEDLIKEHOLD FORSIKRINGER * KOMMUNALE AVGIFTER * ENERGI OG BRENSEL * ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/KOSTNAD 11* FINANSINNTEKTER * FINANSKOSTNADER RES.AV FINANSINNT/KOSTN ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER: OVERFØRT TIL EGENKAPITAL

9 9 Sameiet Ringgaten Terrasse BALANSE EIENDELER ANLEGGSMIDLER DEPOSITUMSKONTO OMLØPSMIDLER LEIERESTANSER * ANDRE FORDRINGER INNESTÅENDE OBOS INNESTÅENDE BANK SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL OPPTJENT EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD 14* ANNEN LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD FORSKUDDSLEIE LEVERANDØRGJELD * SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER * ANNEN KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD OSLO DEN / I STYRET FOR SAMEIET RINGGATEN TERRASSE Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ Arna Bjørnsdottir /s/ Bjørg Børresen /s/ Anne Karin Sele /s/ OBOS EIENDOMSFORVALTNING AS Øivind Aastorp /s/ FORRETNINGSFØRER Gro Wøien /s/ FORVALTNINGSKONSULENT

10 10 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTER NOTE : 01 LEIEINNTEKTER Forretningslokaler Framleietillegg Diverse oppussing Fellesutgifter Kjellerlokale SUM LEIEINNTEKTER NOTE : 02 ANDRE INNTEKTER Automatpenger Tilbakeført avsetning arb.avg. honorar Nøkkelsalg 500 Ref. faktura kakkerlakker Tilskudd Husbanken Husleie, reskontro Tilbakeført avsetning honorar Depot 600 Eieskiftegebyr Rentokil, dobbelbelastet faktura 2000/ Tvangssalg SUM ANDRE INNTEKTER NOTE : 03 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr 9920 NOTE : 04 STYREHONORAR Styrehonorar er på kr 64169,-. Ingen kostnader i sameiet 2002 da honoraret var avsatt i NOTE : 05 KONSULENT OG FORVALTN.TJEN. OBOS Eiendomsforvaltning AS OBOS Prosjekt AS SUM KONSULENT OG FORVALTN.TJE

11 11 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE : 06 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Annen lønn Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært 1 ansatt i selskapet gjennom året. NOTE : 07 DRIFT OG VEDLIKEHOLD STØRRE BYGN.MESSIG VEDLIKEHOLD Malercompagniet i Oslo SUM STØRRE BYGN.M.VEDLIKEHOLD Drift/vedl.hold bygninger Drift/vedl.hold VVS Drift/vedl.hold elektro -865 Drift/vedl.hold utvendig anl Drift/vedl.hold fellesanl Drift/vedl.hold antenneanl Drift/vedl.hold brannsikring -936 Drift/vedl.hold vaskerianl Kostnader dugnader -539 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE : 08 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift -878 Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE : 09 ENERGI OG BRENSEL Elektrisk energi Olje Strøm oljefyr el.bereder SUM ENERGI OG BRENSEL

12 12 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE : 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Renovasjon, søppeltømming Skadedyrab Verktøy og redskap Driftsmaterialer -272 Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer Snørydding Sofiemyr Judokwai, rydding loft og kjeller Kontorrekvisita Trykksaker Møter,kurs,oppdatering mv Andre kontorkostnader Telefon Porto Reisekostnader -300 Bankgebyr -894 Velferdskostnader -569 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE : 11 FINANSINNTEKTER Renter konto i Fokus Bank Renter av vaskerikonto i Gjensidige Nor 640 Renter av driftskonto i OBOS Renter ved for sent betalt husleie SUM FINANSINNTEKTER NOTE : 12 FINANSKOSTNADER Renter OBOS neg.kasse -197 Andre rentekostnader -914 SUM FINANSKOSTNADER NOTE : 13 ANDRE FORDRINGER FORDRINGER ANSATTE/TILL.VALGTE Dobbelt utbetalt honorar SUM ANDRE FORDRINGER 5 000

13 13 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE : 14 ANNEN LANGSIKTIG GJELD Depositum vaktmesterleilighet SUM ANNEN LANGSIKTIG GJELD NOTE : 15 SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arb.giveravg SUM SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER NOTE : 16 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Skyldige feriepenger Honorar salgspålegg, år Leie av lokale Lilleborg Kirke Oslo Energi, avsetning Viken Energi, avsetning SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

