Anskaffelser til drift

Forvaltningsrevisjon Rapport Anskaffelser til drift Mai 2008 Sandnes kommune www.rogaland-revisjon.no

Innhold 1 Sammendrag... 2 1.1 Bakgrunn og formål... 2 1.2 Funn... 2 1.3 Anbefalinger... 4 2 Innledning... 5 2.1 Kommunens hjemmel for forvaltningsrevisjon... 5 2.2 Målsetting med prosjektet... 5 2.3 Problemstillinger... 5 2.4 Revisjonskriterier... 5 2.5 Metode... 6 2.6 Henvisning til kilder... 6 3 Faktabeskrivelse... 7 3.1 Innledning... 7 3.2 Nøkkeltall... 7 3.3 Organisering av innkjøpsfunksjonen... 7 3.4 Samarbeid med andre... 9 3.5 Regelverk... 10 3.6 Rammeavtaler... 14 3.7 Er kommunens vare og tjenestekjøp over terskelverdiene blitt kunngjort?... 17 3.8 Protokollføringer ihht. lov om offentlige anskaffelser... 19 3.9 Omfanget av anskaffelser som må protokollføres... 20 3.10 Gjennomføring og arkivrutiner i anbud/ tilbudskonkurranser... 21 3.11 Elektronisk handel... 21 3.12 Risikoområder... 26 3.13 Sammenligninger med andre kommuner... 27 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger... 29 4.1 Organisering og fullmaktsstruktur... 29 4.2 Samarbeid... 29 4.3 Rammeavtaler... 30 4.4 E-handel... 31 4.5 Overholdelse av anskaffelsesregelverket... 31 4.6 Risiki... 32 4.7 Våre anbefalinger... 32 5 Rådmannens kommentarer... 33 6 Vedlegg... 34 Leserveiledning: Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel 4. 3. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. Anskaffelser til drift - 1 - Sandnes kommune

1 Sammendrag 1.1 Bakgrunn og formål Sandnes kommune kjøper driftsmidler (varer og tjenester) for betydelige beløp hvert år. Prosjektet har vurdert kommunens praksis opp mot regelverket for offentlige anskaffelser, også i lys av de regelendringer som har skjedd de siste par år. Anskaffelser omhandler alle innkjøp til kommunen, samt hele prosessen fra behov oppstår, gjennomføring av konkurranse til kontrakt med leverandør er signert og varer, tjenester og bygg og anlegg er levert. I de siste årene har det i media og lovverk vært økt fokus på økonomisk kriminalitet. Ifølge Økokrim er innkjøpsområdet spesielt risikoutsatt. Ulovlige direkte anskaffelser er preget av lukkethet og mangel på dokumentasjon. Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter gir rammer for hvordan anskaffelser skal gjennomføres. Det er derfor viktig at Sandnes kommune har rutiner på innkjøpsområdet som sikrer at regelverket blir overholdt. Brudd på regelverket kan føre til at kommunen kan bli erstatningsansvarlig overfor leverandører. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har fått anledning til å ilegge bøter. Som følge av dette fokuserer rapporten i hovedsak på hvordan kommunen gjennomfører konkurranser mellom markedsaktører. 1.2 Funn Sandnes kommune har gjennom mange år opparbeidet seg kompetanse og systemer som framstår betryggende i forhold til å sikre etterlevelse av regelverk, men også til utnytte sin markedsmakt i å sikre kvalitativt gode leveranser til gunstige betingelser. Vi gjennomfører årlig flere tilsvarende undersøkelser blant Rogalandskommuner, og finner Sandnes å være i fremste rekke. Ikke desto mindre er kommunen stor med mange involverte, og fallgruvene er mange. Denne rapporten viser derfor et nyansert bilde av virkeligheten i kommunen. Her gjengis i kursiv de problemstillingene som ble reist i prosjektet, samt vår oppsummering. 1.2.1 Organisering og kostnadsbesparende tiltak: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert, og hvordan er rolle- og fullmaktsstrukturen bygget opp? Innkjøpet i kommunen gjennomføres etter en koordinert desentralisert modell. Budsjettansvarlig og ansatte som foretar anskaffelser er ansvarlige for at dette utføres i henhold til kommunens anskaffelsespolitikk og gjeldende lover og regler. Kommunen har utarbeidet en oversikt over hvilke dokumenter som skal underskrives av rådmannen og hvilke dokumenter rådmannen kan videredelegere fullmakt til de ulike resultatenhetslederne. Resultatenhetslederne kan selv inngå, godkjenne og signere kontrakter for produkter/ tjenester som kun benyttes av denne enheten. For kontrakter over kr 100.000 eks. mva. skal anskaffelsesenheten i kommunen kontaktes før konkurranse igangsettes. Kontrakter som omfatter flere resultatenheter, eller hele kommunen, skal godkjennes og signeres av rådmannen eller den han bemyndiger. Anskaffelser til drift - 2 - Sandnes kommune

Hvordan er samarbeidet med andre lagt opp, hvilke resultater har samarbeidet gitt og hvilket potensiale ligger i fortsatt samarbeid? Kommunen samarbeider om innkjøpsavtaler på mange ulike områder, men det er fortsatt potensiale for samarbeid på flere områder. Med få unntak er det stort sett kommuner i RSSSR innkjøpsnettverket kommunen samarbeider med, dog i ulike kombinasjoner. Erfaringsmessig har samarbeid gitt kommunen økt kompetanse og bedre priser og vilkår som følge av økt volum. Å dele på sekretærfunksjonen i forbindelse med gjennomføring av konkurranse oppgis av kommunen som en tydelig gevinst av samarbeid, Kommunen setter seg ikke mål for hvor mye de skal spare på de ulike samarbeidsavtalene. Kommunen bør fortsette samarbeidet med andre kommuner på områder hvor det er kostnadseffektivt. Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler, brukes disse, og hvilket potensiale foreligger for økt bruk av rammeavtaler på eksisterende og nye områder? Kommunen har inngått en rekke rammeavtaler på viktige områder, men det finnes fortsatt områder som ikke er dekket. Kommunens oversikt over bindende avtaler på intranett inneholder 13 avtaler som har utgått. Revisjonen har inntrykk av at kommunen aktivt benytter seg av inngåtte avtaler. Hvordan er elektronisk handel lagt opp i kommunen, i hvilken utstrekning brukes det, og hvilket potensiale ligger i utvidet bruk? Ifølge kommunen er det lagt til rette for e-handel i alle kommunens enheter. Kommunen har estimert at det årlig kan være mulig å handle for omtrent 156 millioner kr via e-handel. Per 20.12.2007 har kommunen kjøpt varer og tjenester via e-handel for ca. 34 millioner kr fordelt over ca. 4000 bestillinger. Dette indikerer at kommunen har kommet langt i sin e-handel satsing, men at potensialet for ytterligere e-handel i kommunen er betydelig. Oversikten over leverandører som kommunen kan bestille elektronisk fra er tilgjengelig på kommunens intranett. 1.2.2 Overholdelse av anskaffelsesregelverket Hva sier en undersøkelse av utvalgte enkeltanskaffelser om kommunens praktisering av innkjøpsbestemmelsene? Gjennomgangen av kommunens leverandørstatistikk for 2005 og 2006 over kr 500.000 avdekket kjøp fra 10 leverandører hvor revisjonen ikke kan se at det eksisterer noen form for rammeavtale, eller at det er foretatt utlysning i Doffin basen. Kommunen har klare formelle retningslinjer angående protokollføring. Stikkprøver av rammeavtaler hvor kommunen har tatt i bruk opsjonsperioden avdekket ingen mangler i forhold til kunngjøring av opsjonsperioden. Stikkprøver i forhold til kommunens overholdelse av arkivrutiner i forbindelse med anbud/ tilbudskonkurranser avdekket ingen vesentlige avvik. 1.2.3 Risiki På hvilke områder er det særlig sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, og med hvilke konsekvenser? Anskaffelser er et sårbart område og med til dels store konsekvenser som resultat dersom det ikke iverksettes risikostyrende tiltak. For det første løper manglende anbudsprosesser en fare for å komme i konflikt med regelverket. For det andre risikerer kommunen å gå på økonomiske tap som følge av manglende utnyttelse av markedsmekanismene gjennom anbud. Det er for det tredje all grunn til å understreke at synliggjøring gjennom protokollførsel og anbud er viktig også i forhold til den mislighetsrisiko som foreligger på området. Anskaffelser til drift - 3 - Sandnes kommune

