UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 24/09 Møtedato: 22. juni 2009 Notatdato: 8.juni 2009 Saksbehandler: Kristian Fellkjær REGNSKAP 1. TERTIAL 2009 Vedlagt følger regnskapet for 1. tertial 2009 for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Regnskap og avviksforklaringer er satt opp i henhold til retningslinjer fra universitetsdirektøren. Fakultetet har et regnskapsført resultat på totalt 171,5 mill kr i overskudd, fordelt på: Bevilgningsfinansierte basisvirksomhet på 38,3 mill kr Bidragsfinansierte virksomheten på 130,6 mill kr Oppdragsfinansierte virksomheten på 2,6 mill kr Innledning: MNF har 18 rapporterende enheter (9 institutter og 9 sentre) med et stort spenn i størrelse og aktivitet. Felles for dem alle er behov for kontroll på reelt disponible midler og et aktivt tilsyn fra fakultetsnivået for å sikre kvalitet på budsjetter, regnskap og rapporter. Fakultetet jobber med en felles økonomimodell for å sikre jevn kvalitet for alle enheter og redusert risiko ved skifte av økonomipersonell. Et godt opplegg for å følge bundne midler er et sentralt kriterium for en god modell. På opplæringssiden ønsker vi enda mer fokus på prognoselaging og involvering pluss ansvarliggjøring fra ledelsen i tertialrapportene som leveres. Hovedpunkter: Resultatet for den bevilgningsfinansierte virksomheten viser et regnskapsmessig overskudd på 38,3 mkr pr 30.04.09 og skyldes at fakultetet i 2008 mottok øremerkede midler til bl.a FUNMAT, EMBIO, vitenskapelig utstyr, samt startpakker og småforsk i 2009, der alle kostnadene ikke har påløpt enda. Siden UiO på enhetsnivå ikke har balanseføring, sammenstilling av inntekter og kostnader i samme periode eller periodiserer bevilgninger fra KD så vil disse merinntektene i regnskapet skygge for enhetenes reelle driftsresultat. Korrigerer man resultatet for hva som er bundet opp i fremtidige forpliktelser så har fakultetet et reelt underskudd på 8,6 mkr pr 30.04.09. Prognosen for 2009 viser et regnskapsmessig overskudd på 21,6 mkr, mot 3,7 mkr i overskudd korrigert for fremtidige forpliktelser. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner regnskapet for 1. tertial 2009. Vedlegg: Analyser og kommentarer til regnskapet 1 Analyser og kommentarer Vedlegg til styresak regnskap 1
1. Innledning: MNF har 18 rapporterende enheter (9 institutter og 9 sentre) med et stort spenn i størrelse og aktivitet. Felles for dem alle er behov for kontroll på reelt disponible midler og et aktivt tilsyn fra fakultetsnivået for å sikre kvalitet på budsjetter, regnskap og rapporter. Fakultetet jobber med en felles økonomimodell for å sikre jevn kvalitet for alle enheter og redusert risiko ved skifte av økonomipersonell. Et godt opplegg for å følge bundne midler er et sentralt kriterium for en god modell. På opplæringssiden ønsker vi enda mer fokus på prognoselaging og involvering pluss ansvarliggjøring fra ledelsen i tertialrapportene som leveres. Totalt: -171,5 mkr Bevilgning: -38,3 mkr Bidrag: -130,6 mkr Oppdrag: -2,6 mkr Bundne midler: -46,9 mkr Reelt resultat: 8,6 mkr Bidrag NFR: -75,2 mkr Bidrag øvrige: -55,3 mkr Fig 1, resultat fordelt på virksomheter. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Fakultetet har pr 30.04.09 et regnskapsmessig overskudd på 171,5 mkr, hvor av 133,2 mkr av overskuddet er fordelt på den eksternfinansierte virksomheten (bidrag og oppdrag). Overskuddet skyldes ubrukte midler da det er forsinket aktivitet på flere prosjekter i tillegg til at NFR har overført bevilgningen for 1 tertial. 2. Kommentarer til avvik
