Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening

Transkript

1 Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 31. oktober 2016 kl 1900 i Klostersalen, Kannik. Til stede fra styret: Forfall: Til stede fra adm: Referent; Per Hanasand, Edward Prestholm, Tove Sivertsen, Åshild Garvik Pedersen, Inger Karin Natlandsmyr, Lars Kristian Bjørheim (fra sak 7), Arne Storhaug, Christian Alden, Axel Wirowski (ansattes representant), Helge Bjørnestad (Rådet) Mari Wedum, Ingebjørg Vik Laugaland og Jarand Aasvold (DNT Ung Stavanger) Preben Falck Preben Falck Før møtet var det befaring på Frilageret, Krossbergveien 140. Geir Andersen orienterte om driften av Frilageret og planer fremover. De fremmøtte var svært godt fornøyd med resultatene så langt, og ser frem til å se Frilageret i full drift. SAKSLISTE 10/16-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 31. oktober 2016 vedlegges for styrets godkjenning. Forslag til vedtak: Referat fra styremøtet 31. oktober 2016 godkjennes. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til referatet. Referat fra styremøtet 31. oktober 2016 godkjennes. 10/16-2 HMS-rapport - Orienteringssak Det skal avholdes en beredskapsøvelse i samarbeid med DNT sentralt 13. desember. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til rapporten. Styret tar saken til orientering. 10/16-3 Orientering om driften - Orienteringssak Det endelige medlemstallet for 2016 endte på , hele 7,5 % opp fra i Vi avventer fortsatt endelig avregning på kontingentinntekter, og en nærmere analyse av effekten av familiemedlemskap. Registrerte overnattinger på de selv- og ubetjente hyttene har nå passert , og forventes å komme over for året totalt. Det er en økning på ca fra Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon Bankkonto Org. nr E-post: [email protected]

2 Åshild Garvik Pedersen er ansatt som bestyrer av Stranddalen turisthytte med tiltredelse fra 1. januar Stillingen utgjør 75 %, med det meste av arbeidstiden avviklet gjennom sommersesongen. Solfrid Moen gir seg som bestyrer, men vil fortsatt jobbe på Stranddalen sommeren 2017, i tillegg til arbeid på andre av våre betjente anlegg. Lars Tore Serigstad er ansatt i stillingen som prosjektleder/bygningsansvarlig. Kjell Herigstad planlegger å gå av med pensjon i mai Tiltredelse er ikke endelig avklart, han vil antakeligvis bli engasjert i enkeltprosjekter frem mot tiltredelse for fullt i god tid før sommeren. Han vil få ansvar for byggteknisk drift og prosjekter, samt utvikling og drift av et nytt driftsog vedlikeholdssystem. Arrangementet 2016 lykter satte ny besøksrekord med omkring deltakere. Samtidig ble friluftslåven på Gramstad åpnet av ordfører Stanley Wirak. Hele arrangementet var svært vellykket, men parkering og logistikk er en utfordring som må løses på en annen måte til neste år. Firmaet KE installasjon har vært engasjert til å anbefale løsninger for strømsparing på Lysefjorden turisthytte og Haukeliseter. Basert på deres anbefalinger har vi søkt om støtte fra Enova til å installere nye termostater som kan styres sentralt, og på sikt kobles opp mot bookingsystemet for regulering av temperatur og ventilasjon i tråd med bookinger. Det er søkt støtte fra Enova til 22% av investeringene, som også omfatter tiltak som allerede var planlagt på begge anleggene. På Lysefjorden TH gjennomføres dette i november og desember dekket kostnadene av årets overskudd fra driften av anlegget. På Haukeliseter tas disse arbeidene med i ombyggingsprosjektet og den samlede finansiering av dette. Debatten rundt Preikestolen og andre store naturbaserte turistattraksjoner fortsetter, og STF er fortløpende engasjert i en rekke møter og debatter om temaet. Daglig leder holdt innlegg på et frokostmøte i Næringsforeningen i Stavanger 16. november. Han deltok også på et møte med flere aktører knyttet til Fjord Norge, Trolltung mm november, og har deltatt i en omfattende intern debatt i DNT som resulterte i en pressemelding 24. november, i kjølvannet av NRK Brennpunkts dokumentar fra Trolltunga dagen før. På styremøte i Stiftelsen Preikestolen 16. november ble det vedtatt å igangsette arbeid med i første omgang en nødbu langs stien til Preikestolen, samt utbedringsarbeider på en trebro, trapp og sikring av det smale partiet like før selve Preikestolplatået. Daglig leder i stiftelsen fikk også mandat til å ta opp spørsmål med grunneierne om reforhandling av avtalen om kompensasjon til grunneierne i form av andel av parkeringsinntektene. Etter takstøkninger som er vedtatt forventes inntektene til stiftelsen i 2017 å komme på omkring kr. 10. mill. Med dagens avtale vil i størrelsesorden kr tilfalle STF og de andre to grunneierne i området. I samarbeid med Stiftelsen Preikestolen starter vi nå opp en prøveordning med utleie av klær og skotøy fra Preikestolen fjellstue. Det er dialog via DNT sentralt med Bergans og Viking om et sponsorsamarbeid knyttet til de sentrale sponsoravtalene med disse to november avholdes det en samling for representanter fra alle STFs turlag på Preikestolen fjellstue. Turplanleggingen pågår for fullt. Turprogrammet for 2017 skal leveres til trykkeriet 21. november. Dette vil inneholde noen smakebiter fra programmet, mens det fullstendige programmet vil bli publisert på nett og i ulike varianter med elektronisk distribusjon. Et nytt planleggingsverktøy har krevd stor innsats, men ser ut til å gi resultater i form av mer effektiv planlegging og bedre kvalitet. 25. november arrangerer DNT ung og Tursenteret «Grønn Fredag» med bytte av utstyr som et alternativ til handelsstandens «Black Friday». 2

3 Etter en gjennomgang av eksisterende sponsorsamarbeid mm er det nå fakturert ut totalt kr til Friluftspartnere, andre samarbeidspartnere og for annonser i STFs friluftspartnere er for tiden følgende: Lyse Energi, Sporty Intersport Madla, Steensland Sport, Løplabbet, Motorforum (utgår 2016, erstattes av Toyota Sørvest) og Ostehuset. Det arbeides for å øke omfanget av slike samarbeid for Oppdatert prosjektliste er vedlagt. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Behandling i møtet: Rapporten ble diskutert. Styret tar saken til orientering. 10/16-4 Budsjett 2017 vedtakssak Forslag til endelig budsjett er vedlagt innkallingen, i samme oppsett som økonomirapport for oktober. Driftsresultatet er noe bedret i forhold til forrige versjon. Etter gjennomgang i forrige styremøte er det gjort flere mindre endringer. Inntektene på Haukeliseter er noe økt, og det er kuttet noe kostnader, bl.a. annonsering og noen andre poster på marked og kommunikasjon som var satt for høyt. Det pågår noe arbeid, bl.a. knyttet til utbedringer på Preikestolen Fjellstue og Lysefjorden TH som foreløpig ikke er hensyntatt. Det mangler også en konkret plan for videre ombygging på Haukeliseter. I den grad de medfører avvik ift. budsjett vil disse sakene bli fremlagt som egne styresaker i Budsjettet vil bli nærmere kommentert i styremøtet. Forslag til vedtak: Styret vedtar budsjettet for 2017 som fremlagt. Behandling i møtet: Forslaget til budsjett ble gjennomgått og diskutert. Styret sluttet seg til forslaget. Styret vedtar budsjettet for 2017 som fremlagt. 10/16-5 Økonomisk situasjonsrapport - Orienteringssak Driftsrapporter og økonomisk rapport for oktober vedlegges. Økonomirapporten følger av budsjettopsettet, ref sak 10/16-4. Rapportene er unntatt offentlighet. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Behandling i møtet: Rapporten ble diskutert. Styret tar saken til orientering. 3