1.3 Anbefalinger Rogaland Revisjonen fremmer følgende anbefalinger: Kommunen bør forbedre samordningen av innkjøpsfunksjonen slik at opplysningene på kommunens intranett er oppdatert og gyldige. o Utgåtte rammeavtaler bør fjernes eller oppdateres hvis de fortsatt eksisterer. o Opplysninger om samarbeidsavtaler og lignende bør legges inn der de er fraværende. o Nyhetsbrev på intranett bør oppdateres slik at de er nyheter. o Informasjon om kommunen på markedsplassen ehandel.no bør oppdateres hyppigere. o Kommunen bør arbeide aktivt med å gjøre de to visningsalternativene på intranett identiske Kost-nytte av nye rammeavtaler bør kritisk vurderes, selv om kommunens desentrale organisering medfører at terskelverdiene ikke overstiges. Kommunen bør fortsette samarbeidet med andre kommuner på områder hvor det er kostnadseffektivt. Kommunen må sikre orden på de områdene hvor kontrakter skulle ha vært lyst ut, eller i bare begrenset grad er blitt det. Anskaffelser til drift - 4 - Sandnes kommune

2 Innledning 2.1 Kommunens hjemmel for forvaltningsrevisjon I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. 2.2 Målsetting med prosjektet Prosjektet har gjennomgått og vurdert kommunens organisering av innkjøpsfunksjonen, hvordan ansvar og myndighet er lagt opp internt, samarbeidet med andre, bruk av rammeavtaler og e-handel, samt praksis og risiki i tilknytning til anskaffelser. 2.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med prosjektet, er det formulert følgende problemstillinger i prosjektet: Organisering og kostnadsbesparende tiltak: o Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert, og hvordan er rolle- og fullmaktsstrukturen bygget opp? o Hvordan er samarbeidet med andre lagt opp, hvilke resultater har samarbeidet gitt og hvilket potensiale ligger i fortsatt samarbeid? o Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler, brukes disse, og hvilket potensiale foreligger for økt bruk av rammeavtaler på eksisterende og nye områder? o Hvordan er elektronisk handel lagt opp i kommunen, i hvilken utstrekning brukes det og hvilket potensiale ligger i utvidet bruk? Overholdelse av anskaffelsesregelverket: Hva sier en undersøkelse av utvalgte enkeltanskaffelser om kommunens praktisering av innkjøpsbestemmelsene? Risiki: Hvilke områder er det særlig sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, og med hvilke konsekvenser? 2.4 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres og dermed belyser problemstillingene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, for eksempel lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet finner vi kriterier i følgende kilder: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Rundskriv Vedtak og vedtatte interne retningslinjer Offentlige statistikker Anskaffelser til drift - 5 - Sandnes kommune

2.5 Metode Metodisk er det benyttet intervju/ samtale og spørsmål per e-post med sentral innkjøpsfunksjon og enhetsledere. Videre er det benyttet dokumentgransking samt gjennomgang av lovverk og leverandørstatistikk. Vi har tatt stikkprøver av enkeltanskaffelser opp mot lover og regler for offentlige anskaffelser, og vi har gjennomført analyser av innkjøpspraksis i kommunens virksomheter. Sammenligninger med andre kommuner er også gjort. Prosjektet inkluderer ikke kjøp av anleggsmidler mv. i investeringsregnskapet. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 21.02.2007. Hoveddelen av prosjektet er gjennomført høsten 2007. Denne rapport er utarbeidet av revisor Therese Kristiansen med bidrag fra revisor Ingve Rimestad og under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bård Humberset. 2.6 Henvisning til kilder Lov 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder til forskrift om offentlige anskaffelser Markedsplassen ehandel.no -Veiledere Informasjon fra nettstedene doffin.no og kofa.no Sandnes kommunes intranett Nettgauken Sandnes kommunes innkjøpspolitikk vedtatt i 2001 Sandnes kommunes reviderte anskaffelsespolitikk, bystyrevedtak 11.12.2007. Sandnes kommunes leverandørstatistikk for 2005 og 2006 Sandnes kommunes hovedbokutskrift for 2005 og 2006 Anskaffelser til drift - 6 - Sandnes kommune

