Organisasjonsplan Her er vi nå Ledersamling i Drammen 8. desember 2017
Prosjektenes timer Prosjektleder helse, sosial og omsorg Prosjektleder oppvekst, undervisning og kunnskap Prosjektleder for eiendom Prosjektleder for kultur, idrett og frivillighet Prosjektleder for administrasjon og ledelse Prosjektleder for klima, miljø og tekniske tjenester Prosjektleder NAV Marit Røyneberg Gyrid Mangersnes Klaus Øiseth Lisbeth Stokke Fjeldly Lene Orsten Haugland Ingeborg Fønstelien Wenche Steen 2
Agenda 1. Prosjektenes innhold og oppdrag 2. Strategier for tjenesteutvikling Grunnlagsdokumentet 3. Arbeidet med organisasjonsplan Føringer for arbeidet Dilemmaer Grensesnitt mellom prosjektene Eksempler på organisering 3
Advarsel - Mye informasjon følger! 4
5 Prosjektenes innhold og oppdrag
6 Prosjekt «Administrasjon og ledelse» Består av ca. 250 ansatte i de tre kommunene til sammen fordelt på: Toppledelsen rådmannens ledergruppe Sentraladministrasjonen økonomi, regnskap, personal, lønn, dokumentsenter/arkiv, servicetorg, kommunikasjon, juridiske tjenester, politisk sekretariat, innovasjons- og kunnskapssenter, kemner, anskaffelser, IKT, virksomhetsstyring, tjenesteutvikling og innovasjon, eierstyring, samfunnssikkerhet og beredskap, næring, strategisk samfunnsutvikling. Hovedoppdrag: Bistå folkevalgte med å tilrettelegge for politisk styring Bistå rådmannen med å tilrettelegge for administrativ styring Tilrettelegge for at organisasjonen effektivt kan løse sin kjerneoppgaver gjennom å sikre drift av fellesoppgaver Støtte til innbyggerne Enhetene i Administrasjon og ledelse er en del av fullmaktsnivå 1. ansvar for en rekke tjenesteovergripende fellesfunksjoner på vegne av hele kommunen, bidrar til å sikre enhetlig praksis, helhet og sammenheng i organisasjonen. Vurdering av administrative funksjoner i virksomhetene på fullmaktsnivå 2 er ikke en del av prosjektets oppdrag i denne fasen.
Prosjekt : «Oppvekst, undervisning, kunnskap» 22 000 barn og unge 0-18 år og deres familier 2400 ansatte Barnehage Skole/SFO, inkl voksenopplæring Flerfaglige tjenester: Barnevern, forebyggende helse, Helse- og omsorgstjenester, familie- og miljøbaserte tjenester, PPT m.m. Kvalitets- og utviklingsarbeid
8 Prosjekt: «Helse, sosial, omsorg» Ca. 2400 ansatte i de tre kommunene. 22 virksomheter/enheter Helsetjenester Psykisk helse og rustjenester Sosiale tjenester Tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne Rehabiliteringstjenester Omsorgstjenester for eldre Samfunnsmedisinske- og allmennlegetjenester Kvalitet og utviklingsarbeid
Prosjekt «Natur, kultur, idrett og frivillighet» Ca 200 årsverk Kultur, tilskudd, kulturarenaer, museer, kunst Frivillighet og innbyggertorg Bibliotek Kulturskole, DKS, DKSS, UKM Idrett, tilskudd, tildeling, anleggsutvikling Natur, park, friluftsliv, kulturminner og turisme Trossamfunn og gravferd
Prosjekt «Klima, miljø og tekniske tjenester» Kommunaltekniske tjenester Tjenesteområdet omfatter klima, miljø og kommunaltekniske tjenester, herunder vann, avløp, samferdsel og renovasjon og brann. Tjenester etter plan- og bygningsloven Tjenesteområdet omfatter alle planer etter plan- og bygningsloven som planstrategi, kommuneplanens samfunns- og arealdel, kommunedelplaner, områdeplaner, detaljplaner, byggesak, oppmåling, geodata og statistikk og analyse (overordnede samfunnsdata). Ca 300 ansatte Selskaper og vertskommunesamarbeid
Prosjekt Eiendom Ca. 250 ansatte Tjenesteområdet Eiendom i nye Asker omfatter Eiendomsdrift og vedlikehold Eiendomsforvaltning Prosjekt (VAV og Eiendom) Renhold og praktisk bistand Eiendom skal også ivareta grunneierrollen Dagens kommuner har organisert eiendom på forskjellige måter: Asker Kommunalt tjenesteområde Røyken To ulike aksjeselskaper Hurum Kommunalt foretak.
