SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Åge Aashamar, ØKONOMI Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 12/197-1 REGNSKAP 2011 Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Det fremlagte regnskap for 2011 fastsettes som Kragerø kommunes regnskap 2011. 2. Merforbruket i driftsregnskapet, kr 18 734 637,-, er avsatt i regnskapet som udekket merforbruk og må inndekkes i 2012 og 2013. 3. Mindreforbruket i investeringsregnskapet, kr 6 017 475, avsettes til ubundet investeringsfond. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann
SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Telemark kommunerevisjon IKS Fylkesmannen i Telemark Kontrollutvalget Enhetene Som trykte vedlegg følger: Saken og de trykte vedleggene er elektronisk tilgjengelig på Kragerø kommunes hjemmeside. Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Bakgrunnen for saken Etter kommunelovens 48 skal kommunestyret vedta årsregnskap etter innstilling fra formannskapet. Vedtaket skal angi disponering av overskudd eller dekning av underskudd. Kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunestyret på det avlagte, reviderte regnskapet Saksbeskrivelse Driftsregnskapet viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr 18 734 637. Investeringsregnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 6 017 475. Andre opplysninger Det er viktig å understreke at den videre drøfting under saksvurdering driftsregnskap og saksvurdering investering er i hovedsak gjort fra en regnskapsteknisk/regnskapsfaglig vinkel hvor avvik mellom budsjetterte beløp og faktiske regnskapstall blir det vesentligste. Det er årsberretningen som gir utfyllende opplysninger om kommunens virke og resultatoppnåelse for øvrig. Andre opplysninger Det er viktig å understreke at den videre drøfting under saksvurdering driftsregnskap og saksvurdering investering er i hovedsak gjort fra en regnskapsteknisk/regnskapsfaglig vinkel hvor avvik mellom budsjetterte beløp og faktiske regnskapstall blir det vesentligste. Det er årsberretningen som gir utfyllende opplysninger om kommunens virke og resultatoppnåelse for øvrig. SAKSVURDERING DRIFTSREGNSKAPET Overskuddsbegrepet i kommunalt regnskap er knyttet til budsjettet ved at man måler overskuddet slik: Budsjett minus regnskap = overskudd/underskudd (mindreforbruk/merforbruk).
Med et merforbruk (underskudd) på kr 18 734 637 av en omsetning (brutto driftsinntekter) på over 705 mill kr blir det totale budsjettavviket på 2,65 %. Inntektsgrunnlaget. Inntektsgrunnlaget som dannet grunnlaget for enhetenes rammer ble slik i 2011: Regnskap 2011 Budsjett 2011 Mer-/mindreforbruk (-) Rammetilskudd/skatteinntekter 449 345 040 446 574 000-2 771 040 Eiendomsskatt 21 232 859 21 200 000-32 859 Andre generelle statstilskudd etc. 49 277 985 49 558 000 280 015 Sum frie disponible inntekter 519 855 884 517 332 000-2 523 884 Netto finansutgifter 28 630 574 25 982 000 2 648 574 Netto avsetninger -5 080 533-5 752 000 671 467 Overført til investeringsregnskapet 3 063 852 3 400 000-336 148 Til fordeling enhetene 493 241 991 493 702 000 460 009 De netto reduserte inntektene med 0,46 mill kr i forhold til budsjett skyltes i hovedsak: - Skatteanslaget ble fra myndighetene senhøstes varslet øket, men siden Kragerø gikk mot underskudd i 2011 var det ingen grunn til å øke budsjettet med dette. Merinntekten ble på 2,8 mill kr. - Kommunestyrets vedtak om reduserte avdrag/renter på investeringer med 2 mill slo ikke til ettersom det ikke ble iverksatt noe OPS prosjekter eller at investeringsprosjekter ble kansellert. Kommunestyrets antagelse om ytterligere rentenedgang ble innfridd, men oppnådd besparelse var 0,3 mill kr mot kalkulert 1,2 mill kr. Finansinntektene ble noe høyere enn budsjettert. - Inntekten