1 av 5 Det humanistiske fakultet Møtereferat Til stede: Forfall: Dekanus Kathrine Skretting, prodekanus Annlaug Bjørsnøs, prodekanus Bjørn Myskja, instituttlederne Margrethe Aune, John Brumo, Asbjørn Dyrendal, Jonathan Knowles, Trine Knutsen, Anne Marit Myrstad, Ingvald Sivertsen, Staffan Wahlgren. For studentene Are K. Haug og Jørgen Johan Jenssen Fra administrasjonen møtte Ivar Østerlie, Ingrid Aukrust og Unni Rohnes, Jacques Koreman Kopi til: Gjelder: Instituttledermøte Møtetid: Tirsdag 24 mai kl. 12.15-15.00 Møtested: Møterom 7 Signatur: IA S HFL 41/2011 ORIENTERINGSSAKER Statsbudsjettet 2012 budsjettprosess høsten 2011 Sakspapir: Notat av 16.05.2011 PBO-prosessen 2011 Notatet: Lønnsbudsjettet må ned. Ingen skal sies opp. Innsparingen skal først og fremst tas på timemidler og variabel lønn. Det innebærer at timelærerpotten må ned og at det strammes inn på bruken av vikarer. Ordningen med et ekstra år til stipendiater/post.doc må strammes inn. Det er flere modeller for sparing: Alle institutter blir pålagt prosentvise nedskjæringer. Konsentrasjon gjennom nedleggelser av emner/studieprogrammer og oppsigelser Reduksjon av undervisningstilbudet Vi må redusere lønnsbudsjettet, men uten oppsigelser. Innsparingene må tas på variabel lønn og timemidler, noe som innebærer at undervisning i størst mulig grad skal gis av fast ansatte. Det kan føre til reduksjon av undervisningsvolumet. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå 5 + 47 73 59 65 95 hf-fak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks http://www.hf.ntnu.no 7049 Trondheim + 47 73 59 10 30 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 Nedleggelse av emner medfører nødvendigvis ikke innsparinger. Vi må lete etter andre måter å spare på. Det går an å redusere ressursbruken innenfor emneporteføljen. Ressursberegningsprosjektet kan gi noen pekepinner om hvor det er mulig å redusere ressursbruken. Reduksjon i undervisningstilbudet gjør at vi ikke oppfyller kravene i Kvalitetsreformen. Inntektsfordelingsmodellen (IFM) vanskeliggjør innsparing ved hjelp av samarbeid på tvers av instituttgrensene. Langsiktige studieopplegg gjør det vanskelig å spare, for eksempel satsingen på 5-årig lektorutdanning. Disse studentene er inne i et 5-årig løp som vil medføre økt behov for veiledning på masternivå. Det er mulig å søke om omstillingsmidler fra NTNU sentralt i en overgangsperiode. Saken kommer tilbake til Instituttledermøtet senere. Ressursberegningsprosjektet timeverksoversikt Sakspapir: Notat av 19.05.2011 kartlegging av ressursbruk med tabeller Målet med prosjektet er bl.a. å se på hvordan ressursene brukes og hvordan vi kan beregne ressursbruk til undervisning. Oversiktene bygger på de tallene instituttene har sendt inn. Instituttene ble bedt om å melde inn hvor mye ressurser de faktisk brukte til undervisning på rapporteringstidspunktet. I notatet er tallene sortert etter institutt. Det er mulig å sortere etter andre kriterier. Det har ikke vært lett å komme fram til tallene, og det kan være unøyaktigheter i tallmaterialet. Forholdet mellom instituttenes innmeldte behov pr. program for timeverk til undervisning, og antall produserte årsenheter (60 studiepoengsekvivalenter), kan imidlertid si noe om hvor mye undervisningsressurser som brukes innenfor et studieprogram for å få fram en årsenhet på 60 studiepoeng. Det er store variasjoner fra fag til fag. Noe kommer av ulike behov ved ulike fag, men vi må se på om det er noen studieprogram som er for dyre i forhold til utbyttet. Saken kommer tilbake til instituttledermøtet senere. HFL 42/2011 STUDENTTINGET OM KONTAKTTID v/ Per Martin Sandtrøen, leder av Studenttinget Utgangspunktet er Studenttingets arbeid for å bedre kontakten mellom studenter og forelesere. Kontakt skaper engasjement både blant studenter og forelesere. Et konkret tiltak er mer systematisk og aktiv bruk av kontortid. Mange institutter har etablert praksis med kontortid, men NTNU har i dag ikke felles retningslinjer som pålegger forelesere å ha fast kontortid for sine studenter. Forelesere bør aktivt oppfordre sine studenter til å bruke kontortiden. For eksempel kan forelesere oppfordre studenter som har faglige problemer om å komme tilsamtale.
