Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks: 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Kjersti Alne Solberg 73 19 92 84 03.06.2016 2016/1508-521.0 Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Roan kommune 7180 ROAN Rapport etter forvaltningskontroll landbruk - Roan kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Roan kommune 15.4.2016 og oversender rapport over de avvik og merknader som ble registrert. Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av 4.3.2016. Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 7 avvik og 13 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 30. juni d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag oppfordrer administrasjonen i Roan kommune å presentere kontrollrapporten for aktuelle politikere. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) ass. landbruksdirektør Kjersti Alne Solberg seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Kontrollutvalget i Roan kommune 7180 ROAN Ordfører i Roan kommune 7180 ROAN E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Roan kommune Dato rapport: 3.6.2016 Kontroll avholdt dato: 15.4.2016 Gjennomført av: Kjersti Alne Solberg, Laila Marie Sorte, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad. Gaute Arnekleiv gjennomførte forvaltningsdialog om ordningene på skog pr telefon 14.5.2016 Til stede fra kommunen: Geir Ola Aune, Paul A Sørgård Kontrollert(e) ordning(er): Regionalt Miljøtilskudd (RMP), Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Produksjonstilskudd, Tilskudd til drenering, Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), Skogfond, Skogbrukslov med forskrifter. 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte 15.4.2016 en forvaltningskontroll i Roan kommune på ulike tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Det ble under kontrollen avdekket 7 avvik og 13 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Saksbehandler har vært ansatt ei kort tid. Han begynner å få oversikt over det komplekse saksfeltet. Viktig fokus fremover slik Fylkesmannen ser det: Dokumentere saksbehandlingen m/merknader Delta på kurs Lese infoen som kommer fra FM og Landbruksdirektoratet Ringe og spørre Samlet sett er saksbehandler på god vei til å få en god praksis på tilskuddsforvaltningen! 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV dokumentkontroll Avvik 1 En søknad mangler trekk for sykepenger første 16 dager. For mye utbetalt ser ut til å være kr 8.112. Avvik fra Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 2 og Rundskriv 2015-43 kap. 3.5.3
3 Avvik 2 Avvik fra Merknad 1 Merknad 2 Søknaden må gjennomgås på nytt innen 01.06.2016 (avtalt på kontrolldagen) og for mye utbetalt må kreves tilbakebetalt. Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Fullmakt må i tilfelle foreligge, noe det ikke gjør. Alternativt at også den som forplikter foretaket underskriver i tillegg til den som er avløst. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 8 og rundskriv 2015-43 kap. 3.1.5 Endring av praksis fremover. Opplysninger om næringsinntekt er innhentet, men ikke i den form som kravet stiller. Det skal innhentes «Utskrift av likning» for de aktuelle årene. Forskrift om tilskudd til avløsing og fødsel mv. 3 Rundskriv 2015-43 kap. 1.3.2 Det skal legges ved søknaden dokumentasjon for utbetalinger fra NAV. Det er Roan kommune som innhenter opplysninger fra NAV, men kravet er at det er søkers utskrift fra «Dine utbetalinger» som skal legges ved og brukes. Dersom Roan kommune fortsetter å innhente opplysningene er «utbetalingshistorikk» det beste. Forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 10 Rundskriv 2015-43 kap. 1.5.3 under Dokumentsjon generelle vilkår REGIONALT MILJØTILSKUDD (RMP) Avvik 3 Det mangler skjøtselsplan for beiting av kystlynghei og tillatelse fra Mattilsynet til utedrift hos en produsent. Avvik fra RMP-forskriften 5, punkt 1 Må foreligge fra og med neste søknadsomgang hvis vedkommende søker. Avvik 4 Det er sendt inn papirsøknad i 2015. På papirsøknaden har kommunen påført «avslag pga at foretaket ikke har sprøytejournal». Men søknaden er ikke avslått i estil (har status «under registrering») og foretaket har ikke fått avslagsbrev. 