Prosessbeskrivelse og rutiner for bestillingskjema for skole og sentraladministrasjonen Dette dokumentet beskriver request forfilment prosessen for bestillingskjemaene for utstyr, nye brukere og endringer i tilganger i Møre og Romsdal fylkeskommune. Innhold Prosessbeskrivelse og rutiner for bestillingskjema for skole og sentraladministrasjonen... 1 Prosedyre for bestillinger - skoler:... 1 Behandling ved mottak av bestlling ved IT-servicedesk:... 1 Ved «Ny bruker»- skole:... 1 Ved «Utvida tilgong»- skole:... 2 Prosedyre for nytilsett skjema for sentraladministrasjonen... 3 (innholdet over står også i : FAQ#: 1000259 Prosedyre for nytilsett skjema for sentraladm)... 4 Referanser:... 5 Prosedyre for bestillinger - skoler: Bestillingskjemaene vi får fra skolene ligger ute på brukerportalen vår: http://selvbetjening.mrfylke.no; og man velger ny sak + skole : Under hver skole ligger flere skjema bl.a. skjemaet «Bestilling av brukar og utvida tilgong» Innsendt skjema blir rutet i Pureservice direkte til IKT skole. De vil så eskalere saken videre inn til ITservicedesk. Behandling ved mottak av bestlling ved IT-servicedesk: Ved «Ny bruker»- skole: Når saken kommer inn til IT-servicedesk, skal enten supervisor, servicedesk 1 eller 2: 1. Se på oppstartdato i saken og sette datoen inn i emnefeltet på toppen (slik at det er lett å se når denne bestillingen/brukeren skal være i orden.) 2. Dersom skjema inneholder at brukeren skal ha diverse tilganger, skal disse opprettes som oppgaver i saken mot de ansvarlige for å skaffe disse rettighetene. a. Ephorte tilgang Eskaleres til Administrativ seksjon i Pureservice. b. Fronter/hypernet/skolearena Eskaleres til IKT-Utdanning køen i Pureservice. c. I Visma: faktura /kontering/attestering/rapportering Ekskaleres til Økonomi i Pureservice. d. I Visma: Reiseregning, meg selv Eskaleres til Lønn i Pureservice. e. Ezpublish Eskaleres til IT-Infrastruktur i Pureservice.
3. Sett på kategoriseringen og sett saken over til IT-bestillingskøen for avventing av at oppgavene skal bli ferdige. 4. Pr dagsdato må vi avvente til oppstartdato for å sjekke at brukeren er kommer inn i brukeradmin (https://mrfylke.no/userportal/useradmin). (Ligger brukerne ikke i brukeradmin på oppstartdatoen, ta kontakt med infrastruktur vakt å be de sjekke IDM) Inntil at Infrastruktur får på plass vår nye/bedre løsning må vi gjøre følgende. a. Sjekk om brukeren er kommer inn i AD, vis ikke må det settes tre kryss i brukeradmin og et midlertidig passord. - Aktivering tillatt = Nei - Bruker i Active Directory= Ja - Deaktiver bruker = Nei - Sett et midlertidig passord b. Når brukeren er i AD sjekk: - At brukeren har alle gruppene under «member of» fana. (vgs-glskole»-brukere og evt vgs-gl-ctx-«skole» - Sjekk profilene i profile-fana og remote desktop services profile fana - Sjekk også at mobilnr er kommet inn under Telephones-fana. 5. Når AD objektet er ok. Kan SMS sendes ut Det gjøres via https://app.keysms.no/login#send Meldingsteksten vi bruker å skrive ut finner dere her: FAQ#: 1000205 SMS meldinger til nye brukere 6. Når alle oppgavene er ok sendes saken tilbake til skolen og avslutning av saken. Ved «Utvida tilgong»- skole: 1. Skal vi kategorisere, og sette bestillingen til IT bestillingskø 2. Lage oppgaver til evt. ansvarlige for tilgangene (se samme liste i pkt. 2 over) Se på «Eskaleringsnivåer i Møre og Romsdal fylke:» i dokumentet som er linket under her: 3. IT-Servicedesk som funksjon og hendelseshåndtering i Møre og Romsdal fylkeskommune og når oppgavene er fullført sendes en NY melding til brukeren at alle tilganger er på plass og lukker så saken. (Dette følges opp av IT-servicedesk teamet). Viser også tabellen direkte fra IT-servicedesk som funksjon og hendelseshåndtering i Møre og Romsdal fylkeskommune : Tabell under viser oversikt over Systemeiere med organisatorisk tilhørighet utenfor IT-seksjonen som ligger i Pureservice, og er å betrakte som 2. linje personell, ihht til overnevnte beskrivelse av eskaleringsnivåer i MRFK. Tjeneste Navn Virksomhetsområde Kommentar ERP Økonomi Siv Talstad Hansen Sentraladministrasjonen Visma ERP HR Gunnar Malme Sentraladministrasjonen Visma ERP E-Handel Torgeir Riksfjord Sentraladministrasjonen Visma
