Møte dato/tid Mandag 30. januar 2017, kl. 09.00-12.00 Møtested Møterom «Reinsjøfjell», Veksthuset Flå Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Ole Kr. Grimeli, Medlemmer: Marit Pettersborg, Trond Skontorp Varamedl: Bjørn Ole Pettersborg, Per Aas Forfall Anders Olav Frydenlund, Anna B. Kollhus Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), Rådmann Odd Egil Stavn Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01-03/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 01/2017 Sykefravær status og tiltak 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner 03/2017 Kostnader konsulenter/innleid personale Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 07.09.2016 og fellesmøte 20.10.2016: Protokoll fra møtet 07.09.2016 og fellesmøte 20.10.2016 ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Orientering fra ordfører utgikk da ordfører ikke hadde anledning til å delta i møtet. Orientering fra rådmann: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under rådmannens orientering, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Rådmannen orienterte om et spenstig budsjett for 2017 med flere store investeringer, som Flå stadion, boliger og skole i 2018. Det jobbes med Turufjell-utbyggingen og en områderegulering. Det skal være Planforum i februar og man vil da vite mer nøyaktig hvor langt man har kommet i prosessen. Turufjell ligger slik til at området vil få et lokalt renseanlegg. Det har kommet en innsigelse mot utbyggingen vedr. gyldigheten av kommuneplanarealdelen, hvor det pekes på at konsekvensutredningen ikke har vært god nok. Rådmann anser ikke dette som noe problem for utbyggingen, da det har blitt gjort grundig forarbeid med utredninger og vurderinger. Vedr. utbygging på tomten som deler eiendomsgrense med kirken, har det kommet protest fra biskopen på at bygget vil bli for dominerende. Kirken kom ikke med noen form for innsigelser når kommunedelplanen ble vedtatt. Det føres dialog med kirken og man vil se nærmere på evnt. løsninger på plassering av bygget. Rådmann anser at kirken har stor nok plass til å kunne utvide kirkegården til flere gravplasser. Kontrollutvalget tok rådmannens orientering til etterretning. 1
Drøftings-/orienteringssaker: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under rådmannens orientering i drøftings- og orienteringssaker, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. - Drøfting av bestilling i sak 07/2016 - Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal I vedtaket, sak 07/2016, heter det: «Revisjonen bes om å følge opp PPT-rapporten i forhold til kvalitet i skolen». Skolen i Flå kommune. Revisjonssjef Å. Sandsengen ønsker en drøfting rundt dette. Drøfting i møte: Rådmann orienterte om at det allerede er gjort mye i tråd med flere av forvaltningsrevisjonsrapportens punkter. Flå ligger høyt i antall elever som er i systemet til PPT, men ser man på antall timer brukt totalt ligger Flå greit an. Kontrollutvalget er opptatt av om det er elever som har kommet inn i PPT-systemet som har fått enkeltvedtak og spesialundervisning, men som kunne ha fått nødvendig hjelp og tilrettelagt undervisning av skolen uten å at eleven må henvises til PPT. Det er bred enighet i møtet om viktigheten av at rektor og lærer fanger opp elever som faller ut i ett eller flere fag, og gir de tilpasset undervisning og nødvendig hjelp for å hente inn eleven i faget. Revisjonssjefen påpeker at det ifølge forvaltningsrevisjonsrapporten skal være elever med en diagnose som skal henvises til PPT. Rådmann informerer om det foretas flere tester av eleven før eleven eventuelt blir henvist til PPT. Revisjonssjefen ønsker en oversikt over antall elever som har spesialundervisning enkeltvedtak. K-utvalget ønsker å vite hvor skolen setter grensen for hvilke andre elever som henvises til PPT? Kontrollutvalget og revisjonen har flere spørsmål de ønsker svar på og for å diskutere om det er tiltak som kan gjøres for å bedre kvaliteten på skolens praksis og tilrettelegging for elever som trenger ekstra hjelp. Kontrollutvalget og revisjonen ønsker å følge opp dette i neste møte og anmoder rådmann å delta i møtet, og at rådmann inviterer med seg rektor og leder for PPT. - Brev av 10.01.2017 til Flå kommune om avslutning av forvaltningsrevisjon om branntilsyn og beredskap. Undersøkelsene er avsluttet med vedlagt brev. Rådmannen orienterer om hvordan brannberedskapen er lagt opp i Flå og at det fungerer bra med deltidsbrannvesen. Det har de siste to år ikke vært problemer med at det ikke kommer nok brannmannskaper til ved en utrykning. 2
Det er heller et motsatt problem med at det kommer for stort antall mannskap på utrykninger, da alarmen går til alle. Dette medfører unødige kostnader. Brannvesen har også fått nye og flere oppgaver i og med at lensmannskontoret på Flå har blitt lagt ned. Brannvesen må i enkelte tilfeller rykke ut i påvente av at politiet kommer. Dette kan være oppgaver brannmannskapene ikke har grunnlag til å håndtere. Kommunen får ikke dekket kostnader for slike utrykninger. Det ligger en risiko i at det ikke stiller nok mannskaper ved en utrykning, noe rådmann skal ta videre til politisk nivå og informere om beredskapsordningen og risikobildet. Siste politiske vedtak på beredskapsnivå er i 1995. Kontrollutvalget tok rådmannens orientering, i drøftings-/og orienteringssakene, til etterretning. Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal tas opp til ny drøftings- /orientering i neste møte. Sak 01/2017 Sykefravær status og tiltak Dokumenter: Eventuell dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Kontrollutvalget ønsker å drøfte temaet og rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Hvis sykefraværet er høyt innen f.eks. pleie- og omsorg eller barnehager over disse årene, ønskes det en vurdering av årsaken til dette og om det kan forebygges. - Det ønskes også en redegjørelse for hvilke tiltak som: o o typisk iverksettes overfor langtids-sykemeldte. typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. - Kan et tettere samarbeid med fastlege, med fokus på redusert bruk av sykemelding, kunne redusere kort- og langtidssykefravær i kommunen. - Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. 3
Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering Behandling i møte: Sykefraværet lå i flere år opp mot 10%. Dette har administrasjonen arbeidet mye med og en rutine som er innført med gode resultater er samtaler mellom ansatt og nærmeste leder. Disse skal i utgangspunktet utføres 6 ganger årlig i opptil 1 time pr. gang. Dette må ikke forstås som medarbeidersamtaler hvor det ofte brukes skjemaer o.l og hvor samtalen i all hovedsak dreier seg om jobbrelaterte emner. I de innførte møtene mellom leder og ansatt kan den ansatte snakke om det han vil. I de 6 årlige samtalene skal leder og ansatt bli bedre kjent, og det skal være et fora hvor den ansatte kan snakke om eventuelle problemer og utfordringer både i jobb og privat. Problemer i livet fører ofte til at man ikke føler å strekke til på jobb, som i neste omgang kan føre til sykemeldinger. Samtalene har som hensikt å gi støtte til den ansatte og finne løsninger på evnt. problemer. Rådmann anser samtalene som et svært godt tiltak som har fungert godt i Flå kommune og forhindrer sykemeldinger. Talloversikt sykefravær totalt pr. år: 2014 5,7 % 2015 5,8 % 2016 7,2 % Flg. har størst sykefravær i 2016: Pleie- og omsorg 11,8 % Barnehage 9,1 % Ledergruppa har tilnærmet ikke fravær. De høye tallene for 2016 forklares av rådmannen med at det i perioden før jul var et stort antall ansatte med influensa og andre typer epidemier. Vedtak: Enstemmig vedtas forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering Sak 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. 4
Saksopplysninger: Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 Anskaffelser over kr 500.000. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: 1. Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. 2. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. 3. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandling i møte: Rådmann orienterte kort om innkjøpssamarbeidet BTV (Buskerud-Telemark-Vestfold). Dette er et stort samarbeid som fungerer godt på noen områder, for eksempel kopipapir og leasingavtaler på bil. Men på andre områder går det dessverre ut over lokalt næringsliv, som ikke har mulighet til å konkurrere med store firmaer i sentrale strøk. Et eksempel er konsulenter hvor det lokalt finnes dyktige konsulenter med god kjennskap til kommunen og regionen. Det er nært forestående at det ansettes en prosjektleder i kommunen, for en periode på 2 år, som i hovedsak skal ta seg av anbud og anskaffelser. Dette er et vanskelig område med mye regelverk og mange rammeavtaler. Det har vært mange søkere til stillingen hvor alle er lokale. I kommunen er det utarbeidet sjekkliste for innkjøp og anskaffelser av varer og tjenester, samt en anskaffelsesprotokoll. Protokollen skal fylles ut for hvert innkjøp. Anskaffelsesprotokollen arkiveres i saksarkivet. Det skal i nær fremtid kjøres en ny runde i ledermøte på regelverk og rutiner i forbindelse med anskaffelser. Anskaffelsesrutiner, herunder sjekklisteskjema og anskaffelsesprotokoll skal igjennom en oppdatering og deretter legges lett tilgjengelig på kommunens intranett. 5
Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Rådmann skal melde tilbake til kontrollutvalget når anskaffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdatert i henhold til nytt regelverk. Sak 03/2017 Kostnader konsulenter/innleid personale Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger: Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Behandling i møte: Rådmannen anser ikke konsulentbruken i Flå til å være mer enn hva som kan anses som normalt, sett ut i fra kommunens størrelse. Totalt for 2016 ble det kostnadsført kr. 320 000,- på konsulentbruk. Noen eks. på konsulentbruk 2016: Kr. 168 000,- på innleid feiing disse kommer med stort mannskap og utfører jobben raskt. Kr. 230 000,- Asplan Viak Distribusjon av vann Kr. 80 000,- (ca.) Momentum. Disse er innleid for å se på selvkostregnskapet. Hva skal være selvkost Kr. 25 000,- SOS Brannconsult i skole vedr. brannrutiner Rådmannen anser at kommunens bruk av konsulenter og innleid personale er hensiktsmessig og nødvendig. Vedtak: Enstemmig vedtas forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. 6
Annet: - Neste møte: Foreløpig ikke fastsatt - Saker neste møte: o Drøftingssak - Forvaltningsrevisjonsrapport PPT. Spørsmål til rådmann o Juridiske tvistesaker o Årsregnskap 2016 o Årsmelding KU - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer fikk utdelt skjema i møtet Flå, 06.02.2017 Ole Kr. Grimeli Marit Pettersborg Trond Skontorp leder medlem medlem Bjørn Ole Pettersborg varamedlem Per Aas varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Flå kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 7