KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Møterom hos KomRev NORD, Vestregata 33 17.10.2017 10.00 11.10 Tilstede på møtet Medlemmer Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Agnes Gullingsrud Fjeldstad Jon Arne Jørstad Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Revisor Geir-Atle Monsen (tilstede i sakene 104 og 113/17) Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 102-113/17 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Agnes Gullingsrud Fjeldstad sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 10.10.2017 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 102/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 19.9.2017 103/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Tromsø kommune 104/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Tromsø Havn KF 105/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF 106/17 Revisjonsbrev nr. 28 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2016 Utsatt off., jf. Offl. 5, 2. ledd jf. 24, 1. ledd 107/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Omsorgstjenesten Jadeveien 108/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Sør-Tromsøya sykehjem 109/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Mortensnes sykehjem 110/17 Henvendelse vedr. Tromsø kommunes praktisering av regler for kunst i offentlige rom 111/17 Oppfølging selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS 112/17 Oppfølging sak 32/17 kommunale del av NAV svar 113/17 Referatsaker
Blad 3 102/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 19.9.2017 Protokollen fra møtet 19.9.2017 godkjennes. Protokollen fra møtet 19.9.2017 godkjennes. 103/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 104/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Tromsø Havn KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig.
Blad 4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 105/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 106/17 Revisjonsbrev nr. 28 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2016 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 28, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 6.11.2017, med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på de mangler som fortsatt er gjeldende ved pasientregnskapene, og forutsetter at tiltak etableres, dersom det allerede ikke er gjort, for å sikre at beboernes midler ivaretas på en tilfredsstillende måte. 3. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.
Blad 5 Felles forslag til tilføyelse, som punkt 4: Administrasjonssjefen og avdelingsdirektør for helse og omsorg innkalles til møtet ved behandling av svar på revisjonsbrevet. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 28, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 6.11.2017, med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på de mangler som fortsatt er gjeldende ved pasientregnskapene, og forutsetter at tiltak etableres, dersom det allerede ikke er gjort, for å sikre at beboernes midler ivaretas på en tilfredsstillende måte. 3. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 4. Administrasjonssjefen og avdelingsdirektør for helse og omsorg innkalles til møtet ved behandling av svar på revisjonsbrevet. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.10.2017 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 107/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Omsorgstjenesten Jadeveien Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2016 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2016 til orientering.
Blad 6 108/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2016 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2016 til orientering. 109/17 Revisjon av pasientregnskap for 2016 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2016 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2016 til orientering. 110/17 Henvendelse vedr. Tromsø kommunes praktisering av regler for kunst i offentlige rom 1. Administrasjonssjefen bes gi en skriftlig redegjøre for hvilke regler som gjelder for utsmykking av kommunale bygg i Tromsø kommune. 2. Administrasjonssjefen bes gi en skriftlig redegjørelse om de påstander som fremmes i brev av 5.10.2017 vedr. utsmykking ved Otium. 3. Svarfrist settes til 20. november 2017.
Blad 7 1. Administrasjonssjefen bes gi en skriftlig redegjøre for hvilke regler som gjelder for utsmykking av kommunale bygg i Tromsø kommune. 2. Administrasjonssjefen bes gi en skriftlig redegjørelse om de påstander som fremmes i brev av 5.10.2017 vedr. utsmykking ved Otium. 3. Svarfrist settes til 20. november 2017. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.10.2017 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen 111/17 Oppfølging selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser tilbakemelding av 18.5.2017 fra Remiks Miljøpark AS samt Tromsø kommunes tilbakemelding i brev av 29.9.2017 med vedlegg, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme vedtakets punkt 3 og 4 i kommunestyresak 94/16. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser tilbakemelding av 18.5.2017 fra Remiks Miljøpark AS samt Tromsø kommunes tilbakemelding i brev av 29.9.2017 med vedlegg, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme vedtakets punkt 3 og 4 i kommunestyresak 94/16. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt.
Blad 8 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 19.10.2017 til (svarfrist 6.11.2017): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - Remiks Miljøpark AS Utskrift av saksprotokoll sendt xx.11.2017 til: - Tromsø kommune v/ordfører 112/17 Oppfølging sak 32/17 Kommunale del av NAV - svar Kontrollutvalget viser til kommunens brev av 13.9.2017 angående den kommunale del av NAV, og tar saken til orientering. Sekretariatet orienterte om at rapporten fra Veiledningsteamet datert 2.5.2017 ikke er vedlagt saken, og at det kan være greit å innhente denne før saken behandles. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes. 113/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet 19.9.2017 b) Formannskapet 26.9.2017 c) Formannskapet 3.10.2017 d) Formannskapet 10.10.2017 B. SVAR - OPPSUMMERING ETTER ÅRSOPPGJØRSREVISJON 2016 BUDSJETTMESSIGE FORHOLD a) Brev av 30.8.2017 fra Tromsø kommune b) Brev av 16.10.2017 fra KomRev NORD (delt ut i møtet)
Blad 9 C. KOMREV NORD FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL UTFØRT 2016 a) Brev av 21.11.2016 fra Kvalitetskontrollkomiteen, NKRF Tillegg referert i møtet: D. ARTIKKEL DAGBLADET 16.9.2017 - KUNSTSAMLING E. ARTIKKEL DAGENS NÆRINGSLIV 14.10.2017 KJØP EIENDOM Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak D: Sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen om saken, og det utarbeides sak til neste møte. 2. Referatsak E: Sekretariatet ser på forholdet, og utarbeider sak til neste møte. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak D: Sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen om saken, og det utarbeides sak til neste møte. 2. Referatsak E: Sekretariatet ser på forholdet, og utarbeider sak til neste møte. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 17. oktober 2017 Inger Johansen