Møtereferat - Instituttledermøte Møtested: Dragvoll, bygg 2, nivå 5, møterom 7. Orienteringer ved dekan Anne K og adm.

Transkript

1 1 av 9 Det humanistiske fakultet Dato Referanse Møtereferat Til stede: Anne Kristine Børresen, John Kamsvåg, Britt Andersen, Svein Gladsø, Margrethe Aune, Tor Einar Fagerland, Dagfinn Døhl Dybvik, Sarah Paulson, Anne Marit Myrstad, Trine Knudsen, Rune Frøhaug, Ida Krüger, Unni Rohnes Forfall: Kopi til: Gjelder: Møtereferat - Instituttledermøte Møtetid: Møtested: Dragvoll, bygg 2, nivå 5, møterom 7 Tema for dette møtet er: Strategi, kvalitet i utdanning, kvalitet i forskning Del 1. 45/2014 Informasjonssaker Orienteringer ved dekan Anne K og adm. leder John K - Lokalt lønnsoppgjør Dekanen orienterte om hvilke prioriteringer som gjelder i dette lønnsoppgjøret, her vektlegges god utdanningskvalitet og god ledelse. Gjennom årets prosess er det etablert en lønnspolitikk for HF hvor man har forsøkt å utjevne forskjeller i lønnsnivå mellom instituttene samt heve de som har lav lønn. Lønnsforhandlinger Info om resultatet slippes når protokollen er undertegnet. -SAKS (vedlegg) Fire arbeidsgrupper er nedsatt ved NTNU. Innstillingen fra arbeidsgruppa for lærerutdanning er vedlagt innkallingen. Her anbefales et regionalt samarbeid. Utdanningsinstitusjonene i vår region møter kunnskapsministeren Sammenslåingen av Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark har ryddet av veien en del spørsmål knyttet til fusjon av universiteter og høyskoler blant annet når det gjelder ulik forskningstid. NTNU står i spenningen mellom målet å bli internasjonalt ledende og samfunnsoppdraget. Instituttlederne bes om å spre info om prosessen i fagmiljøene. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Bygg 2, nivå 5, Dragvoll Ann-Karin Bromstad 7491 Trondheim postmottak@hf.ntnu.no Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 9 -Organisering på fakultetet, info ved John K. Vi har i høst en del midlertidige ordninger. Adm. leder har 100 % stilling i høst for å lede Administrasjonsprosjektet (organisering og dimensjonering av administrasjonen på fakultetet). Administrasjonen av POM (prosjektorientert master) er flyttet fra KULT til studieseksjonen på fakultetet. -Nytt program for humaniora (vedlegg fra Det nasjonale fakultetsmøtet for humanistiske fag). Vi har vært gjennom en lang prosess som endte opp i et fyldig dokument bestilt av NFR. Dokumentet ble lagt i skuffen. På denne bakgrunn ble det utarbeidet et dokument som er kort og handlingsorientert. Dokumentet skal benyttes til å framsnakke humaniora eksternt, gi humaniora en tydelig samfunnsrolle; det er ikke til internt bruk. Notatet er på høringsrunde, og instituttlederne bes om å spre dokumentet på instituttene som utgangspunkt for en intern prosess. Frist for instituttene til å avgi høringssvar settes til 01. oktober. Saken legges fram på nytt for instituttledermøtet Høringssvaret skal ikke være på mer enn 1 side, og gå direkte på teksten. Egen bestillingsmail om saken vil bli sendt ut. -Møte med NFR John Holm fra NFR drar rundt til alle fakulteter. Instituttlederne er invitert til møtet og ble bedt om å ta opp forskningspolitiske saker. Viktig for fakultetet: - få NFR sine råd om hvordan vi kan skrive enda bedre søknader - info om videre prosess når det gjelder fagevalueringen av humaniora Dessverre ble tema for møtet sendt ut for seint. Fakultetsadministrasjonen vil ha fokus på at slike ting ikke skjer igjen. 46/2014 Strategi - «De store steinene 2015» - Fakultetets utfordringer og prioriteringer Diskusjonsnotat samt PP vedr fakultetets største utfordringer ble lagt fram av dekanen. Rektors bestilling: status når det gjelder å identifisere de tre største utfordringene fakultetet har og 3 5 hovedprioriteringer i 2015 Fra diskusjonen:

