Politiske saksframlegg v/ Eli Stigen Ordfører- og rådmannssekretariatet 29. april 2013 - oppfølging av rådmannens gjennomgang av ny MAL, 28. januar
Tema: 1. Godkjenning via arbeidsflyt i 360 presentasjonen kan brukes som bruksanvisning /rutinebeskrivelse 2. Tekniske råd - nyttige 360-tips 3. Malen - videre arbeid med god utforming av politiske saksframlegg
1. Godkjenning via arbeidsflyt Normal saksgang for politisk saksframlegg Forberedelse og tverrfaglig samarbeid, eventuelt via Møteplassen hvis temaet berører mange virksomheter Rådmannsavklaringer direkte med rådmannen Eksempel på viktige avklaringer, via leder: Politisk sak? - Omfang? - Involvering? - Innhold? Behandling: Når?/ Hvor? Forbehold? Veiledning? Godkjenning. Avklare behandlinger i andre råd og utvalg: - Er saken relevant for eldrerådet, ungdomsrådet, andre? - sjekk ut med rådmannen og med leder for rådet - Hvem skal skrive saksframlegget? virksomheten eller utvalgssekretæren - Hvem skal godkjenne? - rådmann, kommunalsjef, virksomhetsleder, saksbehandleren selv?
Skrivefristen tirsdag kl 1200 Dokumentet med saksframlegget og eventuelle vedlegg, skal være ferdig utarbeidet fra saksbehandlerens og virksomhetens side Dokumentet skal ha status Reservert Saksfremlegget sendes via arbeidsflyt til Godkjenning Gå inn via kontekstmenyen for saksdokumentet, og velg Send til godkjenning
Arbeidsflytinformasjon: Legg inn navnet til den som skal godkjenne, eventuelt notat, og velg Fullfør. Saksframlegget er sendt til Godkjenning. Under Sendte oppgaver (til venstre i arbeidslisten) kan du se status for arbeidsflyten.
Gå inn via lenken for å se detaljene Her er status Åpen, det vil si at dokumentet venter på godkjenning, eventuelt å bli returnert med merknader om videre oppfølging og endringer.
Godkjenningsrutine Rådmannen, eller den som skal godkjenne, gjennomgår saksframlegget Den som skal godkjenne setter inn Dato for godkjenning, eller Notat for oppfølging Når saksframlegget er godkjent, settes det til status Ferdig fra ansvarlig person/leder (Primært av saksbehandler) Ordfører- og rådmannssekretariatet holder oversikt over kommende saksframlegg, hvilke som er ferdige, godkjent, og koordinerer disse til listen over saker til Overleveringsmøtet Har også oversikt over orienteringer og tema til møterundene i formannskapet, planutvalget og kommunestyret.
Motta dokument til godkjenning Når du får epost-varsel fra siadm@gran.kommune.no, kan du gå direkte inn via lenken og se informasjon om arbeidsflyt-oppgaven. Les saksframlegget via kontekstmenyen for filen. Velg deretter Godkjenn, eller eventuelt Ikke godkjenn.
Angi status og skriv eventuelt Notat I bildet for Aktivitetssatus - Godkjent (eller Ikke godkjent) legger du inn ønsket Notat og velger OK. Viktig: Et saksframlegg blir liggende hos den som skal godkjenne helt til det er returnert via arbeidsflyt. Saksframlegget «sitter fast», og kommer ikke på sakslisten.
Kontroller Oppgaver og følg opp restanser Oppgaver på arbeidslisten må følges opp, slik at det ikke ligger restanser der saker som ikke kommer med på sakslisten Du kan gå direkte inn i et saksframlegg via Oppgaver og utføre samme godkjenningsrutine som tidligere beskrevet.
Saksbehandler får beskjed via ansvarsvarsler Gå inn i dokumentet via lenken i eposten fra siadm@gran.kommune.no Under Dokumenter, aktiviserer du menyen til høyre det vil si kontekstmenyen på filnivå Velg enten Rediger eller Sett status, og Ferdig Redigerte saksframlegg sendes om nødvendig til ny godkjenning. (Avtales ut fra endringenes omfang.)
