Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 27. februar 2017 kl 1800 i Klostersalen, Kannik. Til stede fra styret: Forfall: Til stede fra adm: Referent; Per Hanasand, Edward Prestholm, Tove Sivertsen, Åshild Garvik Pedersen, Mari Wedum, Lars Kristian Bjørheim, Christian Alden, Arne Storhaug, og Helge Bjørnestad (Rådet) Ingebjørg Vik Laugaland, Inger Karin Natlandsmyr, Jarand Aasvold (DNT Ung Stavanger) og Axel Wirowski (ansattes representant) SAKSLISTE 02/17-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 30. januar 2017 vedlegges for styrets godkjenning. Referat fra styremøtet 30. januar 2017 godkjennes. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til referatet. Referat fra styremøtet 30. januar 2017 godkjennes. 02/17-2 HMS-rapport - Orienteringssak På skiskolen skadet en elev tennene etter et fall etter en mislykket frontflip. Det var også noen mindre skader. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til rapporten. 02/17-3 Orientering om driften - Orienteringssak Per 13. februar har vi 20 932 betalende medlemmer, en oppgang på hele 11,2 % i forhold til samme tid i fjor. Det er fortsatt stedvis vanskelige forhold i fjellet med lite snø. Haukeliseter har gode forhold, men i lavereliggende fjellområder er det lite snø for årstiden og hardt og mye skare tross noe snøfall den siste tiden. Det meste av kvistingen blir likevel gjennomført, noe forsinket. Skiskolen er gjennomført over to individuelle kurshelger, med 250 deltakere første helg og 267 andre helg. 54 deltakere fikk skiskolen gratis med støtte fra Stavanger kommune, noe som var svært vellykket. Det vil nå bli gjennomført en evaluering av opplegget for skiskolen, med tanke på revisjon av hele konseptet. Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon 51 84 02 00 Bankkonto 3201.05.11983 Org. nr. 946 846 856 www.stf.no E-post: Tursenter@stf.no
Kartleggingen av organisasjonen av organisasjonspsykolog er gjennomført i første omgang, og Kristin Engh har gitt en første tilbakemelding til ansatte i administrasjonen. Daglig leder vil gi en orientering i møtet. Kartleggingen vil bli fulgt opp på enkelte innsatsområder, og det arbeides med noen organisasjonsendringer med støtte i kartleggingen. Administrasjonen reiser på studietur til Svalbard 16-20 februar. Programmet består i hovedsak i et innblikk i driften av virksomheten til Basecamp Explorer, som driver hotell i Longyearbyen, flere ulike stasjoner i områdene rundt, og et omfattende aktivitetsprogram. Utviklingen av IT system som støtte til oppfølging av våre frivillige er endelig satt i gang igjen. Utviklingen skjer i et samarbeid mellom DNT Oslo og Omegn og STF, der Oslo i praksis står for det vesentligste av arbeidet. Det er gitt støtte fra DNT sentralt til dette. En løsning skal være klar til å tas i bruk i april. DNTs bookingprosjekt fokuserer nå på å identifisere og utbedre en del manglende funksjonalitet som må løses for at systemet skal kunne tas i bruk. Det gjøre et systematisk arbeid for å samle tilbakemeldinger og innspill, prioritere og prisestimere disse. Endelig prioritering og prissetting er ikke foretatt, men et veldig foreløpig anslag på gjenstående kostnader er i størrelsesorden kr. 1 mill. I tillegg skal prosjektet gå over i en driftsfase, og det arbeides med å etablere en organisasjon for drift, videreutvikling og support. Septiktanken på Haukeliseter er ødelagt og må byttes ut. Det arbeides videre med planlegging av Kjeraghytte. Det pågår samtaler med Bergen og Hordaland turlag og DNT sentralt for å koordinere en søknad om støtte til prosjektering, fra ordningen for «Nasjonale turstier» administrert av Miljødirektoratet. Arkitekt Vest er engasjert til å bistå i et konseptvalgarbeid som i hovedsak skal gjennomføres i løpet av mars. Det planlegges en workshop med bla styret i STF en dag i perioden 20-23 mars, nærmere innkalling kommer. Forsand kommune gav i e-post 2. februar tilbakemelding om at kommunen godkjente vårt forslag til tomt for ny hytte på bakken Gård, og slik sett opprettholdt tidligere vedtak i kommunen om å støtte prosjektet og bidra økonomisk. Dette var basert på at vi i brev av 7. desember 2015 formelt søkte om at kommunen som grunneier skulle tildele en tomt til prosjektet. På telefon 15. februar har vi nå fått beskjed om at dette likevel ikke gjelder, og at saken skal tas opp i kommunestyret først. Første mulige avklaring kan derved komme i kommunestyremøte i slutten av mars. Rogaland Fylkeskommune har utarbeidet en Fylkesdelplan for friluftsliv og naturforvaltning som er på høring med frist ut februar. Edward Prestholm og deltakere fra administrasjonen har representert STF ved gjennomgang av planforslaget. FNF vil gi samlede merknader til planen, og det forberedes en mindre tilleggsuttalelse fra STF. Oppdatert prosjektliste er vedlagt. Behandling i møtet: Daglig leder orienterte om at Tove-Mette Sædberg er langtidssykemeldt. Det arbeides med å finne en erstatter i hennes fravær. Videre ble det orientert om studieturen til Svalbard som var nyttig og ikke minst inspirerende for hele administrasjonen. Sammen med kartleggingen av administrasjonen gir dette et godt grunnlag for å jobbe videre med å styrke egen organisasjon. Styret ba om at Håheller tas ut av prosjektlisten inntil det evt. er grunnlag for å jobbe videre med den saken. 2
02/17-4 Årsoppgjør 2016 Revisor og regnskapsbyrå jobber for å ha årsoppgjøret klart til styremøtet. Det vil bli ettersendt før møtet. Resultatet forventes å bli omtrent i samsvar med den foreløpige rapporten for desember som ble sendt ut til forrige styremøte, men med noe flytting av enkelte poster. Investeringene i ombygging på Haukeliseter (ca kr 5,2 mill) er tidligere bestemt skal avskrives. Administrasjonens forslag vil være at dette gjøres med en avskrivingstid på 10 år. Som opprydding av en gammel internfaktura fra Preikestolen Fjellstue blir det også bokført en kostnad på kr. 218.000 på avdeling 1, administrasjonen. Denne har ingen innvirkning på foreningens likviditet. Utkast til årsrapport er vedlagt, de siste tallene fra årsoppgjøret vil bli fylt inn når dette mottas. Styret godkjenner årsoppgjør og årsrapport for 2016 som fremlagt i møtet. Behandling i møtet: Før møtet var det sendt ut et oppdatert forslag til årsoppgjør som inkluderte avsetninger for Slottshytta på Skåpet. Dette ble gjennomgått og kommentert. De styremedlemmene som var tilstede signerte årsberetning og regnskap. Styret godkjenner årsoppgjør og årsrapport for 2016 med de endringer som fremkom i møtet. 02/17-5 Økonomisk situasjonsrapport - Orienteringssak Driftsrapporter og økonomisk rapport for januar ettersendes. Rapportene er unntatt offentlighet. Behandling i møtet: Rapportene ble gjennomgått og det ble stilt en del spørsmål. Det ble påpekt at avskrivinger mangler i rapportene. Administrasjonen jobber videre med rapportformatet, og vil implementere en del av de merknadene som fremkom i møtet. 02/17-6 Kontorlokaler Kannik - drøftingssak Foreningens kontorlokaler i Kannik er for små med dagens bemanning, og gir ikke utvidelsesmuligheter. Det har tidligere vært samtaler med Stavanger kommune mht å søke om å få bygge ut, det ble den gang kontant avvist. Et forslag til Sentrumsplan for Stavanger var på høring høsten 2016, 3