2.1 BEVILGNINGSFINANSIERT VIRKSOMHET: UNIVERSITETET I OSLO Tall i tusen kr Rapport res alle enheter Budsjett 1 Regnskap 1 Årsbudsjett 09 Budsjettavvik hittil i år Inntekt Inntekter -326 063-325 004-863 228-1 059 Sum inntekter -326 063-325 004-863 228-1 059 Kostnad Investeringer 8 029 8 530 32 604-500 Lønn 196 430 197 713 554 154-1 284 Andre driftskostnader 80 433 79 861 257 165 572 Avsluttede prosjekter 0 596 0-596 Finansinntekter/kostnader 0 16 0-16 Sum kostnader 284 892 286 716 843 924-1 824 Resultat -41 171-38 289-19 305-2 882 Fig 2: intern regnskapsrapport bevilgning (basisvirksomhet). Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Kommentarer til avvik: (+betyr positivt avvik / - betyr negativt avvik) Inntekter: negativt avvik på 1,0 mkr. Hovedforklaringen er at Farmasøytisk institutt ikke har mottatt 3,0 mkr i midler til avansert vitenskapelig utstyr fra Forskningsadministrativ avdeling og 1,4 mkr fra EMBIO grunnet forsinkelser i utbetalingene. Det negative avviket blir redusert da bl.a. Kjemisk institutt og FERMIO har fått inntekter på basis som skulle vært på prosjekter. Investeringer: negativt avvik på 0,5 mkr. Institutt for teoretisk astrofysikk har et avvik på -0,7 mkr som skyldes at investeringene i datautstyr var budsjettert som andre driftskostnader. IMBV har et avvik på +1,1 mkr pga midler til investeringer i lab og utstyr er budsjettert ut fra en strategisk pott i februar. Det er foreløpig ikke tildelt noe fra denne potten. Totale lønnskostnader: negativt avvik på 1,2 mkr. Av totalavviket er fastlønnsavviket på -26 tkr. Selv om total avviket er lite så er det en god del variasjon mellom enhetene. Kjemisk institutt og Ingap har et negativt avvik på -1,05 mkr som i følge dem selv skyldes prosjektansatte som skulle vært lønnet på prosjekter og blir rettet opp i løpet av mai. En del enheter har positive avvik som skyldes at stipendiater er blitt tilsatt senere enn budsjettert, de regner dog ikke at prognosen endres da det nå er tidlig på året og at det ofte kommer uforutsette kostnader senere. Biologisk institutt og CEES skulle fra 1.1.09 budsjettere og rapportere hver for seg, noe som ikke har gått helt feilfritt. For fastlønn har Biologisk et avvik for fastlønn på +2,8 mkr, mens CEES har et avvik på -2,6 mkr. Budsjettet for CEES må korrigeres før 2. tertial. Institutt for informatikk har et overforbruk av variabel lønn. Informatikk har et større avvik for variabel lønn som skyldes overforbruk på termstuene og eksamen. Andre driftskostnader (herunder indirekte kostnader): positivt avvik 570 mill kr. Institutt for teoretisk astrofysikk har et avvik på +0,7 mkr som skyldes at kostnader for astronomiåret er budsjettert som investeringer men har blitt belastet som andre driftskostnader. IMBV har et negativt avvik på 1,0 mkr for EMBIO og startpakker. Inntekten for disse er allerede mottatt, og antas ikke å gi en prognoseeffekt. Det er også store avvik mellom CEES og BIO som må gjennomgås nøyere. Senter for entreprenørskap har et avvik på -0,7 mkr siden fakturaer fra samarbeidsinstitusjonene har kommet tidligere enn budsjettert. Avviket for indirekte kostnader på +1,4 mkr skyldes at SMN ikke har overført dekningsbidrag til hhv Kjemi og Fysisk institutt. 2.2 BIDRAGSFINASIERT VIRKSOMHET:
Tall i tusen kr. Rapport res alle enheter Budsjett 1 Regnskap 1 Årsbudsjett 09 Budsjettavvik hittil i år Inntekt Inntekter -310 404-287 275-585 831-23 129 Sum inntekter -310 404-287 275-585 831-23 129 Kostnad Investeringer 6 507 8 121 17 016-1 614 Lønn 89 645 87 325 247 170 2 320 Andre driftskostnader 68 949 61 847 230 419 7 102 Avsluttede prosjekter 0-596 0 596 Finansinntekter/kostnader 0 3 0-3 Sum kostnader 165 102 156 700 494 605 8 402 Resultat -145 302-130 575-91 225-14 727 Fig 3: intern regnskapsrapport bidrag. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Budsjett 145,3 mkr Regnskap: 130,6 mkr Avvik: -14.7 mkr Avviket på -14,7 mkr skyldes i hovedsak manglende NFR inntekter pga kontraktsendringer, forsinket fakturering og forsinket hovedutbetalinger til flere SFFer (CMA, CEES, CTCC). For andre bidragsinntekter er det også et stort avvik som ansees å være et periodeavvik. Institutt for geofag står for det største avviket for inntektene og skyldes manglende fakturering på noen store prosjekter. Avviket for andre driftskostnader ligger i hovedsak på Biologisk institutt (inkl CEES) og skyldes manglende fakturering fra leverandører, samt driftskostnader har blitt bokført som investeringer. Årsprognosen for bidrag er det vanskelig å si noe om da ingen vet hvilken effekt konverteringen av de eksisterende prosjektene vil ha for resultatet. 2.3 OPPDRAGSFINANSIERT VIRKSOMHET: Tall i tusen kr. Rapport res alle enheter Budsjett 1 Regnskap 1 Årsbudsjett 09 Budsjettavvik hittil i år Inntekt Inntekter -4 015-3 851-5 654-164 Sum inntekter -4 015-3 851-5 654-164 Kostnad Investeringer 144 145 484-1 Lønn 307 309 747-3 Andre driftskostnader 478 647 1 628-169 Avsluttede prosjekter 0 114 0-114 Sum kostnader 928 1 215 2 858-286 Resultat -3 086-2 636-2 795-450 Fig 4: intern regnskapsrapport oppdrag. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Budsjett: 3,0 mkr Regnskap: 2,6 mkr Avvik: -0,4 mkr Avviket på 0,4 mkr skyldes andre driftskostnader som er påløpt tidligere enn budsjettert, samt oppdragsprosjekter avsluttet i overskudd som er videreført til basis. Prognosen pr 31.12.09 forventes å bli 2,5 mkr i overskudd. Prognosen er nedjustert pga det avsluttede prosjektet og lavere forventede inntekter på ett prosjekt. 3. Kommentarer resultat og prognose for bevilgning
3.1 RESULTAT: Nominelt resultat for bevilgning viser 38,3 mill kr i regnskapsført overskudd. Bundne midler er avregnet pr 1. tertial og fakultetet har en saldo på 46,8 mill kr i bundne midler og består i hovedsak av ubrukte FUNMAT, EMBIO og startpakkemidler. Det hersker usikkerhet rundt resultatet for Biologisk institutt da dette inkluderer resultatet til CEES (SFF et til Nils Chr. Stenseth), et senter som er i en oppbyggingsfase og mottar betydelige midler for tiden. Det har også vært et krav at Biologisk institutt og CEES skulle regnskapsføre og rapportere hver for seg i 2009, det har ikke blitt gjort. En endring kommer i løpet av året siden IMBV og Biologisk institutt sine økonomiavdelinger slår seg sammen fra 1. juni i år. På grunn av at økonomikonsulenten ved Biologisk institutt er sykemeldt så har bundne midler ved Biologisk ikke blitt avregnet pr 1 tertial. Fig 5: oversikt over regnskapsført resultat. Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd) Det regnskapsmessige overskuddet fordeler seg på 29,7 mkr i overskudd for instituttene, 19,5 mkr i overskudd for sentrene og 10,9 mkr i underskudd for fakultetsnivået. Det regnskapsmessige resultatet viser posteringer av inntekter og kostnader uavhengig av om de er opptjent eller ikke og tar ikke hensyn til fordringer eller øremerkede forpliktelser. Resultatet må derfor korrigeres slik at enhetenes reelle driftsresultat blir synliggjort, først da kan en vurdere hvorvidt enhetene bruker mer eller mindre enn rammetildeling tillater. Fig 6: oversikt over reelt resultat. Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd)
