Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 1 av 19 Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE lørdag 12. juli kl. 09:00 12:00. Sted: Midgard grendehus, Frikstad. 25.06.2014 Registrering frammøte og fullmakter kl 08:30 08:50 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese de tilsendte dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 6 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktsskjema. Vel møtt! Tore Fintland Tom Gabrielsen Ingrid Reiersen Styreleder Styremedlem Styremedlem Geir Valset Per Tønnessen Eva Bergh Styremedlem Styremedlem Varamedlem Rune Carlsen Varamedlem
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 2 av 19 Årsmøtet 12. juli 2014 kl. 09:00-12:00 Sted: Midgard grendehus, Frikstad Saksliste: 1. Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. a. Godkjenning av innkalling. b. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. c. Valg av møteleder. d. Valg av 2 referenter. e. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg 1. 4. Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2 og 3.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 3 av 19 5. Saker til behandling. Tennisbane. Vedlegg 4. Årskontingent 2012. Vedlegg 5. 6. Budsjettforslag for budsjettåret 2014. Vedlegg 2. Regnskap og budsjett. 7. Valgkomiteens innstilling. Valg. Vedlegg 6.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 4 av 19 Vedlegg 1. Årsberetning
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 5 av 19 3. Årsberetning fra Styret 2012/2013 Årsmøtet 2013 sluttet opp om følgende styre: Styreleder : Tore Fintland. Styremedlemmer : Per Tønnessen, Tom Gabrielsen, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valset. Varamedlemmer : Eva Bergh, Rune Carlsen. 3.1 Styrets arbeid. Styret har hatt 2 styremøter og har arbeidet godt sammen hele perioden, med godt engasjement fra medlemmer og varamedlemmer. Som før har styret hatt en flittig kommunikasjon via e-post, noe som har bidratt til å redusere antall styremøter med tilhørende reisevirksomhet. Vaktmester Even Sørensen har som nå som før vært fast observatør under styremøtene og har kunnet bidra positivt til avklaring av spørsmål styret har hatt underveis. Samarbeidet med Merkantil Service AS har vært utmerket. 3.2 Bankbeholdning Sameiets bankbeholdning på kr 1.729.619,- per 31.12.2013 er plassert på konto i Nordea Bank.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 6 av 19 3.3 Aktuelle saker i perioden. 3.3.1 Utbedring av molo. Søndre del av moloen ble gravd opp under årets dugnad og armert for å hindre utglidning av steinblokkene. Molo og bryggeanlegg fremstår nå i meget god stand. 3.3.2 Badebasseng. I nordre del av badebassenget er det nå oppført en kraftig betongmur for å forsøke å bedre vannkvaliteten i bassenget. Etter hvert vil vi også få opparbeidet en pen gressplen på oversiden av muren. Om resultatet er vellykket kan det siden vurderes om tilsvarende jobb skal gjøres over hele stranden. 3.3.3 Utearealer Diverse utearealer er oppgradert i løpet av vinteren. Styret arbeider kontinuerlig med utbedringer, og tenker å fortsette med dette. 3.3.4 Dugnad Dugnaden 31. mai ble gjennomført med uvanlig stor oppslutning. Det var bestilt mat til 100 personer, og dette holdt kun med liten margin. Foruten de vanlige oppgavene, fikk vi fjernet betongdekket på moloen i østre havn, gravd opp for fremtidig mur på stranden og lagt ut ny badebrygge i østre havn.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 7 av 19 Vedlegg 2. Regnskap 2013 med budsjett 2014 og prognose 2015.