fra netto avsetninger ble 0,7 mill lavere enn budsjettert i hovedsak fordi det ikke lenger var tilstrekkelige fondsavsetninger til å gjennomføre budsjettert bruk. Inntektsgrunnlaget som danner grunnlaget for enhetenes rammer, kr 493 241 991, er fordelt slik det vises i tabellen under: Enhet Regnskap Budsjett Mrk Mer-/mindreforbruk 2011 2011 10 Poltisk virksomhet 5 939 595 6 374 537 434 942 11 Tilskudd 10 592 999 10 594 500 1 501 12 Administrative felleskostnader 3 873 766 3 903 814 30 048 15 Rådmannen 13 918 760 14 022 459 103 699 20 Stab og støtte 15 362 574 15 504 820 142 246 40 Bygg og areal 1 072 365 1 414 883 1 342 518 64 Barnehage 52 524 327 54 557 468 2 2 033 141 Resultat enheter/områder 3 088 095 som har holdt seg innenfor budsjettet 13 Skjærgårdstjenesten 547 949 507 220-40 729 30 Kultur 14 115 489 13 314 006 8-801 483
41 Teknisk drift 12 451 788 12 161 929-289 859 42 Eiendom 30 342 159 29 923 607 3-418 552 50 Omsorg 170 642 032 167 851 133 6-2 790 899 58 Helse og rehabilitering 45 903 277 42 743 977 4-3 159 300 66 Skole 106 074 698 102 222 559 7-3 852 139 70 Kompetanse og 14 121 910 12 964 909-1 157 001 integrering 80 Sosial 18 977 973 18 592 154 5-385 819 Resultat enheter/områder -12 895 781 som har budsjettoverskridelser Samlet 9 807 686 budsjettoverskridelse for enhetene Bygg og areal 320 223 137 359 1b -182 864 (selvkostområdene) Teknisk (selvkost VARF) -5 530 247-9 783 658-4 253 411 Resultat selvkostområdene -4 436 275 Lønnsjusteringspotten 1 994 327 1 994 327 Reduserte tjenestepensjon -1 000 000-1 000 000 Salg av tjenester -300 000-300 000 Anbudsutsette tjenester -800 000-800 000 Forventet nedgang sykefravær -2 000 000-2 000 000 Ansettelseskontroll -1 500 000-1 500 000 Erstatning tapt barndom 725 000-725 000 Resultat områder utenfor -4 330 673 enhetene Sum fordelt på enhetene 511 976 628 493 702 000 Merforbruk 18 274 628 Kommentarer til noen av enhetenes budsjettresultat slik det fremkommer i enhetenes rapportering på 3. tertial til Rådmannen: 1) 40 Bygg og areal Det har vært noe underforbruk på lønn, samtidig som utgiftene til driftsmateriell har vært vesentlig lavere enn budsjettert. Det har også vært noe større gebyrinntekter på konsesjonsog jordlovssaker enn budsjettert. 1b) 40 Bygg og areal selvkost Det har vært få saker knyttet til feltutbygging eller nylig regulerte områder. Likeens er det få saker knyttet til næringsvirksomhet. Gebyrinntektene har derfor blitt vesentlig lavere enn budsjettert. 2) 64) Barnehage
Mindreforbruket skyldes i stor grad at barnehagene har fått sykelønnsrefusjon og andre refusjoner som ikke er brukt til vikarer eller andre driftsutgifter. I tillegg har det vært vakante stillinger deler av året. 3) 42 Eiendom Enhetens merforbruk i 2011 er på 0,4 mill. kr, og skyldes flere positive og negative forhold i driften. Dette er bl.a. positivt avvik som følge av leieinntekter på boliger med 0,25 mill. kr, negativt avvik i forhold til leie av lokaler med 0,1 mill. kr, positivt avvik på energi med 0,15 mill. kr, og tapte leieinntekter med 0,2 mill. kr på festekontrakter. Ikke realisert innsparing i 2010 og 2011 på renhold har ført til et negativt avvik på 0,15 mill. kr, og økte utgifter til oppgradering og vedlikehold i en rekke av kommunens bygg har ført til et negativt avvik på 0,37 mill. kr. Dette er blant annet varme- og ventilasjonssystemet på Marienlyst, oppgradering av IKTs lokaler på Tangen, omlegging av vannrør på Kalstad skole, egenandel ved forsikringsskade, og generell oppgradering av el. anlegg i kommunale bygg. 4) 58 Helse og rehabilitering Enheten har et underskudd i 2011 på vel 3 millioner. Dette fordeler seg med 1,2 millioner på legevakta og 1,6 millioner i barnevernet. I tillegg, har vi merforbruk på KVOA og helsestasjonen med rundt 0,5 