og skal behandles videre i 2017. I høringsforslaget var det lagt opp til høyhusbebyggelse der det hvite huset står i dag, så det forutsettes åpenbart flyttet eller revet. Se nærmere: Sentrumsplan Stavanger. Prestegården eies i dag av STF. Tomten eies av Stavanger kommune, og det foreligger en festeavtale som gir STF rett til fri bruk av grunnen. Eiendommen kan ikke overdras uten kommunens samtykke. Denne avtalen løper til 2018, fra det tidspunkt kan avtalen sies opp av begge parter med 6 måneders varsel. Vi har ingen holdepunkter for å anta at kommunen vil si opp avtalen. Ved opphør kan STF kreve at kommunen innløser bygget til innløsningtakst. Det antas at en slik takst vil være et ganske beskjedent beløp. Eiendomsmegler 1 gjorde en enkel verdivurdering av Prestegården i juni 2016, og antydet da en salgsverdi på kr. 6-6,5 mill, forutsatt at vi får en fornyet avtale med kommunen for nye 30 år. Tursenteret er en eierseksjon som eies av STF, etter det vi vet som en mer ordinær og omsettelig eiendom. Tursenteret er ikke taksert i nyere tid, men det forutsettes at dette vil kunne ha en ordinær salgsverdi. Foreningen er i løpende dialog med kommunen og flere ulike eiendomsaktører med tanke på å finne nye egnede lokaler for administrasjonen. Daglig leder vil redegjøre for status og aktuelle muligheter. Det utformes ikke forslag til vedtak. Behandling i møtet: Styret drøftet saken. Det var bred enighet om å jobbe videre med aktuelle alternativer, både i form av nødvendige utvidelser i Kannik og i nye lokaliteter. Styret er generelt avventende, og flere gav uttrykk for at foreningen ikke bør gå ut i det åpne markedet og påta seg langsiktige leieforpliktelser uten at dette har god finansiering. 02/17-7 Høringsnotat rasjonalisering hytter - orienteringssak I styremøtet i november 2016 ble det besluttet at administrasjonen skulle sende et notat på høring vedr. mulig nedleggelse av enkelte hytter. Utkast til slik notat er vedlagt for kommentarer. Behandling i møtet: Notatet ble gjennomgått, og det ble foretatt noen mindre justeringer på teksten. Styret ber administrasjonen om å sende notatet ut på høring, med frist for uttalelser medio juni. 4
02/17-8 Styreevaluering- orienteringssak Styreleder vil gjennomgå resultatene fra styreevalueringen som er gjennomført av valgkomiteen, og inviterer til diskusjon rundt styrets funksjon. Behandling i møtet: Resultatene fra spørreundersøkelsen ble gjennomgått og kommentert. Det ble foreslått å gjennomføre en opplæring av nye styremedlemmer etter valget på årsmøtet i 2017, for å ta godt imot nye styremedlemmer, og sikre at de raskt får satt seg inn i STFs virksomhet. 02/17-9 Orienteringer fra aktivitetsgruppene I møtet med turlagene i november var det ønske fra turlagene om å få delta på styremøter med en presentasjon av turlagenes virksomhet. Det må lages en plan for hvilke turlag som deltar på hvilke møter. Orienteringer fra styremedlemmer som har vært i kontakt med "sine" turlag eller aktivitetsgrupper. Edward Prestholm refererte fra årsmøte i Dalane turlag. Tove Sivertsen refererte fra kontakt med Jæren turlag. Arne Storhaug refererte fra arbeidet i DNTs landsstyre. Det ble besluttet å invitere turlagene inn i styremøtene, 4 ganger per år, med en mulighet til en presentasjon som første agendapunkt i styremøtene. 02/17-8 Eventuelt Ingen saker til behandling. referent Neste styremøte er 27. mars. 5