3 3 av 9 - Det er en betydelig utfordring at fakultetet mangler endringskultur/omstillingsevne - Når alt skal telles og måles er det vanskelig å kjøre samarbeidsprosjekter, mye tid til forberedelse f.eks. teller ikke i målesystemet og er slik bortkastet tid. Tverrfaglige prosjekter basert på ulike disipliner krever mer tid enn rene disiplinprosjekter. Skal vi lykkes med tverrfaglighet må vi ha mer tid. - For få søkere til BA-studiet! Da må vi lage oss strategier for å få årsstudenter over på BA; analyser er nødvendig (statistikkbehov). SAK-prosesser er igangsatt. - Frafall/manglende gjennomstrømming er en av de største utfordringene fakultetet har - Mediestrategi nødvendig for å gjøre tilbudene våre mer synlig/treffe målgruppa bedre, det er det viktigste vi kan jobbe med. Vi må begynne å jobbe med endringer på nettsidene våre allerede nå! - Profilering av studietilbudene er kanskje det viktigste når det gjelder å øke rekrutteringen. Utfordring: hvordan beskrive humaniora generelt, har ikke godt nok omdømme i dag? Vi må profilere og utvikle humaniora, ikke bare det enkelte fag. - Oppfølging av studentene kan være et underpunkt! Dette er viktig, men hvordan måler vi om vi lykkes med det? - Arbeidslivsrelevans er viktig, må være med ett eller annet sted - Det ble foreslått ulike måter å slå sammen punkter i dekanens forslag til hovedprioriteringer. Prioriteringene vi velger bør være målbare for å se om de gir resultater når det gjelder fakultetets utfordringer. Er det for lite med én hovedprioritering på forskning? - Styrke bredden i forskningen; vi må passe på humanioras egenart, den kan komme til å stå i motsetning til NTNUs strategi om å være internasjonalt ledende med gode spissmiljø. Bredde er nødvendig for å skape spissmiljø. - En mediestrategi må også omfatte forskning, ikke bare studier Oppsummering: Det jobbes videre med formuleringer når det gjelder utfordringer og hovedprioriteringer. Det kom ingen konkrete forslag til hovedprioriteringer i tillegg til de dekanen fremmet i sitt utkast. Vedtak vedr. hovedprioriteringer skjer i fakultetsstyrets novembermøte. 47/2014 Kvalitet i utdanningen hvordan jobber instituttene i høst? Innledning ved dekanen. Det er viktig å ta vare på de nye studentene som kommer, de skal

4 4 av 9 vi følge opp så godt vi kan. Instituttlederne informerte i forhold til følgende bestilling: inntrykk fra studiestarten planer for videre oppfølging av studentene hvordan jobber man med å styrke BA-graden, f.eks. hvordan vil man jobbe fram mot BA-oppgaven Flere instituttledere understreket at det var positivt å la studentene møte faget tidlig. Mottaket ble gjort litt ulikt på de ulike instituttene. Erfaringer med ting som ikke gikk helt etter planen tas med til planleggingen av neste års mottak; forbedringer er mulig. Dekanen minnet om at vi må fortsette å lære av hverandre. Det jobbes godt rundt omkring. Viktig å riste studentene sammen tidlig, og de ansatte må by på seg sjøl i forhold til studentene. Når fakultetet får litt bedre råd, skal det vurderes å gi «gulrøtter» når det gjelder tiltak som gir tettere oppfølging av studentene. Vi må også bevege oss i retning av innovative læringsformer. Arbeid med nye læringsformer må anerkjennes og satses på. Hva innovative læringsformer kan bety på HF skal vi diskutere videre, og vi skal vise eksempler. Hva fungerer og hva fungerer ikke når det gjelder dagens undervisningsformer? Instituttlederne bes om å stimulere til diskusjoner når det gjelder oppfølging av studenter og nye læringsformer. Studieprogramrådsledere har også et ansvar for å sørge for slike diskusjoner i fagmiljøet. Pause 48/2014 Kvalitet i utdanningen Studieporteføljen 2014/15 og 2015/2016 Om høstens prosesser Innledning ved dekanen med utg.pkt i fakultetsstyrets vedtak i juni samt signaler fra NTNU forventninger til og forankring av studieporteføljeprosessene framover (dekan) Dekanen minnet om vedtaket i fakultetsstyremøtet 19.juni vedr. utviklingen av porteføljen i studieårene framover. Studieplanprosessen 2015/2016 ved prodekan for utdanning, PP Bestillingen er sendt ut. Rammen er langtidsbudsjettet og strategisk personalplan. Bestillingen er tiltaksorientert, og det er ikke nye ting lagt inn der. Teknisk/juridisk oppfølging vil bli gitt i studiekonsulentmøter. Frist for

