Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening

Transkript

1 Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 29. februar 2016 kl 1800 i Klostersalen, Kannik. Til stede fra styret: Per Hanasand, Trygve Forgaard, Christian Alden, Edward Prestholm, Ane Christophersen, Arne Storhaug, Inger Karin Natlandsmyr, Ingebjørg Vik Laugaland, Åshild Garvik Pedersen, Hanne Bowitz og Axel Wirowski (ansattes representant) Forfall: Helge Bjørnestad (Rådet) og Vårinn Hauan Nilsen (DNT ung Stavanger) Til stede under sak 02/16_9: Morten Stegarud, leder Fjellsportgruppa og Høyaktivitetsutvalget Fra adm.: Preben Falck Referent: Preben Falck SAKSLISTE 02/16-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 25. januar 2016 vedlegges for styrets godkjenning. Referat fra styremøtet 25. januar 2016 godkjennes. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til referatet. Referat fra styremøtet 25. januar 2016 godkjennes. 02/16-2 HMS-rapport - Orienteringssak Kvistingen av rutene før vinterferien ble noe forsinket pga vanskelige snøforhold. Kort tid før vinterferien bedret forholdene seg, og kvistingen ble fullført helt opp mot vinterferien. Vi har ikke fått meldinger om at manglende kvisting har medført problemer for våre gjester. 20. februar fikk administrasjonen melding om ekstremt stor snøskredfare i lavereliggende deler av Sirdal. Det ble umiddelbart lagt ut melding om dette på Facebook og STFs nettsider. Kort tid etter gikk det et snøskred i Hunnedalen. Generelt er foreningens policy å henvise til varsom.no for snøskredvarsel, men i akutte situasjoner som denne kan det være hensiktmessig å gå ut med slik advarsel. Barnas turlag hadde vinterferie på Ådneram. En av de voksne deltakerne fikk hjernerystelse etter et fall på ski, og måtte hentes ut av hjelpemannskaper. Han er nå i fin form. Behandling i møtet: Daglig leder redegjorde for to redningsaksjoner helgen februar. En deltaker på vinterturlederkurs som skulle gått til Langavatn ble syk i Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon Bankkonto Org. nr E-post: [email protected]

2 nærheten av Sandvatn. Gruppen tok inn på hytta og tilkalte hjelp, hun ble hentet av luftambulansen, Røde Kors kom også til hytta med scooter. I ettertid ble det konstatert et mindre hjerteinnfarkt. Deltakeren er nå i fin form, hun kom innom kontoret allerede mandagen etter, for å rose kursinstruktør Ingvild Sundby og de andre ansvarlige som håndterte situasjonen på en svært rolig og god måte. Dagen etter falt en deltaker på en fellestur til Børsteinen og fikk en skade i kneet. Denne deltakeren ble hentet ut av Rovernes beredskapsgruppe fra Børsteinen. I forkant av helgen var det store medieoppslag om skredfare i fjellet. Skredvarselet fra varsom.no og rapporter vi hadde indikerte ikke større skredfare enn normalt. Fra administrasjonen ble det bestemt at vi ikke kan gå ut og søke å avkrefte slike oppslag, men at vi likevel oppfordrer folk til å komme seg ut, og at vi i vår informasjon vektlegger at det er trygt å gå langs kvistet løype. Saken tas til orientering. 02/16-3 Orientering om driften - Orienteringssak Etter en positiv start på året er medlemstallet per 22. januar ned 2,2 % sammenliknet med samme tid i fjor. Henriette Gill er ansatt i stilling som kommunikasjonsrådgiver i STF. Hun tiltrer i mai. STF har gitt høringsuttalelse til Statnetts anleggsplan for arbeider med flere store linjeprosjekter i Lysebotn. Vi har tatt opp at vi mener arbeidene er dårlig koordinert med Lyses anleggsvirksomhet, og at de vil utgjøre en unødvendig stor belastning på bygda, særlig sommeren Uttalelsen ble også omtalt i Stavanger Aftenblad. I etterkant er det avholdt møte med Statnett, som har lagt inn noen begrensninger på arbeidene i sommersesong, og vil forsøke å begrense inngrep i strandsonen. En hovedinnvending fra vår side er likevel at Statnetts anleggsvirksomhet skal benytte riksveien, og ikke anleggsveien som Lyse anla utenom bebyggelsen i Lysebotn. Anne Katrine Lycke representerte STF i et møte mellom DNT og Naturvernforbundet, Olje og energidepartementet og Klima og Miljødepartementet. Tema for møtet var utbyggingsplanene for Øystesevassdraget i Hordaland og Skurvedalen ved Lysefjorden. DNT og Naturvernforbundet følger de to sakene opp nasjonalt. Skurvedalsaken kobles også opp mot planene om nasjonalpark i Preikestolområdet. Geir Andersen er ansatt i 50 % prosjektstilling for etablering av FriLageret, med tiltredelse 22. februar. Med denne tiltredelsen er prosjektet i gang. Målsettingen er å etablere et felles betjent lager for friluftsutstyr, som kan benyttes av organisasjoner, institusjoner og privatpersoner. Arbeidet gjøres nå i et samarbeid mellom Vesterlen Speiderkrets, Jæren friluftsråd, Ryfylke friluftsråd og STF. Gjensidigestiftelsen finansierer oppstart av lageret med et bidrag på kr. 2,5 mill. Mottakelsen så langt er positiv. Det er avholdt et nytt møte med SVR om langtidsplan for STF, med særlig fokus på Frafjordheiene. Signalene fra SVR er positive i forhold til flytting av hytta på Langavatn lenger ut mot Kjerag. Det har vært avholdt grunneiermøter mellom SVR og grunneiere i Suldal og Hjelmeland, der bl.a. en omlegging av rutenettet rundt Blåsjø har vært diskutert. Signalene fra 2

3 disse møtene er blandete, og gir ikke noe klart inntrykk av velvilje blant grunneiere og kommuner på vestsiden av Blåsjø. DNT har fått klarsignal fra Slottet til å etablere en utstilling i Slottsparken i anledning kongeparets 25 års jubileum. DNT Oslo og Omegn vil sette opp en eldre tømmerkoie og STF planlegger å sette opp en av de små sovehyttene til Skåpet, som del av en utstilling av DNTs virksomhet. Utstillingen skal være klar til 13. mai, og mye er fortsatt uavklart. Fra STFs side fokuseres det bl.a. på å skaffe finansiering av kostnadene til en slik utstilling gjennom leverandører og andre samarbeidspartnere til Skåpet. Regissør Stian Kristiansen (bl.a. «Mannen som elsket Yngve») arbeider med et filmprosjekt som handler om tre ungdommer som arbeider med merking av turistforeningens stier og vedlikehold på hyttene. Filmen planlegges spilt inn i Ryfylke, og vi har sagt oss villig til å stille flere av våre hytter til disposisjon, og bidra med praktiske tilrettelegging og råd. Det arbeides med å gjøre Lysefjorden til en tydelig del av filmens handling, dette ivaretas av Lysefjorden Utvikling AS. Årets skiskole er avholdt på tradisjonelt vis. Det var dårlig vær alle fire dagene, og det var lenge usikkert om bussene kunne kjøre den første lørdagen. Med stor innsats fra administrasjon, instruktører og andre ble hele arrangementet gjennomført uten uhell og med gode tilbakemeldinger. Deltakerantallet er fortsatt noe lavere enn det vi har kapasitet til, og det vil gjøres en ny evaluering av opplegget for skiskolen. Samarbeidsavtalen med Stavanger Aftenblad tas opp til ny vurdering nå i etterkant av dagens skiskole. Den uformelle turgruppen «Austrått fjellvandrar og turkompani» startet som et initiativ av Kjell Egil Bjørhaug (Kjelli) gjennom en Facebookgruppe i april 2013, og har på kort tid utviklet seg til en betydelig aktivitet. I 2015 gjennomførte gruppen over 400 turer, og den følges nå av over 3700 personer på Facebook. Gruppen organiserer i hovedsak dagsturer på kveldstid og i helger i Gramstad-Lifjellområdet, men har også hatt turer Lysefjorden rundt og i Jotunheimen. Mange av deltakerne i gruppen er også aktive i STF. Administrasjonen har hatt noe kontakt med initiativtakerne bak gruppa. Kjelli har nå annonsert at Facebookgruppen vil ta pause fra 1. august. Det har utviklet seg til en aktivitet som er vanskelig håndterbar uten mer organisering i bunn. Flere av deltakerne i gruppen har derfor samlet seg og i forståelse med de som står bak vil vi forsøke å etablere en liknende Facebookgruppe i regi av STF, som kan videreføre denne aktiviteten og det sosiale treffstedet som gruppen har blitt. Det blir etablert en risikovurdering og alle turlederne vil gjennomgå et eget grunnleggende turlederkurs før det gjennomføres slike turer i STFs regi. Oppstart er planlagt til 1. august, samtidig som den opprinnelige gruppen innstiller sin aktivitet. Oppdatert prosjektliste er vedlagt. Behandling i møtet: Styret drøftet noen av punktene fra orienteringen. 02/16-4 regnskap 2015 Beslutningssak Utkast til styrets årsberetning for 2015 vedlegges. Utkastet vil bli supplert med endelige regnskapstall osv. så snart vi får disse fra revisor. Forslag til regnskap for 2015 vil bli ettersendt. Dette fremlegges for styrets godkjenning, og for publisering i årsrapporten og årboka. 3

