INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003 Ordinært sameiermøte i Sameiet Westye Egebergsgt. 1, avholdes torsdag 10. april 2003, kl. [tid] i [hvor]. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse. C) Valg av sekretær og en eller to personer til å underskrive protokollen. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2002 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomite E) Oslo, [dato] 2003 I styret for Sameiet Westye Egebergsgate 1 I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Westye Egebergsgate 1 S/E ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: VALGT: Leder : Delia-Liliana Vigrestad 2002 (1 år) Styremedlem : Ulf Scheerbarth 2002 (1 år) Styremedlem : Paal Tollefsen 2002 (1 år) Varamedlem : Marit Soelseth 2002 (1 år) Varamedlem : Yann Aker 2002 (1 år) 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Iht. regnskapsloven 3-3 omfattes boligselskapet av likestillingsloven og det oppfordres derfor ved valg til en fordeling av kjønn i styre, komiteer og utvalg. Boligselskapets styre består av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er kvinne. Boligselskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har i 2002 hatt 2 ansatte: Vaktmester Johan Meyer og vaskeassistent Paulos Tesfaldet. Vaktmester Rolf Einarsrud gikk av med pensjon sommeren 2001, og Johan Meyer ble ansatt som ny vaktmester fra Boligselskapet følger likestillingslovens bestemmelser og vil tilstrebe likestilling ved eventuelle nyansettelser. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning A.S. Sameiets revisor er PriceWaterhouseCoopers. EIENDOMMEN Sameiet består av 1 bygninger med tilsammen 71 seksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 218 bruksnr. 187 og er på ca m2. Sameiet ligger i Oslo. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen.

3 3 Westye Egebergsgate 1 S/E Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. VEDLIKEHOLDSPROSJEKTER DE 5 SISTE ÅRENE - Balkongrehabilitering og maling av fasade ( ) - Nye vannsøyler kjøkken - Omtekking av tak (2001) HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Beboer er selv ansvarlig for installering av utstyr og vedlikehold av dette. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i Gjensidige Nor og OBOS. Se balansen og note i regnskapet. EL- KRAFT-AVTALE OBOS har fremforhandlet avtale med Oslo Energi AS for leveranse av El-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. TELENOR Sameiet er for tiden tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning AS om rabattordning på teletjenester for den enkelte beboer.

4 4 Westye Egebergsgate 1 S/E RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Styret har vedtatt retningslinjer for det daglige styrearbeidet. Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til sameiets tillitsvalgte, og er ment å være en veileder og støtte i dette arbeidet. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET Telenor Avidi's servicetelefon er åpen 24 timer i døgnet. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige NOR Forsikring og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte sameier gjør inne i boligen. Den enkelte sameier må selv sørge for å ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis boligselskapets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. EIENDELER OG GJELD Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. 3. STYRETS ARBEID Dette punktet utarbeides av styret. Vi har satt opp en del stikkord om emner som kan omtales i styrets beretning: *Styremøter Info - rundskriv - beboermøter *Ekstraordinært årsmøte *Dugnad - velferdstiltak - juletrefest - grillfest - Mottatte utmerkelser, f.eks Ruskenstatuetten, diplomer osv. *Inngåtte avtaler/kontrakter med f.eks. vaktmesterfirma *Ansettelse av vaktmester/portner eller andre. *Vedlikeholdsarbeider utover normalt vedlikehold. *Store planlagte vedlikeholdsarbeider for årene fremover *Husleieregulering. *Annet som kan være av interesse for beboerne.

5 5 Westye Egebergsgate 1 S/E 4. REGNSKAPET FOR 2002 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2002 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2002 viser et årsresultat på kr Driftsinntektene i 2002 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftskostnadene i 2002 var totalt kr ,-. Det er en reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2002 på kr ,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. - Energi ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. - Konsulenttjenester ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Se note 5 i regnskapet. Revisors honorar for regnskapsåret 2002 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2002 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. 5. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr : Mellomregningskonto (foliokonto) Særvilkårskonto (6 mnd. binding) Negativ kasse (overtrekk) 3,25 % p.a. 6,85 % p.a. 1,75 % pr. mnd. STRØMPRISENE

6 6 Westye Egebergsgate 1 S/E Kraftprisene har siste år øket betydelig og det forventes også en kraftig økning i Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift. Kraftpris utgjør ca. 35 %, nettleie ca. 30 % og statlige avgifter ca. 35 %. FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer økte kraftig i Det er også for 2003 en kraftig økning i forsikringspremiene som i hovedsak skyldes ca. 6% økning i byggeindeksen, staten har økt naturskadepremien og i tillegg en generell økning i alle forsikringsselskapene. Økningen av sameiets forsikringspremie for 2003 er på 16,5 %. KOMMUNALE AVGIFTER Ingen økning i Renovasjonsavgiften. Vann- og avløpsavgiften øker med 2,5% fra 2002 til ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. 6. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2003 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2003.) Oversikten er basert på uendrede fellesutgifter for året Oversikten gir et forventet årsresultat på kr I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, [dato] 2003 I styret for Sameiet Westye Egebergsgate 1

7 7 Westye Egebergsgate 1 S/E

8 8 Westye Egebergsgate 1 S/E REVISORS BERETNING Revisors beretning er gjengitt i eget dokument og kopi kan fås ved henvendelse til forretningsfører.

