KOMMUNE DØNNA MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Møterom Dønnamann Møtedato: 03.04.2014 Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/14 14/29 ANSETTELSE AV RÅDMANN 7/14 14/348 100 % HELSEFAGARBEIDER I HJEMMESTJENESTEN 8/14 14/337 DØNNA BARNE- OG UNGDOMSSKOLE - OPPRETTELSE AV NYE STILLINGSHJEMLER SAMT SØKNAD OM TILLEGGSBEVILLING. Dønna, 27.03.2014 Anne Sofie S. Mathisen Ordfører Tore Westin Rådmann
Sak 6/14 ANSETTELSE AV RÅDMANN Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 411 Arkivsaksnr.: 14/29 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/14 Administrasjonsutvalget 03.04.2014 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Bakgrunn: I møte 14.januar d.å. ble formannskapet orientert om rådmannen sin beslutning om å fratre sin stilling og besluttet da at stillingen skulle lyses ut. Saksutredning: Stillingen ble lyst ut, etter at utlysningsteksten hadde vært drøftet med fagforeningen jfr.drøftingsprotokoll datert 15.01.14. Får å sikre nok kvalifiserte søkere ble det benyttet et annonsebyrå. Innen søknadsfristen 10.02.14 var det kommet følgende 7 søkere på rådmannstillingen: Harald Johan Halvorsen Jan-Harald Dalen Morten Sandbakken Odd Eriksen Ole Jørgen Klaussen Paul Evers Tor-Henning Jørgensen Ansettelsesprosess: I formannskapet 11. februar ble søkerlisten gjennomgått. Det ble enighet om at en skulle gå videre med de søknadene som forelå og at det ikke var aktuelt å utvide søknadsfrist eller å lyse ut på ny. Det ble også oppnevnt et intervjuutvalg bestående av: Ordfører Anne-Sofie Mathisen, varaordfører John Erik Johansen, formannskapsmedlem Yngve Skei, formannskapsmedlem Nils Jensen og HTV Fagforbundet Marita Johansen. Kommunalsjef 2 Mette Anfindsen skulle fungere som sekretær for utvalget. Formannskapsmedlemmene, som ikke satt i utvalget, fikk mulighet til å komme med skriftlige innspill innen 12.03.14. Intervjuutvalget hadde møte 13.02.14. I møte ble alle søknadene gjennomgått og det ble plukket ut 4 kandidater, som det skulle sjekkes referanser på, og som skulle ta en personlighetstest (P.A.T). Side 2 av 8
Sak 6/14 Intervjuutvalget hadde nytt møte 03.03.14. I møte ble referansene og P.A.T.gjennomgått og det ble bestemt at alle 4 kandidatene skulle kalles inn til intervju. Det ble så gjennomført intervju med alle kandidatene med påfølgende intervjurapport. Intervjuutvalget laget så en innstilling. Innstillingen ble mandag 24.03.14 forelagt lederne av de politiske partiene, som ikke hadde vært representert i utvalget. Forslaget til innstilling blir så lagt frem for administrasjonsutvalget. Den videre saksgang er at administrasjonsutvalget lager innstilling til kommunestyret, som har ansettelsesmyndighet. Vurdering: Innstillingsutvalget har i sitt møte den 24. mars avgitt følgende innstilling: Som ny rådmann i Dønna innstilles 3 av søkerne i følgende rekkefølge: 1. Tor Henning Jørgensen 2. Morten Sandbakken 3. Odd Eriksen Dersom nr 1 ikke mottar stillingen, går tilbudet neste på lista. Vedlegg: Side 3 av 8
Sak 7/14 100 % HELSEFAGARBEIDER I HJEMMESTJENESTEN Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 411 Arkivsaksnr.: 14/348 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/14 Administrasjonsutvalget 03.04.2014 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at 50 % av stillingshjemmel 160, 38,85 % av stillingshjemmel 170 og 11,15 % vikarstilling (reduksjon vikarkonto) omgjøres til ny 100 % stillingshjemmel som helsefagarbeider. 