12 Prosjekt: «NAV nye Asker kommune» Ca. 150 ansatte i de tre kommunene Arbeidssøkere Sykemeldte Arbeidsavklaring Sosiale tjenester Ungdom <30 år Flyktninger/innvandrere Jobbhusene arbeid og oppfølging Administrasjon/publikumsmottak
Prosjektenes oppdrag Kunnskaps- grunnlag Hvor er vi? Ståstedsanalyse Utarbeidet av arbeidsgruppene Frist 1. juni Grunnlagsdokument Hvor skal vi? Satsingsområder, mål og strategier Frist 29. september Organisasjons- plan Hvordan skal vi organiseres oss? Organisering, lokalisering og dimensjonering Frist 1. februar 2018 Organisering Representanter fra alle tre kommuner i prosjektgruppe og prosjektstyre Ansattrepresentasjon i både prosjektgruppe og prosjektstyre Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt skal prege samarbeidet om sammenslåing (Intensjonsavtalen) 13
Føringer for arbeidet
Grunnlagsdokumentet 15
Grunnlagsdokumentet Formål Beskriver forslag til satsingsområder, mål og strategier for tjenesteutviklingen. Gir rammer og føringer for rådmannens arbeid med administrativ organisering av tjenestene. Er innspill til det politiske arbeidet med planstrategi og kommuneplan. Prinsipper for tjenesteutvikling Nærhetsprinsippet Forebygging og tidlig innsats God helhet og samhandling God kvalitet Nødvendig kompetanse Medborgerskap og samskaping Digitalisering og døgnåpen forvaltning 16
Prosess grunnlagsdokument Bred medvirkning i organisasjonen Prosjektstyre Prosjektgruppe Arbeidsgrupper Workshops med ansatte Dialogmøter Medvirkning via linjeorganisasjonen 17
Administrasjon og ledelse Eksempler på mål «Tilrettelegger for politisk og administrativ styring, og bidrar til at virksomhetene effektivt kan løse sine oppgaver» «Ivareta ansvaret for tjenesteovergripende funksjoner, og bidrar til å sikre enhetlig praksis og samordning i hele organisasjonen.» Satsingsområder Kultur, helhet og samhandling Organisasjon, medarbeiderskap og lederskap Kvalitet og ressursutnyttelse Innovasjon Digitalisering Samfunnsutvikling Strategier Det utvikles felles arenaer og metodikk for å sikre samhandling i og på tvers av fag- og tjenesteområder. Kommunen benytter digitalisering som et aktivt virkemiddel for å utvikle brukervennlige, tilgjengelige og likeverdige tjenester. 18
Oppvekst, undervisning, kunnskap Eksempler på mål «Barn og unge i Asker har likeverdige muligheter for utvikling, læring og mestring» «Barn og unge i Asker opplever å bli verdsatt og inkludert» «Barn og unge i Asker blir rause og deltakende samfunnsborgere» Satsingsområder Barnets beste Livsmestring og folkehelse Utvikling, læring og mestringsfølelse Helhet og samhandling Eksempler på strategier Tjenestene sikrer at barnets stemme blir hørt og tatt hensyn til Tjenestene sikrer barn og unges utviklings- og læringsløp Tjenestene skaper gode oppvekstmiljøer ved å samarbeide med familiene, barn og unges nettverk og andre aktører i nærmiljøene 19
Helse, sosial, omsorg Eksempler på mål «Bruker er i sentrum for sine tjenester og brukerens livskvalitet og egenmestring er styrket» «Tjenestene er robuste, helhetlige og koordinerte med et flerfaglig og differensiert tilbud» «Kommunens tjenester og ressursbruk sees og måles i et livsløpsperspektiv» Satsingsområder Aktiv bruker- og pårørenderolle Helhetlige, sammenhengende og robuste tjenester Forebygging og tidlig innsats Kvalitet og kompetanse Innovasjon Digitalisering Eksempler på strategier Informasjon, veiledning og opplæring gjøres tilgjengelig slik at brukeren kan mestre egen livssituasjon Det utvikles helhetlig brukerforløp som baserer seg på brukerens funksjon, behov og ressurser Virksomhetene er robuste med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet 20
Natur, kultur, idrett og frivillighet Eksempler på mål: «Kommunen har levende og aktive lokalsamfunn, der frivillige lag og foreninger bidrar til tilhørighet, aktivitet og trygghet» «Tilstrekkelig og sammenhengende blågrønne arealer ivaretar naturverdiene og styrker innbyggernes livskvalitet og lokalsamfunnets identitet» «Det skal tilrettelegges for et variert idrettstilbud og hverdagsaktiviteter som bidrar til god helse og gode lokalsamfunn» Satsingsområder Frivillighet og innbyggertorg Kultur Idrett og hverdagsaktivitet natur, kulturmiljø og friluftsliv Turisme Digitalisering Eksempler på strategier Kommunen skal arbeide for at utsatte grupper skal kunne delta på aktivitet innen kultur og idrett Kommunen har en god og samlet forvaltning og robust drift av kommunens blågrønne arealer 21