4 10/16-6 Stiftelse av Frilager Vedtakssak En orientering om Frilager vil bli gitt ved befaringen ved oppstart av styremøtet. Fra oppstart har Frilager vært driftet som en avdeling i STF, men forutsetningen har helt fra starten vært at hele virksomheten kunne overføres til et nytt selvstendig rettssubjekt. Etter utredninger av alternative organisasjonsformer planlegges nå organiseringen formelt organisert som en egen forening med 4 medlemmer: STF, Vesterlen speiderkrets, Ryfylke friluftsråd og Jæren friluftsråd. Dette er basert på råd og analyser fra dugnadsorganisasjonen Prospera. Rapporten fra dette arbeides vedlegges. Utkast til vedtekter for Frilager vedlegges for styrets godkjenning. Forslag til vedtak: Styret godkjenner at STF melder seg inn i Frilager basert på utkastet til vedtekter. Daglig leder får fullmakt til godkjenne evt. mindre endringer i vedtektene, og til å signere alle nødvendige dokumenter i forbindelse med stiftelse av Frilager og overføring av denne delen av STFs virksomhet til Frilager. Behandling i møtet: Planene for Frilager var gjennomgått i forbindelse med befaringen i forkant av styremøtet. Styret slutter seg til planene, og er svært tilfreds med prosjektet. Det var ikke merknader til utkastet til vedtekter, og styret gir daflig leder i oppgave å sluttføre de formelle prosessene rundt etablering av Frilager som en egen organisasjon. Rapporten fra Prospera var ikke vedlagt innkallingen, den ettersendes til styret sammen med referatet. Styret godkjenner at STF melder seg inn i Frilager basert på utkastet til vedtekter. Daglig leder får fullmakt til godkjenne evt. mindre endringer i vedtektene, og til å signere alle nødvendige dokumenter i forbindelse med stiftelse av Frilager og overføring av denne delen av STFs virksomhet til Frilager. 10/16-7 Funksjonsbeskrivelse hytte Kjerag Vedtakssak Til planene om ny hytte er det utarbeidet en første skisse til funksjonsbeskrivelse for en slik hytte, vedlagt. Dette vil danne utgangspunkt for videre prosjektering. Styret bes vurdere dette forslaget. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til utkastet til funksjonsbeskrivelse som basis for videre prosjektering. 4

5 Behandling i møtet: Utkastet ble gjennomgått og diskutert. Generelt er styret positiv til prosjektet slik det nå er definert. Det ble kommentert at det er naturlig at det skjer betydelige endringer av prosjektet underveis, men at funksjonsbeskrivelsen slik den nå foreligger gir et godt utgangspunkt. Flere medlemmer kommenterte at man søke støtte til et forprosjekt for å starte prosjekteringen av en slik hytte, før man søker full finansiering i neste omgang. Daglig leder vil sondere mulighetene for å få dette til. Styret slutter seg til utkastet til funksjonsbeskrivelse som basis for videre prosjektering. 10/16-8 Oppfølging av strategisamling, struktur og navn STF Drøftingssak På Strategisamlingen november ble bl.a. foreningens navn og organisasjonsstruktur diskutert. Styret inviteres til å drøfte saken og videre prosess. Det utformes ikke forslag til vedtak. Behandling i møtet: Styret diskuterte saken. Daglig leder refererte fra samling for representanter fra alle STFs turlag november. Tilbakemeldingen derfra er i hovedsak at turlagene ikke ser noe påtrengende behov for å endre navn. Enkelte understreket også at STF er en sterk merkevare også utenfor Stavangerområdet. Det ble også diskutert muligheter for å gjøre organisasjonsmessige endringer og å øke bevisstheten rundt profilering av turlagene i alle lokale aktiviteter. Dette kan til en viss grad dempe behovet for å gjøre noe med navnet til STF. Videre diskusjon om navneendring stilles i bero inntil videre. Administrasjonen bes fremlegge en sak for styret med forslag til organisasjonsstruktur i STF Oppfølging av strategisamling, hyttestruktur - Vedtakssak Basert på diskusjonene under Strategisamlingen forslås det at spørsmålet om nedleggelse av aktuelle hytter presenteres i et høringsnotat som sendes til aktuelle interessenter for uttalelse. Forslag til vedtak: Administrasjonen bes utarbeide et høringsnotat med forslag om nedleggelse av følgende hytter: Grasdalen Sandsa Flørlistølen Gamle Skåpet 5

6 Notatet sendes berørte turlag, kommuner, grunneiere og andre interessenter til uttalelse. Saken presenteres styret for vedtak etter at berørte parter har fått gitt uttalelse. Behandling i møtet: Saken ble drøftet. Det var ulike meninger om nedleggelse av de ulike hyttene, men likevel enighet om å gå videre med prosessen som foreslått. Saken bør legges ut som en åpen høringssak på STFs nettsider. Endelig vedtak i styret vil bli truffet etter at høringsinnspill er mottatt fra berørte interesser. Administrasjonen bes utarbeide et høringsnotat med forslag om nedleggelse av følgende hytter: Grasdalen Sandsa Flørlistølen Gamle Skåpet Notatet sendes berørte turlag, kommuner, grunneiere og andre interessenter til uttalelse. Saken presenteres styret for vedtak etter at berørte parter har fått gitt uttalelse. 10/16-10 Orienteringer fra aktivitetsgruppene Orienteringer fra styremedlemmer som har vært i kontakt med "sine" turlag eller aktivitetsgrupper. 10/16-11 Eventuelt Det ble gitt en orientering om skiskolen. Administrasjonen jobber med en omlegging av konseptet fra 2018 som vil bli presentert for styret før det tas noen beslutning. Preben Falck referent Neste styremøte er 30. januar. 6

