Felles initiativ i UH-sektoren, Administrative systemer BIBSYS-seminar, 6. februar 2008 Alf Hansen daglig leder UNINETT FAS
Formål med presentasjon Presentere kort UNINETT-konsernet Presentere UH-sektoren, og hva UNINETT FAS bidrar med Vår tilnærming til drift av felles administrative systemer Trekke noen paralleller for bibliotekssystemer 2
IKT-systemer som et verktøy for konsernet, UH-sektoren Folk Rapporter Prosjektstyringsverktøy Systemer i samspill Lønn/personal 3 Sak/arkiv Forskning/undervisning Økonomi inkl. faktura, bestilling Administrasjon Studieadm
UNINETT-konsernet 4
UNINETT Har eksistert siden 1987, i begynnelsen som et SINTEF driftsprosjekt. Opprettet som eget AS i 1993, hvor Kunnskapsdepartementet eier alle aksjene. Mandat: Drive nett og nettjenester for universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner, og håndterer andre nasjonale IKT-oppgaver. Ikke-kommersiell virksomhet Lokalisert i Trondheim, ca. 100 årsverk, rundt 170 mill. Etter hvert har UNINETT fått tildelt flere oppgaver fra departementet. Disse er håndtert i egne datterselskap. 5
UNINETTs oppgaver og organisering 6
UH-sektoren 7
UH sektoren har en omfattende administrativ ressursbruk ca 40 pst av personellressurser til administrasjon og støttetjenester Høgskolene HiA Oppgave/prosess SUM årsverk % årsverk SUM årsverk % årsverk 1. Student og studier 855 27 93 28 2. Forskningsadministrasjon 47 1 6 2 3. Infrastruktur og støttetjenester 1 301 41 132 40 Bibliotek 278 9 25 7 IT 330 10 36 11 Drift og infrastrukturtjenester 694 22 71 22 4. Personaladministrasjon 203 6 16 5 5. Økonomitjenester 287 9 25 8 6. Ledelse 419 13 42 13 7. Annet 54 2 14 4 Sum 3 167 100 330 100 Kilde: Benchmarking 2004 OPPSKALERT TILSIER DETTE AT CA 6-7 MRD KR BRUKES I SEKTOREN TIL ADMTJENESTER, NOE SOM INNEBÆRER AT SMÅ GJENNOMGÅENDE EFFEKTIVISERINGER GIR STORE ØKONOMISKE GEVINSTER 8
Organisering av UH-sektoren Universitetene Opprinnelige: NTNU, UiO, UiB og UiTø Egen finansieringsmodell Flere vitenskapelig ansatte Fokus på forskning Nye: UiS, UMB, UiA Statlige-, vitenskapelige- og kunsthøgskoler 32 institusjoner Stor variasjon i størrelse og ambisjonsnivå Fokus på produksjon av studiepoeng Mindre økonomiske midler til administrative systemer 9
Suksesskriterier i UH-sektoren God søkning Høy FoU-produksjon Kandidatene får lett jobb, og foretrekkes fremfor de fra andre institusjoner Mange forskningsrådsprosjekter Internasjonalt forskningssamarbeid Mange artikler i godkjente fagtidskrift 10
Konsekvenser for administrative systemer Fokus på kostnadseffektive løsninger Administrative systemer gir ikke en konkurransefordel Samarbeid for å redusere kostnader Utvikling fra spesielle fagsystemer til self-service applikasjoner Brukergrensesnitt i fokus Stor variasjon i størrelse medfører behov for skalering Større fokus på differensiering av funksjonalitet fra standard-systemer 11
UNINETT FAS 12
UNINETT FAS UNINETT FAS er sektorens eget verktøy for anskaffelse, innføring, drift og utvikling av de administrative systemene Vi er ikke en leverandør, i tradisjonell forstand, men et verktøy for å sikre effektive samarbeidsarenaer og samarbeidsmuligheter i UH-sektoren, legger til rette for konkurranse Vi leverer også gjennom prosjektene sekretærtjenester til en rekke av sektorens råd og utvalg 13 ansatte, 24 mill i omsetning 13
FAS-samarbeidet TROFAST -programmet TRygg Organisering av Felles Administrative SysTemer Best-of-breed -løsning Det beste enkeltsystemet, i samspill med den eksisterende systemportefølje Frivillig programdeltakelse, hvor man kan gjøre avrop på felles rammeavtaler Felles prosjekter fordrer nok interessenter Konsensusdrevet! Det er mulig å avrope på en avtale, men man får mest for pengene ved å ta i bruk flere systemer Inkludert i avgiften er fellestjenestene som UNINETT FAS leverer til våre samarbeidspartnere Integrasjon Sikkerhetsutvikling Feide Drift av kjernesystemene FAS-portalen Videreutvikling/Standardisering 14