9 9 Westye Egebergsgate 1 S/E 5324 WESTYE EGEBERGSGT. 1 SAMEIE RESULTATREGNSKAP BUDSJETT DRIFTSINNTEKTER: 1* LEIEINNTEKTER * ANDRE INNTEKTER SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: 3* REVISJONSHONORAR * STYREHONORAR ANDRE HONORAR TILLITSVALGTE FORRETNINGSFØRERHONORAR * KONSULENT OG FORVALTN.TJ KONTINGENTER * PERSONALKOSTNADER * DRIFT OG VEDLIKEHOLD * FORSIKRINGER * KOMMUNALE AVGIFTER * ENERGI OG BRENSEL * ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/KOSTNAD 12* FINANSINNTEKTER * FINANSKOSTNADER RES.AV FINANSINNT/KOSTN ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER: UDEKKET TAP OVERFØRT FRA EGENKAPITAL REDUKSJON UDEKKET TAP

10 10 Westye Egebergsgate 1 S/E BALANSE EIENDELER ANLEGGSMIDLER 14* ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER OMLØPSMIDLER LEIERESTANSER * ANDRE FORDRINGER INNESTÅENDE OBOS INNESTÅENDE BANK SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL UDEKKET TAP GJELD LANGSIKTIG GJELD 16* GJELDSBREVLÅN KORTSIKTIG GJELD FORSKUDDSLEIE LEVERANDØRGJELD * SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER PÅLØPNE RENTER PÅLØPNE AVDRAG * ANNEN KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD OSLO DEN /.. I STYRET FOR SAMEIET WESTYE EGEBERGSGT.1 OBOS EIENDOMSFORVALTNING ØIVIND AASTORP FORRETNINGSFØRER METTE FAGERHOL FORVALTNINGSKONSULENT

11 11 Westye Egebergsgate 1 S/E NOTER NOTE : 01 LEIEINNTEKTER Fellesutgifter SUM LEIEINNTEKTER NOTE : 02 ANDRE INNTEKTER Kompensasjon vaktmesterleilighet WE 2,3, Diverse utlegg WE 2,3, Postkasseskilt 99 Utleiegebyr Flyttegebyr 300 Nøkler Skilt SUM ANDRE INNTEKTER NOTE : 03 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr ,- og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE : 04 STYREHONORAR Honorar til styret er på kr ,-. Ytterligere kr ,- er utbetalt i salær styrelederverv til advokatfirmaet Haavind Vislie. (se note 5) NOTE : 05 KONSULENT OG FORVALTNINGSTJENESTER OBOS Eiendomsforvaltning Salær styrelederverv - Haavind Vislie Prosjekt- og byggeledelse OPAK Inspeksjon fuktskade - OBOS Prosjekt AS Juridisk bistand SUM KONSULENT OG FORVALTNINGSTJENESTER NOTE : 06 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Lønn rengjøringshjelp Påløpne feriepenger Fri bolig Motkonto fri bolig Arbeidsgiveravgift Ref.sykepenger Ref.arb.g.avg v/sykepenger 725 Arbeidsklær -313 SUM PERSONALKOSTNADER

12 12 Westye Egebergsgate 1 S/E Det har gjennomsnittlig vært 2 ansatte i selskapet gjennom året. NOTE : 07 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedl.hold bygninger Drift/vedl.hold VVS Drift/vedl.hold utvendig anlegg Drift/vedl.hold heiser Drift/vedl.hold antenneanlegg Drift/vedl.hold fyranlegg Drift/vedl.hold vaskerianlegg Vedl.hold leil.,lokaler -340 Erstatning v/vannskader Egenandeler forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE : 08 FORSIKRINGER Forsikring bygninger SUM FORSIKRINGER NOTE : 09 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE : 10 ENERGI OG BRENSEL Elektrisk energi Olje Strøm oljefyr el.bereder SUM ENERGI OG BRENSEL NOTE : 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Renovasjon, søppeltømming Verktøy og redskap Driftsmaterialer Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer Kontorrekvisita Trykksaker Aviser, tidsskrifter, faglitt Møter, kurs, oppdatering mv

13 13 Westye Egebergsgate 1 S/E Andre kostnader tillitsvalgte -271 Andre kontorkostnader Telefon Porto Drivstoff biler, maskiner osv -834 Vedl.hold biler, maskiner osv -366 Bilgodtgjørelse oppg.pl Reisekostnader -225 Gaver -979 Bank og kortgebyr Velferdskostnader Andre driftskostnader -52 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE : 12 FINANSINNTEKTER Renter av plasseringskonto i Gjensidige Nor 384 Renter av driftskonto i DnB 79 Renter av driftskonto i OBOS Renter av fellesutgifter SUM FINANSINNTEKTER NOTE : 13 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -294 OBOS, provisjon byggherregaranti OBOS, termingebyr -360 Gjensidige NOR, termingebyr -240 OBOS, renter lån Gjensidige NOR, renter lån SUM FINANSKOSTNADER NOTE : 14 ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER Husleieinnskudd SUM ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER NOTE : 15 ANDRE FORDRINGER Westye Egebergsgt Westye Egebergsgt Westye Egebergsgt Håndkasse SUM ANDRE FORDRINGER

14 14 Westye Egebergsgate 1 S/E NOTE : 16 GJELDSBREVLÅN OBOS Renter 8,55% Løpetid 10 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år GJENSIDIGE NOR Renter 9,65% Løpetid 10 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM GJELDSBREVLÅN NOTE : 17 SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arb.giveravgift SUM SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER NOTE : 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Skyldige feriepenger Hesselberg Tak AS SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD