Samtykke til gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid Vikåsen Barnebolig

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 06.06.2016 2016/14464 DERES DATO 20.04.2016 VÅR SAKSBEHANDLER Petter Randa Bøe tlf 48271750 DERES REFERANSE TRONDHEIM KOMMUNE Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Att. Jostein Johansen Samtykke til gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid Vikåsen Barnebolig Arbeidstilsynet viser til søknad datert 15.04.2016, mottatt per epost 20.04.2016. Videre vises til tilleggsinformasjon mottatt per epost 09.05.2016, 27.05.2016 og 03.06.2016 Søknaden gjelder en forlengelse av en ordning Arbeidstilsynet tidligere har gitt samtykke til. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at Arbeidstilsynet vurderer alle omsøkte ordninger på selvstendig grunnlag. Det vil si at vi vil kunne komme til et annet resultat enn i tidligere saker, dersom det skulle vise seg at faktiske omstendigheter er endret, eller at våre tidligere vedtak (samtykke/tillatelse) er fattet på mangelfullt eller feilaktig grunnlag. Om søknaden Vikåsen Barnebolig i Trondheim kommune («Virksomheten») søker om gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf. arbeidsmiljøloven (aml.) 10-5 tredje ledd. Omsøkt arbeidstidsordning innebærer følgende: Lengste vaktlengde er 13 timer. Disse vaktene forekommer lørdag og søndag, hvor de ansatte arbeider fra kl. 08:00 til kl. 21:00 og fra kl. 09:00 til kl. 22:00. Lengste ukentlige arbeidstid varierer for hver enkelt ansatt fra uke til uke, ettersom arbeidstakerne går ulike vakter gjennom turnusen, men overstiger etter det opplyste ikke 46,5 timer. Vi forstår det slik at det gis to pauser á 30 minutter per dag. Basert på tilleggsopplysninger mottatt 09.05.2016 forstår Arbeidstilsynet det slik at arbeidstakerne ikke står til arbeidsgivers disposisjon i pausene. Gjennomsnittlig alminnelig arbeidstid varierer for hver enkelt arbeidstaker i løpet av 8 uker, men ingen overstiger 38,63 timer. Gjennomsnittlig alminnelig arbeidstid varierer for hver enkelt arbeidstaker i løpet av 26 uker, men ingen overstiger 35,5 timer. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 73 19 97 00 974771748 7468 TRONDHEIM INTERNETT Norge www.arbeidstilsynet.no

VÅR REFERANSE 2 Mellom enkelte av vaktene er ikke kravet til alminnelig daglig hviletid overholdt, jf. aml. aml. 10-8 første ledd. Det er avtalt forkortet daglig arbeidsfri ned til 9 timer og ukentlig arbeidsfri ned til 28 timer, jf. aml. 10-8 tredje ledd. Arbeidstidsordningen innebærer søndagsarbeid. Det er inngått avtale med tillitsvalgte om gjennomsnittsberegning av søndagsarbeid i henhold til aml. 10-8 fjerde ledd. Arbeidstidsordningen innebærer ikke nattarbeid. Arbeidstilsynet har fått opplyst at det også gås egne nattevakter ved institusjonen. Vi forstår det slik at det er inngått en egen avtale om disse med tillitsvalgte i henhold til aml. 10-5 andre ledd. Vi har videre ikke mottatt arbeidsplan for nattevaktene. Vi gjør derfor oppmerksom på at vi ikke har vurdert nattevaktene, og disse er således ikke en del av vårt samtykke. Begrunnelse for søknaden Søknaden er for det første begrunnet med at ordningen er gunstig for brukerne. Det anføres at færre vaktskifter ved lange vakter gir bedre mulighet til kontinuitet og mulighet for å avvikle gode tilbud til brukerne i helgene, uten for mange avbrudd. Dette resulterer også etter det opplyste i mindre utfordrende atferd blant brukerne, noe som er positivt for både de ansatte og brukerne selv. Videre er søknaden begrunnet i velferdsmessige argumenter hos de ansatte, i form av færre antall arbeidshelger. Beskrivelse av arbeidet Virksomheten yter et større