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 8 av 19 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Prognose Budsjett Regnskap Regnskap BALANSE PR: 31.12.2015 31.12.2014 31.12.20123 31.12.2012 EIENDELER Omløpsmidler: Til gode kontingent 10 000 10 000 343 786 142 985 Andre kortsiktige fordringer -73 218 SUM FORDRINGER 10 000 10 000 343 713 143 203 Kasse 2400 2 400 2 400 2 400 Festkonto 20 000 20 000 20 849 20 594 Driftskonto 2616609 2 327 609 1 729 619 2 580 844 Sum bankinskudd 2 639 009 2 350 009 1 752 868 2 603 838 Sum omløpsmidler 2 649 009 2 360 009 2 096 581 2 747 041 SUM EIENDELER 2 649 009 2 360 009 2 096 581 2 747 041 EGENKAPTITAL OG GJELD Opptjent egenkapital: Egenkapital 1 120 009 825 009 1 475 033 948 103 Årets resultat 284 000 295 000-650 024 526 930 Sum egenkapital 1 404 009 1 120 009 825 009 1 475 033 Gjeld: Kortsiktig gjeld: Leverandørgjeld 30 000 30 000 33 333 34 861 Betalbar skatt 10 000 10 000 10 861 10 861 Forskuddsbetalt kontingent 1 200 000 1 200 000 1 222 890 1 221 797 Annen kortsiktig gjeld 4 489 4 489 Sum kortsiktig gjeld 1 240 000 1 240 000 1 271 573 1 272 008 Sum gjeld 1 240 000 1 240 000 1 271 573 1 272 008 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 644 009 2 360 009 2 096 582 2 747 041 Tore Fintland Ingrid Frigstad Reiertsen Geir Valseth Styreleder Styremedlem Styremedlem Tom Gabrielsen Styremedlem Per Tønnessen Styremedlem
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 9 av 19 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Prognose Budsjett Regnskap Regnskap 2015 2014 2013 2012 Driftsinntekter Årskontingent 1188000 1188000 1221797 1198597 Dugnadsinnbetaling 12000 12000 10500 16500 Div. inntekter(brygge) 0 0 4650250 0 Sum driftsinntekter 1 200 000 1 200 000 5 882 547 1 215 097 Driftskostnader Renovasjon/søppel. 175 000 175 000 174 974 137 972 Strøm 35 000 35 000 31 664 29 954 Snørydding 30 000 30 000 48 094 17 500 Andre off avgifter 0 0 0 13 550 Verktøy/Maskindeler 2 000 2 000 0 395 Mat etc. dugnad 6 000 6 000 0 1 487 Diverse driftskostnader 5 000 5 000 5 411 760 Drift/vedlikehold område 80 000 80 000 73 364 76 029 Drift/vedlikehold vei 5 000 5 000 4 163 0 Drift/vedlikehold brygge, slipp 100 000 100 000 5691257 0 Drift/vedlikehold bom 5 000 5 000 6 125 0 Drift/vedlikehold tv-anlegg 7 000 7 000 0 4 266 Drift/vedlikehold kloakkanlegg 100 000 100 000 160 402 100 684 Vaktmester 270 000 260 000 250 008 250 008 Leie lokaler 3 000 3 000 1 900 0 Leie av grund for vei 7 000 7 000 6 774 6 687 Regnskapshonorar 25 000 25 000 24 229 18 309 Rådgivning årsoppgjør 0 0 788 0 Kontorrekvisita 1 000 1 000 776 601 Trykksaker 5 000 5 000 1 200 2 700 Medlemsmøter 5 000 5 000 11 243 222 Porto 5 000 5 000 3 757 4 096 Bilgodtgjørelse 10 000 10 000 0 10 737 Reisekostnader 2 000 2 000 0 680 Forsikring 27 000 26 000 26 866 18 952 Eiendomsskatt 15 000 15 000 14 864 1 002 Bankomkostninger 1 000 1 000 1 463 516 Sum driftskostnader 926 000 915 000 6 539 321 697 105 Driftsresultat før finansposter 274 000 285 000-656 774 517 992 Netto finansposter 10 000 10 000 6 750 8 938 Årsresultat 284 000 295 000-650 024 526 930