million på hver. Årsaken til disse forholdene er beskrevet under det enkelte ansvar. Enhetens ramme for 2012 er styrket med om lag 3 millioner, slik at vi nå har en ramme mer i samsvar med enhetens reelle kostnader. Det er likevel grunn til å minne om at enhet for helse og rehabilitering jevnt over driver med minimumsbemanning. Kombinert med at vi i all hovedsak driver lovpålagte tjenester, er driften svært sårbar for økt pågang eller ved eksempelvis sykdom blant ansatte. Dette vil som oftest medføre behov for vikarer. Med høye krav til kompetanse, blir løsningen ofte bruk av beordring og derav overtidsbetaling Legevakta viser et negativt avvik i 2011 på om lag 1,2 mill. Dette knytter seg primært til følgende 4 forhold: - legevakta har i flere år vært underbudsjettert med vel ett årsverk - minimumsbemanning gir utslag i høye kostnader til ekstrahjelp, vikarer og bruk av overtid ved sykdom og svangerskapspermisjoner - vi konstaterer merkostnader knyttet til LAR-utdelingen (Legemiddelassistert rehabilitering). Fratrukket refusjoner, skal LAR-utdelingen i utgangspunktet være inntektsbringende for kommunen, men slik situasjonen er, med behov for eget lokale utenfor legevakta, medfører det behov for ekstra bemanning. Vi ønsker derfor å flytte LAR-utdelingen tilbake til legevakta så fort vi får mer hensiktsmessige lokaler. I påvente av at dette skjer, vil vi nå gå i forhandlinger med sykehuset om at de enten tar LAR-utdelingen midlertidig tilbake, evt. øker refusjonene til kommunen. - Kommunen fikk i 2011 en uventet regning på kr 340 000 til norsk pasientskadeerstatning. Fakturaen, som var overraskende høy dette året, ble fakturert på legevakta. Budsjettet for legevakta for 2012 er oppjustert og i samsvar med antall årsverk. Videre er det budsjettert med forventet kostnad knyttet til norsk pasientskadeerstatning. Endelig har vi også oppjustert andelen Drangedal kommune bidrar med til den interkommunale legevaktsordningen.
5880 KVOA Merforbruk på konto 10300 på kr 90 000 knytter seg til et avlastningstiltak og skulle vært overført til ansvar 5860. Overforbruk på konto 13700 er knyttet til en særskilt bruker. Dette forholdet avsluttes nå gradvis og erstattes med mindre kostnadskrevende tiltak i 2012. 5890 Helsestasjonen Helsestasjonen viser et merforbruk i 2011 på kr 481 000. Dette skyldes særlig 2 forhold: - Om lag 80 000 er knyttet til oppgradering av fagprogrammet Winmed. Dette for å håndtere kravet til elektronisk meldingsutveksling mellom fastleger og helsestasjon. - Det andre forholdet er knyttet til en feilbudsjettering av statlige refusjoner, der det er kalkulert med en inntekt på kr 620 000, mens det reelle tilskuddet har vært på om lag 300 000. 5900 Barnevernet På bakgrunn av anbefalinger fra Telemarksforskning har barnevernet siste tertial hatt særlig fokus på å endre profil og å kvalitetssikre tiltakene, gjennom følgende tiltak: - Klarere rutiner for evaluering av igangsatte tiltak. Barnevernsleder har iverksatt rutiner for tertialgjennomgang med samtlige saksbehandlere, der evaluering av tiltak står sentralt. Formålet er å endre eller avslutte tiltak som ikke fungerer etter hensikten. - Endre profil gjennom spissing av kompetanse. Barnevernet arbeider nå i to team; ett undersøkelsesteam og ett tiltaksteam. - Barnevernet er i løpet av 2011 styrket med 1,3 årsverk + kr 30 000 i statlig tilskudd til kompetansehevingstiltak. Til tross for at det nå skjer mye positivt i barnevernet, viser årsregnskapet at vi har et overforbruk i barnevernet på drøyt 1,6 millioner. Underbudsjettering av fosterhjem står for brorparten av dette. Foruten at antallet er svært høyt, er kostnadene knyttet til forsterkninger, med årlige kostnader på nær 450 000 pr tiltak. Budsjettet for 2012 er nå oppjustert i samsvar med det reelle antallet fosterhjem pr d.d. Samtidig arbeides det intenst med å redusere kostnader til det enkelte tiltak. Vi vet også at noen av fosterhjemsplasseringene vil avsluttes i løpet av 2012. En annen kostnadsdriver har vært et høyere antall fylkesnemndssaker og ankesaker i inneværende år. En sak i fylkesnemnda kan fort beløpe seg til 100 000, hovedsakelig knyttet til advokatsalærer. Dette kommer til syne gjennom høye kostander til konsulenthonorarer. 