Kostnadsvurdering av IKT-løsninger

Tittel: Oslo kommune Utdanningsetaten Kostnadsvurdering av IKT-løsninger Teleplans prosjektnr: Teleplans prosjektnavn: Kontraktsnummer: 04044 Oslo kommune Vurdering av IT-løsninger PUB-20-04001-JFP-04 Versjonsnr: Utgivelsesdato: Vår referanse: 1.0 18.05.2004 PUB-24-04044-EJA-04 Eventuelle endringer fra forrige versjon: Dokumentansvarlig : Gjennomgått av: Godkjent av: Navn: Dato: Initialer: Erlend Jakobsen 18.05.2004 Navn: Dato: Initialer: Harald Wium Lie 14.05.2004 Navn: Dato: Initialer: Jan Fredrik Platou 18.05.2004 Rapport Utdanningsetaten.doc Side 2 av 16

Sammendrag Teleplan har på oppdrag fra Utdanningsetaten i Oslo kommune beregnet levetidskostnader for ulike IKT-løsninger. Dette er gjort slik at tallene skal kunne sammenlignes direkte med tallene i rapporten Åpen programvare i Norge fra høsten 2003. Det er anslått kostnader for Utdanningsetatens Windows-baserte InnsIKT-løsning med henholdsvis tykke klienter, tynne klienter og en blanding med 1/3 tykke og 2/3 tynne klienter. Her anslås også kostnader for Skolelinux-løsninger med den samme blanding av tykke og tynne klienter, samt tilsvarende med kun tykke klienter. Valg av operativsystemer og nettverksmiljøer har innvirkning på de totale kostnader knyttet til skolers IKT-tjenester. Våre anslag viser at totalkostnaden for en skole med en blanding av tykke og tynne klienter som tar InnsIKT i bruk vil være ca 10% lavere enn kostnaden for å drifte et tilsvarende Windows-basert nettverk lokalt ved skolen. Sammenlignet med scenariet Windows tykk fra rapporten Åpen programvare i Norge er en InnsIKT-løsning med bare tykke klienter beregnet å koste 77% av dette. Dette tallet gjelder når alle skolene har gått over til InnsIKT. En InnsIKT-løsning med bare tynne klienter anslås å koste ca 58% av Windows tykk, mens en InnsIKT-løsning med 1/3 tykke og 2/3 tynne klienter anslås å koste rundt 65% av scenariet Windows tykk. Skoler som tar i bruk Skolelinux, og særlig de som har stor andel tynne klienter, kan forvente seg enda noe lavere kostnader enn ved en tilsvarende InnsIKT-løsning. I en vurdering av levetidskostnader for IKT-løsninger er det nødvendig også å se på servicenivået knyttet til de ulike alternativene. Det gir ikke mening å sammenligne kostnader på tvers av løsninger uten å skjele til kvaliteten på løsningene. InnsIKT innebærer et betydelig bedret IKT-tilbud til skolene og de vi har snakket med ved skolene rapporterer om en til dels dramatisk økning i bruken av IKT fra lærernes og elevenes side etter innføring av InnsIKT. De sier også at brukerne stort sett er godt fornøyde med det tilbudet de får. InnsIKT benytter en sentralisert driftsløsning. Denne løsningen er valgt for å kunne sikre et likeverdig tilbud til elevene uavhengig av hvilken skole de går på. Samtidig innebærer løsningen en ekstra trygghet for skolene mot problemer knyttet til drift og oppgradering av servere. Skolene trenger ikke tenke på problemer knyttet til servere, noe som ellers kan være en kilde til problemer som krever god driftskompetanse. Dette betyr også at kvaliteten på driftingen blir mindre avhengig av lokal kompetanse og således blir både bedre og jevnere på tvers av skolene. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 3 av 16

