Inspection readiness Hva ser vi etter under et PhV tilsyn?

Transkript

1 Inspection readiness Hva ser vi etter under et PhV tilsyn? Drug Safety Forum, 14. September 2016 Margrethe Sørgaard, GCP-PhV Inspektør Seksjon for inspeksjon, Avdeling for tilsyn 1

2 Agenda Grunnlag og formål med PhV tilsyn Type tilsyn og utvelgelse av tilsynsobjekter Hvilken dokumentasjon vi ber om og hva vi ser etter Erfaringer /funn 2

3 Legalt grunnlag PhV Lov 4. desember 1992 om legemidler (legemiddelloven) Forskrift 18. desember 2009 om legemidler (Legemiddelforskriften): Kapittel 10. Legemiddelovervåking av legemidler til mennesker Forskrift 30 oktober 2009 om klinisk utprøving av legemidler til mennesker EU-direktiv 2001/83/EC med endringer Forordning 726/2004/EC med endringer Commission Implementing Regulation (EU) No 520/2012 Gjeldene GVP moduler - European Medicines Agency - Pharmacovigilance - Good pharmacovigilance practices 3

4 PhV tilsyn legalt grunnlag CP produkter: Supervisory authority for pharmacovigilance er ansvarlig for å føre tilsyn av MT innehavere på vegne av EU - Forordning 726/2004/EC art 19 (1) Nasjonale produkter (MRP; DCP,NP): De nasjonale legemiddelmyndighetene har ansvaret for å føre tilsyn med MT innehavere, men i samarbeid med EMA - EU direktiv 2001/83/EC art 111 (1) Statens legemiddelverk fører tilsyn etter Legemiddelloven 28 4

5 Formålet med et PhV- tilsyn Målet med tilsynet er å: påse at legemiddelbrukerens rettigheter, sikkerhet og livskvalitet ivaretas. påse at virksomhetens PhV system etterlever lovverket bidra til kontinuerlig forbedring av virksomhetens PhV system 5

6 Typer tilsyn og tilsynsprogram Rutine, re-inspeksjon, «Fore cause» EUs risikobaserte tilsynsprogram for produkter godkjent i sentral prosedyre (CAP) Gjennomføres i det landet der PSMF befinner seg. Koordineres av EMA, følger prosedyrer utviklet av PhV IWG jsp&mid=WC0b01ac Nasjonalt tilsynsprogram: MT innehavere med produkter godkjent nasjonalt (NP, MRP, DCP) Gjennomføres i henhold til nasjonale prosedyrer 6

7 Nasjonalt tilsynsprogram utvelgelse av tilsynsobjekter Faktorer vi tar hensyn til: PSMF i Norge og/eller produkter godkjent nasjonalt (NP,MRP,DCP) Produkter med spesifikke forpliktelser (armm, PASS, etc.) Manglende innsendelse, dårlig kvalitet på dokumentasjon (bivirkningsrapporter, PSUR, RMP, PSMF, SPC/PIL) eller manglende svar/oppfølgning på henvendelser/anmodninger Funn/manglende oppfølging fra tidligere tilsyn (nasjonale GCP, GMP, GDP tilsyn og andre lands PhV tilsyn) Organisatoriske endringer som fusjoner, sammenslåinger, nedbemanninger eller bytte av QPPV, database, sted der PhV aktivitetene foregår etc. «Outsourcing» av viktige PhV aktiviteter Nye firmaer (uten tidligere MT) og firmaer som ikke har hatt tilsyn tidligere 7

8 Gjennomføring av PhV tilsyn Forberedelse Varselsbrev Gjennomgang av innsendt dokumentasjon Gjennomføring (Hovedkontor: 2-5 dager, Filial: 1-2 dager) Åpningsmøte Gjennomgang av dokumentasjon/datasystemer Intervjuer (QPPV, lokal safety ansvarlig, Reg.avd, Med.Info, QA, resepsjon, salgspersonell etc.) Omvisning, gjennomgang av fasiliteter Avslutningsmøte - observasjonsliste Rapportering Oppfølging og lukking 8

9 Dokumentasjon som vi ber om og går igjennom før tilsynet PSMF Overordnet beskrivelse av PhV systemet og organisasjonen CV og stillingsbeskrivelse for QPPV Oversikt over SOP-er for PhV-systemet Produkter med MT i Norge og deres lanseringsdato Kontrakter innen PhV Oversikt over datasystemer med valideringsstatus Oversikt over bivirkningsrapporter, PSUR og RMP (evt for spesifikke produkter) Oversikt over kliniske utprøvinger gjennomført av virksomheten (som sponsor) 9

10 Hva ser vi etter? 10

11 Hva ser vi etter? PSMF QPPV Organisasjon Kontrakter, avtaler Format, innhold. Gjenspeiles de faktiske forhold? Oppdateringer. Kvalifikasjoner og jobb beskrivelse. Back-up prosess og delegering. QPPV involvering og oversikt, tilgjengelighet, myndighet og tilgang til ledelsen. Nøkklefunksjoners plassering i organsiasjonen. CV er, stillingsbeskrivelse, treningsdokumentation m.m. Ansvarsfordeling og detaljnivå (f.eks. utveksling av ICSRs). Gjenspeiles de faktiske forhold? Oppdateringer. 11