3 Faktabeskrivelse 3.1 Innledning Offentlig sektor i Norge anskaffer årlig varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for anslagsvis 200 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et viktig marked for næringslivet. 1 I dette kapitlet vil vi se nærmere på innkjøpssituasjonen i Sandnes kommune. Vi vil berøre organisering, fullmaktsstruktur og samarbeid med andre. Vi vil også drøfte dagens bruk av rammeavtaler og e-handel, og vurdere potensialet for ytterligere gevinster på disse områdene. Kommunens praktisering av innkjøpsbestemmelsene, risikoområder i forbindelse med brudd på regelverket og sammenligninger med andre kommuner vil også bli berørt. 3.2 Nøkkeltall Ca. 25 % av Sandnes kommunes driftsbudsjett i tillegg til midler til investeringer benyttes til anskaffelse av varer og tjenester, bygg og anlegg. Sandnes kommune kjøpte ifølge leverandørstatistikken for 2006 varer og tjenester for ca. 850 millioner kroner, noe avhengig av hvordan man beregner det. Om lag 600 millioner av dette er til drift, resten investeringer. Årlig håndteres ca. 40.000 fakturaer. 3.3 Organisering av innkjøpsfunksjonen Innkjøpet i kommunen gjennomføres etter en koordinert desentralisert modell. Kommunens innkjøpspolitikk ble vedtatt av Sandnes bystyre 18.12.2001. For å møte de nye kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser har kommunen utarbeidet en revidert anskaffelsespolitikk som er lagt fram for politikerne i kommunen. Bystyret vedtok sak om anskaffelsespolitikken 11.12.2007. Tabellen under viser innholdet i kommunens innkjøpspolitikk vedtatt i 2001 og 2007: Tabell 3-1 Oversikt over innholdet i Sandnes kommunes innkjøpspolitikk vedtatt i 2001 og revidert og vedtatt i 2007 Innkjøpspolitikk vedtatt i 2001: Anskaffelsespolitikk vedtatt i 2007: 1.0: Hensikt 1.0: Innledning 2.0: Målsetting 2.0: Formål 3.0: Generell innkjøpspolitikk 3.0: Generelle krav til kommunens anskaffelser 4.0: Organisering av innkjøp 4.0: Etikk 5.0: Etikk 5.0: Ansvar og organisering 6.0: Kostnadseffektive innkjøp 5.1: Bestiller 7.0: Miljø 5.2: Kontraktsansvarlig 8: Regelverket 5.3: Brukerinvolvering/ brukerutvalg 9: Kunngjøringer 5.4: Den enkelte enhet 10: Innkjøpshåndbok 5.5: Anskaffelsesenheten 11: Offentlighet 6.0: Regelverket, anskaffelser og gjennomføring 12: Oppfølging 6.1: Terskelverdi 13: E-handel 6.2: Rammeavtaler 6.3: E-handel 7.0: "Ikke økonomiske" kriterier 7.1: Miljø 7.2: Kriterium mot sosial dumping 1 Jf. KOFAs internettsider Anskaffelser til drift - 7 - Sandnes kommune

7.3: Krav til arbeidsforhold 7.4: Lærlingordning 7.5: Antikontraktørklausul 7.6: Universell utforming (Tilgjengelighet) 8.0: Opplysningsplikt 9.0: Definisjoner Kommunens nåværende anskaffelsespolitikk er i tillegg til å være oppdatert i forhold til dagens lov og forskrift om offentlige anskaffelser, mer detaljert og oversiktlig i forhold til innkjøpspolitikken fra 2001. Kommunens anskaffelsespolitikk er tilgjengelig på kommunens intranett. Kommunen skal ifølge sin reviderte anskaffelsespolitikk gjennomføre sine anskaffelser på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. For å oppfylle anskaffelsespolitikkens formål skal avtaler inngås etter konkurranse, unntatt når lov om offentlige anskaffelser med forskrifter åpner for det. Budsjettansvarlig og medarbeidere som foretar anskaffelser er ansvarlig for at dette skjer i henhold til kommunens anskaffelsespolitikk og at gjeldende lover og regler overholdes. For de produkter og tjenesteområder kommunen har inngått bindende rammeavtaler skal disse benyttes. Hvis avtalene er tilgjengelige på kommunens e-handelsløsning skal denne benyttes ved bestilling. Anskaffelsesenheten i Økonomi er en strategisk enhet med kompetanse på konkurranseregler, inklusive EØS-konkurransen, erfaring med forhandlinger og inngåelse av kontrakter samt håndtering av konflikter. Enheten utarbeider maler og gir råd til andre enheter i kommunen når disse selv gjennomfører konkurranser. Anskaffelsesenheten har ansvar for den innkjøpsfaglige delen ved gjennomføring av større konkurranser som omfatter flere enheter i kommunen, og å inngå kontrakt/ rammeavtaler. Kontraktsansvarlig skal være kommunens kontakt mot leverandør, og skal sikre at priser og vilkår i den inngåtte avtalen følges og ikke endres til ugunst for kommunen i avtaleperioden. Vedkommende skal også følge opp klager og avvik fra brukerne av avtalene. Enhet for anskaffelser i Sandnes kommune er på grunn av innsparinger redusert fra fem til tre stillinger siden 2003 2. Enheten er fra mars 2008 styrket med ansettelse i nyopprettet stilling. 3.3.1 Rolle- og fullmaktsstruktur Rådmannen er delegert fullmakt til å undertegne dokumenter på kommunens vegne, jf. Delegasjonsreglementet for rådmannen 2. Dersom rådmannen eller den han bemyndiger handler utenfor den fullmakt han/hun har etter vedtak i kompetent organ, oppstår det i utgangspunktet ingen forpliktelse for kommunen. Selv om rådmannen eller den han bemyndiger som hovedregel ikke binder kommunen kontraktsrettslig når han går ut over sin fullmakt, kan det etter omstendighetene komme på tale med erstatningsansvar for kommunen overfor den som i god tro har stolt på og innrettet seg etter underskriften. Dette innbærer at det er viktig at kommunen har klare retningslinjer med hensyn til hvem som har fullmakt til å underskrive hvilke dokumenter. 2 Sandnes sak B61/07 Perioderapport og budsjettinnstillinger pr. 30.04.2007. Anskaffelser til drift - 8 - Sandnes kommune