Det reelle resultatet (regnskapsmessig resultat korrigert for bundne midler) viser underskudd på 1,8 mkr for instituttene, 4,2 mkr i overskudd for sentrene og 11,5 mkr i underskudd på fakultetsnivået. De alle fleste enhetene har et godt handlingsrom, herav Fysisk institutt som nå ser effektene fra besparelser av driftskostnader og utsatte ansettelser etter avgang. Av enhetene som pr 30.04.09 er i underskudd er det forventet at IMBV og PGP vil gå i balanse i løpet av året. For Biologisk institutt og Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN) er det usikkerhet rundt resultatet da Biologisk sin økonomikonsulent er sykemeldt, mens økonomikonsulenten til SMN er relativt nytilsatt. 3.2 PROGNOSE: Ved utgangen av året regner man med at de budne midlene på basis er redusert til 17,8 mill kr og prognosen viser et forventet reelt overskudd for 2009 på 3,2 mill kr for fakultetet. Det hefter dog flere risikomomenter rundt det forespeilede resultat, det er ennå tidlig på året og det er varierende kunnskaper på enhetene om hvordan man lager en holdbar prognose. Et annet moment er at innføringen av totalregnskapsføring i løpet av 2 tertial vil gi utslag på dekningsbidrag, egenandeler og dermed enhetenes resultat. De fleste enhetene (fig 5) ligger foreløpig an til et lite overskudd pr 31.12.09 og det ser ut til at de skal holde seg innenfor budsjettet sitt. Av enhetene som er i faresonen er institutt for Geofag som har hatt en negativ utvikling de siste årene. Geofag sin prognose for 2009 viser foreløpig at et regnskapsmessig underskudd på 1 mkr, men et underskudd på 2,7 mkr når en korrigerer for øremerkede forpliktelser. Resultatet er det samme som det reelle resultatet for 2008 og kan tyde på at driften er i ferd med å stabilisere seg. Fakultetet har derfor foreløpig ikke satt i gang tiltak ovenfor Geofag. Av tiltak fakultetet har gjort er å bidra med omstillingsstøtte til Kjemisk institutt, pr dags dato ser det ut som om underskuddet er under kontroll da instituttet planlegger å betale ned 2-3 mkr av den utestående gjelden i løpet av 2009. Instituttet rapporterer selv at en av grunnene til at de klarer å spare inn midler er at de har flere ubesatte stillinger, dette tilsier i så fall at instituttet sin normalaktivitet (ingen ubesatte stillinger) ikke vil er tilpasset varig inntektsnivå. Senter for entreprenørskap er en tredje enhet som overvåkes nøye, de har for høye driftskostnader i forhold til studenttall og inntekter fra studieproduksjonen. Oppstartsstøtten til Masterstudiet er brukt opp uten at den har gitt det nødvendige volum på studenter og studiepoeng. Det er også usikkerhet rundt Grunderskolens økonomiske grunnlag og om antall destinasjoner er for høy. Fakultetet vil jobbe sammen med senteret utover 2009 for å sikre et driftsnivå tilpasset inntektene.
Fig 5: oversikt over prognose regnskapsmessig årsresultat og prognose reelt årsresultat pr 31.12.09. Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd) Vi ser tydelig differansen mellom nominelt og reelt resultat på enhetene (blå og rød søyle i fig 7). Fysisk, Informatikk, Kjemisk, IMBV har betydelige øremerkede midler mottatt fra eksterne parter. Det er mindre utslag på de andre enhetene. Fysisk institutt og institutt for informatikk har gode handlingsrom og planlegger å lyse ut flere faste stillinger. Av enhetene som har lite handlingsrom er Kjemisk institutt der alle ledige frie midler går med til å betale ned på underskuddet. Underskuddet på fakultetsnivået skyldes at administrasjonens underskudd fra 2005 på 22,0 mkr opprettholdes i 2009, slik at fakultetet vil ha et planlagt underskudd på 29 mkr i slutten av 2009. (22 mkr pga underskudd fra 2004, pluss 7,0 mkr siden en del av underskuddet til Kjemisk institutt har blitt flyttet over til fakultetsnivået) 4. Usikkerhetsfaktorer