5 5 av 9 instituttene Viktig rekrutteringsarbeid skjer gjennom websidene, de er viktige når det gjelder informasjon til potensielle søkere. Studieplanprosessen 2016/2017 med forslag til nedsetting av to arbeidsgrupper og mandat for disse (prodekan for utdanning), PP Om prosessene: Vi har en reell utfordring her, hvordan kan vi sørge for god medvirkning i prosesser som forutsetter endring? Bruk av arbeidsgrupper på tvers av institutter (med fakultetsmandat) på den ene siden og instituttledernes ansvar på den andre siden. Medlemmene i arbeidsgruppene må være i prosess med sine kolleger/fagmiljøer, mens instituttlederne har prosessansvar. Behov for kompensasjoner for arbeid i grupper kan vurderes dekket gjennom bevilgninger fra Kompis gitt til utvikling av EVU-tiltak. Instituttlederne er ikke foreslått inn i arbeidsgruppene med ett unntak. I utgangspunktet ser vi de to prosessene 2015/2016 og 2016/2017 i sammenheng, det betyr at man ikke behøver å se for seg store endringer knyttet til 2015/2016, kun justeringer. I fakultetsstyrets vedtak i sak 09/2014 «ber man om en gjennomgang av fakultetets fagtilbud som har som mål å bygge opp mer robuste studieprogram og utvikle en bærekraftig studieportefølje.» Småfagsproblematikken blir dermed aktuell i arbeidet med studieporteføljen 2016/2017. Fra diskusjonen: - Tidsplanen i studiearbeidet er for stram, 15.januar er for kort tid til å ha ferdig et utkast for 2016/2017 som arbeidsgrupper skal være involvert i - Mandatet til slike grupper må være krystallklart, instituttledelsen er viktig her, beslutninger skal tas i linja - Vedtaket når det gjelder strategisk personalplan medfører mye arbeid knyttet til 2015/2016-planen, har store konsekvenser for faget og betydelig ressursproblematikk - Hva er forholdet mellom 2015/2016-prosessen og 2016/2017-prosessen; to parallelle prosesser? Vi ønsker klart svar; skal vi gjøre lite eller mye? - Instituttlederne vil ikke sitte i arbeidsgrupper, men det er de som sitter på ressursene - Skal de ansatte gjøre ekstra arbeid som pålegges nå, må de få kompensasjon, det ligger ikke ledig tid i arbeidsplanene

6 6 av 9 Om arbeidsgrupper og mandater - Bruk av arbeidsgrupper med tilhørende mandater i studieplanprosessen 2016/2017 er et forslag tatt fra delprosjekt 1 om Bærekraftig studieprogramportefølje i RSprosjektet, det ligger ikke i fakultetsstyrets vedtak av Arbeidsgruppene er foreslått nedsatt for å vurdere muligheter innen forslag om overgripende program. - Forslagene til overgripende program som Kunst/estetikk og Likestilling/mangfold/etikk er kun en måte å samle småfagtilbud på; vil det være tilbud som studentene etterspør? Altfor stor risiko å etablere? - Ligger likestilling/mangfold/etikk så langt over mot samfunnsfag at det hører hjemme på SVT? (ren humaniora i samfunnsvitenskapelig kontekst?) - Her går det for fort i svingene, instituttene har egne planer som de jobber med som går på tvers av de forslagene til overgripende program som er foreslått (f.eks. rundt Anvendt etikk) - Kanskje instituttene kan få en ressursramme heller enn en faglig ramme, en ressursramme som gir antall studiepoeng som kan tilbys? Instituttene trenger faglig tillit, ikke ferdigtygde forslag Oppsummering ved dekanen: Rektor har utfordret oss, og fakultetsstyret har bedt oss gjennomgå porteføljen. Vi har mange små fag, og gjennomgangen har som mål å bygge opp mer robuste studieprogram. Vi har så langt ikke oppnådd noe. Og vi kan ikke sitte stille i båten. Fakultetet ønsker kreative forslag fra instituttene, tverrfaglig team kan være et verktøy her. Vi har behov for «igangsettere» på enkelte områder. Videre analyser må gjøres, dette vil da kunne bli et arbeid for faggruppene. Vi tenker oss om igjen når det gjelder etablering av arbeidsgrupper. Fakultetsledelsen ser at de stramme tidsfristene er en utfordring, og skal se på dem på nytt. Justering mellom leveransene for 2015/2016 og 2016/2017 kan være tema i første runde med dialogmøter mellom fakultetsledelse og instituttene i høst. Denne runden har studieporteføljen som tema. Agenda for møtene vil bli sendt ut så snart den er klar. 49/2014 Kvalitet i forskning og kunstnerisk virksomhet Orientering om planer for utlysing av stipendiatstillinger ved prodekan for forskning Fakultetet vil utlyse minst 6 stipendiatstillinger i en åpen utlysingsrunde. I forrige runde var ansvaret for prosessen lagt ned på instituttene, men etter en