7 Forslag til driftsmodell For Frilageret Sluttrapport, Av Prospera-teamet ved Helge Monsen Henning Helgeland Cheo Wanzie Ntohnwi Owe Hernes

8 Innholdsfortegnelse Forord Om Prospera Om Frilageret Om oppdraget Målet Ønsket leveranse Metoder Resultat og leveranse Vedlegg Leveransen Konklusjon Prospera Teamet Stiftelsen Prospera, 657coworking, Fredensborgveien 24D, 0177 Oslo. Org nr.:

9 Forord Prospera presenterer herved sluttrapporten for prosjektet Frilageret på vegne av Stavanger Turistforening, Vesterled Speiderkrets, Ryfylke Friluftsråd og Jæren Friluftsråd. Prosjektet har blitt gjennomført i perioden januar, mai - september Prospera teamet har hatt ansvaret for å gjennomføre prosjektet i samarbeid med; Stavanger Turistforening, Vesterled Speiderkrets, Ryfylke Friluftsråd og Jæren Friluftsråd. Prosjektgruppen fra Prospera har hatt det operative ansvaret. Nøkkelpersonene i Frilageret har vært Geir Andersen, Ivar Nøttestad og Preben Falck. Disse har bidratt med informasjon, kunnskap og rådgivning, samt arbeid underveis i prosjektperioden. Vi vil benytte anledningen til å rette en stor takk til de som har deltatt for at prosjektgruppen har kunnet ferdigstille denne leveransen. Prosperas prosjektteam er ansvarlig for alle vurderinger og anbefalinger som gis i denne rapporten. Om Prospera Prospera er et nettverk som består av pro bono-konsulenter med høyere utdannelse og arbeidserfaring fra ledende bedrifter, organisasjoner og offentlig sektor. Pro bono-konsulentene stiller på fritiden sin kompetanse til rådighet for sosiale entreprenører og veldedige organisasjoner gjennom gratis konsulenttjenester. Prospera kaller det kompetansebasert frivillighet. På denne måten får hjelpeorganisasjonene gratis hjelp til høyt prisede tjenester, som for eksempel strategisk rådgiving, markedsføring, fundraising, regnskap, forretningsplaner, nettside utvikling og andre områder som er kritiske for at de skal få ideene sine satt ut i livet og hjulpet flere mennesker. Om Frilageret Frilageret er en felles utstyrsbank for utlån av utstyr som kan brukes av både ideelle foreninger og lag, kommuner og andre organisasjoner. Gjennom avtale med Stavanger kommune er hensiktsmessige lokaler sikret i et tidligere sivilforsvarslager på Friheim. Lagerlokalene skal innredes, systematiseres og fylles, og det skal utvikles et veldrevet og godt organisert system for anskaffelse og utlån av utstyr, logistikk og vedlikehold. Ambisjonen er å utvikle en utlåns- og lagerordning som kan danne modell for etablering av tilsvarende utstyrsbanker også andre steder i Norge. Stiftelsen Prospera, 657coworking, Fredensborgveien 24D, 0177 Oslo. Org nr.:

10 Om oppdraget Pro bono-teamet skal utarbeide forslag til driftsmodell for Frilageret og utkast til avtale mellom: Stavanger turistforening, Jæren friluftsråd, Ryfylke friluftsråd, Vesterled speiderkrets, Jæren Friluftsråd og Ryfylke Friluftsråd. Avtalen skal ikke utelukke eventuelle fremtidige eiere. Innunder dette ønskes et forslag på internøkonomisk modell som gjør det hensiktsmessig for deltakerne å leie plass til utstyr og å låne ut utstyr på en bærekraftig måte. Et sentralt spørsmål teamet skal adressere er spørsmålet om skatt må tas høyde for ved en slik ordning. Målet Formålet med dette prosjektet er gjennom spisskompetanse avdekke hvilken organisasjonsform som i det lengre løp vil være formålstjenlig med det Frilageret ønsker å være: Et sted der organisasjoner kan plassere sitt fritidsutstyr og byttelåne med andre organisasjoner, regulert etter en gitt internøkonomisk modell. Ønsket leveranse Forslag til organisasjonsform (overordnet i lys av moms og driftsmodell) Forslag til eierstruktur Forslag til avtaleverk mellom Stavanger Turistforening, Vesterled Speiderkrets, Jæren friluftsråd og Ryfylke friluftsråd Forslag til driftsmodell (delingsøkonomi) Budsjett og prognoseverktøy Metoder Prospera teamet har innhentet informasjon om oppdraget gjennom individuelle møter og et fellesmøte med oppdragsgiver. Prospera teamet har også gjennomført egne møter for evaluering av oppdraget, fremdriften i prosjektet, samt fordeling av arbeidsoppgaver. Leveransen har blitt kvalitets-testet forløpende av teamets QA medlem Henning Helgeland. Forslaget til driftsmodell og hvilkårene rundt MVA har blitt kvalitets-testet av ekstern jurist. Stiftelsen Prospera, 657coworking, Fredensborgveien 24D, 0177 Oslo. Org nr.:

