1 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 3. sep. 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 10.9.2013 kl. 12.00 Merk tid for møte! i Formannskapssalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Elin Molven, tlf. 55 37 80 81 / 404 88 662, elin.molven@hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Johan Inge Særsten (s) -Kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 29/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 30/13 Godkjenning av protokoll frå møte 3.6.2013 Vedlegg 31/13 Orienteringar Vedlegg 32/13 Meldingar Vedlegg 33/13 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 i Stord kommune 34/13 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve til Stord kommune 35/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 2
3 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 3.6.2013 Kl.: 12.00 14.30 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 20/13 28/13 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husevik Bærøy (V) Gaute Straume Epland (Ap) FORFALL Kristin Ankervold (Ap) hadde meldt forfall til møte. Gaute Straume Epland (Ap) møtte i staden. DESSUTAN MØTTE Else Holst-Larsen i Deloitte AS var med i heile møtet. Hamnesjef Arvid Sandnes i Stord Hamnestell var med i sak 22/13. Dagleg leiar Sivert Haaland i SVA KF, og økonomisjef Svein Erik Vinje, var med i sak 24/13. Rådmann Magnus Mjør var med i sak 25/13. Økonomisjef Hege Etterlid var med i sakene 22-25/13, og deler av sak 27/13. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Hogne Haktorson, Elin Molven vart hindra i å møta. (Dagleg leiar i SKE KF, Rune Hansen, vart hindra i å delta.) Sakliste: Saknr. Sak 20/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 21/13 Godkjenning av protokoll frå møte 10.4.2013 22/13 Rekneskap for Stord Hamnestell 2012. Uttale frå kontrollutvalet. 23/13 Rekneskap for Stord kommunale Eigedom KF 2012. Uttale frå kontrollutvalet. 24/13 Rekneskap for Stord Vatn og Avlaup KF 2012. Uttale frå kontrollutvalet 25/13 Rekneskap for Stord kommune 2012. Uttale frå kontrollutvalet 26/13 Orienteringar 27/13 Meldingar 28/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 1
4 20/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 21/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 10.4.2013 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 10.4.2013. VEDTAK Protokollen frå møte 10.4.2013 vart samrøystes godkjend. 22/13 REKNESKAP FOR STORD HAMNESTELL 2012. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2012. HANDSAMING I MØTET Hamnesjef Arvid Sandnes presenterte kort rekneskapen for Stord Hamnestell, som er lagt fram med positivt resultat for 7. år på rad. Økonomisjef Hege Etterlid var og med i møtet då saka vart handsama. Revisor Else Holst Larsen var og med under handsaminga. Kontrollutvalet drøfta uttalen til rekneskapen og kom med kommentarar til rekneskapsresultat, og aktivitet som har vore i selskapet siste året. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2012. 23/13 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNALE EIGEDOM KF FOR 2012. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for 2012. HANDSAMING I MØTET Dagleg leiar Rune Hansen vart hindra frå å presentera rekneskapen for SKE KF. HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Hege Etterlid orienterte kort, og svarte på spørsmål i møtet. Revisor Else Holst Larsen var og med under handsaminga av saka. Kontrollutvalet kom med spørsmål til orienteringane og gav kommentarar til rekneskap og årsmelding. Kontrollutvalet drøfta særleg utfrodringane at SKE KF har svært knappe rammer i høve naudsynt vedlikehald av bygningsmassen dei har ansvar for. I utkast til uttale er omtala, at Kontrollutvalet i sin uttale vil melda at dei er uroa over situasjonen og peikar på eit stort vedlikehaldsetterslep. Wilhelm Engelsen (Ap) hadde framlegg om å forsterka uttalen i nest siste avsnitt, med at «uroa» vart endra til «sterkt uroa». Det slutta utvalet seg til. 2
5 Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for 2012, inkl. framlegget frå Wilhelm Engelsen. 24/13 REKNESKAP FOR STORD VATN OG AVLAUP KF FOR 2012. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for 2012. HANDSAMING I MØTET Dagleg leiar Sivert Haaland presenterte årsmelding for SVA KF, og økonomileiar Svein Erik Vinje presenterte rekneskapen. Dei delte ut nytt opptrykk av årsmelding og rekneskap for 2012, og kom bl.a. inn på dette: Nytt ansvar for VTP (Vei Trafikk Parkering) Auka fokus på VTP har resultert i noko mindre fokus på vatn og avlaup. Det er utfordrande å rekruttera teknisk personell. Innan prosjektleiing er det noko problem med kapasiteten. Etter konkurranse er det no inngått rammeavtale med ekstern entreprenør for 2 år med opsjon på nye 2 år. Utskifting av eldre anlegg går saktare enn det burde. Revisor Else Holst Larsen og økonomisjef Hege Etterlid var og til stades under handsaming av saka. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar og drøfta SVA KF sin rekneskap og årsmelding for 2012. Det kom ikkje framlegg til endringar i forslag til uttale, men utvalet vil seinare vurdera å sjå nærare på forhold i samband med prosjektstyring. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Vatn og Avlaup KF sin særrekneskap for 2012. 25/13 REKNESKAP FOR STORD KOMMUNE 2012. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2012. HANDSAMING I MØTET Rådmann Magnus Mjør og økonomisjef Hege Etterlid orienterte om framlagt årsmelding og rekneskap for Stord kommune, og var bl.a. innom dette: Kun elektronisk årsmelding dette året. Det vert arbeidd med å få til sams legevakt for kommunane Stord, Fitjar og Bømlo. Generelt større fokus på målstyring i 2013. Revisor Else Holst Larsen var og til stades under presentasjonen. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar til rekneskapen og årsmeldinga, som det vart svara på. Utvalet synest årsmeldinga var informativ, og gav honnør for det. Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2012. 3
6 26/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. 3 Sekretariatet Neste møte i KUV er sett til 9.9.13 (valdagen). Endra denne møtedato? Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. Rådmann Magnus Mjør opplyste at lesebrett til dei to siste i utvalet no var klar for henting. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. Sekretariatet orienterte om hovudinntrykk etter at spørsmålet no har vore innom dei fleste av sekretariatet «sine» 17 kommunar. 3 Sekretariatet Neste møte i KUV er sett til 9.9.13 (valdagen). Endra denne møtedato? Neste kontrollutvalsmøte vart utsett med ein dag, til 10.9.13. Eventuelt Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Neste kontrollutvalsmøte vert utsett med ein dag, til 10.9.13. Kontrollutvalet tar elles orienteringssakene til orientering. 27/13 MELDINGAR Melding nr. 1 7 var sendt ut på førehand, medan melding nr. 8 10 vart delt ut på møtet. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Hordaland Sunnhordland lufthavn AS Styrking av eigenkapital. Fylkeskommune 2 Kommunestyret PS 11/13 Sunnhordland lufthavn AS, søknad om styrking av eigenkapital. 3 Stord kommune Finansrapport Stord kommune. Langsiktige finansielle aktiva. Rapporteringsperiode 1. januar 31. desember 2012 Eige vedlegg. 4 Stord kommune Finansrapport Stord kommune. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og finansieringsavtaler. Årsrapport 2012 Eige vedlegg. 5 Stord kommune Finansrapport Stord kommune Langsiktige finansielle aktiva Rapporteringsperiode 1. januar 30. april 2013 Eige vedlegg. 6 Stord kommune Finansrapport gjeldsporteføljen Stord kommune 1. tertial 2013 Eige vedlegg. 7 Deloitte AS Om SIM IKS og retningsliner for sjølvkost. 4
7 8 Deloitte AS Skriv av 23. mai 2013: Finansrapport 1. tertial 2013 uavhengig gjennomgang. 9 Fylkesmannen i Hordaland Skriv av 10. mai 2013: Revidert nasjonalbudsjett 2013 og kommuneopplegget for 2014. 10 Stord kommune Budsjettrevisjon 1. tertial 2013 Stord kommune FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Melding vedr.: 10 Stord kommune Budsjettrevisjon 1. tertial 2013 Stord kommune Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Økonomisjef Hege Etterlid informerte bl.a. om dette, frå administrasjonen sitt framlegg: Meirinntekt av eigedomsskatten Skatteanslaget generelt er redusert med kr. 6,3 mill. Samhandlingsreforma styrka med kr. 1,3 mill. Ekstraordinære avdrag. 28/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Vedtaket var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT Det framkom ikkje noko under dette punktet. Johan Inge Særsten leiar Hogne Haktorson kontrollsjef / møtesekretær 5
8 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 31/13 31/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. 2 Sekretariatet Vidare opplæring av kontrollutvalet. 3 Sekretariatet Endring av møtedato den 2.12.2013. 4 Deloitte AS Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø i skulebygg Status. 5 Deloitte AS Revisjonsplan 2013. Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
9
10
11
12
13 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 32/13 32/13 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Medlemskap i Trasparancy International Norge. 2 Kommunestyret Budsjettrevisjon 1. tertial 2013 Stord kommune. 3 Kommunestyret Vedlikehaldsplan. 4 Komité for rehab., helse og omsorg 5 Kommunal- og regional departement Eventuelt Årsmelding alkoholkontroll Stord kommune 2012. Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. egenkontroll mv. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 33/13 33/13 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET 2014 FOR STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå 1.7.2004. Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet i Stord kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontrollog tilsynsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18 Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." I Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar - 10 og 13 er det slått fast at kontrollutvalet skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og plan for gjennomføring av selskapskontroll. Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i avtale som vart inngått med Deloitte AS 1.7.2011. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