4 Styret godkjenner regnskap og styrets årsberetning for 2015 som fremlagt. Behandling i møtet: Daglig leder kommenterte resultatene. Styret drøftet saken og stilte noen oppfølgingsspørsmål. Regnskap og årsberetning ble godkjent, og dokumentene signert av de tilstedeværende. Styret godkjenner regnskap og styrets årsberetning for 2015 som fremlagt. 02/16-5 Mål- og strategiplan Beslutningssak Som bestemt på styremøtet i januar fremlegges Mål- og strategiplan for endelig godkjenning fra styret, før fremleggelse på årsmøtet, se vedlegg. Konklusjonen fra saken om strategi for «nye» friluftsaktiviteter, (sak 02/16-9) kan innarbeides i dokumentet før oversendelse til årsmøtet. Forslaget til Mål- og strategiplan for fremlegges for årsmøtet med de endringer som ble bestemt i styremøtet. Behandling i møtet: Dokumentet har vært til behandling flere ganger, og styret har hatt det til gjennomsyn. Det var ikke ytterligere merknader, men det ble holdt åpent å gjøre noen siste justeringer etter behandling av sak 02/16-9. Endelig versjon av dokumentet vedlegges referatet. Forslaget til Mål- og strategiplan for fremlegges for årsmøtet med de endringer som ble bestemt i styremøtet. 02/16-6 Retningslinjer for frivillige Det arbeides med oppdaterte retningslinjer og informasjon for mange ledd av STFs frivillighet. I dette arbeidet er det blitt klart at det er behov for å avklare enkelte spørsmål rundt økonomiske ordninger og andre goder for de frivillige. For å avklare dette, og sikre en enhetlig praktisering av ulike goder for frivillige, er det utarbeidet et forslag til nye retningslinjer, som planlegges publisert på frivilligsiden se vedlegg. Utkast til retningslinjer for frivilliggoder fremlegges for styret til godkjenning. Forslaget til retningslinjer for frivilliggoder godkjennes. Behandling i møtet: Styret drøftet saken og gjorde noen endringer som ble innarbeidet direkte i dokumentet. Endelig versjon vedlegges referatet. Forslaget til retningslinjer for frivilliggoder godkjennes med de endringer som ble gjort i møtet. 4

5 02/16-7 Økonomisk situasjonsrapport - Orienteringssak Driftsrapporter og økonomisk rapport for januar vedlegges. Rapportene er unntatt offentlighet. Administrasjonen vil gi en orientering om økonomisk status og arbeid med å sikre økonomistyring og bedrede rapporteringsrutiner. Behandling i møtet: Daglig redegjorde for at endrede forutsetninger og usikkerhet på flere områder krever fokus på budsjettdisiplin og en styrking av økonomistyringen. Det er avholdt et møte med regnskapsfører for å få på plass et nytt rapporteringssystem. Også rapportene til styret vil bli endret i tråd med nye rutiner. 02/16-8 Orienteringer fra aktivitetsgruppene Orienteringer fra styremedlemmer som har vært i kontakt med "sine" turlag eller aktivitetsgrupper. Inger Karin Natlandsmyr refererte fra Barnas Turlag. Ingebjørg Vik Laugaland refererte fra Hjelmeland turlag. Trygve Forgaard har deltatt på årsmøte i Finnøy og Rennesøy turlag, og Ane Christophersen har deltatt på årsmøte i Dalane turlag. 02/16-9 Strategi for fjellsport og «nye friluftsaktiviteter», rapport fra Høyaktivitetsutvalget Beslutningssak Som besluttet i sak 09/15-5 har det vært nedsatt et utvalg til å vurdere enkelte «nye» friluftsaktiviteter og gi en anbefaling mht om STF skal engasjere seg i disse. Dette er planlagt å gi grunnlag for en diskusjon i styret om en strategi for STFs videre engasjement i forhold til slike aktiviteter. Rapporten fra utvalget, som har gitt seg selv navnet «høyaktivitetsutvalget», vil bli ettersendt. Saken ble behandlet i styret i Fjellsportgruppa 23. februar. I referatet fra møtet står det bl.a.: Styret er positive til å spisse aktivitetstilbudet i Fjellsportgruppa mot aktiviteter som høyaktivietsutvalget har utredet. Det vil være variasjon i hvor tungt en bør gå inn i de forskjellige aktivitetene, dette vil hovedstyret diskutere 29/2. på grunnlag av høyaktivitetsutvalgets anbefaling. For å ivareta interessene til de deltakerne i Fjellsportgruppa som ønsker «vanligere» turer kan en ha alderssegmentering på enkelte turer i Fjellturkomiteen, slik at disse deltakerne også har sin plass i foreningen. Det vil være en kompetanseutfordring i forhold til utdanning av de som skal være turledere på krevende aktiviteter med høyt nivå. Det er viktig at STF tilrettelegger for kursing og setter krav til turledere slik at de har nødvendig kompetanse. Det er også 5

6 viktig å bygge opp tilbudet slik at deltakere kan utvikle seg. Fjellsporten skal være pådriver for å drive fjellsportaktiviteter på en trygg måte. Morten Stegarud, som er styreleder i fjellsportgruppa og har ledet arbeidet i utvalget, vil stille i styremøtet og redegjøre for utvalgets arbeid og konklusjoner. Styret bes drøfte innholdet i rapporten og ta stilling til organiseringen av STFs videre arbeid med å utvikle tilbudet av disse aktivitetene. Styret legger rapporten fra Høyaktivitetsutvalget til grunn for STFs videre arbeid med de aktivitetene som er omtalt i rapporten. Fjellsportgruppa bør styrkes med nødvendig kompetanse og ressurser, slik at denne gruppa settes i stand til å utvikle STFs engasjement på disse områdene. Styret ber Fjellsportgruppa i samarbeid med administrasjonen om å fremlegge en handlingsplan for oppfølging av utvalgets rapport. Behandling i møtet: Morten Stegarud presenterte opplegg og vurderinger fra rapporten. Notat etter møtet: Saken ble diskutert i styret. Samtlige styremedlemmer uttrykte stor tilfredshet med arbeidet som er utført, og ser på rapporten som et viktig grunnlag for å diskutere saken. Det var bred enighet om å styrke STFs arbeid med denne type friluftsaktiviteter, slik rapporten legger opp til. Styret gjorde ikke noen detaljert vurdering av de enkelte aktivitetene og prioritering mellom disse. Det ble gitt uttrykk for at det i den videre oppfølging vil være opp til Fjellsportsgruppa, administrasjonen og evt. andre aktivitetsgrupper å ta dette arbeidet videre, og evt. konkretisere dersom det er behov for økte ressurser eller annen oppfølging fra styrets side. Styret ser selv ikke noe stort behov for en egen handlingsplan for det videre arbeid, men ber Fjellsportgruppa og administrasjonen om å arbeide videre med saken på grunnlag av rapporten, og at styret holdes orientert om den videre fremdrift. På grunnlag av utvalgets anbefalinger, særlig i forhold til skikjøring, besluttet styret å stryke referansen til Norsk Fjellforums (NF) standarder i strategidokumentet. STF og/eller DNT må utarbeide forsvarlige sikkerhetsrutiner, men dette må ikke nødvendigvis gjøres fullt ut i tråd med NFs standarder og anbefalinger. Styret legger rapporten fra Høyaktivitetsutvalget til grunn for STFs videre arbeid med de aktivitetene som er omtalt i rapporten. Fjellsportgruppa bør styrkes med nødvendig kompetanse og ressurser, slik at denne gruppa settes i stand til å utvikle STFs engasjement på disse områdene. Styret ber Fjellsportgruppa i samarbeid med administrasjonen om å fremlegge fortløpende statusoppdateringer for oppfølging av utvalgets rapport. I rapporten som ble sendt styret før møtet manglet det et avsnitt om stiløping. Dette er nå inkludert, og vedlegges referatet. 6

7 09/15-10 Eventuelt Som varslet i e-post til styret ble det tatt opp spørsmål om oppsigelse av leiekontrakten på Grasdalen. Styret diskuterte saken og besluttet å utsette behandlingen slik at det kan gjennomføres en grundigere vurdering og debatt før vedtak treffes. Preben Falck referent Styrets medlemmer anbefales å ta en «lappevakt» på Taumevatn en lørdag i vinter, se: Lappevakt Taumevatn Neste styremøte er mandag 4. april Husk årsmøtet 21. april 7