Saksbehandling/Dokumentarkiv Ruth Wenche Sentraladministrasjonen Ephorte Stavik/Elisabeth L. Flemmen Skoleadministrasjon Gry Hansen, Tor Fagsystem Skole Ekstens, Vigo, Otto Vurdering og Fravær Gry Hansen, Tor Fagsystem Skole Skolearena LMS Learning Management system Gry Hansen, Tor Fagsystem Skole Fronter Bildedatabase Elin J. Lyngstad/Asle Fagsystem Informasjon Fotoware Klock/Fredrik Hovde Spørreundersøkelser Inger Johanne Moene Fagsystem Kommunikasjon Questback WEB-portaler Gjøran Sæther IT Infrastruktur EzPublish FDV Forvaltning, Drift og Leif Ståle Halås Fagsystem bygg Facilit Vedlikehold Prosjektstyring Rigmor Olsen Fagsystem bygg Holthe Prosjektsenter Ekstern koordinering BYVE Oddleif Gustad Fagsystem bygg Eksterne leverandør saker Elektronisk billettering Arild Westad / Toril Karlsnes Viken Fagsystem Samferdsel Fara Holdeplassregister Arild Westad / Toril Fagsystem Samferdsel Trapeze Karlsnes Viken Avvikssystem Martin Hauge Fagsystem Generelt Risk Manager elæring Elin J. Lyngstad/Ingvild D. Sæther Fagsystm Kommunikasjon n/a Prosedyre for nytilsett skjema for sentraladministrasjonen «Bestillingskjema fra sentraladministrasjonen» Når vi får inn skjema for nytilsette i sentraladm skal saksgangen gå slik: 1. Se på oppstartdato i saken og sette datoen inn i emnefeltet på toppen (slik at det er lett å se når denne bestillingen/brukeren skal være i orden.
2.Dersom skjema inneholder at brukeren skal ha diverse tilganger, skal disse opprettes som oppgaver i saken mot de ansvarlige for å skaffe disse rettighetene. a. Ephorte tilgang legges til de to på Administrativ seksjon b. Fronter/hypernett/skolearena legges til en av de på Utdanningsavdelingen c. I Visma: faktura /kontering/attestering/rapportering Legges til de på Økonomi d. I Visma: Reiseregning, meg selv - Legges til de på Lønn e. Ezpublish Legges til infrastruktur 3.Sett på kategoriseringen og sett saken over til IT-bestillingskøen for avventing av at oppgavene skal bli ferdige. 4.Sjekk hvilket utstyr vedkommende skal ha - og sett opp utstyret på brukerens arbeidsplass.(lag evt. en oppgave for det også) 5. Dersom det er Tannhelse bruker- Reg. THTbruker inn i Opus om de skal ha bruker her.( her kan Ståle eller Brit Inger evt også Jona M bistå) FAQ#: 1000200 Ny tannhelsebruker. 6. Når oppstartdato er her sjekk brukeren i brukeradmin og aktiver brukeren her for å få den tilsatte inn i AD.( Aktivering tillatt = Nei, Bruker i AD= Ja, Deaktiver bruker = Nei) Husk elever skal ikke inn i AD!!. Ligger de ikke der i det hele tatt ta kontakt med infrastruktur vakt å be de sjekke IDM (kan være elever fra tidligere etc). 7. Sjekk AD objektet (har den memebership eks: sadm-gl-avd_brukere, evt andre tilganger brukere skal ha. Telephones, profile riktig utfylt (https://wiki.mrfylke.no/wiki/innlegging_av_nye_citrixbrukere Hvis tynnkklient brukes sjekk Remote Desktop Services Profile er fylt ut, se "https://wiki.mrfylke.no/wiki/innlegging_av_nye_citrixbrukere 8. Når brukeren er ferdig opprettet og rettighetene er sendt til rette ansvarlige for å opprette tilgang så sender dere ut en sms melding til brukeren med info via sms gatewayen: https://app.keysms.no/#send Meldingsteksten finner dere her: FAQ#: 1000205 SMS meldinger til nye brukere 9. Saken "avsluttes" med melding om at sms er sendt til brukeren- internnotat i saken. Saken kan ikke lukkes før alle oppgavene er fullførte. (innholdet over står også i : FAQ#: 1000259 Prosedyre for nytilsett skjema for sentraladm)
Referanser: Sjekkliste morgenvakt Endringshåndtering i MRFK Problemhåndtering i MRFK Vaktliste IT-servicedesk og driftsvakter Sjekkliste større hendelser (Major incident rutine) IT dokumentasjonsoppbygging I Møre og Romsdal fylkeskommune IT-servicedesk i Møre og Romsdal fylkeskommune http://alfresco.mrfylke.no:8080/share/s/2wsfquhzqvcltqomodlvuw https://alfresco.mrfylke.no/share/page/site/it-seksjonen/documentdetails?noderef=workspace://spacesstore/1cc7bc4c-0cca-47da-ac5e-790ad6e1f660##page=1 https://alfresco.mrfylke.no/share/s/kyrbcrvesl2xi0hhnrmvfg http://mrfylke.no/content/download/215477/1597527/file/it+servicedesk+i+m%c3%b8re+og+romsdal+fylke skommune.pdf