2. Kommunestyret godkjenner at 50 % - stilling som assistent/hjemmehjelp som blir ledig fra 12.06.14 gjøres om til en vernepleierstilling. Bakgrunn: I Prosjektet «Sammen for en bedre kommune» er det satt ned et arbeidsutvalg for å initiere tiltak for å redusere antall deltidsstillinger i kommunen. Hovedmålet i prosjektet er å finne varige og bærekraftige løsninger innen pleie- og omsorgssektoren i Dønna kommune som reduserer uønsket deltid. Dette vil være et ledd i kommunens arbeid for å bedre rekruttere innen sektoren, gjøre kommunen mer attraktiv som arbeidsgiver og styrke yrkesidentiteten hos pleie- og omsorgspersonalet. I dag har ca 1 av 4 ansatte 100 % stilling. Resultatmålet i prosjektet er at 2 av 3 ansatte skal ha 100 % stilling innen 2015. I tillegg til å bevisstgjøre oss i prosessen når vi lyser ut nye stillinger så er et av tiltakene foreslått å vurdere muligheten for fast ansettelse av vikarer. Saksutredning: Avdelingsleder i hjemmetjenesten har i samråd med fagforbundet, jfr.drøftingsprotokoll datert 28.02.14, satt sammen deler av to stillingshjemler i tillegg til noe av vikarbudsjettet for å kunne lyse ut en 100 % stilling som helsefagarbeider i hjemmetjenesten. Den nye stillingen er satt sammen av følgende stillinger: 50 % av hjemmel 160 (vernepleier) 38,85 av hjemmel nr 170 (helsefagarbeider) 11,15 % fra vikarbudsjettet 3400.10209 «Annen vikarlønn». Ansettelsen skjer under forutsetning av kommunestyrets godkjenning og at stillingen lyses ut internt. Drøftingsprotokollen datert 28.02.14 legges frem i møtet. Vurdering: Side 4 av 8
Sak 7/14 Muligheten til å lage en 100 % stilling og dermed oppnå noe konkret i forhold til målet om en heltidskultur er kommet med bakgrunn i langtidssykemeldinger ved enheten. Avdelingsleder betrakter det som urisikabelt å foreta denne disposisjonen da det i tillegg vil bli ledig 50 % stilling som assistent/hjemmehjelp fra 12.06.14 (oppsigelsen på denne stillingen er levert) og økt behov grunnet nye brukere når Åssletta er i drift. Det er en betenkelighet i forhold til det å gjøre om en vernepleierhjemmel til en helsefagarbeiderstilling. Dette da en ikke ønsker å redusere antall vernepleier, da dette er en viktig kompetanse i forhold til blant annet drift av Åssletta bofellesskap. Det løses ved at en samtidig gjør om stillingen som assistent/hjemmehjelp, som er ledig fra 12.06.14, til en vernepleiestilling. På den måten opprettholder en antall vernepleiere i kommunen. Det er viktig å se på alle muligheter til å få fulle stillinger innen helse- og omsorg. Muligheten for å få ei 100 % stilling og pensjonsrettigheter er viktig med tanke på å rekruttere fremtidig arbeidskraft. Ei stabil bemanning er viktig med tanke på kompetanseheving og fremtidig spesialisering. Flere heltidsansatte, færre i deltidsstillinger og færre vikarer gir mindre behov for opplæring og oppfølging. Det sikrere kontiunitet både for ansatte og for brukere. Vedlegg: Side 5 av 8
Sak 8/14 DØNNA BARNE- OG UNGDOMSSKOLE - OPPRETTELSE AV NYE STILLINGSHJEMLER SAMT SØKNAD OM TILLEGGSBEVILLING. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 14/337 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/14 Administrasjonsutvalget 03.04.2014 / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å opprette ny stillingshjemmel som lærer i 30 %-stilling og ny stillingshjemmel som assistent i 40 % - stilling ved Dønna barne- og ungdomsskole med virkning f.o.m. 01.08. 2014. 2. Kommunestyret vedtar å tilleggsbevilge kr. 158.500 til ansvarsområde 2600 Dønna barne- og ungdomsskole og at bevilgningen dekkes ved bruk av reserverte tilleggsbevilgninger. Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendig tilleggsbevilgning. Bakgrunn: Dønna barne- og ungdomsskole v/rektor har søkt om tilleggsressurser med bakgrunn i at man fra høsten av får inn flere elever med til dels store ressursbehov. Saksutredning: Dønna barne- og ungdomsskole v/rektor har i brev av 17.03.14 anført følgende: Anmodning om tilleggsressurser. Skolen ber med dette om en tilleggsressurs til undervisning på 30 %, og en assistentressurs tilsvarende 40 % stilling. Dette med bakgrunn i at vi fra høsten av får inn flere elever med til dels store ressursbehov. Skolen vil fra høsten av få inn flere elever med særskilt behov for spesialundervisning. Behovene for spesialundervisning er langt over de rammer som skolen selv kan hanskes med. De nye elevene har i følge sakkyndig vurdering et samlet timebehov på 26 skoletimer. Dette tilsvarer en økning på 100 % undervisning. Elevens behov/utfordringer er av en slik art at disse må ha 1 til 1 undervisning. Skolens ledelse har sammen med S-teamleder gått gjennomsamtlige elevers behov og forsøkt å samordne mest mulig av ressursene. Det vil si at spesialundervisningen som hovedregel gis som gruppeundervisning. Vedlagt dette skriv ligger en beskrivelse av ressursbehovet for hver enkelt elev og hvordan skolen organiserer spesialundervisningen. Det vil også være behov for økt assistentressurs, da to av elevene som kommer inn må ha 100 % oppdekning, ca. 40 klokketimer hver uke (lærertimer + assistenttimer). Behovet for assistent vil ligge å 140 prosent. Skolens tilleggsbehov vil være på 40 % da det forventes at det følger med assistentressurs tilsvarende 100 % stilling fra barnehagen. Oppsummet vil årskstnadene bli som følger: 30 % lærerressurs (adjunkt) kr. 180.000. 40 % assistentressurs (fagarbeider) kr. 200.000. Sum kr 380.000. Side 6 av 8
Sak 8/14 Med bakgrunn i søknaden om tilleggsbevilgning avholdt rådmannen den 24.03. d.å. et møte med rektor og undervisningsinspektør ved skolen hvor en gjennomgikk søknaden, på dette møtet deltok også kommunalsjef 2. Rektor har i etterkant av ovenfornevnte møte utarbeidet følgende tilleggsnotat i saken: Rådmannen ønsket tilleggsopplysninger som viser hvordan skolen har kommet fram til behovet for 70 % - stilling. Kommentarer til anmodningen om tilleggsressurser. Skolen har søkt om tilleggsressurser tilsvarende 70 % - stilling. Dette med bakgrunn i at vi fra høsten får inn nye elever med særskilte behov. I tillegg er det slik at det fra høsten innføres valgfag på 10. klassetrinn. Et totalt (konsekvensjustert) budsjett over økningen i behov for skoleåret 2014-15 vil derfor se slik ut: Økning i utgifter/drift: Nye elever høsten 2014: Tilleggsbehov er 85 timer (25 lærertimer pluss 60 timer assistent). Dette utgjør til sammen et behov på 260 % - stilling. Økning i ressurs pga valgfag: 0,5 timer på rammetimetallet og 3 timer til valgbare fag. Til sammen utgjør det et behov på ca. 16 % - stilling. Sum økning i ressursbehov: 276 % - stilling. Reduksjon i utgifter/drift: Avgang elever: Reduksjon på 40 % lærer og 20 % assistent. Overføring av assistent fra barnehagen : 100 % - stilling (assistent). Nytt tilleggsbehov (konsekvensjustert) vil da være på 116 % - stilling. Skolen har søkt om tilleggsbevilgning tilsvarende 70 %. De resterende 46 % vil skolen forsøke å dekke inn gjennom omprioriteringer av egen ramme. Det vil si at det fra høsten av vil bli færre timer til fremmedspråksressurs og færre delingstimer på klassene. I dette ligger det også reduksjon på en kontaktlærer. Rektor ønsker å være tydelig på at det fra skolen sin side nå drives veldig stramt. Neste år vil 1. og 2. klasse gå sammen, 3. og 4. klasser gå sammen og det samme gjelder 6. og 7. klasse. Disse klassene vil kun få delingstimer i basisfagene norsk, matematikk og engelsk i tillegg til nødvendig deling for å gjennomføre svømmeopplæringen på en forsvarlig måte. Det vil også være to-lærer inne i noen av timene i kunst og håndverk pga gruppestørrelse. Bruk av fond. Skolen har kr. 361.000 stående på fond. Detter