Møtereferat. prodekan Britt Andersen

Transkript

1 1 av 5 Det humanistiske fakultet Møtereferat Til stede: Dekan Anne Kristine Børresen, prodekan Svein Gladsø, instituttlederne Anne Marit Myrstad, Margrethe Aune, Trine Knutsen (fra 12.40), Dagfinn Døhl, Dybvig, Erik Opsahl (i del 1 av møtet) og Sarah Paulson. I andre del av møtet møtte instituttleder Tor Einar Fagerland for IHS. For studentene møtte studentrepresentantene Ida Krüger og Sindre Høgmo Johanson (del 1 av møtet). Fra administrasjonen møtte John Kamsvåg, Unni Rohnes, Anne Marit Skancke (sak 14/2015) Forfall: prodekan Britt Andersen Kopi til: Gjelder: Instituttledermøtet Møtetid: , kl Møtested: Møterom 7 Signatur: SAK 14/2015 ORIENTERINGER Orienteringer ved dekanen Allmøter på instituttene Dekanatets vårrunde på instituttene er nå i gang. Tema for denne runden er 1) Status HF, 2) Hvordan styrke kvaliteten i utdanning og utvikle nye læringsarenaer, 3) Hvordan styrke kvaliteten i forskning/kunstnerisk virksomhet samt 4) Fusjonsprosessen. Dekanen vil også invitere seg til uformell lunsj på instituttene utover våren. Allmøter og uformelle møter er en god investering i organisasjonsbyggingen. Sporer av muggsopp er funnet i bygg 2 Det er avholdt allmøte med informasjon for de som jobber i bygg 2. Funnet er ikke så alvorlig at bygget må fraflyttes. Prøver fra bygg 3 viser ikke unormale funn i kontorer. Det vil nå bli gjennomført rensing i ventilasjonssystemet før nye prøver blir tatt. Tidsplan for prøvetaking i de andre byggene legges opp av NTNUdrift. Rom der en vet at det har vært lekkasjer i, eller hvor det Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå Unni Rohnes postmottak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 er meldt om ubehag etc. vil bli prioritert, men det vil etter hvert foretas målinger i alle bygg. Info om dette er lagt ut på Innsida. Studieporteføljen 2016/2017og framover mot PP v/anne Marit Skancke og Svein Gladsø. Dekanen innledet og gav ros til IKM som har lagt opp til en omfattende prosess framover når det gjelder porteføljen, mens det var færre forslag til endringer/prosesser knyttet til porteføljen å finne i innspillene fra de andre instituttene. Mye er på gang, men fakultetsledelsen har nok forventet mer. Vi savner i denne omgangen at flere «større steiner» løftes og at det skjer flere og større endringer med porteføljen. Den vi har nå er fremdeles i for stor grad spredt for tynt utover. Fakultetet sendte ut en bestilling vedr. utvikling av studieprogramporteføljen for 2016/2017 og langsiktig utviklingsplan frem mot 2020 i notat av Frist var satt til Når det gjelder plan for oppfølging av studenter, er fristen satt til Instituttenes innspill til foreligger nå. Rektors forventning fram mot fristen 01. mai da fakultetets porteføljenotat 2016/2017 skal leveres: - Det må være en tydelig helhet i fakultetets tilbud; hvilke endringer ønsker fakultetet når det gjelder vektlegging av årsstudier/evu, BA og MA? Spørsmålet er stilt uavhengig av fusjonsprosessen, men fakultetet kan trekke den inn i svaret sitt til rektor - Hvilken profil ønsker fakultetet å ha på sin portefølje; dvs. hvordan prioriterer fakultetet? - Om tendenser og utviklingstrekk i porteføljen; fakultetet må se på BA-strukturen på nytt f.eks. spørsmålet om enfaglighet kontra tofaglighet dette berører både gjennomstrømming og frafall, men også karrieremuligheter - Det stilles krav om internasjonale tilbud som del av porteføljen (f.eks.spørsmålet om videreføring av Choreomundus) Fakultetsledelsen er ikke fullt ut fornøyd med sammenhengen mellom kvalitetsmeldingen og porteføljesaken; funn fra kvalitetsmeldingen er ikke alltid fulgt opp i porteføljearbeidet. I enkelte tilfelle vil dette bli fulgt opp i dialogmøtene mellom instituttledelsen og fakultetsledelsen. Når det gjelder veien videre i porteføljearbeidet, vil fakultetsstyremøtet 12. mars, instituttenes planer for oppfølging av studentene med frist , dialogmøtene mellom instituttledelsen og fakultetsledelsen samt instituttlederseminaret være milepæler på vei mot 01. mai-fristen. Fra diskusjonen: - Det kommer mange bestillinger fra fakultetet som er svært like, og dermed vanskelige å holde fra hverandre. Fakultetsledelsen må purre pr. telefon viss de mener at det enkelte innspill ikke er i tråd med bestillingen. Det var heller ikke klart på hvilket tidspunkt de instituttspesifikke spørsmålene skulle besvares. - Er de overordnede prinsippene klare nok fra fakultetets side? - Det etterlyses en felles diskusjon hvor alle innspillene er lagt fram