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 5 1.1 BAKGRUNN... 5 1.2 OPPDRAG... 5 1.3 AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER... 6 2 BEGREPER... 6 2.1 INNSIKT... 6 2.2 KLIENT... 7 2.3 SERVER... 7 2.4 TYKKE KLIENTER... 7 2.5 TYNNE KLIENTER... 7 2.6 SENTRALISERT DRIFT... 8 2.7 LOKAL DRIFT... 8 2.8 FJERNDRIFT... 8 2.9 SAMBAND OG BÅNDBREDDE... 8 3 KOSTNADSANALYSER... 9 3.1 KOSTNADSSIDEN AV INNSIKT-LØSNINGEN... 9 3.2 BEREGNEDE LEVETIDSKOSTNADER... 9 3.2.1 Utgangspunkt... 9 3.2.2 Scenarier...10 3.2.3 Felles for scenariene...10 3.3 SCENARIO A: INNSIKT MED BARE TYKKE KLIENTER...11 3.4 SCENARIO B: INNSIKT MED BARE TYNNE KLIENTER...12 3.5 SCENARIO C: INNSIKT MED EN BLANDING AV TYNNE OG TYKKE KLIENTER...13 3.6 SAMMENLIGNING MED SKOLELINUX...14 4 KONKLUSJON...15 4.1 KOSTNADSNIVÅ INNSIKT SAMMENLIGNET MED ANDRE LØSNINGER...15 4.2 PRIS OG KVALITET...16 Rapport Utdanningsetaten.doc Side 4 av 16

Kostnadsvurdering av IKT-løsninger 1 Innledning På oppdrag fra Undervisningsetaten i Oslo Kommune vurderer Teleplan i denne rapporten kostnader knyttet til et sett av ulike IKT-løsninger for undervisningsnettet i Oslo kommune. 1.1 Bakgrunn Teleplan utarbeidet høsten 2003 rapporten Åpen programvare i Norge for Nærings- og handelsdepartementet (NHD) og Arbeids- og administrasjonsdepartementet (AAD). Denne rapporten omhandler bruk av åpen programvare i offentlig sektor og inneholder blant annet kostnadsvurderinger i form av eksempelregnestykker for utvalgte IKT-løsninger basert på Windows og Skolelinux. Utdanningsetaten har registrert at det eksisterer relativt utbredte misforståelser omkring etatens IKT-løsning (InnsIKT) og hvilke kostnader som er knyttet til denne. Konkret opplever etaten at tall fra Teleplans rapport om åpen programvare brukes i sammenligninger med Oslo kommunes løsning på en måte som er egnet til å skape et feilaktig inntrykk. 1.2 Oppdrag Teleplan er gitt i oppdrag av Utdanningsetaten å vurdere kostnadsnivået for eksisterende InnsIKT-løsning sammenliknet med de eksempelregnestykker som er beskrevet i rapporten Åpen programvare i Norge. I den rapporten ble det anslått kostnader for følgende løsninger: Windows tykk dvs. lokalt driftede tykke Windows-klienter Windows tynn dvs. lokalt driftede tynne Windows-klienter Skolelinux dvs. lokal- eller fjerndriftede tynne Skolelinux-klienter Teleplan sammenligner i denne rapporten et sett av IKT-løsninger med de nevnte eksemplene i rapporten Åpen programvare i Norge. Spesifikt anslår vi i denne rapporten forventede kostnader for følgende andre løsninger: InnsIKT-løsning med bare tykke klienter InnsIKT-løsning med bare tynne klienter InnsIKT-løsning med blanding av tykke og tynne klienter Skolelinux med bare tykke klienter Skolelinux med blanding av tykke og tynne klienter Rapport Utdanningsetaten.doc Side 5 av 16

1.3 Avgrensninger og forutsetninger Denne rapporten har som oppgave å besvare helt konkrete ønsker fra Utdanningsetaten om kostnadsanslag for spesifikke IKT-løsninger for undervisningsnettet. Den presenterer således kostnadsoverslag kun for det nevnte sett av IKT-løsninger. Dette er altså ingen evaluering verken av InnsIKT eller av driftsavtalen som er inngått med Siemens. Rapporten ser utelukkende på forhold som oppfattes som relevante for å vurdere den kostnadsmessige siden opp mot alternative modeller. Den pedagogiske siden av InnsIKT er utvilsomt viktig, men altså ikke tema for denne rapporten. I denne rapporten fokuseres det på kostnader knyttet til den tekniske siden av InnsIKT, og hvordan dette kostnadsbildet kan sammenlignes med alternative IKT-løsninger. Teleplan har hatt vel én uke fra kontraktsinngåelse til leveranse av denne rapporten. Den korte tiden har begrenset muligheten til å gjøre grundige undersøkelser med innhenting og verifikasjon av informasjon. Teleplan baserer således sine vurderinger primært på grunnlagsdata som er presentert fra Utdanningsetatens side og forutsetter at disse er korrekt. Konkret gjelder dette informasjon om oppbygningen av InnsIKT-løsningen, data om driftsvederlag til Siemens samt priser på samband fra aksessleverandøren TDC. I tillegg er det gjennomført intervjuer med IKT-ansvarlige ved sju skoler i Oslo kommune som har erfaring som InnsIKT-skoler. Teleplan har også snakket med utvalgte eksterne ressurspersoner med Linux-kompetanse og kompetanse på drift av Skolelinux-løsninger for vurderinger omkring kostnader knyttet til Linux-løsninger. Det er viktig å merke seg at denne rapporten ikke går inn på noen helhetlig vurdering av Windows-løsninger mot Linux-alternativer. Dette er komplekse og sammensatte problemstillinger som involverer også ikke-økonomiske faktorer, og slike vurderinger har ikke vært en del av Teleplans oppdrag. Teleplan vil understreke at det som presenteres her er eksempelregnestykker, og ikke en endelig og entydig sannhet om hva ulike alternativer vil koste. På samme måte som for rapporten Åpen programvare i Norge er mange faktorer i beregningene usikre og det har vært nødvendig å gjøre skjønnsmessige vurderinger av viktige faktorer basert på samtaler med berørte parter. Alle kostnader i denne rapporten er oppgitt eks. mva. 2 Begreper Her gjøres kort rede for noen sentrale begreper som det refereres til i denne rapporten. 2.1 InnsIKT Utdanningsetaten gir på sine websider følgende overordnede beskrivelse av InnsIKT: InnsIKT står for innsats for pedagogisk bruk av IKT i Osloskolen. Satsingen omfatter både teknisk utstyr, infrastruktur og kompetanseutvikling knyttet til pedagogisk bruk av IKT. Utdanningsetatens overordnede målsetning er at alle elever bruker IKT målrettet og fleksibelt i læringsarbeidet. En forutsetning for dette er å øke elevenes tilgang til IKT og lærernes kompetanse knyttet til pedagogisk bruk av IKT. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 6 av 16

InnsIKT representerer altså en økt satsing og en nivåheving på bruken av IKT blant elever og lærere i Oslo-skolen. InnsIKT er ment å tilby brukerne et sentralt driftet system med høy kvalitet og høy tilgjengelighet. Bakgrunnen for dette er blant annet den vedtatte handlingsplanen for IKT i Oslo-skolen hvor Kultur- og utdanningskomiteen i bystyret har lagt en politisk føring ved å vedta følgende tiltak: Dagens IKT-organisering videreutvikles slik at den enkelte skole tilbys sentrale driftsløsninger som på best mulig måte understøtter skolenes tjenesteproduksjon. Det er også andre grunner til at det i InnsIKT er valgt å satse på sentralisert drift. Helt sentralt i denne sammenheng står ønsket om å sikre et likeverdig IKT-tilbud til elevene i Oslo-skolen, uavhengig av hvilken skole de går på. Dessuten har man ønsket en løsning som gir lærerne god sikkerhet for at systemene er tilgjengelige når de trenger dem. En annen viktig grunn for å velge sentralisert drift er at man kan hente ut stordriftsfordeler og slik effektivisere driftsarbeidet. Videre kan man da benytte en profesjonell driftsleverandør med spesialisert driftskompetanse og således få bedre kvalitet på driftstjenestene. Samtidig dreies den lokale innsatsen fra drift mot oppfølging av driftsleverandøren. Ikke alle skoler i Oslo er tilknyttet InnsIKT, men det skjer en gradvis innfasing basert på skolenes ønske om å bli med. Det er meningen at alle skolene i løpet av få år skal tilsluttes InnsIKT. 2.2 Klient Klient betyr i denne sammenhengen en datamaskin som står i et nettverk og som er beregnet for sluttbrukere. I undervisningsnettet er dette altså de maskiner som elever og lærere bruker. Klientmaskinene er koblet opp mot en server. 2.3 Server En server er på sin side en tjenermaskin som tilbyr ulike typer tjenester til klientene i nettverket. Disse tjenestene kan for eksempel være applikasjoner, lagring eller utskrift. 2.4 Tykke klienter Såkalt tykke klienter er fullverdige PC er hvor prosessering og lagring av data primært skjer lokalt på klientene. Applikasjoner som kjører på en tykk klient er normalt installert på selve PC en. 2.5 Tynne klienter Såkalt tynne klienter er enkle datamaskiner som foretar svært lite prosessering. Applikasjoner kjøres på en server mens den tynne klienten viser resultatene til brukeren. Tynne klienter er billigere i innkjøp og gjerne billigere i drift enn tykke klienter. Gamle og utrangerte tykke klienter kan også gjenbrukes som tynne klienter. Slike maskiner kalles i InnsIKT kategori B- maskiner. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 7 av 16