Vedlegg 1 viser en oversikt over hvilke dokumenter som skal underskrives av rådmannen og hvilke dokumenter rådmannen kan videredelegere fullmakt til de respektive resultatenhetslederne. Kontrakter/avtaler som er godkjent av formannskap eller bystyret skal alltid underskrives av rådmannen. Resultatenhetsleder har i tillegg til ovennevnte, fullmakt til å underskrive dokumenter i tilknytning til vedtak truffet i hensyn til delegert myndighet fra rådmannen. Med noen få unntak står resultatenhetsleder fritt til å vurdere om og i hvilken utstrekning det vil være behov for ytterligere delegasjon internt i resultatenheten. Fullmakt til å underskrive avtaler/kontrakter som har en beløpsmessig verdi utover kr. 100.000 kan blant annet ikke videredelegeres internt i resultatenheten. Videredelegasjon internt i resultatenheten innebærer at den underordnede selv får fullmakt til å underskrive på resultatenhetsleders vegne. Resultatenhetsleder har ansvar for at all videredelegasjon internt i resultatenheten skjer skriftlig. Resultatenhetsleder kan selv inngå, godkjenne og signere kontrakter for produkter/tjenester som kun benyttes av denne enheten. Ifølge kommunens lederavtale er resultatsenhetsleder pliktig til å ha god kjennskap til sentrale lovbestemmelser, derigjennom lov om offentlige anskaffelser. For kontrakter med verdi over kr 100.000 eks. mva. skal Anskaffelsesenheten i kommunen kontaktes før konkurranse igangsettes. Kontrakter som omfatter flere resultatenheter, eller hele kommunen, skal godkjennes og signeres av rådmannen eller den han bemyndiger. Resultatenhetsmodellen i kommunen har medført omfattende delegering av beslutningsfullmakter fra rådmannen til enhetslederne både innenfor økonomistyring, personalforvaltning og faglig virksomhet. Ordningen ble evaluert i 2007. Kommunens organisering gir utfordringer i forhold til kompetanseutvikling, hjelpesystemer og kontrollmekanismer på anskaffelsesområdet. 3.4 Samarbeid med andre Ifølge kommunens reviderte anskaffelsespolitikk for 2007 vil Anskaffelsesenheten videreføre og utvikle samarbeidet med andre kommuner og offentlige enheter i den grad dette gir positive virkninger for kommunen. Erfaringsmessig har samarbeid gitt kommunen økt kompetanse og bedre priser og vilkår som følge av økt volum. Samarbeid kan også føre til redusert ressursbruk ved gjennomføringen av konkurransen. Faktumet at kommunen kan dele på sekretærfunksjonen i forbindelse med konkurranse oppgis av kommunen som en tydelig gevinst av samarbeid med andre. Sandnes kommune er med i innkjøpsnettverkene RSS (Rogaland fylkeskommune, Stavanger og Sandnes kommune) og RSSSR (Rogaland fylkeskommune, Stavanger, Sandnes, Sola og Randaberg kommune). Kommunen har også ulike innkjøpssamarbeid med en eller flere av kommunene i innkjøpsnettverkene. I tillegg til aktørene i innkjøpsnettverkene samarbeider kommunen med 24 andre kommuner om telefoni, med Bergen, Trondheim og Oslo med flere om legemidler og nasjonalt om ASP løsning for den offentlige markedsplass. Kommunen samarbeidet gjennom ARNE (Arena for Regional Næringsutvikling og Entreprenørskap) med Sola, Randaberg, Stavanger og Rogaland fylkeskommune om innføring av e-handel i tilknytning til den offentlige markedsplassen. Anskaffelser til drift - 9 - Sandnes kommune

Kommunen samarbeider om innkjøpsavtaler på mange ulike områder. Med få unntak er det stort sett kommuner i RSSSR innkjøpsnettverket Sandnes kommune samarbeider med, dog i ulike kombinasjoner. Dersom kommunen vurderer å opprette samarbeidsavtaler på nye områder med nye eller eksisterende samarbeidspartnere er det viktig at kommunen både vurderer fordelene og ulempene med slike innkjøpsordninger. Fordelene kan kort oppsummeres slik: Frigjøre kommunens administrasjon for tidsbruk som kan brukes på andre områder Større innkjøpsvolum som gir den enkelte kommune bedre priser Økt trygghet for at innkjøp blir inngått etter lov om offentlige anskaffelser Det finnes også ulemper med å sette utlysinger og anbudsevalueringer ut til andre. Manglende kontroll på hele innkjøpsprossen er en opplagt ulempe, men også manglende innsyn i regnskaper og provisjonsutbetalinger til innkjøpsordninger er svakheter man må gardere seg mot. I Sandnes understrekes det at det ikke foretas provisjonsutbetalinger, og at kommunen selv inngår kontrakter. Videre deltar kommunen alltid i og har innspill til prosessene. Vi vil her også nevne at med de kommunesamarbeidene som Sandnes hittil har involvert seg i, så foreligger det ikke samme økonomiske incitamenter som i private innkjøpsordninger. Kommunen setter ikke opp mål for hvor mye de skal spare på samarbeidsavtaler. Avtalene vurderes derimot når de utløper med tanke på om de skal fornyes eller ikke. Kontroll i ettertid er viktig, men da er det som regel for sent å oppdage forhold som burde ha vært justert underveis. Dersom kommunen setter seg mål for samarbeidet, både kvalitative og kvantitative, er det enklere å kontrollere avtalene fortløpende og å utføre eventuelle nødvendige justeringer. På kommunens intranett under bindende avtaler finnes det blant annet opplysninger med hensyn til hva avtalene gjelder, hvem som er leverandør, avtalens varighet, hvem avtalen omfatter, betalings-, leverings og prisbetingelser. Det er derimot på kun et fåtall av kommunens samarbeidsavtaler at det står opplyst at det er en samarbeidsavtale og hvem samarbeidsaktørene er. Informasjon som legges ut på intranett for å informere om nye avtaler inneholder derimot opplysninger om innkjøpssamarbeid dersom det er aktuelt. 3.5 Regelverk Lov om offentlige anskaffelser ble vedtatt 16. juli 1999 og ble sist endret 25. juli 2003. Formålet med loven 3 er at den skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet når offentlige midler anvendes til innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter. Lovens 5 omhandler grunnleggende krav til oppdragsgiver. Her fremgår det at oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Videre skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver kan ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i, eller i medhold av lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. 3 Lov om offentlige anskaffelser 1 Anskaffelser til drift - 10 - Sandnes kommune

Etter at loven trådte i kraft har det vært stor fokus på offentlige instansers gjennomføring av anskaffelser, blant annet relatert til etikk og korrupsjon. I flere kommuner og kommunale selskaper er det avslørt brudd på reglene om offentlige anskaffelser. Dette har medført at Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har satt i gang et prosjekt for å tilrettelegge for høy etisk standard i kommunesektoren. Dette prosjektet kalles for Forum for etikk i kommunesektoren. Som et ledd i dette arbeidet har KRD satt ned en arbeidsgruppe som skal foreta en kartlegging av regelverk av betydning for etiske forhold i kommunen. Regelverket om offentlige anskaffelser er et av de regelverk som arbeidsgruppen skal studere. Norges Kommunerevisorforbund fremhevet i brev datert 3. november 2006 til KRD i forbindelse med arbeidet med forum for etikk følgende om kommunale anskaffelser: Etter vår oppfatning vil anskaffelser i samsvar med bestemmelsene i stor grad redusere risikoen for korrupsjon og andre misligheter. Dette er svært viktig og har verdi i seg selv. 3.5.1 Terskelverdier På driftsmiddelområdet plikter kommunen å lyse ut nasjonalt anbud dersom anskaffelsesverdien overstiger kr 500.000. Investeringer og anskaffelser av høyere verdier medfører andre krav, se under. For løpende anskaffelser skal de samlede anskaffelser av vedkommende kategori over ett år legges til grunn. Et enkelt kjøp eller samlet varekjøp av en varetype i løpet av et år som overstiger kr 500.000 eks. mva. skal lyses ut nasjonalt. Bruk av rammeavtaler forenkler innkjøpsarbeidet ettersom rammeavtalene kun må kunngjøres hver gang de skal fornyes. Av hensyn til det grunnleggende prinsipp om konkurranse til det offentlige, er hovedregelen at rammeavtaler ikke skal løpe over mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand. 4 Dersom en ønsker å inngå en avtale som løper over flere år, er det den samlede omsetning i hele avtaleperioden som skal inngå i verdiberegningen, inklusiv verdien av eventuelle opsjoner. Dersom samlet kjøp av en vare eller prioritert tjeneste overstiger kr 1,65 millioner eks. mva., krever EØS-regelverket at anbuds- og tilbudskonkurranser kunngjøres innenfor EØSområdet 5. Ved beregning av terskelverdier er det den anslåtte verdi av den kontrakt som skal inngås for hele kontraktsperioden som skal legges til grunn. For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal man ta utgangspunkt i det anslåtte beløp for hele kontraktens varighet. Eksempelvis vil en kommune som inngår en vedlikeholdsavtale for kopimaskiner for 3 år, ha varierende behov for service i løpet av disse årene. Kommunen må likevel vurdere hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold. Dette anslåtte beløp for hele 3 års-perioden legges så til grunn for vurdering av terskelverdier Forskrift om offentlige anskaffelser ble endret fra 01.01.2007. Det ble gjort følgende vesentlige endringer i forhold til tidligere: For å kompensere for det mulige tapet av konkurransemessige vurderinger som følge av hevet terskelverdi, ble det innført en plikt til å føre protokoller også dersom anskaffelser er under kr 500.000, men over kr 100.000. Det ble tillatt med parallelle rammekontrakter hvor en kan gjøre enkeltkjøp hos leverandøren med det beste tilbudet. 4 Forskrift om offentlige anskaffelser 6-1, 4 ledd/ 15-1, 4. ledd 5 Gjelder fra 01.03.2008. Terskelverdien for anskaffelser behandlet i denne rapporten var 1,7 millioner. Anskaffelser til drift - 11 - Sandnes kommune