Klima, miljø og tekniske tjenester Eksempler på mål «Kommune er en foregangskommune for lavutslippssamfunnet som jobber mot nullutslipp og et grønt skifte» «Kommunen har en samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging» Satsingsområder Klima og miljø Samfunnsutvikling Infrastruktur Innovasjon «Kommunen har en velfungerende infrastruktur» Eksempler på strategier Gjennom kommuneplanen legges et grunnlag for nødvendige investeringer, vedlikehold og rehabilitering av infrastrukturen Kommunen bygger opp under de gode lokalsamfunnene og videreutvikler tettstedenes identitet og særpreg. 22
Eiendom Eksempler på mål «Kommunen skal være en aktiv samfunnsutvikler gjennom utvikling av næringseiendom og boligbygging i prioriterte områder» Satsingsområder Effektiv arealutnyttelse av egne bygg Effektiv forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling «Eiendom skal være en strategisk, profesjonell organisasjon med kompetente medarbeidere» Enhetlig standarder for den kommunale eiendomsmassen Eiendomsutvikling Kompetanse i alle ledd med trivsel og gode fagmiljøer Etablere modeller for gjennomføring av fremtidige investeringsprosjekter Eksempler på strategier Etablere et program for FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) med nødvendig styringsindikatorer. Ha tett dialog med fagmiljøer/myndigheter som ser på fremtidige og alternative gjennomføringsmodeller for større investeringsprosjekter. 23
NAV Eksempler på mål: «Myndiggjorte og fleksible medarbeidere» «Økt bruk av digitale løsninger og mobile tjenester» «Økt arbeidsretting» «Bedre møter hvor bruker er involvert i egen sak» Satsingsområder: Flere i arbeid Bedre brukermøter Forebygging og tidlig innsats Utvalgte målgrupper Økt kompetanse Økt samarbeid og helhet Innovasjon og digitalisering Eksempler på strategier: Økt digitalisering gir bedre tjenester og frigjør mer tid til oppfølging for de som trenger det mest Et mer myndig og løsningsdyktig NAV-kontor forutsetter et omforent og vitalt partnerskap som er med på å sette retning Arbeidsgiverne blir i enda større grad viktige samarbeidspartnere Samarbeid med andre tjenester bidrar til ny kunnskap og innovasjon Innbyggertorgene blir viktige tverrfaglige møteplasser for brukerne 24
25 Arbeidet med organisasjonsplan
LOS-dokumentet føringer for organisering Robuste fagmiljøer Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderes i forhold til lederdialog og lederoppfølging. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting Geografisk inndeling som samsvarer med tettstedsstrukturen. Stabsfunksjoner bør organiseres i fellesavdelinger og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen. 26
LOS-dokumentet føringer for organisering Den administrative organiseringen skal: Bidra til en tjenesteutvikling som sikrer likeverdige tjenester til alle innbyggere (harmonisering) Riktig og god ressursbruk (ressursoptimalisering) Bedre og mer effektive tjenester (gevinstrealisering) Gjenspeile den politiske organiseringen 27
Prosess og leveranser Utgangspunkt Prosess og medvirkning Leveranser Store forskjeller i antall virksomheter/ enheter Ulike størrelse på virksomhetene Ulik oppgaveportefølje i virksomhetene/enhet ene Definere prinsippenes betydning for organisering av tjenesteområdene Definere innhold/oppgaver i virksomhetene Organisering som møter utfordringsbildet Eksterne utredninger Eksempler på medvirkning: Workshoper internt i og på tvers av prosjektene Arbeidsgrupper Drøftingsoppgaver I løpet av desember: Arbeide med forslag til organisasjonsmodeller Januar: Se prosjektene «på tvers»: helhet og sammenheng grensesnitt og felles områder 1. Februar frist leveranse 28
Mange grensesnitt og avhengigheter mellom prosjektene Kultur Idrett Frivillighet Klima Miljø Tekniske tjenester Oppvekst, Undervisning Kunnskap Administrasjon og ledelse NAV Helse Sosial omsorg Eiendom 29
