NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 15. april 2009 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, Formannskapssalen 4. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/09 Referatsaker 009/09 Orientering fra Ordfører vedrørende Namsos industri byggeselskap as 010/09 Orientering fra administrasjonen 011/09 Namsos kommunes årsregnskap for 2008 012/09 Namsos kommunes årsmelding for 2008 013/09 Forvaltningsrevisjonsrapport 1703-1/2008 Styring av investeringsprosjekter 014/09 Orientering fra revisor Eventuelt Steinkjer 6.4.2009 Jørgen Hoffmann Leder Liv Tronstad Kontrollsjef (sign) 74 11 14 76 / 936 92 526 e-post: post@komsek.no
SAK 008/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 150409 Svein-Arne Myrvold 008/09 413-1703-5.3 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet årsoppgjørsrevisjon 2008 Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 009/09 ORIENTERING FRA ORDFØRER VEDRØRENDE NAMSOS INDUSTRI BYGGESELSKAP AS Kontrollutvalget 15.04.09 Liv Tronstad 009/09 413-1703-5.3 Saken legges frem uten innstilling til vedtak Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt I den senere tid har det vært satt fokus på Namsos Industribyggeselskap AS. Forhold rundt dette selskapet bl.a. også debattert i formannskapet. I plan for selskapskontroll er NIB as oppført som selskap nr 1 der det skal gjennomføres selskapskontroll ifh til. Ordføre er derfor invitert i møtet for å belyse de forhold som politisk nivå i kommunen etterspør svar på. Vurdering Saken legges frem uten innstilling til vedtak.
SAK 010/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 150409 Liv Tronstad 010/09 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt Administrasjonen er bedt om å komme i møte og orientere om ulike forhold i kommunen. SAK 011/09 NAMSOS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget 150409 Liv Tronstad 011/09 413-1703-5.3 Formannskapet 210409 Kommunestyret 300409 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsos kommunes årsregnskap 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Namsos kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 25. mars 2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Namsos kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Namsos kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 6. Kommuneloven.
Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Namsos kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt.
Årsregnskapet for 2008 Årsregnskapet er gjort opp med et underskudd på kr. 236 027. Driftsregnskapet for 2008 nøkkeltall Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift -396 349 520-388 013 546-399 445 884 Netto driftsresultat - 9 876 943-6 860 123 3 768 832 Bruk av tidligere års avsetninger 17 808 621 35 691 010 37 438 877 Årets avsetninger 8 167 705 23 830 887 41 207 708 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk -236 027 0 0 Investeringsregnskapet for 2008 Investeringsregnskapet er avsluttet med en underdekning på kr. 2 036 195. Underdekningen i 2007 er dekket opp i sin helhet i 2008 med kr. 4 167 432. Dette betyr at kommunen har en ny dekningsforpliktelse. Kommunestyret må gjøre vedtak om dekning i inneværende år, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9, 4. ledd. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Det er totalt 18 noter til regnskapet. God kommunal regnskapskikk har utarbeidet en standard for noter, og det anbefales at denne brukers. Noen kommentarer: Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiansvar. Kommunenes garantiansvar er ca 24 mill kr. Omkring halve av garantiansvaret er knyttet til Namdal rehabilitering Høylandet. Note 4 gjengir antall aksjer og andeler samt balanseverdi og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 9 omhandler selvkostområder - avgiftsregnskapet. Selvkostområdene renovasjon og vann er avsluttet med bruk av bundne fond. Begge disse fondene er negative. I kommuneregnskapet er det ikke anledning til å ha negative fond, og disse to selvkostområdene skulle ha vært avsluttet med merforbruk. Vurdering Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. Brutto driftsresultat for 2008 utgjør kr. 7 861 365 mot kr. 10 605 208 for 2007. Netto driftsresultat for 2008 viser et negativt beløp på kr. 9 876 943 mot et positivt beløp på kr. 3 768 832 for 2007. Selv med et regnskapsmessig underskudd på kr. 236 027 synes økonomistyringen å være tilfredsstillende.
Det vises til årsregnskapets regnskapsskjema 1B Drift, og årsberetningens kapittel 7 Økonomisk analyse, hvor avvikene mellom regnskap og budsjett er behandlet på en tilfredsstillende måte. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen i sin helhet. På bakgrunn av forannevnte anbefales kontrollutvalget å vedta utkast til kontrollutvalgets uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Namsos kommunes årsregnskap 2008. SAK 012/09 NAMSOS KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2008 Kontrollutvalget 150409 Liv Tronstad 012/09 413-1703-5.3 Formannskapet 210409 Kommunestyret 300409 Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter Namsos kommunes årsberetning for 2008 utsendt fra kommunen. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. Mange kommuner velger i likhet med Namsos kommune å gi informasjon utover den pliktige i det samme dokument.
Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandles. Det vil være nærliggende for kontrollutvalget å kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan eksempelvis også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollkomiteen måtte ønske å kommentere Vurdering Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2008. Beretningen er på totalt 62 sider og 14 kapitler i A 4-format, med utstrakt bruk av tabeller og grafer. I innledning gis det en oversikt over årsrapportens innhold. Namsos kommunes årsberetning for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det blir redegjort for status mht. likestilling, helse, miljø og sikkerhet (HMS), samt for det ytre miljø. Videre blir det gitt informasjon om en del utfordringer kommunen står overfor og om forhold som vil kunne ha betydning for kommunen fremover. På de to siste sidene i beretningen er det tatt inn en oversikt over alle saker behandlet i kommunestyret i 2008. En finner Namsos kommunes årsberetning for 2008 oversiktlig og informativ. Årsberetningen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2008, og kontrollutvalget kan ta den til orientering. SAK 013/09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT 1703-1/2008 STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER Kontrollutvalget 150409 Svein-Arne Myrvold 013/09 413-1703-9,3 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Styring av investeringsprosjekter. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber rådmannen på bakgrunn av de anbefalinger som er gitt i rapporten utarbeide skriftlige rutinesett for investeringsprosjekter.
Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport 1703-1/2008 Styring av investeringsprosjekter Ikke trykte vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret 30/5-2008, sak 17/08 På bakgrunn av vedtatt plan igangsatte KomRev Trøndelag IKS (KomRev) arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjekter. Høringsutkast til Forvaltningsrevisjonsrapport forelå i januar 2009. Høringsfristen ble utsatt til 3. april, og det foreligger derfor ikke noe høringssvar pr d.d. Saksfremlegget er derfor basert på dette høringsutkastet. Målet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å få svar på i hvilken grad Namsos kommune følger egen rutiner og retningslinjer for styring av investeringsprosjekter. Prosjektet er avgrenset til å omhandle rutiner, rolleavklaring og rapportering i investeringsprosjekter. Dette betyr at de ulike faser i prosjektet, som f. eks utarbeidelse av beslutningsgrunnlag, forprosjektering, utarbeidelse av anbudsgrunnlag og anbudsrunder ikke er vurdert. Det er heller ikke foretatt vurderinger vedrørende de økonomiske aspekter En viser til revisor som i rapporten er av den oppfatning at Namsos kommune i varierende grad følger de konklusjonene som ligger i Namsos kommunes egne rapporter og rutinebeskrivelser, jfr. kapittel 1, uten at dette betyr at kommunen ikke har rutiner på området. Etter gjennomgang av rapporten har en spesielt merket seg revisors konklusjon i kapitel 12. Av revisors viktigste funn gjengis: Det er fortsatt behov for å ha fokus på å fatte entydige vedtak i forbindelse med oppstart av investeringsprosjekter for å unngå tidkrevende avklaringsrunder Det må tilstrebes å avsette tistrekkelig planleggingstid, da dette anses som en av de viktigste forutsetningene for å lykkes med prosjektet, både økonomisk, tidsmessig og kvalitetsmessig Nedskrevne rutiner har en uklar status og benyttes i varierende grad. Uskrevne rutiner og praksis erstatter i mange tilfeller de nedskrevne rutinene Det har vært lite fokus på sammensetning av planleggingskomiteen, spesielt gjelder dette brukerrepresentasjon Det er uklarhet omkring rolledefinisjoner og oppgaver Rapportering skjer til rådmannen, og det leveres skriftlig dokumentasjon på forprosjekt og sluttrapport. Det skjer mye rapportering av uformell karakter. Det er uklarhet om på hvilket tidspunkt det skal rapporteres. Rapportering til politisk nivå skjer skriftlig. Rapportering skjer i forbindelse med vedtak av forprosjekt og ved presentasjon av sluttrapport. Det er en felles oppfating og forståelse for den formelle saksgangen
Vurdering Revisor vil anbefale at Namsos kommune foretar en gjennomgang av skrevne og uskrevne rutiner med spesielt fokus på konklusjonene i kap 12. Det anbefales at det gjennomføres en prosess der sentrale medarbeidere i investeringsprosjekter deltar, og der målet må være å få på plass et nytt og enklere rutinesett som forankres i organisasjonen, gis en formell status og som kan benyttes som styringsverktøy for framtidige investeringsprosjekter Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og oversender denne til kommunestyret. Revisor vil også orientere nærmere i møtet. SAK 014/08 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 150409 Liv Tronstad 014/08 413-1703-5.3 Den gitte informasjon tas til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt Revisor vil orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Steinkjer 6.4.2009 Liv Tronstad Kontrollsjef