Exceline Brukerveiledning Online EDB AS
Exceline Online EDB AS har utviklet Exceline bransjeløsningen for treningssenter. Systemet brukes i dag på over 175 sentre i Norge - på alt fra små selvbetjente til kjeder med mange sentre. Exceline er løsningen for deg som ønsker å ha full kontroll over driften og den beste kundeoppfølgingen. Exceline inneholder en grunnmodul med Medlemskartotek, Kontrakter, Klippekort, Besøk, og Betalingsoppfølging med purring og inkasso. Til grunnmodulen tilknyttes ønskede moduler som Trening Instruktørbooking - Squashbooking - Shop med varelager Booking Idrettshall - Treningsprogram Gruppetrening Kundeoppfølging Kommunikasjon Sponsing. Se moduloversikt under. Exceline kan også tilknyttes en AvtaleGiro-modul som gjør at du kan belaste kundenes konto elektronisk og reskontro oppdateres automatisk. Exceline holder til enhver tid rede på hvilke medlemmer som har gyldig Kontrakt/Klippekort. Vi leverer også medlemskort slik at systemet kan knyttes til kortleser for adgangskontroll med bilde. Det kan også styre dørlås for selvbetjent senter eller port/lyssignal. Exceline tilbyr mange rapporter. Omsetningsrapport, besøksrapport, utestående, salgsrapport, besøkstoppen og purreliste er eksempel på dette. Exceline inneholder svært fleksible rapportfilter. Dette gir brukeren mulighet til å plukke ut kunder, kontrakter, avdrag og klasser etter valgte kriterier og skrive ut disse på skjerm, listepapir, merkelapper eller flettefil. I kommunikasjonsmodulen kan man sende epost eller SMS og la systemet automatisk sende ut SMS med bursdagshilsen, bookingpåminnelse, kundeoppfølging, purring med betalingsinfo og melding til kunder som ikke har trent på en stund. Exceline kan integreres med nett/smsbooking. Modul Beskrivelse Grunnmodul Menyer og database. Faktura, purring og inkassofiler. Alle lisenser må ha grunnmodulen. Trening Adgangskontroll med kortleser. Kan styre dør/port. Kontrakter, klippekort, frys og oppsigelser. AvtaleGiro Rutiner for kjøring av AvtaleGiro mot BBS Kommunikasjon Gir deg muligheten til å sende epost og SMS. Automatisk SMS ved bursdag, instruktørtime og manglende trening krever abonnement hos Smallsoft. Kundeoppfølging Planlegg og dokumenter kundeoppfølgingen. Ta ut lister over planlagte/utført aktiviteter for de ansatte. Instruktør Booking av instruktørtimer. Valg av type time. Styrer klippekort for PT. Vaktliste for oppsett av timebok. Klasse Timeplaner for ulike gruppeaktiviteter som aerobic, spinning etc med statistikker på belegg. Administrerer timeplanen i Nett/SMSbooking fra Smallsoft Sponsing Beregner rabatt ut fra antall betalende og lager faktura med fakturagrunnlag til sponsor. Sponsing kan styres av antall besøk. Shop Salg av varer kontant/á konto/gavekort. Varelager. Vi selger tilhørende PC-kasse og strekkodeleser. Squashbooking Booking av squashtimer. Klippekort, enkelttimer og fastbaner. Også mulig med hallbooking. Nett/SMSbooking Integrert Nett/SMSbooking leveres av Smallsoft Side 2 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Installasjon av Exceline... 8 Oppstart av Exceline... 9 Hovedmenyen... 10 Aktivitet... 11 Kundeliste... 12 Kundekort... 13 Økonomi... 14 Send SMS... 15 Kontrakt... 16 Avdrag... 17 Avdragskort... 18 Innbetalt... 19 Notat... 19 Oppfølging... 20 Oppfølgingskort... 21 Hent fast oppfølging... 22 Interesser... 23 Loggfil... 23 Aktivitet... 24 Besøk... 25 Program... 26 Programkort... 27 Shop... 28 SMSlogg... 29 Sponsing... 30 Klasser... 31 Kontraktkort... 32 AvtaleGiro... 33 Kunde... 34 Avdrag... 35 Avdrag betaling... 36 Fravær... 37 Fraværskort... 38 Tider/baner... 39 Knyttet... 40 Oppfølging... 40 Besøk... 40 Avbestilt... 41 Tillegg... 42 Kortleser... 43 Les kort... 43 Loggfil... 44 Besøksliste... 45 Booking... 46 Shop... 47 Salg... 47 Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 3