3 av 5 Ved flere institutter har foreleserne fast kontortid et bestemt antall timer en dag i uka. Flere har imidlertid erfaring med at kontortiden blir lite brukt, men at det er omfattende kontakt via e-post. Studentene er kontaktsøkende, men foretrekker kontakt via e-post og andre digitale medier. Det tar tid å formulere et svar på e-post. Det er bedre om studentene kommer på kontoret. Foreleserne bør markedsføre kontortiden bedre, og studentene må bli flinkere til å bruke kontortiden. Det bør utvikles sosiale og faglige arrangementer/møteplasser. Et vellykket eksempel fra Universitetet i Oslo er Frokost med Bernt hvor Professor Bernt Hagtvedt holder noen uformelle forkostarrangementer i løpet av semesteret hvor han snakker kort om et dagsaktuelt tema. Forelesere bør ha ekstra fokus på tilstedeværelse og tilgjengelighet de siste 2-3 ukene før eksamen. Studentene bør involveres i instituttenes forskning. Det må stilles krav til studentene om at de skal være godt forberedt når de oppsøker en foreleser. Studentrådet ved HF har behandlet saken og har gjennom sine studenttillitsvalgte fått inntykk av at kontakten mellom studenter og forelesere er god på HF. Dette er også et spørsmål om studentenes holdning til det å være student med ansvar for egen læring. Kontortid regulerer strømmen av henvendelser fra studentene og kan virke rasjonaliserende. Det er viktig å formidle og synliggjøre tilbudet om kontortid. Det er viktig å etablere uformelle møteplasser for lærere og studenter. Det vises for øvrig til utsendte PowerPoint-presentasjon. HFL 43/2011 INSTITUTTORGANISERING UTKAST TIL HØRINGSBREV TIL INSTITUTTENE Vedlegg: - Notat av 16.05.2011 Instituttorganisering med utkast Instituttlederne ble bedt om å gi sine synspunkter på om brevet om instituttorganisering kan sendes til høring slik det er, eller om det bør endres. Intensjonen med brevet er bl.a. å tydeliggjøre de to hovedargumentene som ligger til grunn for behovet for omorganisering: - Høy kvalitet i ledelse og administrasjon av instituttene ved HF. - Tilpassing av studietilbudet på HF til ressursgrunnlaget. Brevet har en åpen konklusjon med anledning for instituttlederne til å komme med andre forslag. Det er ønske om konkretisering av innsparingspotensialet ved de konkrete forslagene om omorganisering.
4 av 5 Uansett løsning på organisering av instituttene bør det i tillegg legges til rette for samarbeid på tvers av instituttgrensene. Vi bør bestrebe oss på samlokalisering av eventuelle nye institutter. Publikasjonstall er ikke tatt med i beskrivelsen av instituttene. Publikasjonstallene sier noe om aktivitetsnivået på instituttene og bør tas med. Faglig nærhet er fremhevet som et moment i en omorganisering. Vi har imidlertid mange tverrfaglige studieprogram som ikke er omtalt og som kanskje vil trekke i en annen retning når det gjelder organisering av instituttene. Forskningen klarer seg bra på tvers av strukturer. Problemene ligger i samarbeid om studieprogram/undervisning. Det vises for øvrig til utsendte PowerPoint-presentasjon. HFL 44/2011 REVIDERT HF-STRATEGI VIDERE ARBEID Vedlegg: - Notat av 16.05.2011 Strategi for HF videre arbeid - Strategiarbeidet - arbeidsdokument Sakspapirene: Det foreligger ikke et utarbeidet forslag til strategidokument. Vedleggene er en samling av materiale omkring strategarbeidet så langt. Tekst med svart skrift er bestillingen fra rektor og Fakultetsstyrets uttalelser. Blå skrift er HFs innspill til NTNUs strateg. Rød skrift er NTNUs strategi Momenter i arbeidet med HFs strategi: Vår strategi skal gjenspeile at vi er et fakultet ved NTNU og må sees i sammenheng med NTNUs strategi NTNUs strategi lager rammene for vår strategi: - Visjoner - Kunnskap for en bedre verden og Internasjonalt fremragende - Verdier Kreativ, Konstruktiv og Kritisk (KKK) og Respektfull og omtenksom - Samfunnsoppdraget bredt - Overordnede mål og veivalg Fakultetet skal ha noen få setninger til det som står om overordnede mål og veivalg i NTNUs strategi. Vi bør unngå for mye svada. Styret krever at vi i vår strategi: - Harmoniserer mot NTNUs strategi - Spesifiserer samfunnsoppdraget - Konsentrerer og utvikler tydelige profiler. Tidsplan for det videre arbeidet: 31.august Frist for innspill til arbeidet med HFs strategi på grunnlag av det foreliggende materiale. 21. september Strategiworkshop for Instituttledermøtet og Fakultetsstyret.
5 av 5 Ca. 30 september Ferdig utkast til HFs strategi sendes instituttene til høring 30. oktober Instituttenes høringsfrist Medio oktober Dialogmøter med instituttene 16. november Strategivedtak i Fakultetsstyret Strategien blir hovedtema i rektors styringsdialoger med fakultetene til høsten. Instituttene skal ha en handlingsplan og kan velge om de også vil ha et strategidokument. Instituttene utformer sine handlingsplaner/strategier etter at HFs strategi er behandlet i Fakultetsstyret 16. november. Instituttene er ikke pålagt å ha egne strategier. Instituttene blir imidlertid i ulike sammenhenger bedt om vurdere saker ut fra sin strategi. Det kan derfor være nyttig å utarbeide et eget strategidokument som man kan vise til. Prosessen fram til 31.august: Spørsmålet er om instituttene ønsker å spille inn noe på grunnlag av det materialet som foreligger, eller om det skal utformes et ferdig utkast som instituttene kan respondere på. Konklusjon: Det legges opp til en uformell prosess. Dersom instituttene allerede nå har noe spesielt de holder på å arbeide fram som de mener det skal tas hensyn til når fakultetets strategi utformes, kan de gi en uformell tilbakemelding om dette til dekanus eller fakultetsdirektør innen 31. august. HFL 45/2011 TRIVSELSUNDERSØKELSEN v/ Ole Solbjørg Saken utgår på grunn av sykdom. HFL 46/2011 Ingen saker YMSE Ivar Østerlie Fakultetsdirektør