5) Sosialtjenesten NAV Merforbruket kan i hovedsak tilskrives tilskuddet til Telemark Krisesenter som ikke var budsjettert inn i 2011. Fra 2012 er dette innarbeidet i budsjettet. 6) 50 Omsorg Ved 2. tertial 2011 ble det varslet et regnskapsmessig avvik året sett under ett på ca. 3,5 mill. kroner. Som et resultat av dette foreslo rådmannen at rammen skulle styrkes med 2,5 mill. kroner. Sluttregnskapet viser til tross for dette et samlet avvik på 2,79 mill. Hovedforklaringene er følgende:
Ekstraordinære tiltak til ressurskrevende brukere (nye og «gamle»). Høyere forbruk av overtid (mangel på tilgjengelige vikarer gir økte kostnader). Høye sykefraværskostnader. Korttidsfravær medfører som oftest inntak av vikar for å sikre en forsvarlig drift, og refusjonsordningen for langtidsfraværet dekker ikke på langt nær de faktiske kostnadene. Egenandel for samarbeidsprosjekt med DPS Vestmar, korttidsplasser for psykisk helse. Kostnader til reparasjon av leasingbiler ved tilbakelevering betydelig høyere enn forutsatt. Inntektstap» på egenbetaling for hjemmetjenester. Inntektsanslaget var for høyt budsjettert. Etterslep/mangel på justering av vedtatt ramme for 2011 (særlig ressurskrevende brukere). Økte kostnader til ferievikarer både egne ansatte og innleide. Innsparingstiltak/mål som ikke ble nådd. 7) 66 Skole 8) 30 Kultur De avvikene som slår mest ut er følgende: Overforbruk Byjubileets arbeid med historieverket på ca. 226,000.-. I og med at dette tiltaket føres i driftsregnskapet og at inntektene for salget og sponsorinntekter først kommer senere, vil det nødvendigvis bli overforbruk de første årene. Vesentlig overforbruk på lønnspostene skylles prosjektstillinger som ikke var opprinnelig budsjettert, historieverk (300,000,- mer enn budsjettert), kyststiprosjektet (kr 52,000.-) og innsamlingsaksjon (kr 40,000.-). Utover ovennevnte har enhetsleder budsjettert lønnsutgiftene for kulturskolen ca. 227,000.- for lavt. Enhet for kultur overtok Støttekontakttjenesten fra 1. mai 2011. De avsatte budsjettmidler samsvarer langt fra de inngåtte støttekontaktforhold i hht. lovhjemler. Støttekontakt tilbys nå 55 brukere, mens gitte tilsagn egentlig skulle medført et tilbud til hele 105 personer. Dog har det ikke vært mulig å skaffe støttekontakter til disse personene. Likevel er merforbruket på tjenesten hele 460,000.-. Også kommende år vil lønnsutgifter for Historieverket forfattere være høyere enn budsjettert, selv om det på samme måte som tidligere vil inndekkes av fremtidig salg. Mer betenkelig er den vesentlige underbudsjettering av støttekontakttjenesten, som altså i 2011 gir et merforbruk på 460,000.-. I 2012 er det budsjettet kr 1 130 000.-, mens behovet er kr 1 815 000,- hvis det ikke blir engasjert flere støttekontakter enn i dag. Hvis Kragerø kommune skal imøtekomme et tilbud til alle som har krav på dette vil utgiftene bli på hele 3 600 000.-. Enheten arbeider med en omlegging av støttekontakt-tjenesten til mer
aktivitetsrettet tilbud med fritidsassistenter. Dette er en meget utfordrende jobb som tar tid. Likevel er det ikke mulig å dekke opp denne store underbudsjetteringen. Netto driftsresultat Netto driftsresultat som over tid bør være 3 %, var negativt med hele 2,9 % i 2011, mot negativt 1,2 % i 2010. Dette illustrerer tydelig den utfordringen kommunen står overfor de kommende årene. Et netto driftsresultat på 3 % indikerer et positivt resultat med 21 mill. kr, opp med 15 mill. kr fra årets vedtatte budsjett. De viktigste sider ved saken Av årets merforbruk på 18,7 mill. kr, har det vedtatte budsjett for 2012 en inndekning av dette merforbruket med 1,925 mill. kr og i økonomiplanen ligger videre en inndekning i 2013 på 8,029 mill. kr. Gitt at kommunen holder budsjettet for 2012 og foretar inndekning av 1,925 mill. kr, vil det gjenstå inndekning i 2013 med ytterligere 8,76 mill. kr i tillegg til inndekningen på 8,029 mill. kr som allerede ligger i økonomiplanen for 2013. Rådmannen vil nøye analysere det store merforbruket på enhetsnivå i 2011. For at kommunen skal ha en mulighet for å gå i balanse i 2013 med en ytterligere innsparing på 8,76 mill. kr, vil det vil være helt essensielt at enhetene holder rammene sine for 2012. Baser på rapporteringen pr. 1. tertial 2012, vil kanskje Rådmannen foreslå tiltak som ikke ligger i det vedtatte budsjett for 2012. SAKSVURDERING INVESTERINGSREGNSKAPET Samlede investeringer i anleggsmidler beløp seg i 2011 til 82,9 mill. kr mot 90,8 mill. kr i 2010. Tertialrapportene i 2011 omtaler investeringsprosjektene. I regnskapssaken drøftes bare hvorledes de budsjettmessige overskridelsene skal dekkes inn. Prosjekter som er ferdig og avsluttet vil bli drøftet/evaluert i 1. tertialrapport 2012. Følgende prosjekter har manglende finansiering (overskridelser) ved avslutningen av investeringsregnskapet for 2012: Prosjek t nr Prosjekt Overskridelser 2011 (manglende budsjettmessig finansiering pr 2011)
007 Startlån 527 539 050 Digital kino 414 104 Renovering Munchen (kunstskole) 417 861 122 Utskriftssystem printere 3 440 131 Brøyteskjer vintervedlikehold 9 172 161 EPC investeringer 151 955 270 Rehabilitering Læringssenter 1 762 707 279 Egenkapitalinnskudd KLP 2011 1 304 082 280 Siritun barnehage 1 050 707 302 Avløp skjærgården 1 301 917 417 Rehabilitering Bybrua 227 547 434 Inventar og utstyr Læringssenteret 319 826 513 Aksjer Kragerø Energi Holding AS 100 000 601 Orgel Skåtøy kirke 300 000 Sum overskridelser 7 477 167 Investeringsregnskapet 2011 har følgende inntekter: Prosjek Prosjekt Inntekter 2011 t nr 802 Mva komp (40 %) tilbakeført til finansiering av investeringsregnskapet 3 040 752 710/712 Korrigert ovf. til KKF pga. må komp 619 188 705 Salg Skarbo skole 4 916 646 701/702 Salg tomter 2011 1 018 607 703 Refusjonsinntekter (tomter) 2011 870 792 192/233 Endelig resultat de nye skolene (tippemidler kostnader) 2 978 658 403 Salg av kartdata 50 000 Sum inntekter til finansiering av investeringer 13 494 643 Inntektene på 13,5 mill. kr dekker overskridelsene på 7,5 mill. kr. Differansen kr 6 017 475 er udisponert i investeringsregnskapet. Rådmannen vil foreslå at dette beløpet, kr 6 017 475,- avsettes til ubundet investeringsfond. Prosjekter med overskridelser vil bli behandlet i tertialrapport investeringer pr 30.4.2012. Forslag til løsning 1. Det fremlagte regnskap for 2011 fastsettes som Kragerø kommunes regnskap 2011. 2. Merforbruket i driftsregnskapet, kr 18 734 637,-, er avsatt i regnskapet som udekket merforbruk og må inndekkes i 2012 og 2013. 3. Mindreforbruket i investeringsregnskapet, kr 6 017 475, avsettes til ubundet investeringsfond.
KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser I vedtatt økonomiplan 2012-2015 er det budsjettert inndekning av merforbruket med 1,925 mill. kr i 2012 og 8,029 mill. kr i 2013. Resterende beløp som foreløpig ikke budsjettert inndekket, kr 8,795 mill. kr, må søkes inndekket senest i budsjettvedtaket for 2013. Administrative konsekvenser Næringsmessige konsekvenser Miljømessige konsekvenser Andre konsekvenser... Sett inn saksutredningen over denne linja