7 7 av 9 Fra diskusjonen: evaluering vil man gå tilbake til en fakultetsprosess; det ønskes mer distanse mellom instituttene og prosessen. Stipendiatstillingene vi får fra rektor er i prinsippet 4-årige, men å utlyse de som 3-årige gir flere stillinger - Heller flere komitéer enn én som behandler alle søknadene - Stipendiatene vil ha undervisningserfaring, heller færre 4- årige - Bra med åpen utlysing, det er i seg selv en satsing på bredden Avrunding av saken: Åpen utlysing har noen unntak; fakultetet må ha egen veiledningskompetanse og et fagmiljø stipendiaten naturlig hører til innenfor Vi har tidligere kombinert 4-årige og 3-årige stipendiatstillinger alt etter behovet for undervisning på de aktuelle instituttene. Rammeavtalen, diskusjonsnotat lagt fram av prodekan for utdanning Forlagsavtalen vi hadde med Akademika er sagt opp. Det er mange som savner denne avtalen. Hva gjør vi nå? Fra diskusjonen: -Vi må ha en rammeavtale ellers bruker de ansatte mye tid til å lete etter forlag -Det er mulig å publisere uten rammeavtale (finne andre forlag). Fungerer en rammeavtale som en sovepute? -Det er både positive og negative elementer ved rammeavtaler -Rammeavtale sikrer bredde i forskningen - Det viktigste er å få publisert, og da er rammeavtalen et godt verktøy Adm.leder: -vi er god på nivå 2, kvaliteten har ikke blitt dårligere med rammeavtale -vi må se framover; vi trenger å bli enda bedre på publisering. -nå kommer open access, er rammeavtalen viktig da?

8 8 av 9 -vil et allsidig nok forlag ha avtale med oss? Dekanen oppsummerte: Vi hører pro & contra vedr. rammeavtale. Midler brukt til rammeavtalen kan brukes på å støtte enkeltforskere i anledning publisering, kanskje flere vil publisere da? Vi tar beslutning ganske snart. Skal vi ha en ny avtale må vi uansett utenbys bortsett fra Museumsforlaget (smalt fagområde). Publisering innledning ved dekanen og instituttlederne informerer om: - Hvilke tiltak er hensiktsmessige for å øke publiseringen? (statistikk var sendt ut) Dekanen innledet. Vi begynner nå oppkjøringen mot styringsdialogen med rektor. Han vil utfordre oss på hva vi gjør med de som ikke publiserer eller publiserer lite! HF i UiB og UiO ligger bedre an på statistikken enn vi gjør. At fakultetet skal styrke kvaliteten i forskningen betyr at alle må publisere og de som publiserer lite må publisere mer. Hva har instituttlederne gjort og hvilke planer har de framover? Dersom instituttlederne ikke kjenner til den enkeltes publiseringsaktivitet, kan oversikter skaffes til veie av forskningsseksjonen. Oppsummert tilbakemelding fra instituttlederne: - Økonomiske «gulrøtter» virker for å få de som publiserer lite til å publisere mer (annuum, trykkestøtte) - Gi lite annuum, og større andel resultatmidler for gjennomsnittlig publisering over tre år f.eks. - Overvåke/justere arbeidsplanen til de som publiserer lite, mer undervisningsplikt dersom man ikke oppfyller krav til forskning i stillingen - Viktig å også ha fokus på produksjon i medarbeidersamtalene - Tettere oppfølging av de som produserer lite/ingenting. Gå bak statistikken og se på personen og finn individuelle tiltak. Oppfølgingsplaner - Seminar om hvordan håndtere negative tilbakemeldinger fra tidsskrifter, læring av andres dårlige erfaringer. Publisering som et «kollektiv», noe alle er deltagende i. - Sampublisering, mentorordninger Prodekanen for forskning understreket at nå har vi hatt nok fokus på spissene, nå må vi

9 9 av 9 flytte fokuset til at flere ansatte skal publisere mer. Vi skal se alle, ikke bare spissene. Dekanen avrundet: Det er få som ikke publiserer hos oss, vi har mange som publiserer mye, og mange publikasjoner på nivå 2. Det kan bli enda bedre, og da er viktig med tiltak på tvers, lære av hverandre. 50/2014 YMSE Info fra studentrepresentant Rune Frøhaug om Unicef/Bridge-forelesning Arbeidslivsrelevant.