11 Resultat og leveranse Nedenfor finner dere leveransen fra Prospera som er i henhold til de krav som ble oppgitt i våre møter med oppdragsgiver. Vi har ikke inkludert detaljerte forslag til operative drift da det per i dag ikke er et IT system på plass som ville måtte danne grunnlaget for en operativ driftsmodell. 1. Organisasjonsmodell med redegjørelse - Stavanger Frilager Organisasjonsmodell er hoveddokumentet, og skisserer de ulike problemstillingene for Frilageret, samt våre anbefalinger. 2. UTKAST - Vedtekter - Frilageret Stavanger Vedtekter for Frilageret som gir føringene for videre eksistens og drift av organisasjonen. 3. UTKAST - Stiftelsesdokument - Frilageret Stavanger Stiftelsesdokumentet inneholder nødvendige formuleringer og underskrifter for registrering i enhetsregisteret. 4. UTKAST - Forvaltningsavtale for utstyrseiere - Frilageret Stavanger Særskilt avtale mellom Frilageret og utstyrseiere som regulerer plikter og rettigheter, samt fordeling av leieinntekter. 5. UTKAST - Standardvilkår for utleie - Frilageret Stavanger Standardvilkårene regulerer plikter og rettigheter mellom leier (medlemsorganisasjoner, eksterne organisasjoner som skoler etc. og private (enkeltpersoner, selskaper etc.). og Frilageret som utleier. 6. UTKAST - Utstyrsliste (vedlegg til forvaltningsavtale) - Frilageret Stavanger Utstyrslisten vil være vedlegg til forvaltingsavtalen hvor alt utstyr som overføres fra eier til Frilageret spesifiseres med nødvendige opplysninger. 7. Budsjett og Prognoseverktøy Et komplett og detaljert budsjett og prognoseverktøy med mulighet for 5 års økonomiske prognoser for Frilageret. VEDLEGG Organisasjonsmod ell_med_redegjørelse UTKAST_-_Forvaltni ngsavtale_for_utstyr UTKAST_-_Standard vilkår_for_utleie_-_fr UTKAST_-_Stiftelses dokument_-_frilager UTKAST_-_Utstyrslist e_(vedlegg_til_forval UTKAST_-_Vedtekter _-_Frilageret_Stavang _Prospera _Financial_Projection Stiftelsen Prospera, 657coworking, Fredensborgveien 24D, 0177 Oslo. Org nr.:

12 Konklusjon Leveransen er i tråd med ønsker fra oppdragsgiver. Teamets jurist Helge Monsen har lagt ned et betydelig arbeid i å sørge for at de ulike organisasjonsmodellene har blitt nøye vurdert utfra de behov og ønsker Frilageret har stipulert. Tilleggsdokument (2-6) er ferdige fra vår side, men er likevel markert som utkast ettersom disse må redigeres og tilpasses nærmere av oppdragsgiveren. Teamets økonom Cheo Wanzie Ntohnwi har utarbeidet et komplett og detaljert prognose og budsjettverktøy som vil gi Frilageret en full finansiell oversikt. Cheo har stiller seg til rådighet for implementering og opplæring ved behov. Prospera teamet Helge Monsen Jurist Cheo Wanzie Ntohnwi Økonom Henning Helgeland QA Owe Hernes Prosjektleder Prospera takker for samarbeidet og ønsker lykke til videre med det gode arbeidet! Stiftelsen Prospera, 657coworking, Fredensborgveien 24D, 0177 Oslo. Org nr.: