Nyorganiseringav administrasjonenveduit
Bakgrunn ADM2020 Mål: Etableremerrobusteadministrativemiljøer Digitaliseringogstandardiseringavarbeidsoppgaver/7flyt,ogmer kostnadseffektivforvaltning Likttjenestenivåuavhengigavenhet Fortsatttilgangtilbrukernæretjenesterforstudenter,ansatteog ledere Øktadministrativfleksibilitetogtilpasningsdyktighet
BakgrunnABE+reformen Budsjettår Kutt i bevilgning Skjermingavkjernevirksomheten 2015 16, 752 mill. 2016 20, 107 mill. 2017 25, 130 mill. 2018 21,724 mill. Totalt 83,721 mill. «Innsparingstiltakene.internt.på.UiT.skal. omfatte.det.som.er.underlagt. universitetsdirektørens.virkeområde,.og. dermed.den.samlede.administrative. virksomheten,.gjennomgående.på.alle.nivåer».. Sak$S%18/15,$Universitetsstyret
Prosess&og&tiltak&for&å&nå&målene 1)Etableringavflerenyeadministrativefellestjenester 2)Reorganiseringavadministrasjonen
Etablering+av+nye+fellestjenester Fellestjenester: Nivå41 Avdeling Nivå42 Fakultet Andre Ansatt Student Institutt Nivå43 "Eksamensforvaltning4og4vitnemålsproduksjon "Opptak4av4studenter "Innkjøp4over4terskelverdi4for4 konkurranseutsetting "Variabellønnsattestasjon4reiseregninger4mm) "Adm.4støtte4til4rekruttering4og4tilsetting "Standardisert4personalforvaltning "Internasjonal4mobilitet4for4ansatte4og4studenter "Nyhetsproduksjon "Kanalforvaltning4nettsider) "Grafiske4tjenester4trykkeri,4grafisk4design4mm)
Etablering+av+nye+fellestjenester Nivå41 Fellestjenester: Avdeling Nivå42 Fakultet Andre Ansatt Student Institutt Nivå43 Innkjøp4under4terskelverdi4for4 konkurranseutsetting Støtte4til4ekstern4 forskningsfinansiering Ledelsesnær4personalforvaltning Økonomistyring4og4regnskap/ bilagshåndtering4for4underliggende4 enheter
Reorganisering*av*administrasjonen 1.Avdelingsstrukturifellesadministrasjonennivå1) 2.Organiseringavadministrasjonenpånivå2og3
HRogøkonomi Forskning, utdanningog formidling Universitetsdirektør Stab Studentrekruttering, markedog profilering Kommunikasjonog kanalforvaltning Studieadm Internasjonalt samarbeid IT Byggogeiendom Ledelseogstab Digitale forskningstjenester Grunntjenester Systemutviklingog arkitektur Digitale utdanningstjenester BrukernærITEstøtte Prosjektseksjon Renholdsseksjon Driftsseksjon Ledelseogstab TilsettingsEog rekrutteringsstøtte HR DokumentasjonsE forvaltning Økonomioginnkjøp Regnskap Utvidetledermøte Strategisk utdanningsutvalg Forskningsstrategisk utvalg Rektorat Forskning, innovasjonog utdanningskvalitet
Adm.%organisering%på%fakultetene Helsefak NT HSL IVT JUS BFE HRogøkonomi Inntiltreseksjoner HRogøkonomi Inntiltoseksjoner Inntiltoseksjoner HRogøkonomi Forskning,utdanning ogformidling Forskning,utdanning ogformidling Forskning,utdanning ogformidling Enhetfor medisinutdanning Fartøyogtekniske tjenester