2.6 Sentralisert drift Sentralisert drift innebærer at serverne er sentraliserte og gjerne står på ett sted. InnsIKT er basert på en sentralisert driftsløsning. Det vil si at driftsleverandøren (Siemens Business Services) har stående en sentral serverpark som leverer tjenester rundt i hele undervisningsnettet. InnsIKT gjør i tillegg bruk av en lokal server på hver skole, men denne fjerndriftes også sentralt fra Siemens. Mens tynne klienter er koblet direkte opp mot Siemens serverpark, kan tykke klienter bruke den lokale serveren til pålogging og fillagring for å oppnå lavere responstid. 2.7 Lokal drift Lokal drift innebærer at IKT-utstyr som servere, klienter, nettverk og skrivere driftes lokalt ved hver skole. Da er de tjenester som tilbys brukerne plassert lokalt, enten på den lokale serveren eller på brukernes klientmaskiner. En slik løsning medfører normalt at driftskompetansen må befinne seg ute på skolene. 2.8 Fjerndrift Fjerndrift betyr at serverne er lokalt plassert på hver enkelt skole, men at driften av dem gjøres fra et annet sted. En driftsleverandør installerer da spesiell programvare på de lokale serverne og klientene for å kunne utføre driftsoppgaver over nettet. 2.9 Samband og båndbredde Det er i denne rapporten forutsatt at alle skoler har en bredbåndsforbindelse på minst 2 Mbps tilgjengelig. Vi skal knytte noen kommentarer til hvordan båndbredde spiller inn i eksempelregnestykkene. Siden InnsIKT er basert på sentraliserte servere vil bruk av tynne klienter øke båndbreddebehovet mellom hver skole og den sentrale serverparken. Dette fordi mesteparten av aktiviteten på tynne klienter innebærer oversendelse av input fra den tynne klienten opp til en sentral server med påfølgende oppdatering av skjermbildet fra sentral server og ned til klienten. I lokale løsninger spiller ikke dette noen rolle for det eksterne båndbreddebehovet ettersom de tynne klientene da kjører mot en lokal server innenfor lokalnettet. Tynne klienter i InnsIKT kjører en såkalt Citrix ICA-klient (Independent Computing Architecture) mot en Citrix-server hvor selve applikasjonene kjører. På grunn av effektiv komprimering og fordi det bare er musbevegelser, tastaturaktivitet og skjermbildeoppdateringer som sendes over nettet til og fra en tynn klient, klarer man seg med 30 Kbps samband for hver aktive tynne klient. Dette er tilstrekkelig for kontorapplikasjoner og internettsurfing, men ikke til avansert multimedia som for eksempel video. Til anvendelser som krever større båndbredde forutsettes skolene i stedet å bruke tykke klienter. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 8 av 16

