IT-organisering og organisasjonsprosjekt. Dagfinn Grønvik IT-samling - 17.november 2011

Transkript

1 IT-organisering og organisasjonsprosjekt Dagfinn Grønvik IT-samling - 17.november 2011

2 Innledning Velkommen og presentasjon ved Nils-Gunnar Solli Kort om: - Ressurssituasjonen IT - IT-utvalget Program - Temaet «Digital Eksamen» blir tatt opp i en egen dag Praktisk informasjon - Deltakeroversikt - gi tilbakemelding ved feil (lunsj, middag) - Husk å betale «dagpakker» før dere drar - Gi tilbakemelding om eventuelle matallergier IT-organisering og organisasjonsprosjekt

3 Organisering og bemanning i IT seksjonen - ny organisasjonsstruktur 1 IT-sjef Ny stilling ligger inne i forslag til økonomiplan Kundeansvarlige Rådgivere?? Ny stilling ligger inne i forslag til økonomiplan (+1) Brukerstøtte Drift ansvarlig Sentral drift teknisk infrastruktur Sentral drift applikasjoner Drift og support klienter IT-organisering og organisasjonsprosjekt

4 Utvidet IT-utvalg Leder: Nils-Gunnar Sollie, Administrasjonssjef Nestleder: Jan Ove Løken, Rektor Geir Håvard Ellingseter, Seksjonsleiar Bjørnar Kvalsnes, Rådgivar Sverre Hollen, Ass. Fylkesutdanningssjef Anthony Norman Valen, Fylkestannlege Arbeidstakarrepresentant: Hanne Brakstad, Fagforbundet Arbeidstakarrepresentant: Momtajul Islam, Utdanningsforbundet Dagfinn Grønvik, kst. IT-sjef Gudmund Lode, juridisk sjef, leiar i Tryggleiksutvalet Margaret Alme, Rektor ved Ulstein vgs Kjell Arne Krogsæter, IT-konsulent ved Ålesund vgs Melvin Tornes, leiar økonomistab utd.avd IT-organisering og organisasjonsprosjekt

5 Gjennomgang av IT-funksjonen Devoteam davinci Analyse av IT-funksjonen i fylkeskommunen våren 2011 Sentrale spørsmål devoteam davinci ønsket å besvare var bl.a.: - hva gjør IT-seksjonen? - hva bør IT-seksjonen gjøre? - hvordan utfører IT-seksjonen sine oppgaver? - hvordan bør IT-seksjonen utføre dem? Metode: Gjennomgang av dokumenter Intervjuer & workshop (Sentraladministrasjonen, skoleadministrasjonen, tannhelse, superbrukere, IT ansvarlige skoler, rektor, skoler). Til sammen 23 intervjuer ble gjennomført Periode: april juni 2011 IT-organisering og organisasjonsprosjekt

6 Gjennomgang av IT-funksjonen Forbedringsområder som devoteam davinci anbefaler fylkeskommunen å ta fatt i er: Uklar styrings- og beslutningsstruktur Organisering av IT arbeidet i hele fylkeskommunen Organisering og bemanning internt i IT seksjonen Samhandling og kundeoppfølging Tjenesteutvikling og porteføljestyring IT-organisering og organisasjonsprosjekt

7 IT-organisering og organisasjonsprosjekt

8 Nivå Strategi IT arkitektur Økonomi og planlegging Prosjekter Strategisk Nivå (Fylkesråd-mann / ITutvalget) IT strategi og inkl. sikkerhetspolicy og eventuelle endringer Fastsettelse av servicenivå Eskaleringsnivå for endringsråd (CAB3) Utvikling og forvaltning av felles IT arkitektur (teknisk infrastruktur og systemer) Overordnet ansvarlig for avtaler Overordnet ansvarlig for budsjettprosess, handlingsplaner og tverrfaglig prioritering IT investeringer Prosjekteier for strategiske prosjekter Taktisk Nivå (IT råd) Ansvarlig for å implementere besluttet IT strategi Oppfølging av leveransekvalitet og å beslutte endringer (CAB2) Spesifikasjon og forvaltning av felles IT arkitektur Behandle forslag til utvikling og endring Leverandørstyring Foreslå budsjetter og handlingsplaner planer Delta i styringsgrupper Prosjektledelse Ansvarlig for at anskaffelser gjennomføres iht. felles rammeverk Operasjonelt Nivå (IT sjef, IT-ansvarlige) Drift og forvaltning av infrastruktur og systemer Rapportering av leveransekvalitet Planlegge endringer Behandling av endringer (CAB1) Delta i forum for forvaltning av felles IT arkitektur Systemansvar Leverandør-oppfølging Foreslå utvikling og endringer av løsninger Kostnadsspesifisering Prosjektdeltakelse Porteføljestyring IT-organisering og organisasjonsprosjekt

9 «IT-råd» IT-råd taktisk nivå. Oppgaver: - Fange opp nye behov, sikre brukermedvirkning og sikre effektiv gjennomføring av prioriterte utviklingstiltak. - Sikre at utvikling og endringer knyttet til teknisk infrastruktur og programvare er i henhold til gjeldende IT-arkitektur. Tekniske vurderinger Sammensetning - hvordan sikre riktig sammensetning IT-seksjonen Systemeiere IT-ansvarlige skole Annet personell etter behov? IT-organisering og organisasjonsprosjekt

10 IT-utvalget Mandat Strategisk IKT-planlegging IT-strategien Overordnet tjenestearkitektur Kvalitetssikring, retningslinjer og standarder på ulike nivåer Etablere tilfredsstillende rutiner for informasjonssikkerhet etter anbefaling fra sikkerhetsutvalget IT-organisering og organisasjonsprosjekt