55 revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut frå planane innafor dette området, vil prosjektarbeid krevja ei ramme på om lag 400 timar for kommunar med størrelse som Stord. Det er lovfesta at det skal vera årleg forvaltningsrevisjon i kommunane, samt aktivitet innan selskapskontroll. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 5-6 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene etter gjeldande satsar. Kostnader er medteke slik at medlemmar i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse og medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Det ligg også inne eit abonnement på Kommunerevisoren. Det er ikkje lagt inn midlar for servering i utvalsmøta. Det er under planlegging ei samling for ei rekke kontrollutval i fylket med ei oppfølging av folkevaldopplæringa kontrollutvalet deltok på i januar 2012. Det er lagt inn noko ekstra kostnader til dette. I 2012 gjennomførte kontrollutvalet ein overordna analyse av kommunen si drift, og på bakgrunn av denne, laga eit forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2016. Kommunestyret vedtok i sak 43/12 i møtet 21.6.2012 å utsetja handsaminga av plan for forvaltningsrevisjon - og selskapskontroll, og ba kontrollutvalet om å leggja inn estimerte kostnader før saka vert handsama i kommunestyret. Kontrollutvalet handsamar saka på nytt i sak 36/12. Nytt vedtak vart sendt til kommunestyret til ny handsaming og vurdering, saman med Deloitte AS sine estimerte kostnader på dei ulike prosjekta. Planane vart samrøystes vedtekne i kommunestyremøtet den 20.12.2012 sak 94/12, med ei endring av forvaltningsrevisjon punkt 6. Sjå sitat under: «Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar og endringar i prioriteringar/omprioriteringar, jf. pkt. 4. skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart». Budsjett 2013 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune, vart vedteke 29.11.2012 i KST sak 89/12. Kommunestyret gjorde ingen endringar i formannskapet sitt framlegg til vedtak (FSK sak 69/12) i høve kontrollutvalet sitt budsjett for 2013. I kontrollutvalsmøtet den 4.2.2013 sak 05/13 melding nr. 2., fekk medlemmene utdelt eit notat, med oversikt over nokre av konsekvensane i høve den vedtekne økonomiske ramma til kontroll og tilsynsarbeidet i 2013. Notatet lyder såleis; «I kontrollutvalet sitt budsjettframlegg for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune for 2013, var kontrollutvalet si tilråding til kommunestyret på kr. 975 600,- eks moms. Kommunestyret vedtok ei ramme for 2013 på kr. 684 653,- eks moms. I vedtaket til formannskapet står det at ramma er på kr. 833 081,-. Økonomisjefen informerer om at formannskapet si innstilling vart uendra i kommunestyret sitt vedtak. Det er viktig å få fram blant anna at i denne ramma er det lagt inn momskompensasjon på kr. 148 428,-, men den er ikkje trekt ut tilsvarande momsrefusjon igjen. I praksis kan det då sjå ut for at kontrollutvalet har 148 428,- kr meir enn dei faktisk har. Når utgifter til godtgjersle folkevalde, tapt arbeidsforteneste, arbeidsgjevaravgift, kurs / opplæring / konferansar, reiser- og opphaldsutgifter, rekneskapsrevisjon og sekretariatstenester er summert, er det kr. 168 853,- igjen til å gjennomføra forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for i 2013.» I kommunestyret sitt vedtak på budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013, var- og er det ikkje rom for å gjennomføra forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, jamfør vedteken plan. Kontrollutvalet oppretta difor ei sak (sak 16/13 i kontrollutvalsmøtet den 10.4.13) til kommunestyret med søknad om fullfinansiering av i gang sett forvaltningsrevisjon innan «fysiske miljø ved skulane». Særutskrift med sakstilfang osv. vart sendt til kommunestyret og Stord kommune 25.4.2013, der kontrollutvalet ber om 2
56 at særutskrift- og saksutgreiinga vert lagt fram for kommunestyret som sak. Saka vart ikkje handsama separat som eige sak i kommunestyret sitt møte før sommarferien 2013. I etterkant av kommunestyremøtet 20.6.2013 forsøkte sekretariatet å få ei avklaring med utvalsleiar og ordførar, i høve forvaltningsrevisjonen som allereie er påbyrja. Avklaring kom ikkje på plass i forkant av sumarferien og revisor fekk difor beskjed om å stoppa alt vidare arbeid i høve forvaltningsrevisjonen fram til nærare avklaring i saka. Deloitte AS fakturerer difor for det arbeidet som allereie er utført i høve forvaltningsrevisjonen. Ordførar har føreslått møte med utvalsleiar, sekretariatet og rådmannen i forkant av første kontrollutvalsmøte etter sumarferien (10.9.13). I dette møtet er det eit mål å kunne finna ei best mogleg løysing i høve denne saka. Det er i år også lagt inn forslag om ekstra midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året, utanom det som ligg i planane. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret. Tenestene som sekretariat for kontrollutvalet utøver, er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. I nokre kommunar vert budsjettet til kontrollutvala ferdig handsama og vedtekne, før budsjettprosessen i kommunen. Dette er ei rutine som Stord kommune igjen kan drøfta, om dei ynskjer å få innført ein slik rutine. Om Stord innfører denne rutinen, vil ein forhåpentleg vis unngå den usikkerheita og dei budsjettproblema som kontrollutvalet har opplevd og hatt røynsler frå dei siste åra. Konklusjon: På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget. Budsjettforslaget skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Stord kommune. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: o Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014. 3
57 Vedlegg sak 33/13 i KUV møtet 10.9.13. Kontrollutvalet i Stord kommune, framlegg til budsjett for 2014 Formel Tekst Framlegg til Budsjett 2013 Vedteke budsjett 2013 Framlegg til Budsjett 2014 Merknader Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) 46 400 46 400 46 400 Leiar kr 29.600,- pr. år, medl./vara kr 130,80 pr. time Tapt arbeidsforteneste 10 000 10 000 0,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % 7 900 6 543 7 900 0,13 Servering på møta 0 0 0 Kontrollutvalsmøter 0,25 Kunngjering av møter / kontorutgifter 5 000 5 000 Det e no vedteke opne møter i KUV. Møta må kunngjerast. 0,25 Kurs/opplæring/konferanse 15 000 15 000 15 000 Fagkonferanse / kurs / folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter 20 000 20 000 20 000 Reise i samband med kurs / opplæring Kontingentar 3 500 3 000 3 900 Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Abonnement 1 800 2 000 Kommunerevisoren (kr. 1750,- pr. år) til medl. i 1 800 kontrollutvalet 0,25 Kjøp av sekretariatstenester 155 000 146 460 162 000 Berekna sekretariatstenester, SSB-auke iflg. avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester 611 000 445 250 622 000 0,25 Ekstra tiltaksmidlar 100 000 0 100 000 Meirverdiavgift 222 000 148 428 228 900 Moms-kompensasjon -222 000-148 428-228 900 TOTALT 975 600 684 653 994 000 I tråd med heilårseffekt av gjeldande avtale frå 01.07.11, fastpris reknesk.revisj. og ramme på 400 timar til prosjektarbeid (forv.revisjon og selsk.kontroll) For uforutsette prosjekt innan forvalningsrevisjon og selskapskontroll, samt uforutsette oppgåver for kontrollutvalet
58 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 34/13 34/13 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE TIL STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst Larsen sendte over ei slik eigenvurdering dagsett 29.8.2013. Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Deloitte AS har ikkje utført tenester i 2012- og for inneverande år so langt, for Stord kommune utover oppdrag som er bestilt av Kontrollutvalet. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte AS sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Stord kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen hjå Deloitte AS. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert 29.8.2013. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
59
60
61
62 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. sep. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 35/13 35/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan og lastast ned frå Stord kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komitè for oppvekst og utdanning Komitè for næring, miljø og kultur Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Styret for Stord vatn og avlaup KF Styret for Stord kommunale eigedom KF Kontrollutvalsmedlem: Johan Inge Særsten Johan Inge Særsten Peggy Husevik Bærøy Kristin Ankervold Jens Arne Stautland Jens Arne Stautland Wilhelm Engelsen Wilhelm Engelsen Til dette møtet vil det vere aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunetyret: 20.6.13 Formannskapet: 5.6.13 og 28.8.13 Forvaltningsstyret: 6.6.13, 27.6.13 og 29.8.13 Komité for oppvekst og utdanning: 28.5.13 og 20.8.13 Komité for næring, miljø og kultur: 10.6.13 og 21.8.13 Komité for rehabilitering, helse og omsorg: 6.6.13 og 22.8.13 Styret for Stord vatn og avlaup KF 22.5.13 og 5.6.13 Styret for Stord kommunale eigedom KF 7.6.13 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 37 80 81 / Mobil 404 88 662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.