3 Kostnadsanalyser I dette avsnittet gjøres vurderinger av Total Cost of Ownership (TCO), dvs levetidskostnader for ulike mulige IKT-løsninger i undervisningsnettet i Oslo kommune. Kostnadene er beregnet som netto nåverdier i et seks års perspektiv. 3.1 Kostnadssiden av InnsIKT-løsningen Teleplan har beregnet sentrale kostnadselementer ved ulike varianter av InnsIKT, og sammenstilt disse med eksempelregnestykkene som Teleplan utviklet i forbindelse med rapporten Åpen programvare i Norge. Eksempelregnestykkene var i denne rapporten hovedsakelig basert på ekspertintervjuer med IKT-lærere og IKT-ansvarlige i norske kommuner og skoler. Metodikk og forutsetninger for eksempelregnestykkene er dokumentert i detalj i rapporten som ligger offentlig tilgjengelig på www.enorge.org. Beregning av levetidskostnader kan være vanskelig. For enkelte variabler, som for eksempel innkjøp av maskinvare, er det relativt enkelt å finne priser. For andre elementer, særlig slike som installasjons- og driftskostnader, er regnestykkene både mer kompliserte og gjerne mer subjektive. Driftskostnader er påvirket av mange faktorer ut over valg av operativsystem og nettverksmiljø. Ordninger som gir rask brukerstøtte og høy oppetid vil for eksempel normalt ha høyere driftskostnader enn ordninger med lavere krav. Skolens størrelse og kompetansen hos den IKT-ansvarlige påvirker også nivået på driftskostnader. En beslutning om å sette ut driftsansvar til et eksternt firma kan påvirke kostnadsnivået både i positiv og negativ retning. Uansett vil de fleste kostnadene i en løsning med eksternt driftsansvar bli synliggjort på en tydeligere måte enn hvis en skole velger å ta driftsansvaret selv. Dette betyr at Oslo-skoler ved overgangen til InnsIKT må regne med at deres kostnader til IKT-drift blir bedre synliggjort, noe som vil være svært merkbart om man tidligere har hatt skjulte kostnader, for eksempel i form av driftsarbeid ut over fastsatt stillingsprosent. 3.2 Beregnede levetidskostnader 3.2.1 Utgangspunkt Det er tatt utgangspunkt i en grunnskole som trenger 60 elev- og lærermaskiner med tilhørende operativsystem og kontorpakke. Selv om en gjennomsnittlig Oslo-skole er større enn dette, holder vi oss til en analyseenhet med 60 maskiner (180 brukere) for at tallene skal være direkte sammenlignbare med scenariene som ble beregnet i rapporten Åpen programvare i Norge fra oktober 2003. Vi har forutsatt at dagens maskinpark er foreldet og må byttes ut i alle scenarier, men at skolen allerede har bredbåndsaksess og et lokalnett. Eventuell restverdi etter estimert levetid på seks år er ikke tatt hensyn til, og vi har brukt en diskonteringsrente på 6 % p.a. Valget av tidshorisont og diskonteringsrente er bestemt av behovet for tall som er sammenlignbare med scenariene i fjorårets rapport. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 9 av 16

3.2.2 Scenarier Scenario A: InnsIKT med bare tykke klienter Man kjøper 60 nye PC-er som er kraftige nok til å bruke operativsystemet Windows XP, og bruker disse til InnsIKT-nettet. Scenario B: InnsIKT med bare tynne klienter I stedet for å bruke PC-er kjøper man 60 rimelige tynne klienter hvor datalagring og prosessering skjer på servere. Man bruker Windows som operativsystem både på server og klientmaskiner. Scenario C InnsIKT blandet De fleste InnsIKT-skoler har en blanding av tykke og tynne klienter. For å estimere kostnad for slike skoler har vi vektet kostnadene i scenario A og B med forventet andel av tykke og tynne klienter. Det vil si at det kjøpes 20 tykke (33%) og 40 tynne maskiner (67%) I tillegg til disse InnsIKT-scenariene er det gjort noen anslag omkring forventede kostnader for Skolelinux-løsninger basert på tykke klienter og på en blanding av tykke og tynne klienter. 3.2.3 Felles for scenariene Scenariene er beregnet i to varianter fordi driftskostnadene pr bruker i InnsIKT-løsningen varierer noe med det totale antall brukere som er tilknyttet InnsIKT. Jo flere skoler som går inn på InnsIKT-avtalen, jo lavere blir driftskostnadene pr bruker. I dag er det 73 skoler som er eller vil bli InnsIKT-skole innen kort tid. Totalt finnes det 175 skoler i Oslo som er potensielle InnsIKT-skoler. Vi har ikke i noen av scenariene forutsatt utskiftning eller oppgradering av servere i perioden. I en lengre tidshorisont vil utskiftning av servere være nødvendig i de lokalt driftede scenariene, med påfølgende økte kostnader. I InnsIKT er tilgang til servere inkludert gjennom Siemensavtalen og skolene trenger ikke å bekymre seg for verken kapasiteten eller levetiden på serverne. Kostnaden for maskinvare er således lavere i InnsIKT-scenariene da InnsIKT-skolene ikke selv trenger å kjøpe servere. Gjennom Siemens-avtalen i InnsIKT får lokal IKT-ressurs færre driftsoppgaver enn tidligere fordi Siemens tar ansvaret for de fleste driftsoppgavene, slik som virusbeskyttelse, sikkerhetskopiering, oppgradering av programvare, drift av servere og mesteparten av driftsoppgavene knyttet til klientmaskinene. IKT-ansvarlige ved skolene er fortsatt ansvarlig for brukeradministrasjon og fysisk vedlikehold av utstyr som klientmaskiner med tastatur, mus og skjermer samt skrivere. I tillegg er IKTansvarlig den eneste ved skolene som har anledning til å ringe Siemens helpdesk. I våre eksempelregnestykker har vi mer enn halvert den tiden vi forventer at IKT-ansvarlig bruker på driftsoppgaver sammenlignet med situasjonen før InnsIKT. Dette er en vesentlig forutsetning for regnestykkene. De skolene som eventuelt ikke skulle makte å hente ut denne gevinsten, vil ikke oppleve den økonomiske siden av InnsIKT som like gunstig. Teleplan har innhentet vurderinger fra sju InnsIKT-skoler for å finne ut hvor mye tid IKTansvarlig bruker på driftsoppgaver. Dette varierer svært mye fra skole til skole. Noen skoler mener at IKT-lærer må bruke like mye tid som før på driftsoppgaver. Flertallet av skolene har imidlertid opplevd en nedgang i tidsbruk. Teleplan anser at det er realistisk å forvente en betydelig nedgang i bruken av tid til driftsoppgaver fordi mange av de tyngste oppgavene blir Rapport Utdanningsetaten.doc Side 10 av 16