- Totalregnskapsføring: flere enheter rapporterer om usikkerhet knyttet til BOA. Per dags dato finnes det ikke gode nok rapporter eller erfaringsgrunnlag slik at enhetene vet hvordan overheadinntekt og egenandel vil påvirke resultatet, og hvordan det igjen påvirker enhetens handlingsrom. Enhetene har budsjettert etter gammel modell for de eksisterende prosjektene og konverteringen av disse gir stor usikkerhet for hvordan BOA-omleggingen igjen vil påvirke enhetenes resultat. Flere enheter føler også at BOA ikke er skikkelig testet ut, spesielt med tanke på problematikken rundt SFFer hvor det er flere institutter er inn i bildet. BOA er ikke implementert på MN, Institutt for Geofag er utrullingspilot ved fakultetet. - Bundne midler: en stor risiko er at det ikke finnes en måte å skille ut øremerkede forpliktelser i regnskapet, noe som bidrar til å skjule hvordan den enkelte enhet bruker sin tildelte ramme (driftsresultat). Å få et vanntett system for behandling av øremerkede forpliktelser er ett av fokusområdene til fakultetet. Pr dags dato brukes ulike modeller av skyggeregnskap. - Fakturaflyt: to enheter ved MN skiller seg ut ved at de har ekstremt mange inngående fakturaer. Biologisk institutt hadde 3.477 stk i 2008 (stedkode 1521), mens Institutt for molekylær biovitenskap (IMBV stedkode 1520) hadde 5.057 stk i 2008. På grunn av sykdom samt manglende koordinering mellom innkjøp og økonomi har de pr dags dato mange ubehandlede og forfalte fakturaer. På grunn av stor arbeidsbelastning har også mange fakturaer ikke blitt periodisert. Positivt er at fra 1. juni skal økonomiavdelingene ved disse enhetene slås sammen for å danne et større økonomimiljø, og endringer i innkjøpsrutinene ved Biologisk institutt er en av tingene som står i fokus. MN håper at sammenslåingen av økonomienheten bidrar til høyere kvalitet og kompetanse, samt erfaringsdeling. - Implementering av nye systemer: mange nye systemer er i implementeringsfasen (ephorte, innkjøpssystem) og man regner med at dette vil kreve mer ressurser i form av flere tilsatte/merarbeid på andre, noe som vil kunne gå på bekostning av andre prioriteringer. Vedlegg:
Resultat pr enhet for bevilgning Regnskapsrapport for bevilgning detaljert.
HITTIL I ÅR HELÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Årsbudsjett Årsprognose Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor -56 328-56 328 0 0 % -56 328-56 328 0 0 % Bevilgning / bidrag fra KD -242 585-240 468-2 117 1 % -721 900-721 514-386 0 % Bevilgning / bidrag fra andre dept 0 0 0 ikke budsjett 0 0 0 ikke budsjett Bidragsinntekter fra NFR 0-716 716 ikke budsjett 0-180 180 ikke budsjett Andre bidragsinntekter -116-464 349-301 % -673-475 -198 29 % Oppdragsinntekter 0-113 113 ikke budsjett 0-164 164 ikke budsjett Egenandel 2 828 3 259-431 -15 % 6 875 7 909-1 034-15 % Andre inntekter -3 417-3 169-248 7 % -18 292-19 283 991-5 % Dekningsbidrag -26 445-27 004 559-2 % -72 909-74 312 1 403-2 % Sum inntekter -326 063-325 003-1 060 0 % -863 228-864 347 1 121 0 % KOSTNADER Investeringer 8 029 8 530-500 -6 % 32 604 32 974-370 -1 % Fastlønn 134 556 134 582-26 0 % 376 763 378 151-1 388 0 % Variabel lønn 5 164 5 802-638 -12 % 19 828 20 126-298 -2 % Feriepenger 17 298 17 824-526 -3 % 48 765 49 001-236 0 % Sosiale kostnader 40 949 41 025-76 0 % 119 710 120 198-488 0 % Offentlige refusjoner -707-658 -50 7 % -7 206-7 206 0 0 % Frikjøp basisdrift -83 227-310 374 % 512 512 0 0 % Frikjøp prosjekter -748-1 125 377-50 % -4 284-6 676 2 392-56 % Andre lønnskostnader 0 35-35 -7417 % 65 69-4 -6 % Sum lønn 196 430 197 713-1 284-1 % 554 154 554 176-22 0 % Intern husleie 51 578 51 575 3 0 % 154 734 154 734 0 0 % Indirekte kostnader 2 527 1 190 1 337 53 % 7 684 7 134 550 7 % Andre driftskostnader 26 328 27 095-767 -3 % 94 747 93 681 1 066 1 % Sum kostnader (inkl invest.) 284 892 286 104-1 212 0 % 843 924 842 700 1 224 0 % Finanskostnader/inntekter 0 16-16 ikke budsjett 0 10-10 ikke budsjett Avsluttede prosjekter 0 596-596 ikke budsjett 0 574-574 ikke budsjett Resultat -41 171-38 288-2 884 7 % -19 305-21 063 1 759-9 % Utsatt aktivitet 0 46 877-46 877 ikke budsjett 0 17 850-17 850 ikke budsjett Reelt resultat -41 171 8 589-49 761 121 % -19 305-3 213-16 091 83 %