Grensesnitt eksempler på arbeidsgrupper Samfunnsplanlegging Administrasjon og ledelse / Klima, miljø og tekniske tjenester Innbyggertorg Administrasjon og ledelse / Kultur, idrett og frivillighet Tjenester til flyktninger Oppvekst, undervisning og kunnskap / Helse, sosial og omsorg Helsetjenester til unge 18-23 Oppvekst, undervisning og kunnskap / Helse, sosial og omsorg Praktisk bistand - Helse, sosial og omsorg / Eiendom 30
Kommunen en kompleks organisasjon Kommunen er en kompleks organisasjon, både med tanke på bredden i oppgaver, størrelse, faglig spesialisering, grad av lovregulering mv. Organisering handler om måten arbeidsoppgavene deles opp på, grupperes og koordineres på. Organisering er ett av flere virkemidler for å håndtere kompleksiteten. Andre virkemidler kan være: Arbeidsprosesser og rutiner Faglige nettverk Møteplasser Team og prosjektorganisering Kommunikasjon Ledelse Lokalisering og samlokalisering 31
LOS-dokumentet føringer for organisering Robuste fagmiljøer Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderes i forhold til lederdialog og lederoppfølging. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting Geografisk inndeling som samsvarer med tettstedsstrukturen. Stabsfunksjoner bør organiseres i fellesavdelinger og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen. 32
Prinsipp: Forholdet mellom kontrollspenn og nivåspenn KONTROLL- SPENN «BREDDE» Rådmann Stab/støtte Direktør Fullmaktsnivå 1 Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet OSV Fullmaktsnivå 2 33
Prinsipp: Forholdet mellom kontrollspenn og nivåspenn NIVÅSPENN «DYBDE» Rådmann Stab/støtte Direktør Ass.direktør Ass.direktør Ass.direktør Fullmaktsnivå 1 Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Fullmaktsnivå 2 34
Prinsipp: Forholdet mellom kontrollspenn og nivåspenn NIVÅSPENN «DYBDE» Rådmann Stab/støtte Direktør Fullmaktsnivå 1 Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Virksomhet Avd.leder Avd.leder Avdeling Avdeling Fullmaktsnivå 2 35
Prinsipp: Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting T j e n e s t e r Spesialplass i institusjon Langtidsplass i institusjon Korttidsopphold i institusjon Bolig med heldøgns omsorg Brukerstyrt personlig assistanse Omsorgslønn Ambulante tjenester i hjemmet Habilitering, rehablitering, hjelpemidler Dagsenter, miljøtiltak, avlastning,aktivitetstiltak Praktisk bistand,hverdagsmestring som metode Trygghetsskapende teknologi Folkehelse - tidlig innsats, frivillighet, helsefremmende tiltak Redusert helse/funksjonsnivå Direktør Virksomhet målgruppe Avd. Avd. Avd. 36
LOS-dokumentet føringer for organisering Robuste fagmiljøer Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderes i forhold til lederdialog og lederoppfølging. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting Geografisk inndeling som samsvarer med tettstedsstrukturen. Stabsfunksjoner bør organiseres i fellesavdelinger og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen. 37
Prinsipp: Geografisk inndeling / innbyggernære tjenester Intensjonsavtalen legger vekt på at tjenestene til innbyggerne skal leveres «nær der folk bor.» 38
Lokalsamfunn og innbyggernære tjenester Intensjonsavtalen legger vekt på: Tjenestene til innbyggerne skal leveres nær der folk bor. Lokalsamfunnsutvikling - tettstedsutvikling Økt satsing på medborgerskap og samskaping. Folkehelse Dette er relevant for alle de ulike delprosjektene Innbyggertorgene kan være ett virkemiddel for å sikre innbyggernære tjenester Digitalisert og innovasjon Sonedeling 39
Innbyggertorg servicetorg konsept Samfunnsdel: Nærdemokratri - medvirkningsordninger - stedsanalyser INNBYGGERTORG SERVICETORG Tettstedene En NY møteplass Hvem (målgruppe )? Hvilke funksjoner (innbyggere) Hvilke tjenester (brukere) Sentralt vs Lokal Digital - video Modulbasert Tjenestedel: målgruppe behov - tjenester Konsulentbistand til «Tjenestedesign og visualisering» 40
LOS-dokumentet føringer for organisering Robuste fagmiljøer Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderes i forhold til lederdialog og lederoppfølging. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting Geografisk inndeling som samsvarer med tettstedsstrukturen. Stabsfunksjoner bør organiseres i fellesavdelinger og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen. 41