KOFA (se under) fikk rett til å ilegge sanksjoner dersom en oppdragsgiver forsettlig eller grovt uaktsomt foretar en ulovlig direkte anskaffelse. Med ulovlig direkte anskaffelse menes en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til gjeldende regler. Overtredelsesgebyret kan ikke settes høyere enn 15 % av anskaffelsens verdi. Alle utlysninger skal legges ut på nettstedet doffin.no som er en database for offentlige innkjøp. Kjøp på EØS-markedet skal i tillegg utlyses i annen base. Anskaffelsesenheten i kommunen har utarbeidet et flytskjema som viser hvilke krav som gjelder i forhold til kunngjøring og prosedyre og lignende ved anskaffelser over og under terskelverdiene i forhold til: Bygge- og anleggskontrakt, Tjenestekontrakt Varekontrakt Blandede kontrakter. Flytskjemaet er tilgjengelig på kommunens intranett. 3.5.2 KOFA Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) ble etablert fra 01.01.2003, og består av et sekretariat og en nemnd på totalt ti medlemmer. Nemnda er oppnevnt av Regjeringen og består dels av uavhengige advokater, og dels av personer hentet fra domstolene og universitetene. KOFA er et organ som skal behandle klager om brudd på lov om offentlige anskaffelser. Nemnda skal bidra til at tvister om offentlige anskaffelser løses på en effektiv, uhildet og grundig måte. Dersom det foreligger en dom i saken, eller det er mer enn seks måneder siden kontrakt ble inngått, vil klagen bli avvist. Uttalelsene fra klagenemnda er rådgivende, men det forventes at de vil bli lagt til grunn i de aller fleste tilfeller. Dersom sakene senere kommer inn for domstolene vil det normalt være adgang til å legge frem uttalelsen fra klagenemnda for domstolen. Fra 01.01.2007 har KOFA hatt mulighet til å gi sanksjoner dersom kjøp skjer i strid med regelverk for offentlige anskaffelser, uten at leverandør må gå gjennom den tidligere relativt omfattende - prosessen i rettsapparatet. KOFA kan ilegge overtredelsesgebyr for ulovlige direkte anskaffelser på opp til 15% av anskaffelsens verdi. Partene bærer egne omkostninger i anledning klagebehandlingen. For klage til klagenemnda skal det betales et rettsgebyr som for tiden er på kr 860. Dette betyr at det er svært billig for en misfornøyd leverandør å få prøvet sin sak. Alle innkomne saker samt avgjorte saker er offentlig. Denne informasjonen er lagt ut på internettadressen www.kofa.no. Det er mulig å søke etter hvem som er innklaget og hvem som klager. Ved søk på Sandnes kommune må en tilbake til 2003 før en finner saker som innebærer brudd på regelverket. Sakene gjelder: Sak 2003/50: tildelingskriterier. Kommunen har brutt forskrift om offentlige anskaffelser 10-2 ved evalueringen av tilbudt regntøy og fottøy ved anskaffelse av rammeavtale for arbeidstøy og personlig verneutstyr. Sak 2003/230: krav til begrunnelse i en åpen anbudskonkurranse for levering av renholdsmidler, rekvisita, plast og papir til kommunene Stavanger, Sola, Randaberg og Anskaffelser til drift - 12 - Sandnes kommune

Sandnes. Kommunene har i denne saken brutt lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd ved ikke å ha redegjort for hvordan tilbudte rabatter er vektlagt i evalueringen av innkomne tilbud. I tillegg har kommunene brutt forskrift om offentlige anskaffelser ved å ikke gi klager en begrunnelse for valg av tilbud som tilfredsstiller kravene i 10-3. 3.5.3 Hva er en anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp Departementet drøfter i sin nyeste veileder til forskriften 6 at i enkelte innkjøpsvirksomheter kan det være flere desentraliserte enheter, innenfor samme juridiske enhet, som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i staten, eller i en stor kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. Departementet skriver videre at det i vurderingen må legges vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Det heter videre at Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. Disse drøftingene vil kunne få direkte innvirkning på kommunens plikt til å utlyse og protokollføre anskaffelser. Eksempelvis kan vi tenke oss at dersom hver av Sandnes 28 grunnskoler kjøper inn varer i en bestemt kategori for kr 80 000 i løpet av en 12-måneders periode, vil det beløpe seg til over 2,2 millioner til sammen i kommunen. I en sentralisert innkjøpsorganisasjon vil dette medføre plikt om offentlig utlysning, også i EØS-området. I en desentralisert organisasjon vil det derimot ikke foreligge tilsvarende krav, verken til protokollføring eller til utlysning. Dette gjelder med unntak av de tilfeller der kommunen selv velger å inngå rammeavtale og gjør den gjeldende for samtlige enheter i kommunen. Dette er en aktuell problemstilling for Sandnes kommune. Det er imidlertid viktig å være klar over at det foreligger lite rettspraksis på området 7. En stikkprøve i regnskapene for 2005 og 2006 for kommunens tjenesteytende virksomheter viser følgende: Det var svært få årlige anskaffelser innenfor samme utgiftsart som beløp seg til over kr 500.000, og som dermed utløser utlysningsplikt. Det var relativt få årlige anskaffelser innenfor samme utgiftsart som beløp seg til over kr 100.000, dvs. grensen inneværende år for å føre protokoll for anskaffelsene dersom de ikke er avrop på rammeavtalene. 6 Desember 2006-utgaven, kap.4.2.3 7 En interessant sak i så måte er Klagenemndas avgjørelse 12. november i sak 2007/79 hvor Kristiansand kommune ble frifunnet nettopp med de begrunnelser som omtales i dette avsnitt. Anskaffelser til drift - 13 - Sandnes kommune