Gamle salg... 48 Betalinger... 49 Dagsplan... 50 Rapporter... 51 Rapportoversikt... 51 Økonomirapporter... 53 Omsetning i periode... 53 Omsetning pr dag... 53 Periodeavvik... 53 Likviditet... 53 Restverdi... 53 Ubetalt pr valgt dato... 53 Betalinger... 53 Aldersfordelt saldoliste... 53 Omsetning pr avdeling... 53 Besøksrapporter... 53 Sammendrag... 53 Besøkstoppen... 53 Besøksfrekvens... 54 Besøksliste... 54 Besøk fordelt på avdeling... 54 Avdelingsbesøk > 50%... 54 Belegg... 54 Belegg tilhører... 54 Liste kobling... 54 Liste kobling m/oppfølging... 54 Liste knyttet... 54 Liste pr instruktør... 54 Klassefilter... 55 Ukerapport... 55 Vikartimer... 55 Medlemsrapporter... 56 Betalingsmåte... 56 Alder/Kjønn... 56 Utvikling i periode... 56 Utvikling pr måned... 56 Status... 56 Medlemmer pr tilbud... 56 Medlemmer pr poststed... 56 Medlemmer pr instruktør... 56 Salg... 56 Salg pr tilbud... 56 Provisjon pr selger... 56 Provisjon pr instruktør... 56 Shopsalg... 56 Salg pr vare... 56 Salg pr konto... 57 Dagsoppgjør... 57 Kontrakter... 57 Kontraktsfilter... 57 Side 4 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Gyldige kontrakter... 57 Alle kontrakter... 58 Forny kontantkontrakter... 58 Startårsaker... 58 Sluttårsaker... 58 Kunder... 59 Kundefilter... 59 Alle kunder... 59 Avdrag... 60 Avdragsfilter... 60 Klar for purring... 60 Klar for inkasso... 61 Frys... 62 Frysfilter... 62 Kundeoppfølging... 63 Kundeoppfølgingsfilter... 63 Kundeoppfølgingsliste... 64 Ukerapport... 64 SMS-logg... 64 Sponsing/rabatt... 64 Beregn rabatt/generer sponsoravdrag... 64 AvtaleGiro... 65 Fullmakter... 65 Oversikt fullmakter... 65 Fullmakter med >=3 ubetalte trekk... 65 Slettede fullmakter med saldo... 65 Nye fullmakter ikke godkjent etter 60 dager... 65 Forny AvtaleGiro... 65 Prisendring AvtaleGiro... 65 Trekk... 66 Oversikt ubetalte trekk... 66 Status trekk gyldige kontrakter... 66 Ikke trekk i valgt måned... 66 Ubetalte trekk... 66 Fullmakt ikke OK... 66 Trekk til behandling... 66 Trekk med sletteanmodning... 66 Diverse... 67 Oppsett... 68 System... 68 Lisens... 69 Økonomi... 70 AvtaleGiro... 71 Nummerserier... 72 Kortleser... 73 Purring... 74 Passord... 75 Passordvedlikehold... 75 Kontraktsbetingelser... 76 SMS... 77 Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 5
Kategorier... 78 Kontraktkategorier... 78 Interesser... 79 Faktura tilleggstekster... 79 Fraværskategorier... 79 Oppfølgingskategorier... 79 Sluttårsaker... 79 Startårsaker... 79 Faste SMS-tekster... 79 Faste oppfølginger... 80 Tilbud... 81 Gyldige tilbud... 81 Alle tilbud... 81 Tilbudskort... 82 Timebøker... 83 Åpningstider booking... 83 Åpningstider trening... 83 Avvikende åpning... 85 Timetyper... 86 Timeboksjekk... 86 Kontraktsjekk... 86 Instruktør... 87 Ansattliste... 87 Vaktliste... 88 Ukeplan... 89 Klassekort... 90 Klassetyper... 91 Se aktiviteter... 92 Kontrollregn... 93 Fjern gamle data... 93 Shop... 94 Vareliste... 94 Kontoplan... 94 Treningsprogram... 95 Standard program... 95 Hent øvelser... 95 Øvelsesgrupper... 96 Øvelsesgruppekort... 96 Øvelser... 97 Øvelseskort... 98 Timeregnskap... 99 Timelister... 99 Timekort... 100 Timefilter... 101 Oppgaver... 101 Poststeder... 101 AvtaleGiro... 102 Fra BBS... 103 Til BBS... 104 Loggfil... 105 Side 6 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Diverse rutiner... 106 Rutinebeskrivelser... 107 Rutinebeskrivelse for inkasso... 107 Rutinebeskrivelse for sponsing... 108 Rutinebeskrivelse for kommunikasjon... 109 Rutinebeskrivelse for integrert SMS... 110 Rutinebeskrivelse for fletting/masseutsendelse... 111 Beskrivelse av flettefiler... 112 Eksempel på rapportfilter i Exceline... 114 Rutinebeskrivelse for AvtaleGiro egenmelding... 115 Tips angående AvtaleGiro... 116 Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 7