Campusadministrasjon./ oppgaver Beredskapsarbeid+og+ledelse+av+lokal+beredskapsgruppe Ansvar for+fellesarrangement på campus Sekretariatsfunksjoner+for+campusråd+og+campusmøte Praktisk+lederstøtte+og+rådgiving+for+viserektorene Sørvistorgfunksjoner I+Harstad+skal+sørvistorget+drives+av+campusadm.+i+samarbeid+med+andre+ enheter.+ I+Alta+skal+sørvistorget+drives+av+BEA+i+samarbeid+med+campusadministrasjonen+ og+andre+enheter I+Narvik+skal+sørvistorget+drives+av+BEA+i+samarbeid+med+IVT++ Andre+oppgaver på delegasjon
Administrative,innsparinger I"samband"med"selve"den"administrative"omstillingen"i"2018"se"vedlagte"tidsplan)"utformes"det" administrative"bemanningsplaner"med"et"stillingstall"som"totalt"sett"er"minimum"5%"lavere"enn"tallet"uit" hadde"ved"fusjonstidspunktet"i"2016.""reduksjonen"knyttes"til: Nært"forestående"naturlig"avgang"pensjonering) Reduksjon"av"antallet"lederstillinger Avtak"av"midlertidige"stillinger"det"er"p.t."om"lag"8%"midlertidighet"i"administrasjonen"ved"UiT)." Dupliseringseffekter"knyttet"til"samling"av"administrative"miljø"i"fellestjenester"og"sammenslåing"av" tilgrensende"og"overlappende"fagmiljø"i"nye"enheter Flere"digitaliserte"funksjoner Forenkling"av"saksflyt"og"avvikling"av"unødvendig"kontroll I"samband"med"den"ordinære"budsjettfordelingen"for"2018"som"legges"frem"for"universitetsstyret"i"juni" 2018"foreslår"universitetsdirektøren"konkrete"innsparingstiltak"knyttet"til"andre"administrative"utgifter." Økonomiske"gevinster"for"kjernevirksomheten"skal"synliggjøres."" Gjenstående"behov"for"innsparinger"fastsettes"som"måltall"som"den"enkelte"administrative"enhet"må"innfri" innen"en"angitt"frist."en"egen"orientering"om"dette"fremmes"for"universitetsstyret"høsten"2018
Endringerfordeadm.ansatte Ingen%ansatte%vil%bli%sagt%opp,%ingen%må%flytte%geografisk%men%flere%adm.% ansatte%vil%få:% Ny%arbeidsflyt% Helt%eller%delvis%nye%arbeidsoppgaver Ny%organisatorisk%tilknytning Nye%kolleger Ny%leder
Noen%ledelsesutfordringer Skape&forståelse&for&hvorfor&endringene&skjer Forberede&de&ansatte&på&hvilke&type&endringer&som&kommer Ta&ansvar&for&at&beslutningene&og&prosessene&blir&gode
Statsforvaltningens.verdier Rettsstatsverdier Eks:%legalitet,%nøytralitet, likebehandling,%rettferdighet Demokratiske.verdier. Eks:%ytringsfrihet,%likeverd,% medbestemmelse, fellesskapsansvar,% brukerorientering%og% åpenhet
UiTs verdier Troverdighet, Akademisk,frihet, Nærhet, Kreativitet, Engasjement,
ADMST&og&UFFST& årsverk& Kilde&Paga pr.&dato ADM$ÅRSV UFFST$ÅRSV 04.01.2016 875,1 1962,3 04.06.2016 872,1 2000,6 04.01.2017 843,4 2005,9 04.06.2017 884,6 2031,7 04.01.2018 850,6 2058,0
Utvikling)midlertidige)ansatte)i)universitetsadministrasjonen) 201372017)årsverk) Kilde)DBH)2017 35 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 2015 2016 2017 ADMST 20,86 17,76 28,4 29,65 32,2 DRIFTST 0,5 1 2,75 3,25 2 STØTTEST 5,13 6,83 3,17 7,17 5,33
Administrativt+ansatte+som+er+66+år+eller+mer+i+2018,+fordelt+på+stillingskoder+og+ fakultet/enhet.+ 38+ansatte+33,5+årsverk) Ca 70+%+av+administrative+ansatte+66+år+eller+mer+finner+vi+på+de+fire+største+fakultetene+og+i+stillingskodene+seniorrådgivere, instituttledere,+ seksjonsledere,+og+seniorkonsulenter.+ Kilde+Paga+februar+2018 16 14 100-% 14 90-% 80-% 12 70-% 10 60-%