er midler som fra skolen sin side er tenkt til å brukes til følgende: Våren 2014. Det er våren 2014 bestemt at det skal kjøpes inn Smart board. Dette er den siste i en investeringsrekke som da gjør at samtlige klasser har en slik i sitt klasserom. Sum kr. 40.000. Utskifting av fagbøker. Et arbeid som er tenkt å gå over flere år. Flere av verkene som skolen bruker er i ferd med å gå ut på dato. Spesielt gjelder det fagene norsk, tysk, engelsk og matematikk. Kostnad pr. verk ligger på ca. kr. 30.000 i ungdomsskolen. Kommentarer til bruk av fondsmidler: Fondsmidlene er slik rektor ser det skolenes mulighet til å planlegge innkjøp/investeringer som en vet kommer tid om annen. Det er, slik jeg ser det, derfor viktig for enhetene at det prinsippet som er nedfelt om egenskapt overskudd/underskudd opprettholdes da en vil spare investeringsbudsjettet for til dels betydelige beløp. Som oppfølging i saken har rådmannen gjennomført drøftingsmøte med de tillitsvalgte den 26.03. d.å. og gjengir nedenfor drøftingsprotokollen som er underskrevet av HTV i Fagforbundet, TV i Utdanningsforbundet og TV i Skolenes Landsforbund. Opprettelse av nye stillingshjemler ved Dønna barne- og ungdomsskole. Side 7 av 8
Sak 8/14 Rådmannen orienterte om at rektor i skriv av 17.dm har søkt om tilleggsressurser til å opprette 30 % lærerstilling og 40 % assistentstilling f.o.m. 01.08.14. Bakgrunn for behovet er at det fra høsten av begynner flere barn med behov for spesialundervisning ved DBU. Rådmannen refererte tilleggsnotat datert 24.dm fra rektor. Rådmannen orienterte om at søknaden om tilleggsressurser skal behandles i adm.utv. den 3., i formannskapet den 9. og i kommunestyret den 23.april d.å. Partene er enig i at det må opprettes nye stillingshjemler, 30 % lærerstilling og 40 % assistentstilling f.o.m. 01.08.14. På forespørsel fra rådmannen ga de tillitsvalgte uttrykk for at de ikke ønsker at enhetene må benytte fondsmidler (tidligere egenskapte overskudd) til finansiering av økte ressursbehov i 2014, men at dette dekkes inn av reserverte tilleggsbevilgninger. Vurdering: Som det fremgår av foranstående så vil opprettelse av nye stillingshjemler som foreslått medføre en økt årskostnad på kr. 380.000. Denne må innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden 2015-18. For inneværende år vil økt kostnad utgjør 5/12, d.v.s. kr. 158.500 i økte lønnsutgifter, arbeidsgiveravgift og pensjonsforsikring. Ansvarsområde 2600 Dønna barne- og ungdomsskole må tilføres disse midlene. I vedtatt årsbudsjett for 2014 er det avsatt kr. 588.000 til reserverte tilleggsbevilgninger, av dette er kr. 299.000 avsatt til å dekke konsekvensene av årets lønnsoppgjør i den grad dette overstiger det som er avsatt på den enkelte enhet. Således har man kr. 289.000 til å møte uforutsette hendelser med i 2014. Rådmannen tilrår at kommunestyret vedtar å bruke kr. 158.500 av dette nå slik at Dønna barne- og ungdomsskole tilføres dette som omsøkt. Rådmannen har den 27.mars d.å. gjennomført et møte med kommunalsjefer, enhetsledere og tillitsvalgte som en oppfølging av formannskapets pålegg til rådmannen om å vurdere innkjøps-, ansettelses- og investeringsstopp samt om å utrede enkeltsaker som gir utgiftsreduksjon i 2014, dette med bakgrunn i at det pt er en ubalanse på ca 2,5 mill. kroner i vedtatt årsbudsjett for 2014. På dette møtet diskuterte man også eventuell tvungen bruk av fondsmidler eller inndragning av disse. Det var stor enighet blant møtedeltakerne at dette ikke vil være en gunstig løsning eller varig løsning. Rådmannen deler dette synspunkt og vil derfor ikke tilrå bruk av fondsmidler for å dekke inn hele eller deler av DBU sitt behov for tilleggsbevilgning. Vedlegg: Side 8 av 8