ivaretatt av Siemens. Over tid kan man forvente at tidsbruken reduseres enda litt som følge av mer erfaring både hos brukere, IKT-ansvarlig og hos Siemens. Basert på dette har vi antatt at en IKT-ansvarlig må bruke 40% av et årsverk på driftsoppgaver ved en InnsIKT-skole med bare tykke klienter. På en skole med bare tynne klienter anslår vi denne andelen til 30% av et årsverk. Vi antar at denne andelen ikke er nevneverdig lavere på skoler med mindre enn 60 klientmaskiner og heller ikke veldig mye høyere på skoler med flere enn 60 klientmaskiner. Vi har antatt at Utdanningsetaten sentralt bruker to årsverk på å følge opp Siemens-avtalen. Kostnaden for dette er anslått til hhv. ca 10 000 og 20 000 per år per skole avhengig av antall InnsIKT-skoler, men er ikke inkludert i regnestykket. I tabellene under sammenlignes alle scenariene mot scenariet Windows tykk fra rapporten Åpen programvare i Norge. Nåverdien for dette scenariet betegnes 100% slik at andre scenarier lett kan sammenlignes med dette. 3.3 Scenario A: InnsIKT med bare tykke klienter Som Tabell 1 viser, er InnsIKT med bare tykke klienter beregnet til å koste mellom 77% og 81% av Windows tykk (lokalt driftede, tykke klienter på Windows-plattform). Årlig driftskostad anslås altså å være lavere for InnsIKT-skoler i dette scenariet. Denne kostnaden er beregnet til mellom 2 500 og 3 000 kroner per PC per år, avhengig av andelen av Oslo-skolene som er InnsIKT-skoler. Kostnaden pr bruker går noe ned ettersom det totale antall InnsIKTbrukere øker. Tabell 1. Eksempel levetidskostnad tykke klienter! " " #$ % "! &" "! ' ( )* + + &+ Kilde: Teleplan Rapport Utdanningsetaten.doc Side 11 av 16

3.4 Scenario B: InnsIKT med bare tynne klienter Estimert kostnad for en skole med tynne Windows-klienter varierer lite mellom en sentralisert InnsIKT-løsning og en lokal løsning hvor serverne står ute på skolene. En lokalt driftet Windows-løsning med tynne klienter (hvor klientene kjører sine applikasjoner på en server som står lokalt ute på skolen) er estimert til å koste rundt 58% av det tilsvarende scenariet med tykke Windows-klienter. Tilsvarende kostnad for en InnsIKT-skole er estimert til mellom 58% og 61%. Tabell 2. Eksempel levetidskostnad InnsIKT tynn! " " #$! % & " # " ' ( ) * &+ &+ "+ Kilde: Teleplan Vi har antatt at en IKT-lærer kan bruke mindre tid på driftsoppgaver i Scenario B enn Scenario A, og har satt av 30% av et årsverk. Samtidig må man regne inn økte sambandskostnader fordi tynne InnsIKT-klienter jobber mot servere som er sentraliserte i Siemens serverpark. Økningen i sambandskostnader avhenger av hvilken hastighet som skolen har i dag og hvor mye ekstra kapasitet den trenger. Vi har tatt utgangspunkt i at en skole har et samband på 4 Mbps, og at de tynne InnsIKTklientene krever 25% av dette, dvs 1 Mbps. Basert på aksessleverandøren TDCs (Tele Danmark) prisliste til Oslo-skolene har vi anslått økte sambandskostnader til i gjennomsnitt ca 1300 kroner per skole per måned. Over tid vil denne kostnaden trolig reduseres. Det er to årsaker til dette: Kostnaden for et 4 Mbps samband vil gå ned over tid Mange skoler vil behøve høyere kapasitet på sambandet på grunn av økt bruk av medierike tjenester. Kapasitetsbehovet for tynnklientene vil imidlertid bestå på ca. 30 Kbps per klient. Ettersom priser per overført bit er lavere på samband med høyere kapasitet vil sambandkostnaden for 1 Mbps bli lavere. Siemens-kostnaden i Scenario B er estimert til mellom ca. 2000 og 2500 per PC per år, igjen avhengig av andel av skolene som er med i InnsIKT. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 12 av 16

