Good Distribution Practice (GDP) hva er kravene, forventninger og problemstillinger/utfordringer Line Saxegaard Legemiddelinspektør Statens legemiddelverk Høsten 2014
Grossistregelverket og tillatelser Legemiddelloven Grossistforskriften Kort om ny EU-GDP- hva er nytt Forventninger ved tilsyn GDP-sertifikater Eksempler på kritiske og store avvik fra GDPtilsyn med grossister/tilvirkere
Regelverk Direktiv 65/65/EEC av 26. januar 1965 Direktiv 92/25/EEC av 31. mars1992 Direktiv 2001/83/EC av 6. november 2001 Legemiddelloven av 4. desember 1992 Tilvirkningsforskriften av 2. november 2004 Grossistforskriften av 21. desember 1993 EU-GDP Retningslinjer av 5. november 2013
Hensikt: å sikre at legemidlene kvalitet, identitet og sporbarhet ikke forringes fra produsenten til sluttbrukeren å hindre at falske legemidler kommer inn i den legale distribusjonskjeden
Legemiddelloven Kap. VI. Engrosomsetning, formidling og detaljomsetning av legemidler 14. Med engrosomsetning menes all virksomhet som går ut på anskaffelse, oppbevaring, utlevering eller eksport av legemidler, med unntak for utlevering av legemidler til allmennheten. Med grossist menes virksomhet eller person som driver med engrosomsetning.
Grossistforskriften 2: Grossistvirksomhet må ikke skje uten tillatelse fra Statens legemiddelverk. Tillatelse kreves for hvert enkelt sted grossisten skal drive sin virksomhet. Tillatelse forutsetter at grossisten oppfyller kravene i denne forskrift. (Det innebærer at det ikke er gjort unntak for virksomheter som har tilsvarende tillatelse fra andre legemiddelmyndigheter i EØS-området).
Grossistforskriften 3: Tillatelse i medhold av tilvirkertillatelse utstedt av EØS-stat Firmaer med tilvirkertillatelse for legemidler i et land innenfor EØSområdet, kan også utøve grossistvirksomhet med de preparater som omfattes av tilvirkertillatelsen. (Det innebærer at selger må være innehaver av tilvirkertillatelsen. Slik virksomhet skal meldes Legemiddelverket.)
Grossistforskriften 9: Virksomheten skal foregå etter sikre og dokumenterbare arbeidsrutiner som er i overensstemmelse med retningslinjer for god distribusjonspraksis (GDP) utgitt av EU-Kommisjonen.
Ny EU-GDP Implementeringsfrist: 7. september 2013 1. Kvalitetssystemet 2. Personell 3. Lokaler og utstyr 4. Dokumentasjon 5. Grossistaktiviteter (operations) 6. Klager, returer, suspekte falske LM og tilbakekalling 7. Utkontrakterte aktiviteter 8. Selvinspeksjon/intern revisjon 9. Transport 10. Legemiddelformidlere (brokers)
Hva er nytt i GDP? 1. Kvalitetssystemet Kvalitetsmanual/håndbok Endringskontrollsystem Kontroll med aktiviteter som er satt ut på kontrakt Ledelsens gjennomgåelse og monitorering Quality Risk Management (QRM) system 2. Personell Farmasøytisk faglig ansvarlig (FFA), flere konkrete krav FFA skal være kontinuerlig tilgjengelig (telefon). Grossisten skal sørge for at FFA får nødvendige ressurser og fullmakter til å utføre sine plikter
3. Lokaler og utstyr Temperatur-mapping av lokaler og biler Kvalifiserings- og valideringsrapporter eller dokumentasjon på gjennomført risikoevaluering Datasikkerhet (tilgang, prosedyrer for datarecovery, tilgang til backup) 4. Dokumentasjon Dokumenter og registreringer skal oppbevares i 5 år 5. Operations Oppbevaring og distribusjon av produkt i henhold til informasjonen på pakningen. (SPC, Farmalogg, informasjon fra MT-innehaver eller tilvirker)
Kvalifisering av kunder SOP som beskriver kundekvalifisering: Sjekke ut om kjøper har nødvendig tillatelse før salget iverksettes Sjekke ut at kunden har lov til å kjøpe legemidler fra grossist (grossisten må levere legemidler til kunden i henhold til norsk regelverk, grossistforskriften 13 ) Regelmessig kontroll av kunder (Tillatelser og sertifikater kan trekkes)
Kvalifisering av leverandører Prosedyre Kontrollere at leverandør har gyldig tillatelse Ny leverandør - Due Diligence Verifisering av GDP-compliance GDP-sertifikat (Leverandør/EUDRA GMDP) Audit (evt. samarbeide, kjøpe tjenesten, Risikoevaluering - QRM) Godkjenning av leverandører Leverandøravtaler? Det forutsettes at en leverandør er formelt godkjent før innkjøp foretas
6. Klager, returer, suspekte falske LM og tilbakekalling Retur av legemidler fra kunder (apotek, sluttbrukere, ikke grossister), skal kun returneres til salgslager hvis de returneres innen en akseptabel tidsgrense, for eksempel 10 dager. Grossister skal umiddelbart varsle Legemiddelverket og MT-innehaver(e) om legemidler som er, eller mistenkes for å være, falske. Det skal etableres en prosedyre og slike saker skal undersøkes og dokumenteres. Falske legemidler skal lagres fysisk separert fra andre legemidler i dedikerte områder.