Ansvarsmatrise 15 Agresso: 32 ABM: 15 Contempus: 23 SAP HR: 32 ephorte: 31 FS: 18
Systemskisse FAS-systemer 2007 FAS Portalen 16 Lønn- og Personalsystem (SAP HR) Økonomisystem (Agresso) Studieadm. System (FS) F E I Sak-og Arkiv system (ephorte) Prosjektstyringsverktøy Fakturahåndteringssystem (Contempus) D E Konkurransegjennomførings -verktøy Bestillingssystem Ehandel.no
Teknologi og administrative prosesser IKT-systemer er viktige verktøy for økt kvalitet og effektivitet. IKT-verktøykassen skal lage minst mulige begrensninger for utviklingen av de administrative prosessene. For å kunne tilby en god systemverktøykasse, er det viktig å kjenne til hvilken retning utviklingen av administrative prosesser tar. 17
Organisering, tjenester og rammeverk 18 UTREDE ANSKAFFE/VELGE /FORHANDLE PILOT RULLE UT DRIFTE VIDERE- UTVIKLE FASE UT
Tilnærming til drift av FAS-porteføljen 19
Tilnærming til drifting Målsetning: Best mulig kvalitet til lavest mulig pris 20 Kun (FAS-)intern drift hvis dette er strategisk viktig for UH-sektoren Per i dag har vi 4 ulike modeller for drift av administrative systemer FAS
Ulike modeller for drifting 21
Sektor-intern drift av FASsystemer Stor fokus på kostnader, og USIT har gitt akseptable tilbud i sektorintern konkurranse Intern driftsleverandør fra UHsektor benytter systemene selv God forståelse og sammenfallende interesser = Merverdi! Kultur for samarbeid i sektoren Kollegiale forhold med SLA i bunn 22
Sektor-ekstern drift av FASsystemene Ekstern Statlig drift (SSØ) Ikke alle deler av organisasjonen har konvertert til en driftsleverandør Minimalt med sanksjonsmuligheter Tunge prosesser på departementsnivå Kommersiell drift Foreløbig kun på Contempus.Invoice God løsning 23
Budsjett, UNINETT FAS 2007 (Mill. kr.) Internt i FAS Eksternt i eller utenfor sektoren Drift 2.0 12.0 Utvikling 7.0 3.0 24 Total 9.0 15.0
NYE SYSTEMER 25
Nye systemer der felles initiativ gir gevinster for sektoren I farta: På blokka: 26 Innkjøpssystem Prosjektstyrings-verktøy Konkurransegjennomføringsverktøy Fuskesystem WEBpubliseringsverktøy Rom/timeplanleggingsverktøy
Utviklingsområder FAS, to akser Prosesser: Effektivisering av adm.prosesser Elektroniske prosesser Standardisering Strategi/Forvaltning av adm.løsning Tjenester på tvers: Sikkerhet Integrasjon/samspill FEIDE Brukerimport Innkjøpssamarbeid Felles- Prosjekter Tjenester Gjøre mer av det vi gjør, og enda bedre Driftstjenester Infrastruktur: Brukerstøtte / Brukersenter Serverdrift / Lagring Klientovervåkning Internt nettverk Videokonferanse / Streaming Intranett Nye Prosjekter: LMS MRS LIST Rapportering Kval.sikr.system Webpublisering Rom/kapasitet Alumni Fuske Kurs og konferanse Forskningsadm. 27
Horisontal akse: Tjenester på tvers Nye prosjekter Vi tar selv ansvaret og leverer i takt med institusjonenes mottakskapasitet 28
Vertikal akse: Prosesser Infrastruktur Prosesser: Organiseringen må avklares med sektoren. UHR er i gang med strategiarbeid Infrastruktur: Arbeidsfordelingen sentralt / lokalt må avklares 29
Kan vi lykkes? Tidligere rektor,professor Arild Underdal har sagt det slik: "Å lede et universitet er noe helt annet enn å kommandere en militær enhet. Det er mer som å lede en flokk katter stolte og uavhengige individer som har andre interessante gjøremål langs veien". 30 Blant dem er også villkatter. iflg ny rektor Vi trenger mao systemer som takler villkatter
NOEN TANKER... 31
Systemer for bibliotek Strategisk viktig Konkret: Gevinster ved innkjøp Integrasjon av BIBSYS mot felles Bestillingssystem, integrert økonomisystemet BIBSYS (og FS) er et felles administrativt system Kan man lære noe av FAS sine erfaringer? 32
33