3 3 av 5 - Bestillingene fra fakultetet oppleves som en serie hvor flere detaljer kommer til etter hvert; alle detaljer må være med fra begynnelsen. - Instituttenes frist er for kort; frist burde gi en bestilling utsendt tidlig på høsten - Det ligger en stor utfordring i å presentere bestillingen på instituttet og legge opp til gode prosesser der Dekanen avrundet diskusjonen: Instituttene melder om mange og uklare bestillinger, dette tilsier at fakultetet har utfordringer når det gjelder kommunikasjonen. Dette tar vi på alvor! Fakultetsstyret gav oss et oppdrag i sak 09/2014 hvor vi ble bedt om en gjennomgang av fakultetets fagtilbud som har som mål å bygge opp mer robuste studieprogram og utvikle en bærekraftig studieprogramportefølje. Vi trodde fakultetsstyrets bestilling var forstått ute på instituttene. Vi er i prosess, og har kjørt prosess i tråd med fakultetsstyrets føringer som krever klar faglig forankring og behandling på instituttnivå. Innspillene fra instituttene vil bli lagt fram for instituttledermøtet sammen med tilbakemeldingen fra fakultetsstyret på denne saken. Dialogmøtene mellom instituttledelsen og fakultetsledelsen vil bli viktig for prosessen videre. Vi må sammen bli bedre på porteføljearbeid, og vi må få tatt noen nødvendige valg/prioriteringer når det gjelder porteføljen. Om fusjonsprosessen Dekanen orienterte. Det er ikke noe nytt bortsett fra at det er opprettet et nettsted for info og debatt ( Styringsgruppe med sekretariat er under etablering. Diskusjoner rundt felles faglig plattform med kartlegging av faglige synergier kommer først, og her kommer det arbeidsgrupper. Organiseringen vil ikke være tema i første del av fusjonsprosessen. Om administrasjonsprosjektet PP v/ John Kamsvåg (løypemelding) Denne saken har grunnlaget sitt i fakultetsstyrets vedtak i sak 09/2014 hvor den administrative bemanningen skal reduseres til 75 årsverk innen Målet er altså en effektivisering av administrasjonen og dermed økte ressurser til primæroppgavene (KD). Fakultetet har fått ca. 1,2 mill. i nedskjæring som må spares inn. Samtidig kan en se «trender» i sektoren som lett vil kunne kreve økt administrasjon som økt vekt på internasjonalisering, mer samarbeid med arbeidslivet, bedre oppfølging av studentene etc. Kortsiktige tiltak som nå vurderes er:

