Dato 01.02.2012 Referanse pejo Til Leverandører Krav til innhold i EHF fakturaer til DFØ
Side 2 Innhold 1. Generelt... 3 a. Dialog med leverandør... 3 b. Test av XML filer... 3 c. Interntest DFØ... 3 d. Test fra leverandør til DFØ... 3 e. Produksjon... 3 2. Utover de generelle krav til formatet har DFØ disse tilleggskrav... 4 a. Filnavnet... 4 b. Bestillerreferanse... 4 c. Ordrenummer og kontraktsnummer... 4 d. Fakturavisning i våre fakturaflyt systemer... 5 3. Kontakt... 5
Side 3 1. Generelt DFØ mottar fakturaer for 185 statlige virksomheter. For oversikt over våre kunder, se pkt. 1,a. Vårt standard XML format er EHF. Beskrivelse av EHF formatet kan lastes ned her: http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet DFØ benytter per i dag EDB Ergo Group som meldingsformidler. Hvis utsteder benytter andre meldingsformidlere, må disse videresende filer til EDB Ergo Group for distribusjon til DFØ. Det er ikke mulig å levere fakturafiler direkte til DFØ eller gjøre disse tilgjengelig for at DFØ skal hente på f.eks. fakturahotell. Vi har følgende rutine for oppstart med leverandører som kan levere elektronisk faktura: a. Dialog med leverandør Leverandører som skal starte med leveranse av elektronisk faktura vil motta et elektronisk skjema i epost som må besvares. Har du ikke mottatt elektronisk skjema, send en mail til elfak@dfo.no og skjema vil bli distribuert. I samme epost får leverandør link til oversikt over DFØ s kunder. b. Test av XML filer Etter utfylt skjema, vil leverandør motta en epost med link til vår XML filtester. Her kan leverandør selv laste opp fakturafiler for godkjenning. Ved godkjent test av fil, sendes testfil til elfak@dfo.no. c. Interntest DFØ DFØ vil etter mottatt XML testfil, laste denne opp i våre testmiljøer for visuell test. Hvis leverandør ønsker å benytte eget stilark, må dette sendes til elfak@dfo.no sammen med testfil. Dersom leverandør ønsker å benytte vårt standard stilark, kan denne benyttes både med og uten egen logo. Hvis egen logo ønskes, må denne sendes til elfak@dfo.no. d. Test fra leverandør til DFØ Etter at interntest hos DFØ er utført, skal hele distribusjonsløpet testes. DFØ bestiller testkommunikasjon hos EDB Ergo Group og leverandør sender testfiler via det kommunikasjonsoppsettet som leverandør selv har valgt. e. Produksjon Etter endt test avtales dato for produksjonsstart mellom leverandør og DFØ. Leverer leverandør til flere av DFØ s kunder, vil vi at det leveres elektronisk faktura til alle.
Side 4 2. Utover de generelle krav til formatet har DFØ disse tilleggskrav a. Filnavnet Filnavnet skal være i følgende format: leverandørens org nr_kundens org nr_fakturanummer_timestamp_løpenr Eksempel: 910457764_987879696_11257247_2008178BC781.xml a. Leverandørens organisasjonsnummer b. Kundens organisasjonsnummer c. Fakturanummer d. Timestamp: YYYYMMDD (feltet er ikke påkrevd dersom filnavnet er unikt) e. Løpenummer (Ikke påkrevd) Organisasjonsnumrene i filnavnet skal være identisk med organisasjonsnumrene i EHF filen på følgende tagger: AccountingSupplierParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID AccountingCostumerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID. b. Bestillerreferanse AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID 1460ABCD eller 3260TRKNU eller 4040TK c. Ordrenummer og kontraktsnummer For leverandører som er tilknyttet ehandelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger fra DFØs kunder, vil ordrenummer og evt også kontraktsnummer være påført bestillingen. Slik informasjon må følge fakturaen hvis oppgitt. For mer informasjon om ehandel, se link: http://www.anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplatformhttp://www.anskaffelser.no/ehandel/ehandelsplatform
Side 5 Ordrenummer: Invoice/OrderReference/ID 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456 Kontraktsnummer: Invoice/ContractDocumentReference/ID CM1234 eller CM0006 d. Fakturavisning i våre fakturaflyt systemer DFØ støtter per i dag visning med standard stilark, eget stilark som sendes DFØ før produksjonssettelse eller ved medsendt pdf/tif til XML filen. Det er mulighet for egen logo i standard stilark. 3. Kontakt Spørsmål kan rettes til elfak@dfo.no Kontaktpersoner: Laila Karlsen Tlf. 406 34 053 Jan-Inge Andrå Tlf. 982 40 983 Jan Morten Torsmyr Tlf. 982 95 757 Kontaktperson hos EDB Ergo Group: Mette Theisen mette.theisen@ergogroup.no tlf 90191941