Saksbehandler følger opp saksframlegget Saksbehandler endrer ut fra merknader, eller setter saksframlegget til status Ferdig fra ansvarlig person/leder Den som skal godkjenne må følge opp epostvarsel og kontrollere restanser under Oppgaver i arbeidslisten Saksbehandler har ansvar for sitt saksframlegg og må eventuelt ta kontakt for påminnelse, - aktivt undersøke status dersom det ikke kommer rask tilbakemelding via arbeidsflyt
Status Journalført sakene blir til PDF Dokumentsenteret setter alle ferdige saksframlegg til status Journalført fredag kl 0900 (før overleveringsmøtet) Ordfører- og rådmannssekretariatet lager listene til overleveringsmøtet, fredag kl 1000 Sakslistene sendes med innkallingen til overleveringsmøtet pr epost fredag formiddag Overleveringsmøtet godkjenner sakslister til politisk nivå, og gir eventuelle bestillinger vedr. saksframleggene Dokumentsenteret kan gjenåpne dokumenter dersom noe må endres i saksframlegget, ut fra bestillinger i overleveringsmøtet
2. Tekniske råd nyttige 360 tips Vis alt, eller vis oversikt Knapp hvor du kan bytte mellom gammelt bilde og den ny visningen etter den siste 360-oppgraderingen
Ansvarsvarsler Informasjon om arbeidsflyt og godkjenning Abonnement på Ansvarsvarsler gir deg, og den som skal godkjenne, informasjon om at et dokument venter på oppfølging: Gå inn via Åpne Meny, oppe i høyre hjørne i 360. Velg Ansvarsvarsler, og Abonner på ansvarsvarsler:
Sett hake for de elementene du ønsker, og velg Abonner For oppfølging av politiske saksframlegg velger du elementet Godkjenning.
Se bruksanvisning Opprette saksframlegg og legge det til behandling i politiske utvalg, er lagt ut som egen teknisk bruksanvisning (Intranett) I SP5-versjonen av 360 velger en først mal, og deretter registrerer en dokumentdetaljer Vis rutenett, via tabellrutenettknappen Viktig at alle aktuelle Utvalgsbehandlinger er knyttet til saksframlegget
3. Malen for utforming av innhold oppfølging av opplæringen 28.01.13 Erfaringer med den nye malen? Gir malen klar innholdstruktur? Tekst som bør presiseres, formuleres annerledes i malen? Avtaler om praksis og hvordan malen skal forstås? Tekniske feil som må rettes umiddelbart?
Utforming av saksframlegget Strukturen med faste punkter - enklere eller vanskeligere? Hvorfor? All relevant informasjon inngår i selve saksframlegget hvordan får vi til det? Synliggjøre politisk handlingsrom Ser politikerne hvorfor de får saken fremlagt, og hva som er alternativene? Saksbehandlers rolle i utvalgsmøtet
Politisk behandling Fullstendig saksutredning og beslutningsgrunnlag - Hva har vi erfart så langt? Tilbakemelding i møter. Bestillinger og Signaler, - hvordan skal disse besvares og håndteres i møtet? Tverrsektoriell oppfølging i praksis Politikernes forpliktelser - hvordan involverer vi det politiske nivået og gjør dem medvirkende i å utvikle gode samarbeidsmåter og god møtegjennomføring? Tilrettelegge for at politikerne skal kunne møte godt forberedt, med tilstrekkelig kunnskap om saken, realitetene, alternativene og innstillingen
Vedtaket formulere innstilling Hvem er det som vedtar? Eks. kommunestyret Eventuelt hjemmel (gyldighet) Innholdet i vedtaket (unngå å vise til saksframlegget) Klageadgang Når bør en bruke nummerering i innstillingen? Finansiering art/ansvar/funksjon skal fremgå Forslag i møtet bistand under behandlingen
Tittel på saken Kort sakstittel som gir nødvendig informasjon om tema, ikke som oppsummerer sakens innhold - gjerne fire fem ord Eks. Nye skoler i Brandbu U gå Vedtak so i led i g på tittel Enkle formuleringer som er lette å kjenne igjen. Eks. Reguleringsplan for Miljøgate Gran Konsekvent formulering av tittel i like saker Eks. Driftsplan for fisk i Randsfjorden - Høring
Vedlegg Utgangspunktet er ingen vedlegg, og vi ser at antall vedlegge er redusert Vedlegg som del av rådmannens godkjenning, dvs. ansvar for å vurdere totalomfanget av saksdokumenter til møtene Helhetlig vurdering på rådmannsnivå ved overlevering til ordfører/politisk nivå
IPad viktige tilpasninger Unngå vedlegg Oversikter og oppsummering, gjerne systematisk i tabell Bilder og kart direkte i saksframlegget Skriv kort Vurdere om enkelte vedlegg må deles ut i papirformat (og forbered disse til møtet) Bør vi bruke lenker i saksframlegg?
Andre råd og utvalg Saksbehandler vurderer om saken er relevant for andre råd og utvalg Avklares med leder, rådmannen, og sekretær for rådet Saksbehandler har ansvar for saken også til rådene, skrive saksframlegg og sørge for godkjenning og ferdigstillelse Gjøre avtale med utvalgssekretær Følge opp vedtaket når protokollen er godkjent
Lean Hvordan jobber vi videre med kontinuerlig forbedring, medvirkning og god kommunikasjon om politisk saksbehandling?
Støtte: Dokumentsenteret gir teknisk 360-støtte, i samarbeid med IKT- brukerstøtte Ordfører- og rådmannssekretariatet gir veiledning om rutiner, frister, møteplan, generelt om bruk av malen, og kontrollerer status for aktuelle saker Rådmannen, virksomhetsleder, eller den som skal godkjenne, veileder og samarbeider om det konkrete innholdet i saksutredningen