4 4 av 5 - selektiv stillingsstopp (må avklares med fagforeningene) - avklaring av vikarsituasjonen; avslutte vikarordninger - omorganisering av fellesadministrasjonen for fakultetet Denne saken kommer tilbake til instituttledermøtet i løpet av mai. Planen er å legge fram en bemanningsplan for administrasjonen i fakultetsstyret i juni. I likhet med strategisk personalplan skal denne revideres årlig for å ta høyde for endringer som man så langt ikke har oversikt over. HFL 15/2015 PBO-PROSESSEN 2015 STRATEGI OG ØKONOMI INDIKATORER Som ledd i strategiarbeidet la dekanen fram forslag til indikatorer for perioden. Indikatorer er verktøy som vi bruker for å si noe om vi er på rett vei i forhold til de målene vi har satt oss. Dekanen foreslo videre at de foreslåtte indikatorene skal benyttes som resultatelementer i modellen som fordeler driftsmidler til instituttene. Følgende indikatorer var foreslått: - Antall publikasjonspoeng - Antall doktorgrader - Samlet BOA-omsetning - Antall masterkandidater - Studiepoengproduksjonen (ny, ikke gjentak) - Antall registreringer i Cristin innen allmennrettet og brukerrettet formidling Fra diskusjonen: - De foreslåtte indikatorene er ok - Noe må telles, så det er greit. Men overskriftene som er bruket i notatet på de ulike virksomhetsområdene (som er fakultetets mål på de ulike områdene) må omformuleres - Sitering er det beste verktøyet til å vurdere målet om å styrke kvaliteten i forskningen - Kvantitative indikatorer, at mengden av noe øker, betyr ikke nødvendigvis at kvaliteten blir bedre - Formidling av forskningsresultater og profilering av studier bør være adskilte mål - Antall studenter i emner med arbeidslivsrelevans vil være en god indikator på i hvilken grad våre tilbud har arbeidslivsrelevans; kan vi fange data på dette punktet? - Viktige å vise hvordan vi lykkes mot EU; heller samlet EU-omsetning enn BOA-omsetning, eller begge to? - Få indikatorer og lite rapportering for instituttene er bra - Hva med antall SSF-er og antall toppforskere som indikatorer på god kvalitet i forskning? - Antall studenter med utenlandsopphold av en viss lengde bør være indikator på studiesiden - Antall ansatte på utenlandsopphold kan også være indikator - Antall priser kan si noe om kvalitet - Kunstnerisk virksomhet er ikke fanget opp spesifikt, hva med antall kunststipendiater? - Antall BA-kandidater i tillegg til masterkandidater?

5 5 av 5 - Om studentene får seg jobb er en god indikator på kvalitet i utdanningen; hvor stor andel får jobb; har vi data her? - Studiepoeng er ikke en god indikator for kvalitet ettersom det er mulig å senke nivået ved hjelp av å senke sensurskalaen for å få flere til å bestå eksamen - Vi kan drive kvalitetsarbeidet uten indikatorer, men å se på statistikk over resultater kan vise oss uønsket utvikling slik at vi kan sette inn tiltak. Vi har behov for å styre utviklingen i forhold til negative trender. Indikatorer kan også benyttes som resultatelement ved fordeling av driftsbevilgningen og som kriterium for tildeling av strategiske midler - Andelen av publisering på nivå 2 sier noe om kvalitet; bruke antall publikasjoner/andel publikasjonspoeng på nivå 2 heller enn samlet antall publikasjonspoeng? - Når det gjelder registrering av kunstnerisk virksomhet er vi avhengig av den utvalgsrapporten vi venter på vedr. kvalitet i kunstnerisk virksomhet - Vi kan kanskje bruke data fra arbeidsmiljøundersøkelsen som indikator for hvor godt arbeidsmiljøet er? - Opptak like viktig indikator som produksjon når det gjelder utdanningsområdet Dekanen avrundet diskusjonen: Vi er klar over at kvantitative indikatorer ikke kan måle utvikling av kvalitet, men de er nettopp det de er; kun indikatorer på i hvilken retning arbeidet med å styrke kvaliteten tar, ikke bevis. De indikatorene vi velger skal henge sammen med de mål vi har satt oss, men de skal ikke brukes som bevis på at målene er nådd. Vi skal styrke kvaliteten samtidig som vi innfører nye læringsarenaer og vurderingsformer; vi skal ikke redusere den! Vi bruker kun data pr år slik at frister for registering/rutiner for registrering ikke blir avgjørende her Det er ikke aktuelt å vurdere indikatorer når det gjelder området ledelse, organisasjon og ressurser, det er for vanskelig. Oppfølging av denne saken: Vi skal ta en ny runde i dekanatet på denne saken, og kommer så tilbake til instituttledermøtet med den. HFL 16 /2015 YMSE Det vil ikke bli gjennomført Humstart høsten 2015, opplegget for studentmottak vil derimot bli noe i likhet med opplegget høsten Det vil bli sendt ut e-post om dette.