RAPPORTEN #2-2009 TEMA: GODE FAKTURERINGS- RUTINER FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: MARKEDSARBEID I KONJUNKTURNEDGANG RENTER OG LÅN
HUSK LIKVIDITETEN! Faktureringsrutiner er det kanskje mest sentrale punktet i enhver forretningsdrift. En korrekt og ikke minst kontinuerlig oppfølging av bedriftens fordringer er en absolutt forutsetning for dens eksistens. På dette området syndes det mye, spesielt ser vi at små og mellomstore virksomheter ofte venter for lenge med å purre opp manglende betaling fra sine kunder. Dermed kommer de i en likviditetsskvis som kan skape problemer på kort og lang sikt. Eksempelvis betyr det at bedriften må benytte seg av dyre kreditter, alternativt kan det i verste fall bety kroken på døren. Drøyer man eksempelvis for lenge med å betale MVA og arbeidsgiveravgift, vil man raskt oppdage at staten er en ubarmhjertig kreditor. Temaet er for øvrig særdeles aktuelt i dagens urolige marked, hvor mange bedrifter på grunn av fall i egen inntjening skyver sine egne betalingsforpliktelser foran seg i det lengste. Administrerende direktør i vårt partnerselskap Contar, Knut Tore Jevnesveen vil i denne utgaven av Kvartalsrapporten fortelle mer om hvordan din bedrift kan styrke sin overlevelsesevne. Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør Økonor Norge Rutiner avgjørende: få bedrifter har så sterk egenkapital at man kan være lemfeldig med sine faktureringsrutiner, sier Knut Tore Jevnesveen i Contar GODE FAKTURERINGS- RUTINER Over 10.000 foretak går årlig til grunne i Europa på grunn av sene innbetalinger. 165.000 nordmenn var i 2005 registrert med inkassosak på seg selv, og tallene for 2009 estimeres til å være langt over 200.000. Knut Tore Jevnesveen, daglig leder i inkassobyrået Contar, en av Økonors partnere, gir tips til gode rutiner. Mange småbedrifter går konkurs eller havner i et økonomisk uføre på grunn av andres betalingsinnstilling. Gode faktureringsrutiner vil således være et av de mest sentrale punkter i enhver forretningsdrift. Hvor viktig er det for virksomheter å granske faktureringsrutinene og hvem man gir kreditt? - Bedriftens likviditet er som oftest avhengig av at man har en jevn og god kontantstrøm. Jeg kjenner svært få bedrifter som har så sterk egenkapital at man kan være lemfeldig med sine faktureringsrutiner, sier Jevnesveen, og drar et eksempel for å illustrere sitt poeng: - La oss si at du har som rutine å fakturere to ganger i måneden, og at dine kunder uoppfordret får 30 dagers kreditt, det vil gi i snitt 45 dagers kredittid i tillegg til de dagene der kunden er for sen til å betale, noe som ofte kan være 10 dager, som totalt utgjør 55 dager. Det betyr nærmere to måneder før pengene er på bedriftens konto. Da 2 KVARTALSRAPPORTEN 2/09
har de ansatte fått lønn og dersom du selger varer så er varene betalt til leverandøren. Da vil jeg si at bedriften opererer som bank for sine kunder. Finanskostnaden oppe i dette er som regel omtrent 10 prosent og da er det i grunn bare å begynne å regne på hva du kan spare ved å stramme inn faktura og purrerutinen, opplyser han. - Fra Contars side er vi overrasket over hvor enkelt bedragere kan nå fram. Vi får krav knyttet til ikke-eksisterende personer som har ringt og bestilt varer på kreditt, disse er så levert uten at det er forlangt noen form for dokumentasjon på hvem denne kunden er, forklarer Jevnesveen. - Så oppsummert: Fakturer hver dag og ta alltid kredittsjekk på dem du selger til for å unngå store tap, sier han. Hvilke andre tiltak kan man ta i bruk for å sikre at pengene kommer inn? - Contar