En ikke uttømmende gjennomgang av sistnevnte viser at utgiftsartene stort sett er interne posteringer eller kjøp fra rammeavtaleleverandører. For eksempel har byens største skoler som innkjøpsenheter knapt årlige anskaffelser hos én leverandør for over kr 100.000. Dersom man ser bort fra interne overføringer i kommunen, dreier det seg for skolene om kjøp hos Vatne Bokhandel AS og leasing av hjemme-pc. Alle anskaffelsene fra bokhandleren er foretatt før den nåværende rammeavtalen med BS Norli Skole AS ble inngått. 3.6 Rammeavtaler 3.6.1 Generelt gevinstpotensiale En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. I henhold til Markedsplassen ehandel.no 8 et innkjøpsverktøy for offentlig sektor - vil bruk av rammeavtaler blant annet kunne gi følgende gevinster: Tabell 3-2 Gevinstpotensial ved bruk av rammeavtaler ihht. ehandel.no Forbedring Volumrabatt Redusert lager og reduserte driftsog vedlikeholdskostnader Mer effektiv håndtering av formaliteter Reduserte prosesskostnader Årsak Lavere pris gjennom forpliktelse til kjøp av større kvanta i avtaleperioden Standardiserte rutiner for bestilling og leveranse av varer og tjenester Godkjenning av leverandører og sikring av produkter, tjenester og avtaler én gang for alle i forhold til krav vedrørende: HMS Miljø Kvalitetskrav Andre interne og eksterne lover og regler Redusert administrasjon gjennom kjøp hos færre leverandører Etablering av klare rutiner med leverandøren for å håndtere kontraktsavvik som returer, brekkasje, garanti m.v. Konkurranse (innhenting av tilbud) trenger ikke å avholdes og kontrakt inngås ved hvert enkelt kjøp/bestilling Det reelle gevinstpotensialet vil avhenge av hvilket nivå i kommunen man ser på, og hvor mye som er gjort tidligere. Den enkelte virksomhet kan nok i noen tilfeller oppnå bedre pris i markedet enn fra en leverandør man har rammeavtale med. For kommunen totalt sett kan likevel mange småkjøp ødelegge muligheten for volumrabatter, samt øke risikoen for lovbrudd gjennom manglende bruk av gjeldende avtaler og for liten oversikt over praksis for protokollføring og kunngjøring. 3.6.2 Rammeavtaler i Sandnes kommune Ifølge kommunens reviderte innkjøpspolitikk fra 2007 prioriterer kommunen å inngå rammeavtaler for å sikre at loven følges, redusere administrasjonskostnader samt å oppnå stordriftsfordeler. Rammeavtalene skal ifølge reglementet inngås etter konkurranse og omfatte kommunens samlede behov for de aktuelle produkter og tjenester. Kommunens enheter er forpliktet til å 8 Markedsplassen ehandel.no, veileder 3: Gevinstrealisering og resultatoppfølging, Hvordan komme i gang? Anskaffelser til drift - 14 - Sandnes kommune

benytte seg av inngåtte rammeavtaler. Oversikt og kort omtale av kommunens rammeavtaler legges som nevnt ut på intranett under Anskaffelser bindende avtaler. Anskaffelsesenheten er ansvarlig for å legge ut oppdatert informasjon om kommunens avtaler på intranett, og den kan ifølge kommunens reviderte anskaffelsespolitikk for 2007 gjennomføre stikkprøver for å sjekke at regelverket blir fulgt og rapportere avvik til ledelsen. Ikke alle avtalene som kommunen har, er presentert på intranett. Årsaken er at det eksisterer avtaler hvor det ikke er fare for "lekkasjer", og som kun benyttes av få personer, slik at det holder at disse er oppdatert. Det er imidlertid viktig at kommunen legger til rette for innsyn i slike enpersonsavtaler ettersom de ikke er tilgjengelige på intranett. De fleste rammeavtalene har en varighet på 2-3 år eksklusiv eventuelle opsjoner. Avtalene varierer i type da noen er bindende for hele kommunen, mens andre kun forplikter enkelte avdelinger/ etater. Kommunen inngikk 01.11.2007 en rammeavtale med Sharp Electronics Norge angående kopimaskiner og skrivere. Avtalen utgår 30.01.2013 med opsjon på forlengelse i ytterligere ett år. Dette innebærer en avtaletid på 5 år og 3 måneder (6 år og 3 måneder inkludert opsjonstiden). Ifølge forskrift om offentlige anskaffelser 6-1 nr. 4 kan ikke rammeavtaler inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand. Leieprisen av maskinene forutsetter leie i 5 år, og det vil bli dyrere for kommunen å komme inn i ordningen på ett senere tidspunkt eller å gå ut av ordningen før de 5 årene har gått 9. Ettersom 5 år betraktes som en naturlig levetid for en kopimaskin, anses dette som et tilfelle som går under unntaket i forskriftens 6-1 nr.4. Kommunen har så mange rammeavtaler på så mange områder at vi har valgt å ikke inkludere dem i denne rapporten. Det framstår imidlertid fortsatt et potensiale for rammeavtaler på nye områder. Tabellen under viser en oversikt over områder med potensiale for inngåelse av nye rammeavtaler 10. Tabell 3-3 Potensiale for rammeavtaler på nye områder Område Tidsskifter/ aviser/ abonnementer Bevertning og representasjon Kurs/ opplæring Skyee, reise og diett Kjøp av transportmidler Rengjøringskonsulenter informert om og de to utgåtte avtalene ble fjernet. Da revisjonen gikk gjennom kommunens oversikt over bindende avtaler på intranett avdekket vi at en del av avtalene var utløpt og at de dermed ikke er gyldige lenger. Under skolebøker og lignende lå det blant annet tre ulike avtaler den nye avtalen med BS Norli Skole AS samt to utgåtte avtaler. Dette ble kommunen Kommunens oversikt over bindende avtaler på intranett har to visningsmodus; Åpne i eget vindu og Vise. Visningsmodus Åpne i eget vindu er ifølge kommunen oppdatert. En nærmere gjennomgang av kommunens bindende avtaler på intranett i visningsmodus Åpne i eget vindu per 29. januar 2008 avdekket imidlertid at hele 13 av avtalene har utgått. For en oversikt over disse avtalene sortert etter tidspunktet de har utløpt, se tabell 3-4 under. Det er viktig at kommunen informerer klart om hvordan den tekniske løsningen skal håndteres slik at ikke brukerne blir forvirret. Ifølge kommunen arbeider de med IKT for å få avklart hvordan de to visningsalternativene kan gjøres like. 9 Kilde: Sandnes kommunes intranett, nyheter. 10 Vi gjør oppmerksom på at etter at rapportens hovedinnhold ble utformet, har kommunen fra 01.03.08 inngått rammeavtale for rengjøringskonsulenter. Anskaffelser til drift - 15 - Sandnes kommune