3.5 Scenario C: InnsIKT med en blanding av tynne og tykke klienter De fleste InnsIKT-skoler har en blanding av tykke og tynne klienter. For å anslå kostnader for slike skoler har vi vektet kostnadene i scenario A og B med andel av hhv. tykke og tynne klienter. Vi har i dette regnestykket tatt utgangspunkt i et blandingsforhold med en tredjedel tykke klienter og to tredjedeler tynne klienter. Fra Tabell 3 ser vi at en slik blanding av tykke og tynne Windows-klienter driftet lokalt koster ca 72% av en Windows-løsning med bare tykke klienter. Samme blanding av tykke og tynne klienter i en InnsIKT-løsning er på sin side beregnet til mellom 65% og 68%. Etter dette regnestykket er InnsIKT for en skole med en realistisk blanding av tykke og tynne klienter anslått å være noe rimeligere enn en tilsvarende Windows-løsning med lokal drift. Tabell 3 under skiller seg formmessig fra tabellene 1 og 2 ettersom tallene i dette scenariet med en blanding av tykke og tynne klienter, framkommer gjennom en vekting av kostnadene knyttet til scenariene med henholdsvis tykke og tynne klienter, snarere enn en selvstendig vurdering av kostnader i et blandet miljø. Tabell 3. InnsIKT blandet levetidskostnad i forhold til lokal Windows-løsning $ ( ) + &+ +,- "+ &+ + "&+ "+ &+ Rapport Utdanningsetaten.doc Side 13 av 16

3.6 Sammenligning med Skolelinux I Teleplans rapport Åpen programvare i Norge er Skolelinux på tynne klienter beregnet til å koste rundt 40% av en lokalt driftet Windows-løsning på tykke klienter ( Windows tykk ). Tilsvarende tall for InnsIKT-løsningen med tynne klienter er altså mellom 58% og 61%, avhengig av hvilken andel av Oslo-skolene som deltar i InnsIKT. InnsIKT er basert på at de fleste driftsoppgavene settes ut til en ekstern driftsleverandør. Eksterne driftsleverandører finnes også for løsninger basert på Skolelinux. Da er det snakk om sentralisert fjerndrifting av servere som står ute på skolene. I våre eksempelregnestykker har vi forutsatt bruk av en slik løsning. Skolelinux er primært utviklet for bruk på tynne klienter, og Teleplan har ikke innenfor prosjektets tidsramme vært i stand til å identifisere noen skoler som i stor utstrekning bruker Skolelinux på tykke klienter. Estimatene er derfor mer usikre enn de andre eksempelregnestykkene. En skole som velger å bruke en ekstern driftsleverandør på tykke Skolelinux-klienter kan ifølge priser innhentet fra driftsleverandører få en totalkostnad på ca 65% av scenariet Windows tykk. I denne beregningen har vi økt forventet installasjonskostnad for tykk Skolelinux for å ta hensyn til eventuelle tilpasninger av systemet til et tykt miljø. På Skolelinux er dessuten kostnaden for ekstern drift mer enn dobbelt så høy for tykke som for tynne klienter, men like fullt noe lavere enn ekstern driftskostnad i InnsIKT-løsningen.Vi har lagt til grunn at IKTansvarlig bruker samme mengde tid på drift i Skolelinux tykk som hun ville gjort i en tykk InnsIKT-løsning. I denne sammenheng skal det nevnes at eksisterende Skolelinux-installasjoner er av mye mindre størrelse enn den InnsIKT-løsningen som implementeres i Oslo kommune. Mens prisen synes realistisk for enkeltskoler som vil ha driftet et Skolelinux-miljø, er det usikkert om det lave prisnivået knyttet til drift av Skolelinux-løsninger kan overføres direkte til en stordriftsløsning for hele Oslo-skolen. Man kan heller ikke forvente at det i denne prisen ligger et like høyt servicenivå som man får i InnsIKT. En skole som velger selv å drifte tykke Skolelinux-klienter uten å inngå avtale om ekstern drifting, kan ikke forvente å realisere noen stor besparelse i forhold til lokal drift av tykke Windows-klienter. Man kan hente noe gevinst fra lavere lisenskostnader og mindre problemer med virus, men innsparingen vil være relativt beskjeden. Dette fordi prisene på Microsofts lisenser i utdanningssektoren er relativt lave og fordi lisensutgifter utgjør en begrenset del av totalkostnader. Et scenario med en blanding av 1/3 tykke og 2/3 tynne klienter på Skolelinux hvor begge klienttyper fjerndriftes av en ekstern driftsleverandør anslås å koste ca 50% av scenariet Windows tykk. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 14 av 16