Installasjon av Exceline Systemet er laget for en oppløsning på skjermen på minimum 1024*768 punkter. Hvis du kjører Vista må du enten ha rettigheter som lokal administrator på PC en eller slå av UAC- brukerkontroll. Installasjon: - Sett inn CD Hvis installasjonen ikke starter automatisk: - Trykk på startknappen - Velg Kjør og deretter Bla gjennom - Finn CD-stasjonen, finn filen Setup.exe og velg OK - Standard installsjonsmappe for Exceline er C:\Programfiler\Online\Exceline. Hvis installsjonsprogrammet foreslår å legge det under Program files, trykk Browse og endre stien til Programfiler (På norsk og uten mellomrom). - Trykk Next på alle valgene i installasjonen 1. Gå inn på Start->Søk->Alle filer og mapper. 2. Skriv BDEAdmin i feltet Hele eller deler av filnavnet og trykk søk 3. Dobbelklikk på BDEAdmin med gult tannhjul som ikon. 4. Velg fanen Configuration. 5. Åpne mappen System og deretter Init. Sett Langdriver til dbase NOR cp865, Local share til true og MaxFileHandles til 119. 6. Åpne mappen Drivers, deretter Native og velg DBASE. Sett Langdriver til dbase NOR cp865 og Level til 5. Exceline i nettverk Vi anbefaler at programmet installeres på hver arbeidsstasjon som forklart over. I tillegg må du legge inn hvor databasen ligger på alle arbeidsstasjonene. 1. Gå inn på Start->Søk->Alle filer og mapper. 2. Skriv BDEAdmin i feltet Hele eller deler av filnavnet og trykk søk 3. Dobbelklikk på BDEAdmin med gult tannhjul som ikon. 4. Velg fanen Databases. 5. Velg aliasen Exceline (ikke dobbelklikk) og legg inn Path til Datamappen på serveren. (mappen Excedata) Oppstart med parameter Det er mulig å starte Exceline med diverse parameter. Disse brukes for å starte opp med avdelingsnummer, starte i Kortlesermodus etc. Hvis du f.eks. skal bruke parameter 5 må du også legge inn de 4 første. Høyreklikk på snarveien til Exceline og gå inn på Egenskaper og legg inn parametrene bak programnavnet i feltet Mål. Eks. c:\programfiler\online\exceline\exceline.exe 0 T F 1 T. Parametrene er: 1. Avdelingsnummer. Settes til 0 hvis du ikke har avdelingsversjon evt. gjeldende avdeling. 2. Sjekk struktur. T hvis du vil at Exceline skal sjekke at du har riktig datastruktur eller F. 3. Enbruker. E hvis du vil jobbe uforstyrret for andre brukere i Exceline. F for flerbruker. 4. Maskinnummer. Enkelte maskiner returnerer ikke nummer. Legg inn nummer for hver PC. 5. Start i Kortlesermodus. Sett T på maskinen for adgangskontroll og Exceline starter direkte i riktig skjermbilde. Snarveien bør legges i Oppstart på Windows. Side 8 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Oppstart av Exceline Ved oppstart av Exceline må du først stille inn hvordan du vil bruke systemet og litt om datautstyret du skal benytte. Innstillingene gjøres under Diverse i Hovedmenyen. 1. Gå gjennom valgene under Oppsett. Se forklaring på side 68. 2. I Tilbud registrerer du alle dine tilbud. Se forklaring på side 81. 3. Hvis du har booking-aktiviteter stiller du inn Åpningstider under Timebøker. Se forklaring på side 83. 4. Registrer deretter ansatte i Ansattliste under Instruktør. Se forklaring på side 87. 5. Hvis du har Shop-modulen må varene registreres under Shop-Vareliste. Se forklaring på side 94. Generelt Opplysningene om kundene er lagret i ulike registre. En kunde skal aldri ha mer enn ett kundekort, men kan ha flere kontrakter/klippekort. AvtaleGiro-kontrakter fornyes under Rapporter-AvtaleGiro-Fullmakt-Forny AvtaleGiro. Når en kunde skal fornye en annen type kontrakt registrerer du en ny kontrakt fra Kundekortet. Registrer Kunde Kontrakt Enkelttime - Registreres med Ny kunde fra Kundeliste under Aktivitet. - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet. Velg Kundekort og Ny kontrakt på fanen Kontrakt. - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet og velg Besøk. Endre Kunde - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet og velg Kundekort. eller - Søk opp kunden i Rapporter-Kundeliste og trykk Valg. eller - Søk opp kunden i Rapporter-Kontrakter og trykk Kundekort. Kontrakt - Søk opp kunden i Kundeliste under Aktivitet. Trykk Kundekort og deretter fanen Kontrakter. Finn ønsket kontrakt og trykk Valg. eller - Søk opp kunden i Rapporter-Kundeliste. Trykk Valg og deretter fanen Kontrakter. Finn ønsket kontrakt og trykk Valg. eller - Søk opp kontrakten under Rapporter-Kontrakter og trykk deretter Valg. Slett Samme muligheter som for endre. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 9