Eksempel Administrasjon og ledelse Rådmann Kommunikasjonssjef Direktør for innovasjon, digitalisering og samfunnsutvikling Direktør for økonomi og finans Direktør for personal og organisasjon Samfunnsutvikling (inkl. beredskap) Økonomi og finans (Inkl. oppfølging kemner) Kommunikasjon Strategi og virksomhetsstyring (felles stab) Regnskap HR Tjenesteutvikling, innovasjons- og digitaliseringsportefølje (inkl. møteplass for kurs og kompetanseutvikling) Anskaffelser Lønn IKT- drift Informasjonsforvaltning, dokumentasjon og arkiv Politisk sekretariat Frontdesk (telefon/digital) Forvaltningsoppgaver 42
Modell samfunnsutvikling Strategisk samfunnsplanlegging kan plasseres i fullmaktsnivå 1. Avhengig av endelig delegeringsreglement Grensesnitt mot: Tjenesteutvikling Innovasjon Innbyggertorg Direktør for samfunnsutviklng Strategisk samfunnsplanlegging Arealplan Byggesak Geodata X Portefølje: Planstrategien (inkludert eie og koordinere plansystemet) Kommuneplanen (samfunnsdelen og arealdelen) Statistikk og analyse Næring Strategisk klima og miljø Strategisk samferdsel Boligpolitikk Koordinering mot overordnede/regionale myndigheter (samferdsel, areal og transport) Tettestedsutvikling (områdeplaner) Folkehelse Samfunnsmedisin Kan dette prosjektorganiseres? 43
Modell samfunnsutvikling Portefølje: Planstrategien (inkludert eie og koordinere plansystemet) Kommuneplanen (samfunnsdelen og arealdelen) Statistikk og analyse Næring Strategisk klima og miljø Strategisk samferdsel Boligpolitikk Koordinering mot overordnede/regionale myndigheter (samferdsel, areal og transport) Tettestedsutvikling (områdeplaner) Folkehelse Samfunnsmedisin Kan dette prosjektorganiseres? Direktør for innovasjon, digitalisering og samfunnsutvikling Rådmannen X Direktør for plan og bygg 44
LOS-dokumentet føringer for organisering Robuste fagmiljøer Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderes i forhold til lederdialog og lederoppfølging. Målgruppeorganisering og helhetlig tjenesteyting Geografisk inndeling som samsvarer med tettstedsstrukturen. Stabsfunksjoner bør organiseres i fellesavdelinger og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen. 45
Eksterne utredninger og utfordringer ved organisering Tilsynet for spredte avløp 46
Skisse til politisk organisering 47
Hovedalternativ - Forslag til organisering av tjenesteområder Rådmann Stab/Støttefunksjoner (Samfunn og innovasjon) Samfunnsutvikling Eiendom Teknikk og miljø Kultur/idrett/Innbyggerdialog Tjenesteområde X Tjenesteområde Y 48
Hovedalternativ - Eiendom og Teknikk som egne tjenesteområder Eiendom med virksomheter Eiendom Samhandling Eiendom-FDVU Boligforvaltning Renhold og Praktisk bistand Prosjekt Grunneiendom og marked Samhandling Strategisk eiendomsutvikling AS (Styrt av kommunestyret) 49
Hovedalternativ - Eiendom og Teknikk som egne tjenesteområder Teknikk og miljø med virksomheter Prosjekt og utbygging ligger til eiendom Drift all utedrift Vann og vannmiljø Direktør Ca 150 ansatte [Brann IKS med Bærum?] Samferdsel/Renovasjon/klima/ miljø/landbruk/grønt/natur 50
Kultur, idrett og innbyggerdialog - hovedalternativ Kultur/idrett/ Innbyggerdialog Innbyggertorg Bibliotek Kulturskole Kultur Idrett og friluftsliv Kulturforvaltning Idrett- og friluftforvaltning Kulturscener Idrettshaller (inkl. tilsynsvakter) Ungkultur Svømmehaller 51
Vi er i prosess! - Fortsettelse følger..
Takk for oppmerksomheten!
Gruppedialoger Viktig info følger!! Vi skal nå fordele oss på 6 problemstillinger Det vil være 2 bord pr. problemstilling som fasiliteres av prosjektleder eller styringsgruppeleder Foran her på scenen står det 12 boller med lapper i ulike farger 6 på høyre side og 6 på venstre side På hver lapp står det beskrevet : Sted, Tid og problemstilling. Du skal trekke to lapper i forskjellige farger en lapp på høyre side av scenen og en lapp på venstre side av scenen Gå deretter dit lappen sier du skal, til angitt tidspunkt Alle i rommet skal ha to lapper med to forskjellige farger og to forskjellige tidsangivelser Når det er tomt for lapper er det fullt rundt bordet Velg da en annen problemstilling Tilbake i plenum kl 11:45 54