2 søkere har fått avslag i estil i 2014, men ikke fått avslagsbrev. I henhold til forvaltningsloven er dette et enkeltvedtak, som kan påklages, og søkerne må få skriftlig svar på søknadene med opplysning om klageadgang. Avvik fra Forvaltningsloven 23 Merknad 3 Kommunen sender avslagsbrev til søkeren for søknad i 2015 i løpet av 14 dager og fra nå av for alle saker der utbet blir 0. Søknadene må også avlås i estil. Fylkesmannen melder tilbake til Landbruksdirektoratet at det gjennom estil bør kunne gå ut avslagsbrev, og ikke bare brev for innvilgning/delvis innvilgning. Kommunen har ikke lagt inn i estil at RMP-søknader er
4 Merknad 4 Merknad 5 Merknad 6 trukket ut til stedlig kontroll i 2015. Saksbehandler opplyser om at en er trukket ut og at han ikke visste hvordan han skulle legge det inn i estil. Framover må dette legges inn i estil, FM kan evt forklare hvordan det gjøres. Kommunen må ha en journal over søkerne. Journalen må oppfylle de krav som stilles, jfr. Rundskriv 2015-14 fra Landbruksdirektoratet. I estil kan det tas ut journal over søkere. Denne kan oppbevares enten som en papirjournal eller elektronisk i kommunens eget arkiv. Dette må følges opp framover. Alt på en sak bør være samla, dvs. at også papirsøknad, vedlegg til saken eller avslagsbrev bør scannes og legges i estil. Alternativt at alt legges samlet i kommunens arkiv. FM mener at det enkleste vil være å ha alt er i estil. Dersom kommunen velger å samle alt i estil bør en papirsøknaden i 2015 scannes og legges inn. En søker har 40 dyr på 315 daa kystlynghei. Dette tyder på mye tilleggsfôr. Vanlig å regne at en sau trenger min 20 daa kystlynghei, noe som ville tilsvart 800 daa. Vurder nærmere framover det som står i RMP-forskriften 5 om at «det kreves at sauene går ute hele året og tar opp det vesentligste av næringsbehovet fra beite, så fremt de klimamessige og dyreetiske forholdene tillater det». Dette for å sikre at det faktisk skjer beiting av kystlynghei. PRODUKSJONSTILSKUDD (søknader pr 01.01 og 31.07.2015) Avvik 5 Søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Fullmakt må i såfall foreligge, noe det ikke gjør. Avvik fra Veiledningsheftet søknadsomgang januar 2015 kap 3.11.3. Endring av praksis framover. Avvik 6 En søknad er registrert som avslått i Wespasaksbehandlingsprogrammet. Det finnes ikke vedtak som er sendt til søker med begrunnelse for avslag gjort av Roan kommune. Avvik fra Forvaltningsloven 24 Merknad 7 Merknad 8 Vedtak sendes ut innen 01.05.2016 (avtalt på kontrolldagen) Søkere som driver økologisk skal sjekkes om er godkjent av Debio ved å gå inn på oversikten på www.debio.no før økologisk tilskudd godkjennes. Dette blir ikke gjort i Roan kommune i dag. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3 og 4 samt Veiledningshefte aug 2015 kap. 3.8, Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.7 og kap. 14. Kalvingsintervall skal være på maksimalt 15 måneder for å få tilskudd til melkeku. Ved stikkprøvekontroll skal dette kravet gjennomgås, noe som Roan kommune ikkje har
5 Merknad 9 Annet Annet Annet gjort så langt. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 3 samt Rundskriv 2015-27 kap. 6.6.4. PT-1001a-c Varselmeldinger som går på at søker har sau men ikke lammeslakt, andel lammeslakt pr. sau er lav og gjennomsnittlig slaktevekt er lav. Disse må følges opp i forhold til vanlig jordbruksproduksjon. PT-1050 kan også være til hjelp i forhold til lammeslakt innrapportert fra slakteri med de ulike kvalitetsklassifiseringene. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd 2 og rundskriv 2015-26 kap. 2. Lite risikobasert kontroll av produksjonstilskudd da saksbehandler er ny og ønsker å gjøre seg kjent med foretakene i kommunen ved blant annet besøk i forbindelse med kontroll. Fylkesmannen vil allikevel forslå at en tenker for eksempel temabasert kontroll f.eks. med tanke på om det blir ført areal i søknad om produksjonstilskudd når det faktisk er luftig og ikke beiting/ stor buskap og lite dyr på beite, for å få kontrollene noe risikobasert. Rundskriv 2014-30 kap. 6.1 Flere har søkt om tilskudd til beiting på utmarksbeite og ført på værer i tillegg til søyer og lam. Vær oppmerksom på at Hanndyrloven har forbud mot å slippe hanndyr fritt på utmarksbeite. LOV-1970-03-06-5 Lov om avgrensing i retten til å sleppa hingstar, oksar, verar og geitebukkar på beite. Det er positivt at ny saksbehandler opplyser at kommentarfeltet brukes aktivt når det blir gjort endringer i forhold til søkers oppplysninger søknadene. Det er også viktig å ha dokumentasjon som er attestert ev. e-post fra søker for å ha alt i orden. Spesielle miljøtiltak i jordbrukets kulturlandskap (SMIL) Avvik 7 Enkelte søknader om tilskudd til SMIL-midler i 2015 har vedlagt kart der tiltaket er tegnet inn, men mangler plan der miljøtiltaket beskrives og det redegjøres for målene med prosjektet. Avvik fra SMIL-forskriften 6. Endring av praksis fremover. Merknad 10 Kommunen bruker maksimal tilskuddssats (70 %) ved innvilgning av SMIL-tilskudd jf 5 (kulturlandskaps og forurensingstiltak). Retningslinjer for prioritering av SMILtiltak vedtas av Hovedutvalg for teknisk, landbruk og miljø, etter at prioriteringen er sjekket ut med næringsorganisasjonene i Roan. Fylkesmannen anbefaler at kommunen vurderer å fastsette tilskuddssats i forbindelse med at kommunale retningslinjer for prioritering av SMIL-midler tas opp til rullering.
6 Merknad 11 Vurdering av miljøprinsippene i naturmangfoldloven er dokumentert i vedtakene om SMIL-midler som ble sjekket ut under kontrollen. Dette er påkrevd i alle saker som kan berøre naturmangfoldet. I saker som ikke berører naturmangfoldet er det imidlertid unødvendig å ta med disse vurderingene (eksempel SMIL-midler for restaurering av stabbur på gården). KONTINUERLIG AJOURHOLD AV AR5 OG FORSKRIFT OM TILSKUDD TIL NÆRINGS OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (NMSK) Merknad 12 Merknad 13 Kommunen mangler rutiner for innsending av kontinuerlig ajourhold av Ar 5 og innsending av elektronisk jordregister. Kommunen bør innen kort tid etablere slike rutiner. Kommunen har ikke gjennomført foryngelseskontroll i samsvar med retningslinjene. Dette gjelder en sak fra 2013 og en sak for 2014. Kommunen bør etablere rutiner for slik kontroll selv om det ikke er nye kontrollfelt for verken 2015 og 2016. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post 24.2 og 4.3.2016. Kommunen hadde i forkant av kontrolldagen fått utsendt et egenvurderingsskjema som var utfylt og returnert Fylkesmannen. Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Dokumenter for kontroll av sykdomsavløsning m.v. ble bedt innsendt på forhånd og ble levert til avtalt frist. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen også per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med aktuell saksbehandler og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. 5 Generelt om kommunen Forrige gang Fylkesmannen gjennomførte en forvaltningskontroll på landbruk i Roan var i 2011. Da ble produksjonstilskudd, regionale miljøtilskudd og tilskudd til avløsning ved sykdom mv kontrollert. Det ble den gang avdekket 10 avvik og 11 merknader.
7 Roan kommune er den 3. minste landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. Innen skogbruk er kommunen den 3. minste når det gjelder produktivt skogareal og avvirkning. I 2015 forvaltet Roan kommune kr 13 242 292,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandler er godt i gang med å sette seg inn i det brede sakskomplekset som landbruksforvaltningen i kommunene har, og er på god vei til å få en god praksis på tilskuddsforvaltningen. Dere må gjerne kontakte oss dersom det er noe dere lurer på både rundt forvaltningskontrollen, eller har andre spørsmål knyttet til forvaltningen av tilskuddsordningene og annet. Vi ønsker lykke til med det videre arbeidet!