Tabell 3-4 Oversikt over utgåtte avtaler som fortatt ligger under bindende avtaler på intranett per 29.01.08 (Kilde: Sandnes kommunes intranett) Område Leverandør Inngått Utgått Opsjon Viruskontrollprogrammer Merkantildata 01.04.2000 01.04.2002 Kommunikasjon, avdeling sikkerhet Transportavtale Posten 01.02.2003 01.12.2003 Vaskeritjenester Triotex AS 01.11.2002 31.10.2004 Opsjon 1 + 1 år Avfallsbeholdere Strømbergs Plast AS 13.05.2002 12.05.2005 Avfallsbeholdere Euro Teknikk 12.08.2002 11.08.2005 Innfordringstjenester Lindorff AS 01.04.2001 01.04.2006 Digitale forvaltningstegninger, Skansen Consult AS 30.08.2004 29.08.2006 Opsjon 1 + 1 år brannteknisk dokumentasjon og rådgivning Utstyr, kjemikalier og service og Pahlén Oslo AS 01.09.2003 31.08.2007 Tatt i bruk vedlikeholdstjenester til svømmehaller IKT - PC, skjermer og servere Ementor AS 21.01.2004 31.12.2007 Stillingsannonser på intranett Stavangerpuls AS 01.01.2006 31.12.2007 Ventiliasjon-kjøp, filter, reparasjon og L.S. Solland A.S 01.03.2006 31.12.2007 Opsjon 1 + 1 år service Annonser Sandnesposten 01.01.2007 31.12.2007 Reisebyråtjenester American Express Corporate 01.05.2003 31.12.2007 Opsjon til 31.12.07 Travel Av tabellen over kan en se at kommunen har avtaler som utløp helt tilbake til 2002 liggende under bindende avtaler på intranett. Det er viktig at kommunen fjerner eller eventuelt oppdaterer utgåtte avtaler slik at det ikke skapes misforståelser blant kommunens ansatte angående eksistensen av avtalene. Kommunen har mange rammeavtaler. Det er dermed vanskelig for kommunens ansatte å ha oversikt over hvilke avtaler som eksisterer. Faktumet at oversikten inneholder mange avtaler som ikke er gyldige skaper ikke bedre oversikt. Kommunen har inngått ny rammeavtale på IKT utstyr med Ementor fra 01.01.2008. Dette står som nyhet på intranett, men er ikke registrert direkte på selve avtalen. Som en ser av tabellen over utgikk avtalen med Triotex AS angående vaskeritjenester 31.10.04. I margen i visningsbildet fremgår dato for siste oppdatering. Denne avtalen er sist oppdatert 12.12.2007. Oversikten over kommunens bindende avtaler viser også at kommunen har en del tidsubegrensede avtaler. Det er det ikke adgang til. For en oversikt over kommunens tidsubegrensede avtaler se tabell 3-5 under: Tabell 3-5 Oversikt over bindende avtaler som er tidsubegrenset (Kilde: Sandnes kommunes intranett) Område Leverandør Inngått Makulering av papir Fretex Stavanger 04.09.1991 Psykologibistand Psykolog Rune Karlson 15.08.2005 Sprinkleranlegg - servicekontrakter Simex AS 13.03.2007 Røykventilasjonsanlegg KK Byggsystemer AS - Tabell 3-6 nedenfor viser kronevolumet og antallet utbetalinger til registrerte mottakere i kommunens leverandørliste på et grovt nivå. Vi har ikke fjernet internt kjøp og salg, interne overføringer, overføringer til private aktører, eller kartlagt hvor stor del av omsetningen som rammeavtaleleverandørene står for. Vi ser at nesten 3200 leverandører mottar ca. 1,1 milliarder kroner gjennom knappe 40.000 transaksjoner. Dette store leverandørvolumet må selvsagt administreres, jf. tabell 3-2 om reduserte prosesskostnader ved bruk av rammeavtaler. Anskaffelser til drift - 16 - Sandnes kommune

Tabell 3-6 Sandnes kommunes anskaffelser i 2006 Antall leverandører, omsetning og antall utbetalinger (Kilde: Sandnes kommune) Beløpsgrenser: Antall leverandører: Kroner: Antall føringer: 0-10 000kr 1777 3 595 355 2864 10 000-100 000 kr 851 29 940 784 8354 100 000-500 000 kr 334 75 505 475 8882 500 000-1,7 mill. kr 117 105 961 222 6360 Over 1,7 mill. kr 117 846 967 991 12614 Totalt 3196 1 061 970 827 39074 Selv om tabellen også inneholder overføringer gir den en pekepinn på at en stor andel anskaffelser foretas fra flere leverandører enn de 70-80 kommunen har rammeavtale med. Det kan være grunn til å understreke at dette i seg selv ikke tilsier regelbrudd. Vi merker oss for øvrig også ut fra kategoriseringen i tabellens venstre kolonne, at: 334 leverandører ligger i kategorien 100-500 tusen kroner, dvs det beløpsspenn det skal føres protokoll for i henhold til forskriftens vedlegg 3. Tilsvarende ville nasjonal terskelverdi berørt 117 leverandører og medført krav om protokollføring i henhold til forskriftens vedlegg 4. De siste 117 leverandørene omsetter for nesten en milliard kroner, og er alle berørt av EØS-terskelverdien på 1,7 millioner kroner. 3.7 Er kommunens vare og tjenestekjøp over terskelverdiene blitt kunngjort? Rogaland Revisjon har gjennomgått kommunens leverandørstatistikk for 2005 og 2006 som viser samlet kjøp per leverandør, og vi har sett på varegrupper hvor årlig innkjøp overstiger kr 500.000 eks. mva. Formålet med arbeidet var å avdekke kjøp fra leverandører som kommunen ikke har inngått rammeavtaler med, og som ikke har blitt kunngjort. Vi har også utført stikkprøver av rammeavtaler hvor opsjonsperioden er tatt i bruk med hensyn på å avdekke om opsjonsperioden er kunngjort. I store deler av 2005 var den nasjonale terskelverdien kr 200.000. Fra og med høsten 2005 ble den nasjonale terskelverdien hevet til kr 500.000. Som en forenkling har vi brukt grensen på kr 500.000 for hele 2005. Tabell 3-7 under viser en oversikt over kjøp fra leverandører hvor revisjonen ikke kan se at det eksisterer noen form for rammeavtale, eller at det er foretatt utlysning i Doffin-basen. Anskaffelser til drift - 17 - Sandnes kommune