avlastningstilbud til familier med særlig tyngende omsorgsbehov. På søknadstidspunktet bor det seks barn i alderen 13 til 17 år, tre jenter og tre gutter. Samtlige har diagnosen psykisk utviklingshemming, i tillegg til diagnoser som autisme, epilepsi og Angelman syndrom. Etter det opplyste oppleves ingen av barna som utagerende. De ansatte utfører flere ulike oppgaver som morgen- og kveldsstell, matstell samt ulike fritidsaktiviteter sammen med barna. Slike aktiviteter kan være byturer/shopping, buss- og fergeturer eller sykkelturer i nærområdet. Arbeidstilsynet forstår det slik at det særlig i helgene, da langvaktene forekommer, utøves slike fritidsaktiviteter sammen med barna. Barna legger seg normalt til å sove mellom kl. 20:00 og kl. 22:00. Arbeidstilsynet oppfatter det slik at det kan være noe uro blant barna ut over kvelden og natten. Flere av barna sitter i rullestol, og rommene til barna er utstyrt med takheis for å redusere belastningene for de ansatte. Det er opplyst at de ansatte har stor grad av egenkontroll over arbeidsdagen. Det er videre opplyst at de ansatte disponerer eget pauserom med kjøkkenfasiliteter, der det er mulig å trekke seg tilbake uten å bli avbrutt. Det er opplyst at Virksomheten er godt bemannet (én ansatt på ett barn), og dette medfører etter det opplyste at de ansatte har gode muligheter til å trekke seg tilbake og avvikle pauser i løpet av en arbeidsdag.

VÅR REFERANSE 3 Ordningen er basert på frivillighet, og alle som inngår i den har samtykket til den. Det er videre opplyst at dersom en ansatt som har samtykket til ordningen etter en tid opplever den som belastende for egen helse, vil det være mulig å tre ut av ordningen med 13-timersvakter. Rettslig grunnlag Arbeidstilsynet kan gi samtykke til gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden, jf. aml. 10-5 tredje ledd. Gjennomsnittsberegning vil si at arbeidstakeren kan ha lengre arbeidsdager i visse perioder, mot kortere arbeidsdager i andre perioder, uten at arbeidstakerne får økt samlet arbeidstid. Den samlede arbeidstiden kan likevel ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager. Grensen på 48 timer kan gjennomsnittsberegnes over en åtteukersperiode. I løpet av en 26-ukersperiode må gjennomsnittlig arbeidstid ikke overstige alminnelig arbeidstid etter 10-4. Innenfor de rammer som er angitt i aml. 10-5 tredje ledd, foretar Arbeidstilsynet en helhetsvurdering hvor blant annet arbeidsgivers og arbeidstakers interesser i ordningen er av betydning, samt hvilken risiko den aktuelle arbeidstidsordningen kan innebære. Arbeidstilsynet skal ved avgjørelsen legge særlig vekt på hensynet til arbeidstakernes helse og velferd. Det er en forutsetning for gjennomsnittsberegning av arbeidstiden at arbeidet er av en slik art at lengre daglig eller ukentlig arbeidstid ikke øker faren for helseskader eller arbeidsulykker og ikke forringer arbeidstakernes mulighet til å utvise forsiktighet. Videre følger det av aml. 10-2 første ledd at arbeidstakerne ikke skal utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger som følge av arbeidstidsordningen, og at sikkerhetshensyn må ivaretas. I dette ligger det et overordnet og ufravikelig forsvarlighetskrav til arbeidstidsordningen. Arbeid om natten og på søndager er ikke tillatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig, jf. aml. 10-10 andre ledd og 10-11 andre ledd. Bestemmelsene er i hovedsak en videreføring og forenkling av tilsvarende bestemmelser i tidligere aml. (1977), og de kriterier som var oppstilt i disse bestemmelsene er nå omfattet av nødvendighetskriteriet i dagens bestemmelser. De gamle bestemmelsene inneholdt en konkret opplisting av unntak fra forbudet, deriblant «arbeid i virksomhet for syke- og pleiehjelp». Arbeidsmedisinsk forskning viser at det er sammenheng mellom nattarbeid og økt risiko for kroniske søvnproblemer og andre helseproblemer, spesielt i fordøyelsessystemet og i hjerte- og karsystemet. Risikoen for skader og ulykker er vesentlig større ved nattarbeid enn arbeid på dagtid. Arbeidstider som innebærer at arbeidstakeren ikke har mulighet til å legge seg for å sove i perioden mellom kl. 20.00 og 00.00, kan medføre at arbeidstakeren ikke får nok søvn. Det er fordi det er vanskeligere å få nok dyp søvn når en legger seg på et senere tidspunkt. Dette vil derfor være vesentlig i en forsvarlighetsvurdering etter aml. 10-2 første ledd. På bakgrunn av arbeidsmedisinsk forskning og vurderinger gir Arbeidstilsynet som hovedregel ikke samtykke til vakter på over 10-10,5 timer alminnelig arbeidstid ekskludert pauser i løpet av 24 timer eller ca. 60 timer i løpet av sju dager. Tiden mellom disse timene og maksimumsgrensene etter aml. 10-5 tredje ledd må således være av passiv karakter.

VÅR REFERANSE 4 Arbeidstilsynets vurdering 1. Vilkårene for nattarbeid og søndagsarbeid Som nevnt ovenfor omfatter omsøkte turnus arbeid på søndager. Ettersom det også utføres arbeid etter kl. 21:00 innebærer turnusen nattarbeid i lovens forstand, jf. aml. 10-11 første ledd. Arbeidstilsynet tar først stilling til om lovens vilkår for nattarbeid og søndagsarbeid er oppfylt. Spørsmålet blir om arbeidets art gjør nattarbeid og søndagsarbeid nødvendig. I den gamle arbeidsmiljøloven var det som nevnt ovenfor blant annet opplistet et unntak for «arbeid i virksomhet for syke- og pleiehjelp», der arbeid på natt og søndager var tillatt. En avlastningsbolig for personer med psykisk utviklingshemming og andre diagnoser kan antakelig ikke anses som en institusjon innenfor «syke- og pleiehjelp». På en annen side var antakelig denne typen omsorgstilbud ikke påtenkt da den gamle loven ble utformet i 1977, og mange av de samme hensyn vedrørende tilsyn, omsorg osv. som lå bak behovet for å tillate nattarbeid og søndagsarbeid innenfor syke- og pleiehjelp vil kunne ligge til grunn for behov for nattarbeid og søndagsarbeid innenfor en avlastningsbolig som den foreliggende. Arbeidstilsynet finner derfor at arbeidets art gjør nattarbeid og søndagsarbeid nødvendig. 2. Krav om forsvarlig arbeidstidsordning 2.1 Generelt om omsøkte ordning Arbeidstilsynet går så over til å vurdere om omsøkt arbeidstidsordning oppfyller arbeidsmiljølovens krav til forsvarlige arbeidstidsordninger. Omsøkt arbeidstidsordning legger opp til en vaktlengde på inntil 13 timer totalt. Vi forstår søknaden slik at arbeidstakerne kan ta totalt 1 time pause (2 x 30 minutter) i løpet av en arbeidsdag, og vi forstår det som nevnt ovenfor slik at de ikke står til arbeidsgivers disposisjon i pausene. Alminnelig daglig arbeidstid på langvaktene er dermed 12 timer, jf. aml. 10-1 første ledd. En slik arbeidslengde er innenfor maksimalgrensen i arbeidsmiljøloven, men utenfor det Arbeidstilsynet normalt gir samtykke til. I særlige tilfeller kan Arbeidstilsynet samtykke til ordninger som innebærer at arbeidstiden ligger i spennet mellom 10-10,5 timer og maksimalgrensen i loven på 13 timer. Spørsmålet er i så fall om arbeidstidsordningen det er søkt om er forsvarlig ut fra sikkerhetshensyn og hensynet til arbeidstakernes helse og velferd, jf. aml. 10-5 tredje ledd, jf. aml. 10-2 første ledd. Det er opplyst av Virksomheten at ordningen er basert på frivillighet og godt likt blant de ansatte som benytter den. Ordningen gir også arbeidstakerne velferdsmessige fordeler, i form av færre helgevakter. Dette kan være av stor betydning for mange arbeidstakere, og er derfor et moment i vurderingen. Velferdsmessige goder er umiddelbare konsekvenser av en arbeidstidsordning. Det er imidlertid ikke kun de umiddelbare virkninger av en arbeidstidsordning som skal tillegges vekt, men også langsiktige virkninger. En arbeidstidsordnings betydning for arbeidstakernes helse kan gi seg utslag over tid. Velferdsmessige hensyn må således veies mot hensynet til at ordningen skal være