anbefaler alle som selger på kreditt å ha gode kontrakter og relasjoner med sine kunder. Dette sparer bedriften en masse arbeid og kravene er mye mer solid dokumentert dersom det oppstår en tvist mellom partene, sier han. - Ordrebekreftelser, hvor salg og leveringsbetingelser er oppgitt, er en nyttig ting å ha. Og med en gang en faktura har forfalt til betaling, send ut purring/inkassovarsel. Få ting på skinner først som sist. Vi har statistikk som viser at et krav som er eldre en seks måneder etter forfall har tapt ca 50 prosent i verdi, men er man nærmere tre måneder så har man mulighet til å gjenvinne opp mot 90 prosent av kravet, noe det er vanskelig å si imot er en betydelig forskjell, slår han fast. Hva skal man gjøre hvis man ikke får oppgjør, selv etter at man har sendt ut purringer og datoer er forfalt? - Da må man raskest mulig sende saken over til et inkassobyrå for behandling. Vi som arbeider med disse tingene har dette som vår eneste oppgave og kan sette fokus på oppfølging, avtale løsninger med våre oppdragsgivers kunder slik at pengene kommer inn og alle parter er fornøyd, sier Jevnesveen. - Man skal jo tenke på at det kan være at man ønsker å beholde kundeforholdet selv om det ble et lite problem med oppgjør sist gang. Et annet poeng er at bedrifter som er konsekvente på oppfølging og rask oversendelse til inkasso opplever at kundene blir mer disiplinerte med tiden, legger han til. Er det noen offentlige / private instanser som har verktøy eller tips tilgjengelige som man kan plukke opp? - På den offentlige siden kan man orientere seg på www.namsfogden.no, her ligger mye informasjon. Vår bransjeforening (NIF) Norske Inkassobyråers Forening www.inkasso.no er også behjelpelige med råd rundt prosess og regelverk, avslutter Jevnesveen. SJEKKLISTE FAKTURERINGS- RUTINER: - Sørg for at fakturaen oppfyller alle formkrav - Foreta alltid kredittvurdering av kunden før varer med faktura sendes ut - Send ut faktura med forfallsdato - Etter 10 dager send ut purring. Her er det flere alternativer, finn ut hva som passer din bedrift best - Når purring er forfalt, send saken til inkasso - Er det nødvendig å korrigere en faktura bør man utstede en kredittfaktura - Feilutfylte fakturaer bør oppbevares, men merkes makulert slik at nummerserien er tilgjengelig. Slik har man oversikt over hvilke fakturaer som ikke skal regnskapsføres. MARKEDSARBEID I KONJUNKTURNEDGANG Selv om Norge er et av de mest motstandsdyktige landene i forhold til effektene av finanskrisen, er det offisielt at vi er i en resesjon; sårbare virksomheter har blitt blottstilt og arbeidsledigheten har økt. I usikre tider opplever små og mellomstore bedrifter ordrenedgang og vanskeligheter med å forutsi markedet. Dermed får de problemer med å ta informerte beslutninger. Det gjør en aktør som Økonor viktigere enn noensinne. Landets største norskeide regnskapskjede har i de siste årene tatt sikre og strategiske steg for å styrke sin helhetlige posisjon som bedriftsrådgiver. Trine Waldahl, markedssjef i Økonor, mener at bedrifter selv i nedgangstider kan komme et hestehode foran ved å 3 KVARTALSRAPPORTEN 2/09 sette av tid til markedsplanlegging og måling av Return On Investment (ROI). Hva vil du si er den vanligste generelle feilen mange bedrifter gjør når nedgangstider treffer? - Vel, det er vanskelig å være generell, men en ting som går igjen, er når bedrifter opplever konjunkturnedgang; den typiske reaksjonen er å kutte kostnader og spesielt de kostnadene som ikke går direkte på driften av selskapet, eksempelvis markedsføringsbudsjettet, sier Waldahl.