Tabell 3-7 K jøp fra leverandører uten rammeavtaler, og uten nasjonal utlysning Leverandør Omsetning 2005 Omsetning 2006 Biblioteksentralen 605 542 585 070 Dhi Water & Environment AS 229 820 691 116 Green Tech AS 182 443 1 228 658 Coop Høyland Og Jæren 1 096 222 988 271 Ikano Finans AS 632 232 573 513 Kolo veidekke AS 184 944 637 229 Norkart AS 409 424 718 875 Optimus Data AS 975 680 948 836 Georg Stangeland AS 6 311 659 1 454 744 Systemsikring AS 586 022 146 114 Thingbø Byggrent AS 163 043 645 660 Ticket Avd. Sandnes 0 567 961 Omsetningen i tabellen ovenfor er inklusive mva. Terskelverdien på kr 500.000 er eks. mva 11. I utgangspunktet skulle disse anskaffelsene ha vært lyst ut. En vurdering av innholdet i hvert enkelt tilfelle er imidlertid påkrevet. Gjennomgang av innholdet i forhold til hver leverandør i tabellen ovenfor avdekket følgende vesentligheter: Norkart AS: Omsetningen i 2006 består hovedsakelig av skattefinansierte prosjekter som for eksempel utvikling av GIS-system, fysisk planlegging og digitalisering av eldre reguleringsplaner til Byplan. Revisjonen fant ingen av disse prosjektene kunngjort i Doffin basen. Optimus Data AS: Omsetningen inneholder kjøp av produkter og tjenester til ulike skoler, som for eksempel kopiering til Sørbø skole, inventar og utstyr til Lurahammeren skole og datautstyr til Riska skole. Revisjonens gjennomgang av kommunens innkjøpsavtaler og kunngjøringer avdekket at det ikke foreligger noen form for rammeavtale med Optimus Data, eller at det er foretatt kunngjøring i Doffin basen. Kommunen hadde i 2006 rammeavtale med NetPrint for kopiering og med Ementor angående EDB. Georg Stangeland AS: Omsetningen i 2006 består hovedsakelig av Bulegaprosjekter i Flassamyrveien. Beløpet til dette prosjektet overstiger kr 500.000. Revisjonen fant ikke dette prosjektet kunngjort i Doffin basen. Thingbø Byggrent AS: Omsetningen i 2006 består av bruk av rengjøringskonsulenter til renhold/ utvasking av ulike skoler. Revisjonen fant ikke tjenesten kunngjort i Doffin basen, slik det er krav om. Avtale nr. 164 Vikartjenester renhold samt utvask av bygg på kommunens oversikt over Sandnes kommunes rammeavtaler som revisjonen har fått tilsendt inneholder kommentaren: Stort volum i Stavanger, kan være ønskelig i Sandnes. Ettersom kommunen i 2006 brukte over kr 500.000 - grensen for krav om nasjonal utlysing - på slike tjenester fra Thingbø Byggrent bør kommunen vurdere å inngå rammeavtale for slike tjenester ettersom det forenkler kunngjøringsarbeidet. Systemsikring AS: Kommunalteknikk har et par faktura for leie av porter og gjerder. Ifølge kommunen hadde kommunalteknikk rammeavtale med Systemsikring AS tidligere og de vurderer å inngå ny avtale. 11 Merk at terskelverdi på kr 500.000 eks. mva tilsvarer kr 625.000 med 25 % mva., kr 570.000 med 14 % mva. og kr 540.000 med 8 % mva. Anskaffelser til drift - 18 - Sandnes kommune

Ticket avdeling Sandnes: Omsetningen i 2006 består blant annet av skoler og barnehagers bruk av reisebyråtjenester. Revisjonens gjennomgang av kommunens innkjøpsavtaler og kunngjøringer avdekket at det ikke foreligger rammeavtale med Ticket, avdeling Sandnes, eller at det er foretatt kunngjøring i Doffin basen. Omsetningen på Systemsikring AS og Ticket avdeling Sandnes ligger formelt sett ikke over terskelverdiene som krever nasjonal utlysning ettersom beløpene i tabellen er inklusive mva. For å forenkle kunngjøringsarbeidet bør kommunen vurdere å inngå rammeavtaler med leverandører som vipper rundt terskelverdiene. Ettersom det kun er et fåtall av kunngjøringene i Doffin basen som inneholder opplysninger om hvem som har vunnet anbudskonkurransen er det i enkelte tilfeller svært vanskelig å koble sammen kunngjøringer til rammeavtaler/ oppdrag. Dette er kommunen informert om. Ifølge forskrift og offentlige anskaffelser (FOA) 9-2 første ledd (del II) kan oppdragsgiver som har tildelt en kontrakt gjøre resultatet kjent i Doffin basen. Ifølge FOA 18-4 første ledd (del III) skal imidlertid oppdragsgiver som har tildelt en kontrakt, rammeavtale eller arrangert en designerkonkurranse senest 48 dager etter at kontrakter er tildelt gjøre resultatet kjent i en kunngjøring. En gjennomgang av 188 Doffin-utlysninger siden 2003 viser at antallet varierer litt fra år til år, noe vi har tatt med i tabellen til høyre. Eksempelvis ble det gjort 35 utlysninger i 2003 mot 49 året etter. Mangel på kunngjøring av opsjonsperiode som er tatt i bruk i forbindelse med rammeavtaler innebærer at rammeavtalene prinsipielt sett ikke er gyldige. Bruken av dem innebærer Tabell 3-8 Antall årlige utlysninger i Doffin basen (Kilde: Doffin.no) Publisert Antall 2003 35 2004 49 2005 42 2006 31 2007 31 dermed ulovlige direkte anskaffelser. Revisjonens stikkprøver av kommunens rammeavtaler hvor opsjonsperioden er tatt i bruk avdekket ingen mangler i forhold til kunngjøring av opsjonsperioden. 3.8 Protokollføringer ihht. lov om offentlige anskaffelser Regelverket om offentlige anskaffelser skiller mellom hvilke krav som kan settes for at leverandørene skal kunne delta i konkurransen (kvalifikasjonskrav) og hvilke kriterier man skal legge vekt på når man skal bestemme hvem som vinner konkurransen (tildelingskriteriene). Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten. Ifølge regelverket skal oppdragsgiver alltid stille krav om skatteattest og HMS-erklæring. Dersom dette ikke dokumenteres, skal tilbudet avvises. Regelverket åpner for at oppdragsgiver kan stille krav til leverandørenes 12 : Tekniske kvalifikasjoner Finansielle og økonomiske stilling Hvor strenge krav som skal settes er det oppdragsgiver selv som avgjør, så lenge kravene ikke er nasjonalt diskriminerende eller til hinder for grenseoverskridende handel. Hovedtrekkene vedrørende krav til leverandørenes kvalifikasjoner og krav som stilles om dokumentasjon av at kravene er oppfylt, skal angis i kunngjøringen 13. I forbindelse med kvalifikasjonsrunden 12 Jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 8-4, 1. ledd/ 17-4, 1. ledd. 13 Forskrift om offentlige anskaffelser 8-5, 1. ledd/ 17-15, 1. ledd. Anskaffelser til drift - 19 - Sandnes kommune