4 Konklusjon 4.1 Kostnadsnivå InnsIKT sammenlignet med andre løsninger Våre eksempelregnestykker viser at InnsIKT i et scenario med 1/3 tykke og 2/3 tynne klienter vil kunne medføre en besparelse på ca 10% i forhold til et tilsvarende scenario hvor man fortsatt har maskiner på Windows-plattform og drifter disse lokalt ved hver skole. Hvilken besparelse skolene faktisk kan realisere, avhenger av i hvilken grad de klarer å redusere sin egen lokale ressursbruk til IKT-drift ved overgangen til InnsIKT. Et viktig kostnadselement er nemlig knyttet til gjenværende lokale driftsressurser ute på skolene. Det er ved overgangen til InnsIKT forutsatt at lokale driftsressurser skal bruke mye mindre tid enn tidligere til rent driftstekniske oppgaver og slik frigjøre tid til å arbeide mer med pedagogiske oppgaver som for eksempel opplæring av lærere. De InnsIKT-skolene vi har snakket med gir ulike svar på hvordan behovet for lokale driftsressurser har endret seg etter overgangen til InnsIKT. Flere skoler har allerede hentet ut gevinst ved at mindre tid går med til driftsoppgaver, mens andre foreløpig ikke har klart dette. Vi mener det er grunn til å anta at etter hvert som dette går seg til, vil store besparelser på lokale IKT-driftsressurser kunne realiseres. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 15 av 16

4.2 Pris og kvalitet Mange av de IKT-ansvarlige som vi har snakket med ved utarbeidelsen av denne rapporten, mente at InnsIKT har blitt en dyr løsning for skolene. Som tidligere nevnt har det ikke vært en del av Teleplans oppdrag å vurdere hvorvidt InnsIKT og avtalen med Siemens er dyr eller ikke. Vi vil derimot påpeke at alle vurderinger av pris må knyttes til hva man faktisk får. Pris og kvalitet henger nøye sammen, også på dette området. Samtidig som skolene rapporterer om høyere utgifter til IKT under InnsIKT, melder de fleste også om et betydelig bedre IKT-tilbud og til dels dramatisk økning i bruken av IKT fra lærernes og elevenes side. Etter at innkjøringsproblemene er løst sier de skolene vi har snakket med at InnsIKT-løsningen nå fungerer godt. Det meldes at brukerne stort sett er godt fornøyde med det tilbudet de får og det skrytes av hvordan Siemens nå drifter løsningen og håndterer sin helpdesk. Avtalen med Siemens innebærer også en ekstra trygghet for skolene. Siemens har dedikerte serverrom med nødvendig kjøling og de tar risikoen knyttet til feilsituasjoner med serverne. Skolene trenger således ikke tenke på problemer knyttet til servere, noe som ellers kan være en kilde til betydelige problemer. Det kan være ulike oppfatninger av hvor omfattende løsninger skoleverket bør tilbys, og Teleplan har ikke gjort noen vurdering av dette spørsmålet. Det er mulig å finne billigere alternativer enn InnsIKT, men det er ingen selvfølge at billigere alternativer ville bli like godt mottatt fra brukernes side. Rapport Utdanningsetaten.doc Side 16 av 16