Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: FA-F31, TI-&73 13/580 15/1660 Steinar Lund. 25.02.2015 Bygg og anlegg til drift av asylmottak - ny behandling Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 11.03.2015 Kommunestyret 13.04.2015 Rådmannens innstilling Kommunen går til innkjøp av 30 moduler fra JBM moduls AS. Disse fraktes til Hattfjelldal og monteres som tre småhus. I hvert hus monteres 10 moduler med 20 soverom og 4 moduler til fellesrom som oppholdsrom, kjøkken, vaskerom. Totalt 12 av modulene som står lagret ved bensinstasjon kan da brukes til dette formålet. Småhusene plasseres i Hotellbakken ved tidligere anneks og boligrigg. Hattfjelldal kommune kjøper ikke Olsengården til landbrukstakst. Følgende budsjettendring foretas: 32550. 965.285.9662 kr. 7.500 mill. 39100. 965.285.9662 - kr. 7,500 mill. Budsjettendring i KS-sak 052/14 oppheves. Stian Skjærvik rådmann
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Side 2 av 6 Oppsummering av saken: Kommunestyret vedtok høsten 2014 revidert plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak. UDI godkjente mange færre plasser enn det som kommunen hadde tenkt for valgte løsning. Dette medførte at man valgte å legge ut anbud både på leie og kjøp av moduler for videre drift av asylmottaket. Anbudene viser at kostnadsrammen som ble vedtatt i forbindelse med revidert plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak, er for liten. Det må derfor gjøres en ny behandling av saken der kostnadsrammen vurderes på nytt. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 052/14 følgende: «1. Hattfjelldal kommunestyre legger til grunn at drift av asylmottak i kommunal regi må planlegges som et langsiktig prosjekt. Dette ut fra både aktuelt behov, og de positive effekter som drift av asylmottak har for hattfjelldalsamfunnet når det gjelder arbeidsplasser og verdiskapning. 2.Modulbygg som er lagret settes opp i to småhus. Begge husene plasseres på A2 ved riggen som er montert i 2013/2014. Oppstart med tomtearbeid og innheising brakker gjøres snarest. Olsenbyggets andre etasje omdisponeres til beboelsesrom for asylsøkere så snart det er funnet andre løsninger for dagens leietakere. Hotellrom brukes til beboelsesrom for asylsøkere. Åpent kontorlandskap etableres i den tidligere restauranten i hotellet. Det avklares med byggeier om leieavtale og ombygging. Investeringer finansieres ved bruk av næringsfond med slik kontering: Følgende budsjettregulering foretas: 32500.965.285.9662 kr. 4,250 mill. 32533.965.285.9662 kr. 4,250 mill.» Formannskapet vedtok i sak 075/14 følgende: «Formannskapet beslutter følgende fremdrift i anskaffelse av alternative lokaler for innleid bygningsmasse: Det innhentes tilbud på både kjøp og leie av moduler med inntil 65 plasser. Bygg skal monteres som små hus med inntil 20 beboere pr. hus. Nye plasser skal være klar til innflytting medio 2015.» Konkurransegrunnlag ble utarbeidet og lagt ut på DOFFIN. Ved anbudsfristen var det kommet inn 4 anbud på leie/kjøp av moduler. Tabellen under viser tilbudene. Firma Kjøp Leiepris Transport Montasje/demontasje Brannalarm Tek10 Expandia 21 000 000,- 196 800,- 1 680 000,- 3 089 000,-/ 2854 000,- Ja Ja JMB Moduls 3 148 000,- 131 700,- 672 000,- Ikke medtatt/560 000,- Nei kr. 350 000,- Uniteam 10 148 300,- 199 500,- 787 500,- 392 500,-/392 500,- Ja Ja Cramo Ikke tilbudt 210 235,- 487 875,- 579 520,-/245 250,- Nei Nei Prisene er uten mva som vil komme i tillegg ved kjøp av moduler og tilrettelegging til Tek 10 og brannalarm. Kostnadsrammen som ble vedtatt i KS-sak 052/14 vil da ikke være stor nok for å dekke eventuelt kjøp av moduler i henhold til mottatte tilbud. Videre vil kostnadene ved leie bli større pr. måned enn det kommunen mottar fra UDI til drift(husleie) av asylmottak. Nei kr. 1 400 000,-
Side 3 av 6 Forsikringsselskapet til Hattfjelldal kommune har gitt tilbakemelding om at de ikke vil forsikre bygg eid av Hågensen Eiendom AS. Hågensen Eiendom AS må derfor selv forsikre byggene og har stipulert en husleieøkning til kommunen på kr. 350 000,- pr. år for inngått kontrakt. Steinar Olsen har tilbudt Hattfjelldal kommune å kjøpe Olsengården. Eiendommen består av tre gårdsnummer og bruksnummer og er totalt på 232 daa. Landbrukstaksten er på kr. 2 800 000,- som inkluderer eiendom og bygninger. Hovedhuset på gården har 2 etasjer + kjeller og et bruksareal på 241 m2 og inneholder 10 soverom. I tillegg er det en fjøsbygning på 830 m2 på eiendommen samt en bygning som tidligere ble brukt som hangar med en størrelse på 83 m2.. Vurdering: Siden anbudene/tilbudene viser at kostnadsrammen som ble vedtatt i KS-sak 052/14 er for liten, må det vurderes på nytt hvilken løsning kommunen skal velge for videre drift av bygg og anlegg til asylmottak. JBM Moduls as og Cramo tilbyr brakker med Tek 07 standard. For