VÅR REFERANSE 5 helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig, og Arbeidstilsynet kan etter en konkret vurdering komme til at en arbeidstidsordning ikke er forsvarlig selv om den gir velferdsmessige gevinster og er ønsket av de ansatte. Ved vurderingen av om en arbeidstidsordning er forsvarlig, er arbeidsmedisinsk forskning en sentral del av avgjørelsesgrunnlaget. Arbeidsmedisinsk forskning viser blant annet at arbeidstid utover åtte timer øker risikoen for ulykker med rundt 50 %, og arbeidstid over tolv timer øker den med rundt 100 %. Effekten er kumulativ (oppsamlet) utover i arbeidstiden (STAMI arbeidstid og helse 2008). STAMI-rapport 1/2014 «Arbeidstid og helse oppdatering av en systematisk litteraturstudie», bekrefter tidligere funn av at lange arbeidsøkter og skiftarbeid, særlig nattarbeid, kan føre til nedsatt funksjon med etterfølgende risiko for feilhandlinger og uønskede hendelser. Det er også dokumentert at både lange arbeidsøkter og skift- og nattarbeid øker risikoen for hjerte- og karsykdommer. På bakgrunn av arbeidsmedisinsk forskning og vurderinger har derfor Arbeidstilsynet vært tilbakeholdne med å samtykke til arbeidstidsordninger som innebærer vaktlengder på 13 timer i strekk. I vurderingen av 13-timersvakter, legger Arbeidstilsynet særlig vekt på om vaktene forekommer sporadisk, om det er innslag av passivt arbeid, om arbeidet er lite psykisk og fysisk belastende, om arbeidet innebærer stor grad av egenkontroll, om arbeidstidsordningen bygger på et sterkt ønske fra arbeidstakerne og om formålet med arbeidstidsordningen er å gi oftere og lengre fri i helgene. Det er noe varierende tidsperiode mellom hver helg de ansatte går langvakter, avhengig av hvilken turnus de går. Turnusen går over 26 uker, og antallet langvakter varierer fra seks til elleve i løpet av turnusperioden. Dette gir i snitt mellom 0,23 og 0,42 langvakter per uke over turnusens periode på 26 uker. Langvaktene må således sies å forekomme sporadisk. Det gis i tillegg, med enkelte unntak (vi kommer tilbake til dette i punktet 2.1 nedenfor), minimum en fridag etter en helg med langvakter. Dette gir god mulighet for restitusjon etter en slik langvaktshelg. I tillegg er det også lagt inn flere øvrige fridager i turnusen, noe som også bidrar til å redusere belastningene ved arbeidstidsordningen. Det fremgår av søknaden at omsøkte ordning med langvakter bidrar til å redusere antallet helgevakter, og dette er som nevnt ovenfor et av forholdene som vektlegges i vår vurdering. Samtidig er det i tilleggsopplysningene mottatt per epost 09.05.2016 opplyst at ansatte som er med på turnusordningen også tar ekstravakter andre helger enn de er satt opp på ved behov. Dersom dette er en praksis som stadig gjentar seg forsvinner formålet med å gå langvaktene, for å redusere arbeidsbelastningen i helgene. Særlig gjelder dette dersom de ansatte som har langvakter også tar ekstra langvakter de ikke er satt opp på i utgangspunktet. Dersom dette gjentas ved flere anledninger risikerer man at langvaktene ikke lengre forekommer sporadisk, og premissene vi har lagt til grunn for vår vurdering vil således kunne endres. Det er derfor viktig at Virksomheten påser at antallet ekstravakter for de som går langvakter begrenses mest mulig, og det vil bli stilt vilkår om dette nedenfor. Ved arbeid på denne typen institusjoner, avhenger arbeidstakerne sine muligheter til å ha aktive og passive perioder i løpet av dagen, samt grad av egenkontroll, i utgangspunktet av hvilke behov brukerne har. Selv om arbeidstakerne selv kan legge opp aktiviteter og arbeidsoppgaver ellers,