12 Hva ser vi etter? Håndtering, evaluering og rapportering av ICSR Litteraturovervåkningen Safety informasjon fra kliniske studier Interaksjon med andre avdelinger ( f.eks. Klagehåndtering, Medinfo) Mottak (inkludert duplikatsjekk), registrering, vurdering og rapportering av ICSRs fra alle relevante kilder. Tilgang til kildedata. Innhenting av Follow up informasjon. Sentral og lokale litteratursøk. Håndtering av SUSAR fra kliniske studier, SAE rekonsiliering. DSUR Informasjonsflyt og rekonsiliering. Prosedyrer. 12

13 Hva ser vi etter? PSUR Risk Management System Signal deteksjon Oppdatering av produktinformasjon Kommunikasjon Format og innhold. Overholdelse av tidsfrister for innsendelse. Rutiner for utarbeidelse og QC RMP format og innhold. Rutiner for utarbeidelse og overholdelse av evt. forpliktelser (armm, PASS etc.). Nasjonal implementering og oppfølging av f.eks. opplæringsmateriell og DHPC Datagrunnlaget, metodevalg og hyppighet. Signal validering, vurdering og evt. implementering av tiltak. Oppdatering av SPC/PIL. Implementering. Håndtering av henvendelser fra myndigheter. Intern og ekstern kommunikasjon. 13

14 Hva ser vi etter? Data systemer Arkivering Kvalitetssystemet Egnethet. Validering, rutiner for endringer, backup og «disaster recovery». Migrering av data. Håndtering av kildedokumentasjon. Arkiveringsfasiliteter (tilgangskontroll, brannsikring). Prosedyrer for kritiske prosesser, SOP trening, auditprogram. CAPA prosess. Dokumentasjon (PSMF). 14

15 Erfaringer 15

16 Funn ved nasjonale PhV tilsyn Funn PhV tilsyn SPC QA system QPPV funksjon Risk Management system PSUR PSMF Prosedyrer Personell Organisering Database Arkivering AE reporting Store Andre 16

17 Erfaringer fra tilsyn ICSR håndtering/rapportering: utilstrekkelige tiltak for å innhente relevant informasjon manglende eller forsinket rapportering inadekvat duplikat håndtering Kvalitetssystemet: manglende kvalitetskontroll av PSMF, PSUR, prosedyrer, jobbeskrivelse, CV mangelfullt audit program inadekvat avvikshåndtering Prosedyrer manglende eller mangelfulle rutiner for kritiske prosesser skriftlige prosedyrer ikke fulgt og/eller oppdaterte 17

18 Erfaringer fra tilsyn Datahåndtering, Database datahåndtering eller registreringer ikke i henhold til regelverket (f.eks. registrering og overføring av pasientdata) problemer med migrering av data fra gammel til ny database duplikatsjekk ikke tilfredsstillende bruk av uegnede systemer til nøkkelprosesser Risk Management system manglende evaluering og oppfølging av lokal implementering av risikominimeringstiltak og DHPC signaldeteksjon/trendanalyser ikke gjennomført tilfredsstillende Oppdatering av produktinformasjon Produktinformasjon for nasjonale produkter ikke oppdatert, dårlige oversettelser samt kvalitet på innsendt dokumentasjon 18

19 Erfaringer fra tilsyn QPPV funksjon PSMF PSUR manglende dokumentasjon av backup prosedyrer og delegering manglende «oversight» Oppdateringer ikke gjort i henhold til prosedyrer og/eller i henhold til gjeldene forhold Manglende eller ufullstendig informasjon inkludert annexer PSUR følger ikke templat, problemer med korrekte line listinger, tidsfrister ikke overholdt, inneholder ikke data fra riktig tidsperiode Organisering/Personell utilstrekkelig trening og/eller manglende dokumentasjon av personal involvert i PhV-oppgaver CV og/eller stillingsbeskrivelser ikke fullstendige eller oppdaterte Kontrakter manglende, mangelfulle (ansvarsforhold, utveksling av data) eller ikke oppdaterte Arkivering Arkiveringsfasiliteter ikke tilfredsstillende (manglende brannsikring, tilgangskontroll) Manglende tilgang til kildedokumentasjon 19

20 20

21 Kontakt Informasjon: GCP-PhV inspektører ved Legemiddelverket 21

22 Klassifisering av avvik Kritiske (Critical): mangel i pharmacovigilance systemer, rutiner og prosesser som påvirker negativt rettigheter, sikkerhet eller velferd for pasientene eller som utgjør en potensiell risiko for folkehelsen, eller som representerer et alvorlig brudd på gjeldende lovgivning og guidelines. Store (Major): mangel i pharmacovigilance systemer, rutiner og prosesser som kan påvirke rettigheter, sikkerhet eller velferd for pasientene eller som kan utgjøre en potensiell risiko for folkehelsen, eller som representerer et brudd på gjeldende lovgivning og guidelines. Andre (Minor): mangel i pharmacovigilance systemer, rutiner eller prosesser som ikke forventes å påvirke rettigheter, sikkerhet og trivsel for pasientene. De er imidlertid avvik fra regulatoriske krav. Anbefalinger Forslag om å forbedre kvaliteten eller redusere sannsynligheten for avvik

23 Funn ved EMA koordinerte tilsyn