11 Systemeierrollen Hvilke oppgaver har systemeierne? (tjenesteeier) bestiller ansvaret for å definere behov og stille brukerkrav/funksjonelle krav kjøp/anskaffelse av løsningen, bruker- og akseptansetester opplæring av brukere etablering av rutiner innføring av løsningene i organisasjonen ansvaret for at kost-/nytteforutsetningene realiseres. Systemeier -> Tjenesteeier Definere ansvarspersoner hos systemeierne Synliggjøre kostnader Ressursbehov Mer Rapporten frå Devoteam davinci og arbeidet vidare

12 Følge definerte prosesser for endring (ITIL) Hvilke systemeiere har vi i dag? Systemeiere av disse systemene: - ephorte (Dokumentsenteret) - Visma Enterprise (Økonomiseksj, innkjøpsavd) - Opus (Tannhelseavd) - Extens, Vigo, gpuntis og Vigo voksen (Utdanningsavd) - Fara og Trapeze (Samferdselsavd.) - FDV Forvaltning, Drift og vedlikehold (BYVE) - Fotoware (Info) - Biblioteksystemer (Kultur, fylkesbiblioteket) - Mrfylke.no (Info) Synliggjøre kostnader Innkjøp, videreutvikling, vedlikehold og support Ressursbehov og ansvar Rapporten frå Devoteam davinci og arbeidet vidare

13 Operativ systemeier Operativ systemeier Leverandørrolle Består av IT-seksjonen, IT-ansvarlige og eksterne leverandører Oppgaver: - utvikling, anskaffelse, vedlikehold og tilpasning av løsninger. - daglig drift og forvaltning av systemer og teknisk utstyr - ulike former for brukerstøtte Innføre ITIL-prosesser på sentrale funksjoner Konsolidering av IT-ressursene i fylkeskommunen Regionale ansvarsområder (på tvers av skoler, tannhelse og sentraladministrasjonen) Driftsteam innenfor (nettdrift, klientdrift, brukerstøtte, fagsystemer osv.) Organisering IT-organisering og organisasjonsprosjekt

14 Driftsgrupper 1. Brukerstøtte 2. Sentral drift infrastruktur 3. Sentral drift og support fagapplikasjoner 4. Drift og support klienter Opprette spesialiserte «team» innenfor disse gruppene, f.eks. nettverksteam, klientdrift, hardware og virtualisering, identitetsforvaltning og arbeidsflyt, drift fagsystem, pedagogisk programvare osv. IT-organisering og organisasjonsprosjekt

15 Driftsgrupper Brukerstøtte Sentral drift teknisk infrastruktur Sentral drift applikasjoner Drift og support klienter Regionale sentra Sunnmøre Romsdal Nordmøre vgs 1 og 3: - Brukerstøtte vgs 2, 4 og 8: - Nettverksteam - Lagringsteam - Katalogteam vgs 14, 15 og 18: - Drift fagsystem vgs 20 og 24 - Klientdrift IT-organisering og organisasjonsprosjekt

16 Hva skal besluttes? IT-Prinsipper IT-strategi Sikkerhetspolicy Servicenivå Eskalerte endringer Hvem beslutter? Hvem gir input? IT-Utvalg Fra IT strategi prosjekt IT-Råd Sikkerhetsansvarlig Endringsråd IT-arkitektur Overordnede standarder Felles programvare IT-Råd IT-sjef. IT-ansvarlige Sikkerhetsansvarlig Systemeiere Brukerbehov Planlegging Handlingsplaner IT-Råd IT-sjef. IT-ansvarlige Systemeiere Økonomi Budsjetter Adm.sjef / IT-Utvalg IT-sjef. IT-ansvarlige Systemeiere IT-Råd Hvilke prosjekter som skal settes i gang, settes på vent eller stoppes IT-Prosjekter IT-Utvalg IT-Råd Rapporten frå Devoteam davinci og arbeidet vidare

17 IT-avdeling Kunde ansvarlig Møteplass/ type møte Hyppighet IT-ansvarlige VGS X X X IT-samling Hvert halvår Lengde Leder ITavdeling Lunchlunch 1 heldagsmøte Superbrukere og X Statusmøte/ Månedlig 2 t. systemeiere informasjon Brukerstøtte X X Statusmøte Ukentlig 1-2 t. Ansatte i ITavdelingen X X X Samling/ Planleggingsmøte Hvert halvår Avdeling/seksjon fylkeskommunen X X Statusmøte/ planlegging IT utvalget X Statusmøte/ planlegging Sikkerhetsutvalget X Sluttbrukere X Brukerundersøkelse webbasert Hvert kvartal? Hvert halvår? Lunchlunch 1 i Molde, 1 m. overnatting 3 t. IT-organisering og organisasjonsprosjekt

18 Gruppearbeid 1 Operasjonelt nivå Hvordan vil en organisering med driftsgrupper på tvers av skoler påvirke driftssituasjonen på skolene? Hvilke fordeler og ulemper ser du med en slik organisering? Hvordan vil en organisering med regionale sentra ivareta de lokale behovene som hver enkelt skole har? Taktisk nivå Hvilke arenaer (IT-samlinger, virtuelle møteplasser, IT-råd e.l) bør være på plass for å fange opp de felles behov og utfordringer som finnes på hver enkelt skole? Strategisk nivå IT-utvalget skal videreutvikle og forvalte felles IT arkitektur - teknisk infrastruktur og systemer. Hvordan sikrer man god nok informasjon fra de videregående skolene slik at IT-utvalget får et godt nok beslutningsgrunnlag? IT-organisering og organisasjonsprosjekt