å tilfredsstille kravene til Tek 10 må vegger utlektes, isoleres, gipskles og ny bordkledning. I tillegg er takene dimensjonert for 200 kg snølast pr/m2. Det må da bygges saltak over alle tre byggene. I tillegg må det monteres brannalarm/ledesystem i alle bygg. Det må også skiftes dører, gipskles innvendig for sikring mot brann etc. Erfaringspriser fra ombygging av rigg 2013/14 tilsier at vi må påregne en kostnad på minst kr. 1 750 000 + mva for brannalarm og tilpassing til Tek 10. Dette for alle tre småhusene. Dersom dette tillegges månedsleien eksempelvis fordelt på 36 måneder vil dette utgjøre ca. kr. 61 000,- pr. måned. Da vil leieprisen fra JBM Moduls totalt bli kr. 192 700,- pr måned. Fra Cramo vil leieprisen totalt bli kr. 271 235,- pr. måned. Disse tilpasningene kan man ikke forvente å få noe igjen for ved leie. Velger man å kjøpe, kan disse tilpasningene øke gjenbruksverdien. Grunnarbeid er ikke tatt med i vurderingen, da dette forventes å bli liten forskjell på omfanget for de tre leverandørene. Leie Sammenlignes leiepris, transport og montasje gir det følgende regnestykke: Expandia leiepris kr. 196 800,- transport/montasje kr. 4 769 000,- JBM Moduls leiepris kr. 192 700,- transport/demontasje kr. 1 232 000,-. I tillegg kommer montasje av brakkene i Hattfjelldal. Uniteam leiepris kr. 199 500,- transport/montasje kr. 1 180 000,- Cramo leiepris kr. 271 235,-, transport/montasje kr. 1 167 395,- Dette oppsettet viser at det totalt sett er Uniteam sitt tilbud som er det beste for Hattfjelldal kommune, dersom man velger leie. Uniteam leverer nye moduler med Tek 10 standard, har med montering og en god oversikt hva som ikke er med i tilbudet. Kjøp Ved kjøp er det vel kun tilbudet fra JBM Moduls AS som er interessant. I tilbudet sitt har JBM medregnet 42 moduler for å tilfredsstille ønsket behov. Dersom man reduserer kjøpet til 30 moduler med to soverom i hver modul, og bruker 12 av brakkene som står lagret ved bensinstasjonen til fellesarealer vil man redusere kostnadene ved kjøp, transport, demontering og montering. Tilpassing til Tek 10 vil bli ganske lik om man velger å bruke 12 av brakkene som står lagret ved bensinstasjonen kontra kjøp av 12 ekstra brakker fra JBM til fellesrom. Dersom man regner med å kjøpe 30 moduler med demontering og transport vil prisen bli følgende:
Kjøp: kr. 2 275 000,-, demontering: kr. 400 000,-, transport til H.dal: kr. 480 000,- Side 4 av 6 Totalt: kr. 3 155 000,-. I tillegg kommer grunnarbeid og tilpassing til Tek 10. Kjøp eller leie: Kostnadsrammen i KS-sak 052/14 er på kr. 4 250 000,- inkludert mva. Dette skal også dekke kostnadene med ombygging av hotellet. Tilbudene over viser at det må tilføres mer midler dersom man skal kjøpe moduler og tilpassing til Tek 10. Dette kan gjøres ved å ta opp lån, eller en kombinasjon mellom lån og bruk av fond. Kommunen vil da sitte på en forholdsvis stor bygningsmasse tilrettelagt for asylsøkere/flyktninger totalt 140 plasser. I tillegg vil det bli tilrettelagt for beboelse i hotellet (ca. 30 stk). Fra UDI mottar Hattfjelldal kommune ca. kr. 2 900 000,- til drift (husleie) for asylmottaket i året. Nå betaler kommunen ca. kr. 1.100 000,- i året til Hågensen Eiendom As. Dette før økning i husleie pga. forsikringer. For å leie det tidligere hotellet fra Hattfjelldal Vekst AS betaler kommunen kr. 675 000,- i året. For å leie Steinslett betaler kommunen kr. 68 400,- i året. Beløpet fra UDI skal også dekke drift av kommunens bygg for tiden to boligrigger med til sammen 80 plasser og delvis 2. etasje på Olsenbygget. Billigste leiepris når man tar med tilpassing til Tek 10 blir kr. 199 500,- pr. måned. Totalt pr. år kr. 2 394 000,-. Dersom man sier opp avtalen med Hågensen Eiendom As vil man spare ca. kr. 1 100 000,-, men man må fortsatt leie hotellet til kr. 675 000,-. Totalt må man da betale mer i leie av bygg enn man får fra UDI til drift av asylmottaket. Det betyr at det ikke er driftsmidler til kommunens egne bygg. Legger man til grunn kommunestyrets vedtak fra sak 052/14 punkt 1, at asylmottak i kommunal regi må planlegges som et langsiktig prosjekt. Beste løsning vil da bli å kjøpe moduler og tilpasse disse Tek 10. Et lån kan nedbetales på forholdsvis kort tid dersom Hattfjelldal kommune får drive mottak i minst tre år til slik opsjonsavtalen med UDI nå foreligger. Investeringen består av følgende: Kjøp moduler Kr. 2 275 000,- Demontering Kr. 400 000,- Transport til Hattfjelldal Kr. 480 000,- Grunnarbeid/fundament Kr. 550 000,- Montering Kr. 500 000,- Tilpassing Tek 10 Kr. 1 750 000,- Ombygging hotell Kr. 50 0000,- Mva Kr. 1 500 0000,- Sum Kr. 7 500 000,- Total kostnadsramme for innkjøp moduler inkludert transport, demontering/montering, grunnarbeid og tilpasning til Tek 10 vil bli ca. 7 500 000,-. Inkludert mva. Dette inkluderer ombygging av hotell.