- Kuttes disse postene i budsjettet vil det få større følger enn man tjener på å ikke markedsføre seg. Svært mange små og mellomstore bedrifter kutter nettopp disse postene og setter støtet inn når oppgangen allerede er der. I markedsarbeid er kontinuitet et nøkkelord for å opprettholde oppmerksomheten potensielle kunder har om nettopp din bedrift eller merkevare, fortsetter hun. - Å kutte i markedsbudsjettene når tidene er dårlige kan fort vise seg å være en dårlig avgjørelse, mener Trine Waldahl. Såkalt branding eller merkevarebygging, med andre ord? - Det stemmer. Sterke, etablerte merkevarer gir virksomheter mange fordeler. Noen av disse fordelene er økt gjenkjøpsfrekvens, høyere prismargin, motstandsdyktighet mot angrep fra nye merker i kategorien og muligheter for attraktive vekstmuligheter. Merkevarebygging handler om å få det lille forspranget på dine konkurrenters merkevarer og i konjunkturnedgang kan du opprettholde oppmerksomheten og få mer igjen for investerte kroner, forklarer Waldahl. - Markedsaktiviteter og måling av ROI (Return On Investment) er essensielt i forhold til så vel investerte markedskroner som planlagte aktiviteter, sier hun. Hvordan får man overblikk over hvilke aktiviteter som er de viktigste, og hvordan planlegger man aktivitetene for å prioritere de som gir bedriften mest igjen? - Det første steget er å utforme markedsmål. Markedsmål skal gi uttrykk for hva en ønsker å oppnå og kan beskrives på flere måter, men vanligst er det å ha et salgsbudsjett som angir en økonomisk forventning, opplyser Waldahl. - Målene bør brytes ned i delmål på lang,- middels,- og kort sikt, og et budskap eller flere budskap bør utformes som snakker dine kunders språk. Aktiviteter som er relatert til markedsmålet eller -målene må planlegges og gjennomføres, og utvalgte parametere må på plass for å måle ROI på de gjennomførte aktivitetene, sier hun. Nettopp det med å måle ROI blir vel kanskje et av de viktigste elementene? - Alle elementene er viktige, men ja, man må jo passe på å finne en balanse i aktivitetene som på en side møter kundenes behov og samtidig maksimerer ROI, sier Waldahl. Det finnes mange kombinasjoner som man må vurdere ut ifra hva slags virksomhet man har. I dag er det vanlig med en sammensetning av tradisjonelle og nettbaserte effektmålinger som de fleste annonseplasser tilbyr. Man kan også investere i større verktøy som konkret måler nettrafikken på din bedrifts hjemmeside, sier hun. Hvis man benytter mye reklame, enten gjennom post eller elektroniske kanaler, måler man kostnader relatert til utforming i tillegg til henvendelser og salg som igjen kan knyttes direkte opp imot den konkrete aktiviteten, avslutter Waldahl. ANALYSE ANALYSE ANALYSE Høyt skattet RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR AVSTEMMING AVSTEMMING REGNSKAPS - INTEGRASJON AKSJEBOK KRAFT DIMENSJONER Norges mest brukte programmer for regnskaps avslutning, regnskapsanalyse, skatte beregning og lignings dokumenter. Våre programmers brukervennlige løs ninger og avanserte teknologi har gjort FINALE til markeds leder på sitt område. FINALE Årsoppgjør som er midtpunktet i FINALEs programvarefamilie benyttes hvert år til mer enn 130 000 norske regn skaps avslutninger. Spesielt for FINALE-systemet er at de enkelte moduler hver for seg utgjør selvstendige programmer, samtidig som de sammen fungerer tett integrert og gir brukeren avanserte verktøy. FINALE tilbyr også et omfattende service program, som bl.a. består av program vedlikehold, konsulent bistand og kurs. Gjennom avtaler sikres brukerne kontinuerlig brukerstøtte og telefonsupport. For mer informasjon om hvorfor så mange velger FINALE, se www.finale.no Hovedkontor Tromsø: Tlf.: 77 66 54 60, faks: 77 66 54 99. Avd. kontor Oslo: Tlf.: 916 42 555, faks: 66 80 55 00. E-post: firmapost@finale.no 4 KVARTALSRAPPORTEN 2/09