14 14 Sameiet Ringgaten Terrasse 5. INNKOMNE FORSLAG 1) Endring av ordlyden i vedtektenes 6. Sameiemøtet vedtok å innføre følgende bestemmelse i vedtektenes 6: Hver gang det flytter inn en ny husstand, det være eier eller leier, skal det betales en avgift på kr 2.000,- til sameiet. Ut i fra en juridisk vurdering er vedtektsendringen sannsynligvis i strid med eierseksjonsloven og dermed ugyldig. Sameiemøtet anbefales derfor å endre ordlyden i vedtektenes 6. Gammel ordlyd i vedtektenes 6. Sameierne må selv sørge for forsvarlig vedlikehold av den seksjon vedkommende har eksklusiv bruksrett til. Seksjonen skal behandles med tilbørlig aktsomhet og all skade skal sameieren selv erstatte eller utbedre uten opphold. Hvis dette ikke skjer innen rimelig frist, er dette å betrakte som vesentlig mislighold av nærværende vedtekter, og sameiet ved forretningsfører kan foreta vedlikehold eller utbedring for vedkommende sameiers regning. Med sameiers vedlikeholdsansvar forstås all oppussing, istandsettelse og fornyelse av maling, tapet, gulv, dører og vinduer, låser, nøkler, elektriske ledninger med tilbehør fra seksjonens sikringsboks, vannkraner, servanter, apparater med, klosetter med skål og cisterne samt istandsettelse og oppstaking av vann- og avløpsrør til og fra egen vannlås. Dette gjelder også ledninger og innretninger som vedkommende sameier selv har satt opp. Sameier må ikke uten godkjennelse fra styret sette opp radio- og TV-antenne eller gjøre bygningsmessige forandringer av seksjonene. Av hensyn til den felles interesse i en penest mulig fasade, kan sameiet fatte beslutninger om forhold av eksteriørmessig betydning. Hver gang det flytter inn en ny husstand, det være eier eller leier, skal det betales en avgift på kr 2000,- til Sameiet. Forslag til ny ordlyd i vedtektenes 6. Sameierne må selv sørge for forsvarlig vedlikehold av den seksjon vedkommende har eksklusiv bruksrett til. Seksjonen skal behandles med tilbørlig aktsomhet og all skade skal sameieren selv erstatte eller utbedre uten opphold. Hvis dette ikke skjer innen rimelig frist, er dette å betrakte som vesentlig mislighold av nærværende vedtekter, og sameiet ved forretningsfører kan foreta vedlikehold eller utbedring for vedkommende sameiers regning. Med sameiers vedlikeholdsansvar forstås all oppussing, istandsettelse og fornyelse av maling, tapet, gulv, dører og vinduer, låser, nøkler, elektriske ledninger med tilbehør fra seksjonens sikringsboks, vannkraner, servanter, apparater med, klosetter med skål og cisterne samt istandsettelse og oppstaking av vann- og avløpsrør til og fra egen vannlås. Dette gjelder også ledninger og innretninger som vedkommende sameier selv har satt opp. Sameier må ikke uten godkjennelse fra styret sette opp radio- og TV-antenne eller gjøre bygningsmessige forandringer av seksjonene. Av hensyn til den felles interesse i en penest mulig fasade, kan sameiet fatte beslutninger om forhold av eksteriørmessig betydning.

15 15 Sameiet Ringgaten Terrasse 2) Endring av ordlyden i vedtektenes 11. Ordlyden til 11 i Sameiets vedtekter har til stadighet vært utsatt for forandringer. Ved siste endring falt følgende ordlyd bort: Styret velges for 1 år. Formannen velges ved særskilt valg, Styret fremmer forslag om å gjeninnføre denne ordlyden i 11. Gammel ordlyd i vedtektenes 11 Styret består av formann, fire styremedlemmer og 1 varamedlem. Forslag til ny ordlyd i vedtektenes 11 Styret velges for 1 år. Formannen velges ved særskilt valg, i tillegg velges fire styremedlemmer og et varamedlem. 3) Oppgradering av kabel-anlegget. Forslag fra seksjonseier Helge Hauso. Forslag om å innhente opplysninger om kostnadene ved å oppgradere kabel-anlegget til å kunne motta digitale signaler.