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 10 av 19 Vedlegg 3. Noter til resultatregnskap 2013 og budsjett 2014 med prognose for 2015.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 11 av 19 Noter til regnskap 2012, budsjett 2013 og prognose for 2014. 1. Årskontingent: Årskontingenten for 2015 foreslåes, som for 2014 å bestå av en fast andel og en variabel andel avhengig av størrelsen på den delen av bryggeanlegget som den enkelte disponerer, samt forventet vedlikehold. Bryggeanlegget med tilhørende arbeid på moloen har redusert egenkapitalen med ca 600.000,- og det er nødvendig å bygge denne opp igjen med tanke på fremtidige større investeringer Styret anbefaler derfor å fortsette med samme kontingent som før. 3. Vedlikehold/oppgradering av fasiliteter. 2013 var et meget aktivt år år med tanke på oppgraderinger og vedlikehold. Nytt bryggeanlegg kostet alene ca. 4.700.000,-. Resultatet av dette var at vi reduserte egenkapitalen med ca. Kr. 600.000,- 3. Drift vedlikehold av vei. Igjen var det en snørik vinter med brøyteutgifter på ca. 48.000 Kr.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 12 av 19 Vedlegg 4. Tennisbane
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 13 av 19 Tennisbane Tennisbanen nærmer seg 30 år og blir stadig mindre egnet til formålet. Belegget (asfalten) er ujevn og gjerdene er merket av tiden tann. Styret har undersøkt omtrentlige kostnader for å utbedre banen. Fra en entreprenør har vi mottatt følgende priser: 1) Oppgradering/ reasfaltering Kr. 373.000,- 2) Nytt «gummidekke» Kr 1.539.000,- 3) Ny netting Kr. 32.500,- 4) Totalrenovering av gjerde Kr 354.000,- En annen entreprenør har vi tilbudt: 1) Reasfaltering / nytt gjerde Kr. 555.000,- 2) Nytt «gummidekke»/nytt gjerde Kr 1.488.000,- Styret ønsker i denne omgang ikke å fatte noe vedtak om oppgradering. Styret ønsker imidlertid en diskusjon om saken og høre årsmøtets anbefaling for eventuell videre fremdrift.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 14 av 19 Vedlegg 5. Årskontingent 2014.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 15 av 19 Årskontingent 2014. Årskontingenten for 2014 ble bestående av en fast del og en variabel del avhengig av størrelsen på båtplasser den enkelte hadde. Året 2013 har redusert egenkapitalen med litt over kr 600.000,. Oppgradering av molo samt renovering av bryggeanlegget er nå ferdig og det forventes ikke større investeringer i nærmeste fremtid. Styret anser det likevel som viktig å bygge opp igjen egenkapitalen til tidligere nivå. I prognosen for 2014 har derfor styret nå lagt inn et snitt på Kr 10.000,- i årskontingent.
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 16 av 19 Vedlegg 6. Valgkomiteens innstilling
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 17 av 19 SODEFJED HYTTEOMRÅDE Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2014 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøte: Styret: Leder: Eva Bergh 1 år (ny) Styremedlemmer: Geir Valset 1 år (ikke på valg) Tom Gabrielsen Ingrid Frigstad Reiersen Per Tønnessen 1 år (ikke på valg) 2 år (gjenvalg) 2 år (gjenvalg) Varamedlemmer: Rune Carlsen 1 år (gjenvalg) Svein Ole Johansen 1 år (ny) Revisor: Årsmøte 2013 gav styret fullmakt til å engasjere ekstern revisor. Valgkomite: Tore Johan Torgersen 1 år (gjenvalg) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Sodefjed, 02.06.2014 Tore Johan Torgersen (sign.) Kjell Holthe (sign.)
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 18 av 19 Sameiet Sodefjed Hytteområde Org.nr. 979 352 123 Fullmakt For ordinært årsmøte 2014 i Sameiet Sodefjed Hytteområde Undertegnede sameier representerer stemme ( r ). Hytte ( r ) nr. Fullmakt til å stemme på mine vegne i alle saker som er nevnt i innkallingen til årsmøtet overdras her til: Navn: Undertegnet: Dato: Saker som er meldt i innkallingen og som fullmakten ikke gjelder for: Sak nr. : Fullmakten kan overdras videre til: Navn: Undertegnet: Dato: Det er kun utsteder som kan overdra fullmakt til andre. Fullmektige kan ikke gjøre dette
Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 19 av 19 Stemmeseddel 2014