Hovedmenyen Fil Her får du mulighet til å avslutte programmet. I tillegg kan du få frem opplysninger om leverandøren av Exceline og logge inn som annen bruker hvis systemet er passordbeskyttet. Aktivitet Her foregår registrering av kunder, kontrakter, betalinger etc. Besøksregistrering og booking ligger også i denne menyen. I Dagsplan kan du registrere antall deltagere på gruppeaktivitetene og i Shop registrerer du alt kontantsalg av varer. Rapporter Her kan du generere rapporter oppdelt i gruppene Økonomi, Besøk, Medlemmer, Salg, Kontrakter, Kunder, Avdrag, Frys, Kundeoppfølging, Sponsing/rabatt og AvtaleGiro. Diverse Her finner du alle innstillinger for systemet og registrering av grunnlagsdata. Modulen for Timeregnskap ligger også i denne menyen. AvtaleGiro Her ligger rutinene for å behandle sendingene til og fra BBS. Du finner også en loggfil for alle sendingene og en meny med diverse rutiner for AvtaleGiro her. I tillegg finner du rutinene for å lese inn returfiler fra inkassoselskapet her. Side 10 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Aktivitet Programmet behandler to typer aktiviteter. Den første er bookingaktiviteter som baserer seg på timebøker f.eks. Squash, Instruktør, Solarium og Hall. Bruken av programmet i forhold til disse aktivitetene er forklart på side 46. Bruken for den andre typen aktiviteter som Trening er forklart på de følgende sider. Aktivitetsmenyen kan også inneholde Shop hvor kontantsalg av varer registreres (forklart på side 47) og Dagsplan hvor antall deltakere på gruppeaktiviteter registreres (forklart på side 50). Etter å ha valgt ønsket aktivitet kan du velge mellom kortleser og kundeliste. Kortleser er en rutine for adgangskontroll hvis maskinen er knyttet til en kortleser. Maskinen som styrer adgangskontrollen skal stå i kortlesermodus. Rutinen er forklart på side 43. Kundeliste inneholder rutiner for registrering av kunder, kontrakter og opplysninger knyttet til disse, samt registrering av enkelttimer, og er forklart på de neste sidene. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 11
Kundeliste Kundelisten kan sorteres på Etternavn, Fornavn, Kundenummer, Kontonummer, Kortnummer, Fødselsdato, Mobilnummer og E-post. Du kan søke på alle disse begrepene. Ved sortering på navn vil programmet søke mer nøyaktig for hver bokstav du skriver inn i søkefeltet. Når du har funnet riktig etternavn kan du søke i fornavn innen valgt etternavn. Dette er også mulig ved sortering på fornavn. Du finner flere søkebegreper i Rapporter- Kunder-Alle kunder. Kolonnen Tilbud viser hvilket tilbudsnummer kunden er tilknyttet, og kolonnen Trekk viser siste trekksum. Kolonnen Status viser Kontrakt/Klipperkort på kundene med gyldig avtale og Enkelttime på de andre. Statusen oppdateres kun automatisk når man har vært på Kundekortet og i adgangskontrollen. Kundeopplysningene står med svart tekst hvis gyldig medlem og grå tekst hvis ikke. Ny kunde Besøk Kundekort Avslutt Lager et nytt kundekort hvor du kan legge inn opplysningene om kunden. Søk først for å sjekke om kunden er registrert tidligere. Hvis kunden ikke har gyldig kontrakt eller klippekort hentes tilbudslisten frem med de gyldige tilbudene av typen enkelttime for gjeldende aktivitet. Hvis gyldig kontrakt eller klippekort belastes dette. Du kan etterregistrere besøk ved først å velge Besøksdato øverst til høyre. Åpner kundekortet for gjeldende kunde. Dobbelklikk på kunden gjør samme funksjon. Returnerer til hovedmenyen. Søk etter Sett utgår Sett status Flytter markøren til søkefeltet med tastaturet. (Alt+S) Blar gjennom hele kunderegisteret og oppdaterer kolonnen for kundens siste kontrakt utgår. Oppdaterer dagens status på aktiviteten for alle kunder. Side 12 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Kundekort Kundekortet viser all informasjon om kunden. På fanene nederst ligger tilleggsinformasjon. Fanene er forklart på de neste sidene. Opplysningene i grå felt blir hentet fra underregistre. Exceline viser automatisk bilde av kunden hvis det finnes et bilde med kundenummeret som filnavn i mappen som er lagt inn i Bildemappe under Diverse- Oppsett-System. Navigering Max/Min Søk Kontrollregn Gi nummer Ny Slett Avslutt Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste kunde. Du kan velge sortering. Utvider/minker området for fanene. Praktisk hvis du skal lete i f.eks. en lang Avdragsliste. Åpner en rutine for å søke etter en ønsket kunde. Kontrollregner kundens og kundens kontrakters saldi. Tildeler kunden et entydig kundenummer hvis kunden har 999999-nummer fra før. Lager et nytt kundekort hvor du kan legge inn opplysningene om kunden. Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes kundekortet. Kontrakter, avdrag etc. blir ikke slettet, da de brukes i rapportene. Slett kontraktene først hvis også disse opplysningene skal slettes. Returnerer til kundelisten. E-post Mobil/SMS Her kan du sende E-post til kunden via Outlook. Her kan du sende SMS til kunden. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 13
Økonomi Foresatt Etternavn, Fornavn, Adresse, Poststed og Mobil - Hvis kunden er under 18 år eller AvtaleGirokontrakter skal belastes en konto som kunden ikke disponerer må navn registreres. Hvis de også har forskjellig adresse må også denne registreres. Eventuell purring/inkassosak bruker denne infoen. Infokategori angir hvordan kunden vil informeres, hvor 0=post, 1=Epost og 2=SMS. Oppfølgingskategori brukes for å rangere hvor tett oppfølging kunden skal ha. Signert dopingregler kan brukes slik at adgangskontrollen varsler hvis dato mangler. Tilhører Betales av Familie Sponsor Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort. Dette brukes for å registrere hvilket firma, lag, gruppe etc. kunden tilhører. En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge ønsket kundekort. Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort for å registrere at en annen enn kunden betaler hele eller deler av kontrakten. En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge ønsket kundekort. Hvis du merker av på feltet Annen betaler på noen av avdragene til kunden, vil dette avdraget knyttes til denne kunden. Her kan du knytte kundekortet til et annet kundekort for å registrere hvilken annen kunde denne kunden er i familie med og dermed gies familierabatt. En kundeliste vises og du kan søke deg frem og velge ønsket kundekort. Hvis lisensen omfatter Sponsemodulen registrerer du her hvilken sponsor kunden har, hvilken kategori sponsing kunden skal ha og evt. Ansattnummer og Referanse. Side 14 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Send SMS Ved å trykke på knappen Mobil/SMS på Kundekortet kan du i denne rutinen sende SMS til kunden. Den samme rutinen kan også sende SMS til betaler. Fast SMS-tekst Her får du opp en liste med maler for tekster du kan bruke i SMSen. Antall tegn Send SMS En SMS kan være max 160 tegn. Rutinen teller antall tegn i meldingen din. Sender SMS til mottakeren. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 15
Kontrakt Her får du frem en liste over kundens kontrakter/klippekort. Listen kan være usortert, sortert på kontraktnummer eller sortert på Gyldig t.o.m. Standard sortering kan velges i Diverse-Oppsett-System. Alle valgene bringer deg til Kontraktkortet som er forklart på side 32. Hvis kunden er knyttet til en kontrakt tilhørende f.eks. et idrettslag vil det vises en liste over disse knyttingene. Kunden er da gyldig medlem i perioden denne kontrakten gjelder. Ny kontrakt Lager et nytt kontraktkort hvor du kan legge inn opplysningene om kontrakten. Nytt klippekort Lager et nytt klippekort hvor du kan legge inn opplysningene om klippekortet. Valg Viser kontraktkortet til valgt kontrakt. Du kan også dobbelklikke i kontraktlisten. Side 16 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Avdrag Her får du frem en liste over alle kundens avdrag uavhengig av kontraktnummer. Listen kan være usortert, sortert på forfallsdato, avdragsnummer eller betalingsdato. Standard sortering kan velges i Diverse-Oppsett- System. Du finner flere muligheter til å behandle avdragene fra Kontraktkortet. Utskrift Kvittering Faktura Betaling Valg Skriver ut Avdragslisten for en valgt forfallsperiode. Skriver ut en kvittering på gjeldende avdrag hvis det er betalt. Skriver ut en faktura på gjeldende avdrag og legger dagens dato i feltet Utskrevet og Fakturert hvis det ikke er betalt. Et AvtaleGiro-avdrag med dato i Utskrevet vil ikke bli innsendt til BBS. Åpner rutinen for å registrere gjeldende avdrag som betalt. Du registrerer betalingsmåte, dato og ansattnummeret ditt. Avdrag som er til behandling hos BBS kan ikke registreres betalt. Registrer da betalingen på første avdrag som ikke er til behandling. Se forklaring på side 36. Åpner avdragskortet for gjeldende avdrag. Se forklaring på neste side. Du kan også dobbelklikke på avdraget. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 17
Avdragskort På avdragskortet kan du vedlikeholde opplysningene om avdraget. Navigering Opphev betaling Slett Avslutt Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste avdrag. Fjerner betalingsdatoen og sletter innbetalingen. Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes avdraget og saldoene beregnes på nytt. Avslutter avdragskortet og returnerer til avdragslisten. Fast fakturatekst Her kan du knytte avdraget til en fast fakturatekst som du på forhånd har registrert som en mal i Diverse-Kategorier-Faktura tilleggstekster. Dette kan f.eks. være forklaring til hvorfor dere sender faktura. Side 18 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Innbetalt Viser en liste over kundens innbetalinger. Akontoinnbetaling Valg Starter en rutine hvor du kan registrere innbetaling av innvilget kredit eller forhåndsbetaling på shop og enkelttimer. Brukes ikke for å registrere betaling av avdrag. Viser innbetalingskortet til gjeldende innbetaling. Du kan også dobbelklikke. Notat Her kan du skrive inn opplysninger om kunden som det ikke er laget plass til ellers på kundekortet. Eksempel på aktuell info kan være at kunden ikke skal ringes etter 19 og bare på hverdager. Alle hendelser, avtaler du gjør med kunden og annen kundeoppfølging skal registreres på fanen Oppfølging. Dette fordi det blir mer strukturert, ved at man må legge inn dato og ansattnummer. Infoen blir da også tilgjengelig fra Kontraktkort og kundeoppfølgingsrapportene. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 19
Oppfølging Denne listen viser alle aktiviteter som er gjort eller planlagt gjort mot kunden (Telefoner, brev, SMS, endringer på fullmakten etc.). I tillegg kan du legge inn meldinger til kunden og merke av for PopUp (Mistet noe, kontakt økonomiansvarlig, ring hjem, feil med betaling etc.). Disse meldingene vil komme opp i adgangskontrollen og når noen senere går inn på kundekortet. Når kunden har fått meldingen fjernes PopUp-merket og aktiviteten settes som utført av riktig ansatt. Flytt Hent fast Utskrift Registrer Valg Denne rutinen benyttes for å flytte planlagt dato for en serie oppfølginger. Still markøren på den første oppfølgingen du vil flytte, trykk på knappen og oppgi datoen den skal flyttes til. De neste oppfølgingene blir flyttet tilsvarende antall dager. Kan også flytte tilbake i tid. Gir deg en liste over faste oppfølginger som inneholder en eller flere aktiviteter. Nye kunder skal kanskje ha faste oppfølginger i den første tiden. Se forklaring på neste side. Skriver ut kundekortet med listen over oppfølginger. Lager tomt oppfølgingskort hvor du kan registrere opplysninger om oppfølgingen. Viser kortet til gjeldende oppfølging. Du kan også dobbelklikke. Se forklaring på neste side. Side 20 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Oppfølgingskort Hvis oppfølgingen er en SMS og Exceline er satt opp til å automatisk sende ut kundeoppfølginger vil systemet sende ut teksten som ligger i SMS-tekst. Hvis denne er tom sendes teksten som ligger i Notat/SMS. Hvis Utført er tom kan du sette inn dagens dato ved å benytte knappen Utført. Hvis det ligger en dato der, kan du fjerne denne ved klikke på knappen Utført. Ved å aktivisere innlogging av operatør i Diverse-Oppsett-Økonomi, slipper brukeren å legge inn ansattnummeret sitt i registreringsbildene. Registrert av Utført Utført av Kategori SMS-tekst Antall tegn Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten. Her settes dagens dato ved klikk. Dato fjernes om man klikker på nytt. Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten. Her kan du hente kategori fra listen som er laget i Diverse-Kategorier-Oppfølgingskategorier. Her kan du hente tekst fra malene som er laget i Diverse-Kategorier-Faste SMS-tekster. Teller hvor mange tegn meldingen består av. Max 160 tegn i en SMS. Navigering Utskrift Slett Avslutt Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste oppfølging. Skriver ut oppfølgingskortet. Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes oppfølgingen. Returnerer til oppfølgingslisten. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 21
Hent fast oppfølging Denne rutinen hjelper deg å raskt planlegge en serie oppfølginger av kunden. Vedlikehold av Faste oppfølginger gjøres under Diverse-Kategorier-Faste oppfølginger. Registrert av Utført av Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten. Her kan du hente nummer og navn fra Ansattlisten. Hent Registrerer oppfølgingene for valgt Fast oppfølging med det antall dager fra dagens dato som står på hver aktivitet. Legg inn Registrert av og Utført av før du henter en Fast oppfølging. Side 22 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Interesser I denne listen ligger alle interesser som er registrert på kunden. I Rapporter-Kunder-Kundefilter kan du plukke ut kunder med valgt interesse. Registrer Slett Her kan du knytte kunden til nye interesser. Du får frem en liste hvor du kan velge ønsket interesse. Se forklaring på side 79. Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes interessen. Loggfil I denne listen ligger alle meldinger som er laget i adgangskontrollen siden siste tømming. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 23
Aktivitet Denne fanen viser når kunden hadde prøvetime, hvilken rabatt og om kunden har benyttet aktiviteten. Prøvetime blir lagt inn når du registrerer en time av timetype 9 på Kundeliste-Besøk eller på bookingaktiviteter. For å kunne registrere en ny Prøvetime på kunden må du først slette datoen her. Hvis du legger inn rabattprosent vil denne hentes inn når du selger noe til kunden. Aktiv legges automatisk inn når kunden benytter aktiviteten. Side 24 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Besøk Denne listen viser alle kundens besøk på senteret. Under Rapporter-Besøksrapporter-Liste kobling kan du skrive ut liste med antall besøk i valgt periode for en gruppe kunder. Opptelling av besøk for en periode gjøres for alle kunder i Rapporter-Kunder-Kundefilter. Da kan man i filteret plukke ut de kundene som har et valgt antall besøk. Antall besøk Utskrift Slett Teller opp antall besøk i en valgt periode. Skriver ut besøksliste for en valgt periode. Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes besøket. Timebøkene oppdateres hvis det gjelder en bookingaktivitet. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 25
Program I denne listen ligger kundens treningsprogram. Når programmet er utgått kommer det opp varsel i adgangskontrollen. Registrer Valg Lager et nytt programkort hvor du kan legge inn øvelsene. Se forklaring på neste side. Viser kortet til gjeldende program. Du kan også dobbelklikke. Se forklaring på neste side. Side 26 Online EDB AS Support 73 96 25 29
Programkort Her kan du redigere valgt treningsprogram. Navigering Utskrift Slett Her kan du bla til første, forrige, neste eller siste program ved å klikke på pilene. Skriver ut treningsprogrammet Etter å ha bekreftet et kontrollspørsmål slettes treningsprogrammet Hent fra standardprogram Ny øvelse Valg Denne rutinen viser en liste over registrerte standardprogram som du kan hente inn øvelsene fra. Se forklaring på side 95. Henter frem listen over tilgjengelige øvelser hvor du kan hente inn ønsket øvelse. Se forklaring på side 95. Viser øvelseskortet hvor du kan redigere opplysningene om øvelsen. Se forklaring på side 96. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 27
Shop Her registreres alt salg av varer som skal knyttes til kunden. Kunden kan forhåndsbetale varer ved at du registrerer en innbetaling. Når kunden kjøper varer kan disse avregnes debetsaldoen. Hvis kunden ikke har forhåndsbetalt får kunden negativ saldo som senteret kan kreve inn senere. Dette gjør at du kan følge opp de som f.eks kjøper en brus og skal betale etter trening. Hvis kunden glemmer å betale har du oversikt over hva kunden har kjøpt og hvor mye han skylder. I Diverse-Oppsett-Økonomi velger du om Kredit- og debetsalg skal være mulig. Se forklaring til Shopsalg på side 47. Side 28 Online EDB AS Support 73 96 25 29
SMSlogg I denne listen ligger alle SMS er som er sendt eller i ferd med å sendes til kunden. Dobbelklikk eller Valg åpner en detaljert visning av meldingen, som inneholder info om sendingstidspunkt, mobilnummer og annen info. Online EDB AS Support 73 96 25 29 Side 29
Sponsing Sponsemodulen i Exceline er laget for å forenkle behandlingen av rabatterte kontrakter og kontrakter der en sponsor betaler hele eller deler av det månedlige beløpet. Den er basert på at den som blir sponset har en ordinær AvtaleGirokontrakt. Sponsoren må også ha en kontrakt pga sponsoravdraget må være knyttet til en kontrakt. Før innsendelse av månedens trekk kjøres en rutine som trekker fra evt. rabatt og sponsebeløp og lager sponseavdrag og fakturagrunnlag for sponsoren. Ved at rabatten kan legges inn i steg kan dette brukes for å motivere kundene på en sponsorkontrakt til å verve flere i og med at deres egen månedspris går ned. Registrer en kontrakt på sponsoren med pris 0 og varighet for den perioden som avtalen gjelder. På Kundekortet til sponsoren kryss av for Sponsorkunde og legg inn nummeret på sponsorkontrakten. Oppgi evt. minimumsbeløp etter rabatt for å unngå at rabatt trekkes fra hvilemedlemskap. Du kan velge at rapporten fra sponseberegningen skal vise antall besøk pr ansatt også hvis det kun en rabattavtale. Det er også mulig å legge inn kredittid og tekst på sponsefakturaen som overstyrer standarden. Legg inn rabattstegene. Det første feltet angir minimum hvor mange som må være à jour med betalingen pr siste måned. I det andre feltet oppgir du rabattbeløpet. Registrer så opplysninger om evt. sponsing. Sponsingen kan deles i kategorier hvis sponsoren ønsker å sponse ulike beløp. Hvis sponsoren krever et minimum antall besøk for å sponse sine styrer dette om Exceline lager sponseavdrag for kunden. Det er også mulig å sponse pr besøk hvis minimumsbesøk ikke er oppnådd. Sponseliste Sponsorkort Skattegrunnlag Her får du en rapport over alle som er tilknyttet sponsoren og en oversikt over betingelsene. Lager en rapport med info om sponsoren og en oversikt over betingelsene. Rapport med info om hvor mye hver enkelt ansatt er sponset i gitt periode. Side 30 Online EDB AS Support 73 96 25 29