7. Utkontrakterte aktiviteter Alle aktiviteter som dekkes av GDP-retningslinjene skal defineres korrekt, avtales og kontrolleres slik at misforståelser som kan påvirke integriteten til produkter unngås. Grossisten skal vurdere om underleverandøren tilfredsstiller relevante GDP-krav ved audit før iverksettelse. Auditfrekvens skal defineres basert på risikoen forbundet med den utkontrakterte aktiviteten. 8. Selvinspeksjon/intern revisjon Det skal etableres et selvinspeksjonsprogram som tar for seg alle aspekter av GDP og nasjonalt regelverk. Audit utført av uavhengige eksterne eksperter kan også være nyttig, men kan ikke benyttes som substitutt for selvinspeksjoner.
9. Transport
Transport - flytting av legemidler mellom to steder uten at de oppbevares uforholdsmessig lenge på ett sted (for eks. i distribunaler eller omlastningsterminaler som ikke inngår i en tillatelse, maks 48 timer) Leverende grossist/eier er ansvarlig for at legemidlene transporteres trygt og under korrekt temperatur frem til kunden: Kjøretøy og containere, inkl. at termometre er kalibrert årlig Transportruter og behov for temperaturkontroll
Det skal være mulig å vise at produktene ikke har vært utsatt for forhold under transport som kan påvirke produktenes kvalitet. En risikobasert tilnærming bør benyttes ved planlegging av transport. Temperaturbetingelser under transport skal være innenfor fastsatte grenser Temperatursensitive validert pakking, kvalifisert utstyr (temperaturmapping av temperaturkontrollerte transportmidler som hensyntar sesongvariasjoner) OBS! Kunden skal, dersom ønskelig, kunne få informasjon som viser at produkter som krever kjøletemperatur er transportert under tilfredsstillende temperatur.
10. Legemiddelformidlere (brokers) Personer, uavhengige organisasjoner eller selskaper som opptrer som formidlere ved kjøp og salg av ferdige legemidler, og som har adresse i Norge, skal registrere sin virksomhet hos Legemiddelverket og følge relevante deler av GDP. (Gjelder for eksempel dem som forhandler priser på vegne av andre virksomheter - grossister, apotek og sluttbrukere). Unntatt registreringskravet er: formidlere av råvarer og mellomprodukter
GDP-sertifikat Grossister som oppfyller kravene i GDPretningslinjene har rett til å få utstedt GDPsertifikat senest 90 dager etter avsluttet tilsyn (grossistforskriften 35). GDP-sertifikater er gyldige fem år fra tilsynsdato. GDP-sertifikater og grossisttillatelser er tilgjengelige i EUDRA-GMDP databasen (EMA)
Kritiske og store avvik fra GDP-tilsyn Virksomheten har ikke innhentet tillatelser (eller eventuelt GDP-sertifikater) fra grossister som de selger legemidler til. (S/K) Legemidler lagres ikke i henhold til merkingen på dets pakning eller som angitt i preparatomtalen (SPC). (K) Virksomheten har inngått avtale om å ivareta lagerhold og distribusjon av legemidler for aktør som ikke innehar tillatelse til grossistvirksomhet i Norge. (S)
Virksomhetens rutiner ved forsendelse av temperatursensitive legemidler sikrer ikke at legemidlenes kvalitet opprettholdes frem til mottaker. (K) Virksomhetens prosedyre for håndtering av reklamasjoner og returer fra kunde mangler klart definerte ansvarsforhold (S) Posten Bring benyttes for transport av legemidler. Posten Bring benytter seg av 14 distribunaler i Norge. Ingen av disse eller transportøren er revidert. (S) Virksomhetens FFA har ikke gjennomført GDPopplæring. FFA har en stillingsinstruks, men denne beskriver ikke ansvar og oppgaver knyttet til rollen som FFA. (S)