VÅR REFERANSE 6 legger Arbeidstilsynet til grunn at de i stor grad må tilpasse dagen sin etter brukerens behov. Dette begrenser i utgangspunktet egenkontrollen. Alle brukerne ved barneboligen er psykisk utviklingshemmet, i tillegg til at samtlige har en eller flere andre tyngre diagnoser. Interaksjon og samhandling med disse personene kan dermed i seg selv være krevende over tid. Risikoen for feilhåndtering av situasjoner med eventuell utagering kan også øke når de ansatte går lange vakter, særlig på grunn av trøtthetseffekten lange vakter fører med seg. Slike episoder kan være ekstra krevende psykisk og vanskeligere å håndtere for de ansatte som går lange vakter. Særlig gjelder dette dersom episodene skjer på slutten av en lang arbeidsdag. Samtidig er det opplyst at de ansatte har stor grad av egenkontroll ved denne institusjonen, og de ansatte kan i stor grad selv styre innholdet og tempoet i en arbeidsdag. De ansattes hovedoppgave er å være til stede for brukerne, og på grunn av at institusjonen er godt bemannet er det etter det opplyste gode muligheter til å trekke seg tilbake og avvikle pauser i løpet av dagen. Det er videre også, som nevnt ovenfor, opplyst at ingen av brukerne oppleves som utagerende. Disse forhold kan bidra til å redusere belastningene ved ordningen. Vi presiserer at vår vurdering i denne saken er basert på de fremlagte opplysningene om brukernes behov mv. Arbeidstilsynet vil derfor bemerke at en eventuell endring i forhold som kan ha betydning for den totale belastningen arbeidstakerne utsettes for, f.eks. endring i brukersammensetning, endret atferd eller omsorgsbehov hos brukerne eller sykemeldinger blant de ansatte må utløse en ny søknad om vårt samtykke, der disse forhold må beskrives nærmere. Videre er det etter Arbeidstilsynets vurdering et positivt trekk ved ordningen at den er basert på frivillighet, og at det eksplisitt er opplyst at de ansatte kan gå bort fra langvaktene dersom ordningen oppleves som for belastende etter oppstart. Dette er et tiltak som gjør det lettere å begrense de eventuelle skadevirkninger turnusen måtte medføre. 2.2 Særlige forhold For to arbeidstakere, Victoria Bergqvist og Beathe Coucheron, innebærer turnusen at de går direkte over i en dagvakt etter en helg med to langvakter på rad (i henholdsvis uke 7/8 og uke 24/25). Mellom avslutning av langvakten søndag kl. 21:00 og oppstart av dagvakten mandag kl. 07:00 gis det kun 10 timers arbeidsfri. Det fremgår av evalueringen vedlagt søknaden at enkelte ansatte har gitt uttrykk for at det er uheldig å gå rett over på en ny vakt dagen etter en langvaktshelg. Det rapporteres om at de ansatte var ganske slitne etter en langvaktshelg, og at det var behov for en fridag etter en slik helg for å hente seg inn igjen. Turnusen innebærer på dette punkt en ekstra belastning, og man mister den mulighet som ellers er gitt i turnusen til å hvile ut etter en langvaktshelg med en fridag den førstkommende mandagen. At dette innebærer en belastning understrekes også av det som fremgår av evalueringen fra de ansatte. Arbeidstilsynet vurderer det derfor slik at det ikke er forsvarlig å gå direkte på dagvakt, med en forkortet arbeidsfri periode mellom vaktene, etter to etterfølgende 13- timersvakter. Arbeidstilsynet vil derfor sette som vilkår at dette rettes opp i turnusen.

VÅR REFERANSE 7 3. Avslutning Etter en samlet vurdering finner Arbeidstilsynet at omsøkte ordning er innenfor det vi kan samtykke til. Vi har i vår vurdering vektlagt at langvaktene forekommer sporadisk, og at de ansatte etter det opplyste har stor grad av egenkontroll i arbeidet og har anledning til å avvikle flere pauser i løpet av en arbeidsdag. Videre er det vektlagt at arbeidstidsordningen er frivillig og at turnusen inneholder flere friperioder, som bidrar til å redusere enkelte av de belastningene turnusen medfører. Virksomheten har søkt om samtykke for perioden 13.06.2016 til 13.06.2017. Det er imidlertid bare fremlagt en arbeidsplan som gjelder i tidsrommet mellom 13.06.2016 og 11.12.2016, og Arbeidstilsynet har således ikke fått fremlagt en arbeidsplan som også viser hvordan arbeidstakerne skal arbeide i perioden mellom 11.12.2016 og 13.06.2017. Vi har derfor ikke noe grunnlag for å vurdere sistnevnte periode, og vårt samtykke vil derfor være avgrenset der etter. Dersom vi skal samtykke til perioden til og med 13.06.2017 må Virksomheten sende en ny søknad for denne perioden, med oppdatert arbeidsplan vedlagt. Vedtak Arbeidstilsynet fatter følgende vedtak: Arbeidstilsynet gir samtykke til omsøkte arbeidstidsordning. Arbeidstilsynet kan med hjemmel i aml. 18-6 sjette ledd stille vilkår for tillatelsen dersom dette anses nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene i loven. Følgende vilkår settes: Arbeidsgiver skal påse at arbeidstakere som går 13-timersvakter i minst mulig grad påtar seg ekstra helgevakter. Arbeidstakere som går 13-timersvakter skal ikke påta seg flere slike vakter på en slik måte at det totale antallet 13-timervakter som fremgår av vedlagte turnusplan økes for den enkelte ansatte. Arbeidstakerne skal sikres minimum en fridag etter to etterfølgende 13-timersvakter. Arbeidstidsordningen skal være basert på frivillighet. Arbeidstaker som ønsker seg ut av ordningen skal gis mulighet til dette. Arbeidstidsordningen skal evalueres. Evalueringen må ta sikte på konkrete og kjente helsekonsekvenser av forlenget arbeidstid, og både positive og negative konsekvenser av ordningen må vurderes. Resultat fra evalueringen skal vedlegges en eventuell ny søknad til Arbeidstilsynet. Samtykket gjelder for ansatte i Vikåsen Barnebolig navngitt i turnus vedlagt søknaden, i perioden fra 23.06.2016 til 11.12.2017.

VÅR REFERANSE 8 Klageadgang Dere kan klage på dette vedtaket jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se www.arbeidstilsynet.no/klage. Informasjon til tillitsvalgte Tillitsvalgte skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. Arbeidsmiljøloven 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til tillitsvalgte. Behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og krav til arbeidsmiljøet på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 73 19 97 00. Vennligst oppgi vårt referansenummer 2016/14464 ved eventuell henvendelse. Med hilsen Arbeidstidsenheten Christine Due Sivertsen avdelingsleder (sign.) Petter Randa Bøe Rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Trondheim kommune v/tillitsvalgte Vivian By Trondheim kommune v/tillitsvalgte Marit Hemmingby Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM