Dato 01.02.2012 Referanse pejo Til Leverandører Krav til innhold i EHF fakturaer til DFØ
Side 2 Innhold 1. Generelt... 3 a. Dialog med leverandør... 3 b. Test av XML filer... 3 c. Interntest DFØ... 3 d. Test fra leverandør til DFØ... 3 e. Produksjon... 4 2. Forklaring til felter som brukes av DFØ i EHF formatet... 4 a. Deres ref / bestillerreferanse... 4 b. Ordrenummer og kontraktsnummer... 4 c. Fakturavisning i våre fakturaflyt systemer... 4 3. Kontakt... 5
1. Generelt DFØ mottar fakturaer for 185 statlige virksomheter. For oversikt over våre kunder, se pkt. 1,a. Vårt standard XML format er EHF. Beskrivelse av EHF formatet kan lastes ned her: http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet Side 3 DFØ benytter per i dag EVRY som meldingsformidler. Hvis utsteder benytter andre meldingsformidlere, må disse videresende filer til EVRY for distribusjon til DFØ. Det er ikke mulig å levere fakturafiler direkte til DFØ eller gjøre disse tilgjengelig for at DFØ skal hente på f.eks. fakturahotell. Fra 1. juli 2012 vil DFØ være tilknyttet aksesspunkt og alle nye forsendelser av elektronisk faktura fra den dato skal sendes via aksesspunkt. Vi har frem til 1. juli 2012 følgende rutine for oppstart med leverandører som kan levere elektronisk faktura: a. Dialog med leverandør Leverandører som skal starte med leveranse av elektronisk faktura vil motta et elektronisk skjema i epost som må besvares. Har du ikke mottatt elektronisk skjema, send en mail til elfak@dfo.no og skjema vil bli distribuert. I samme epost får leverandør link til oversikt over DFØ sine kunder. b. Test av XML filer Etter utfylt skjema, vil leverandør motta en epost med link til vår XML filtester. Her kan leverandør selv laste opp fakturafiler for godkjenning. Ved godkjent test av fil, sendes testfil til elfak@dfo.no. c. Interntest DFØ DFØ vil etter mottatt XML testfil, laste denne opp i våre testmiljøer for visuell test. Hvis leverandør ønsker å benytte eget stilark, må dette sendes til elfak@dfo.no sammen med testfil. Dersom leverandør ønsker å benytte vårt standard stilark, kan denne benyttes både med og uten egen logo. Hvis egen logo ønskes, må denne sendes til elfak@dfo.no. d. Test fra leverandør til DFØ Etter at interntest hos DFØ er utført, skal hele distribusjonsløpet testes. DFØ bestiller testkommunikasjon hos EVRY og leverandør sender testfiler via det kommunikasjonsoppsettet som leverandør selv har valgt.
Side 4 e. Produksjon Etter endt test avtales dato for produksjonsstart mellom leverandør og DFØ. Leverer leverandør til flere av DFØ sine kunder, vil vi at det leveres elektronisk faktura til alle. 2. Forklaring til felter som brukes av DFØ i EHF formatet a. Deres ref / bestillerreferanse Kjøperens referanse som skal oppgis ved bestilling. Legges i taggen: AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID Eksempel på slike referanser i DFØ kan være: 1460ABCD eller 3260TRKNU eller 4040TK (Gjelder både faktura og kreditnota) b. Ordrenummer og kontraktsnummer For leverandører som er tilknyttet ehandelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger fra DFØs kunder, vil ordrenummer eller kontraktsnummer være påført bestillingen. Slik informasjon må følge fakturaen hvis oppgitt. Ordrenummer: Legges i taggen: Invoice/OrderReference/ID Eksempel på slik referanse kan være: 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456 Kontraktsnummer: Legges i taggen: Invoice/ContractDocumentReference/ID Eksempel på slik referanse kan være: CM1234 eller CM0006 c. Fakturavisning i våre fakturaflyt systemer DFØ støtter per i dag visning med standard stilark, eget stilark som sendes DFØ før produksjonssettelse eller ved medsendt pdf/tif til XML filen. Det er mulighet for egen logo i standard stilark.
Side 5 3. Kontakt Spørsmål kan rettes til elfak@dfo.no Kontaktpersoner: Laila Karlsen Tlf. 406 34 053 Jan-Inge Andrå Tlf. 982 40 983 Jan Morten Torsmyr Tlf. 982 95 757 Kontaktperson hos EVRY: Mette Theisen mette.theisen@evry.com Tlf. 901 91 941