Kvalitets- og fagansvarlig i Økonor, Anna Lise Bringsli, gir en oversikt over hvordan man som bedrift bør forholde seg til rentemarkedet. RENTER OG LÅN Finanskrisen har skapt en markant nedgang i tilgangen på finansiering. Mange nystartede virksomheter må dekke store kostnader fram til inntektene kommer, ofte ganske mye senere enn oppstarten. Hvis man ikke aktivt planlegger å hente inn kapital kontinuerlig, kan pengekassen fort gå tom. Anna Lise Bringsli, kvalitets- og fagansvarlig i Økonor Norge, oppdaterer og opplyser. Bankene innførte kraftige begrensninger på hvem som kunne få lån under krisens klimaks for noen måneder tilbake, men det betyr ikke at det er lånestopp. Lars Andre Eriksen, assisterende banksjef i DNB Nor har sett at det har blitt vanligere å ta med seg sin regnskapsfører som 5 KVARTALSRAPPORTEN 2/09 rådgiver når det er snakk om lån. I et intervju med bladet Regnskap og Økonomi i mars i år uttalte han: - Vi gir ofte bedrifter råd om å trekke inn regnskapsfører som rådgiver når det er snakk om lån. Dersom du ikke selv er profesjonell på økonomi og regnskap, bruk gjerne regnskapsføreren din til dette. Ingen kjenner din bedrifts økonomi bedre enn regnskapsføreren din. Kanskje med unntak av deg selv. Vet du og regnskapsfører at virksomheten din har livets rett om du bare får tak i de nødvendige kronene som må til for å finansiere det du er i gang med så kan denne være rette
Ved å være aktiv i forhold til banken når rentene settes ned, slik at du får minimert perioden før den lavere renten slår inn, sikrer du at din bedrift får nyte godt av rentenedsettelsene så raskt som mulig vedkommende til å presentere tallene for bankforbindelsen din. Bringsli sier at rentenivået i Norge som kjent har beveget seg kraftig nedover det siste året: - fra 18. juni er styringsrenten på rekordlave 1,25, sier hun. Dette er en nedgang på hele 4,5 prosentpoeng fra siste topp i fjor høst, da renten var på 5,75 prosent. I perioder med rentenedgang er det viktig å følge med på bedriftenes lånerente som normalt er en flytende rente. Ved å være aktiv i forhold til banken når rentene settes ned, slik at du får minimert perioden før den lavere renten slår inn, sikrer du at din bedrift får nyte godt av rentenedsettelsene så raskt som mulig, sier hun. Men å følge med på renten selv, må jo være tidkrevende. Hvilke andre alternativer er det? - Synes du det er tidskrevende å følge med renten bør du vurdere et lån hvor renten fastsettes basert på NIBOR pluss en rentemargin, foreslår Bringsli. - NIBOR er den renten bankene betaler når de låner penger seg imellom. Ved å knytte lånerenten til NIBOR sikrer man at bedriftens lånerente justeres automatisk på fastsatte tidspunkt. Justeringen kan gjøres månedlig, kvartalsvis eller årlig, forklarer hun. Hvor ofte justerer man vanligvis da? - Det er mest vanlig med kvartalsvis justering, sier hun. - Imidlertid er det ikke sikkert at en lånerente knyttet til NIBOR er det beste alternativet for bedriften. Slik markedsrentene er for tiden, er det sannsynligvis lønnsomt med flytende rente, men dette krever altså at man følger opp banken nøye og påser at man får nytte av rentenedgangene så snart som mulig, sier hun. Flere bedrifter bør ifølge mange av de store bankene vurdere alternative finansieringsmetoder. Det kan for eksempel være factoring knyttet til inndrivning av fordringer, eller leasing av maskiner og utstyr. Det siste er en god ide om du vil unngå reduksjon av egenkapitalandelen. Totalleverandør av forbruksvarer Corporate Express Norge AS er Norges ledende totalleverandør av forbruksmateriell. Vi har hovedkontor i Oslo og salgskontorer i: Moss, Larvik, Hamar, Kristiansand, Stavanger, Haugesund, Bergen, Trondheim, Ålesund, Bodø og Tromsø. Corporate Express Norge AS Per Krohgs vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuset, NO-1001 Oslo Telefon: 02272 Telefaks: 22 32 94 00 E-post: mailbox@cexp.no www.corporateexpress.no TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS. 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Hambre & Partners AS