Olsengården: Side 5 av 6 Bolighuset med 10 soverom gjør at bygget er meget godt egnet til bosetting av asylsøkere. Her kan man uten tilrettelegging huse 10 asylsøkere. Både fjøsbygningen og den tidligere hangaren kan brukes til lager, noe det er behov for i de fleste kommunale avdelinger. Dersom kommunen kjøper eiendommen er det vel naturlig å selge landbruksareal og annen utmark og skille ut husene som en egen eiendom. Det virker som om taksten på eiendommen er høy. Bolighuset er satt til en markedsverdi på kr. 1 800 000,- noe som virker høyt for et bolighus oppsatt i 1969. Eiendommen for øvrig med uthus er i taksten satt til en markedsverdi på kr. 1 000 000,-. Dersom det er aktuelt å kjøpe eiendommen bør den besiktiges før man går i forhandlinger om kjøpesum. Ved kjøp av eiendommen kan man også vurdere å plassere ett av småhusene i tilknytting til tunet på gården. Det blir noe avstand mellom gården og resterende bebyggelse brukt til samme formål. Voksenopplæringen foregår på hotellet og administrasjonen er plassert på hotellet. Finansiering: I KS-sak 052/14 ble det vedtatt å bruke næringsfond til investeringene. Saksopplysningene viser at kostnadsrammen må økes. Velger man å øke bruken av næringsfond til kr. 7 500 000,-, vil næringsfondet så å si bli tomt. En løsning kan være å la budsjettendringen fra KS-sak 052/14 bli stående (bruke næringsfond på kr. 4 250 000,-) og ta opp lån på kr. 3 250 000,- for å fullfinansiere tiltaket. Det foreslås at hele summen lånefinansieres og at vedtak i KS-sak 052/14 ang budsjettendring oppheves. Renter og avdrag på lån dekkes av næringsfondet. Nedbetalingstid for lånet foreslås til 3 år. Det tas forbehold om at låneopptak godkjennes av Fylkesmannen. Administrative og økonomiske konsekvenser: Gjennomføre kjøp av moduler og få disse montert som tre småhus i Hattfjelldal. Tilpassing til Tek 10 må foretas i etterkant inkludert 12 moduler lagret ved bensinstasjon. Foreta låneopptak i henhold til vedtak. Kontering: 32500. 965.285.9662 kr. 7,500 mill. 39100. 965.285.9662 kr. 7,500 mill. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at kommunen går til innkjøp av 30 moduler fra JBM moduls AS. Disse fraktes til Hattfjelldal og monteres som tre småhus. I hvert hus monteres 10 moduler med 20 soverom og 4 moduler til fellesrom som oppholdsrom, kjøkken, vaskerom. Totalt 12 av modulene som står lagret ved bensinstasjon kan da brukes til dette formålet. Småhusene plasseres i Hotellbakken ved tidligere anneks og boligrigg. Det anbefales ikke å kjøpe Olsengården til landbrukstakst. Skisserte løsning vil gi en kapasitet på ca. 140 asylsøkere og i tillegg har kommunen hotellet med plass til ca. 30, deler av 2. etasje i Olsenhuset med 5-6 plasser og Steinslett med 10 plasser. Dette vil totalt gjøre at kommunen har plass til alle asylsøkere i kontrakt (150) og opsjon 1 (30). Til sammen 180 stk. Dersom opsjon 2 utløses, må dette håndteres i hvert tilfelle. Steinar Lund. plan- og prosjektkonsulent
Side 6 av 6