ADMINISTRASJONSHÅNDBOK OG KVALITETSSTYRINGSSYSTEM
12.05.03 Side: 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING HISTORIKK PRESENTASJON AV REEF SYSTEMS AS FORRETNINGSIDÉ FORRETNINGSFILOSOFI KUNDEFOKUS KVALITETS- OG MILJØPOLITIKK 3. REFERANSER 4. DEFINISJONER 5. KVALITETSSYSTEMET
3 HISTORIKK Mange års forskning har påvist skadelige påvirkninger på det globale havmiljøet, både av klima- og strømendringer i havet samt menneskelige inngrep. Resultatet er nedbryting av rev, plantevekst på havbunnen, og fare for erosjon i sjøen og på land. Dette reduserer oppvekstvilkår for yngel, fisk og skalldyr. De siste 10 år er det globalt brukt enorme ressurser for å motvirke skadevirkningene ved å utplassere kunstige rev på sjøbunnen. Flere prosjekter er utført i Østen, rundt Middelhavet, i Mellom Amerika og i Syd Afrika. Med et økende behov for forskning på området, er resultatene av forsøkene sammenfattet i blant annet ICES Journal of Marine Science. EU har de siste år brukt nærmere 2 milliarder kroner på lignende tiltak. Det er opprettet egne prosjektgrupper med forskere fra de fleste medlemsland, og det avholdes en verdenskonferanse hvert 4. år for å utveksle erfaringer i forbindelse med påvirkning på oppvekstvilkår for fisk, skalldyr og erosjonshindrende tiltak ved utplassering av kunstige rev. Danmark alene har bruket ca. 150 millioner kroner årlig på erosjonshindrende tiltak PRESENTASJON AV SELSKAPET Sverre Meisingset/BS Produkter var idéskaperen til produkter som skal forbedre oppvekstvilkårene for fisk og skalldyr på sjø og havbunnen og å motvirke erosjon. Produktene er registrert i patent NO 310901 eller designbeskyttet. I 2002 ble selskapet Reef Systems AS etablert for videreutvikling av produktene, etablering av samarbeide med nasjonale og internasjonale fagmiljøer og brukergrupper, samt markedsføring og salg av produktene. Våren 2003 inngikk selskapet en avtale med Statoil ASA avd. I&K på forretningsutvikling. I samarbeide med nasjonale faginstitusjoner som SINTEF avd. havbruk og fiskeri og Norsk Inst. for naturforskning, supplert med informasjon fra brukergrupper og andre institusjoner, har Reef Systems AS foretatt et prøveprosjekt i Risør Nå i år 2003 arbeides det med å etablere et storskalaforsøk i Hammerfest, i samarbeide med Hammerfest kommune, Hammerfest Fiskerlag SINTEF, Fiskeriforskning i Tromsø, Høgskolen i Finnmark, og Barents Natur/Energi for å skape praktisk erfaring og kunnskap med kultivering av sjø- og havbunnen. FORRETNINGSIDÉ Selskapet er i utgangspunkt et prosjekt- og salgsselskap med fokus på: høy faglig egenkompetanse på produktutvikling, prosjektledelse og salg etablering av nære samarbeidsrelasjoner med nasjonale og internasjonale fagmiljøer og brukergrupper å tilby produkter av høy kvalitet med hensyn til formål, effektivitet, funksjonalitet og miljø samarbeide med høyt kvalifiserte leverandører kvalitetssikring i.h.t. fastsatte standarder på alle nivåer prosjekt- og produktutvikling i.h.t. markedenes krav og behov
FORRETNINGSFILOSOFI Selskapet skal til en hver tid være en pådriver for å utvikle fagkompetanse innen eget forretningsområde samt: samarbeide med ledende kompetanseinstitusjoner i inn- og utland skal vektlegges. selskapet skal gradvis utvikle seg til å bli en internasjonal og attraktiv aktør. ved internasjonal satsing, skal dette søkes oppnådd via nasjonale/regionale partnere regulert via avtaler som samarbeids-, medeierskap eller ventureavtaler. i tillegg til patent NO 310901 skal produktene ved den internasjonale satsingen sikres via avtaler og designbeskyttelse. videre skal alle samarbeidspartnere som blir godkjent for salg av produktene ha en bred faglig bakgrunn. målsettingen er at all utsetting og montering av produkter skal dokumenteres foruten å tilby markedene kommersielle gode produkter, skal selskapet besitte en ledende og veiledende fagkompetanse på området. KUNDEFOKUS Selskapet vil til en hver tid søke samarbeide med å dekke kundens ønsker og behov for at produktene skaper forventet resultat med investeringen. Dette skal løses i dialog med kunden og om nødvendig med hjelp av intern eller ekstern faglig bistand. All handtering av varer og tjenester skal gjennomføres i henhold til omforente avtaler på en rask, tillitsvekkende og trygg måte. Selskapets virksomhet skal ha hovedfokus på kundens krav og behov med hensyn til produktenes bruksområder krav til produktenes effektivitet og funksjonalitet kvalitet og utvikling prosjektering, leveringsbetingelser og punktlighet i effektuering KVALITETS- OG MILJØPOLITIKK Selskapets drift og produkter skal til enhver tid tilfredstille gjeldende lover og forskrifter for all virksomhet og på alle nivåer samt: ivareta, og om mulig forbedre indre og ytre miljøer i selskapets virksomhetsområder etablere og vedlikeholde kvalitetssystemer basert på gjeldende standarder og kundenes krav aktivt å kommunisere selskapets kvalitets- og miljøpolitikk i alle ledd av virksomheten, og å føre kontroll med at målsetningene blir forstått og fulgt Tønsberg 5.06.2003 sign. Knut Kallum Styrets formann
5 ORGANISASJONS- OG FUNKSJONSPLAN Styret Nr. 100 Daglig leder *Produksjonsansvarlig Nr. 110 Kontormedarbeider* Nr. 180 *Markeds- og salgsansvarlig Nr. 120 Nr. 200 *Regnskap *Kvalitetsansvarlig Nr. 140 *Prosjektansvarlig Nr. 160 *) Arbeidsomfanget avgjør om flere funksjoner inngår i en og samme stilling..
12.05.03 Side: 6 av 11 2. REFERANSER Prosedyrene er utformet med henblikk på å kvalitetssikre de tjenester som ytes kundene, gjeldende lover og forskrifter samt selskapets mål og praksis. Generelt Kvalitetssystemet kan brukes av interne og eksterne parter, inkludert sertifiseringsorganer, for å bedømme organisasjonens evne til å oppfylle kundenes krav, lovbestemte krav så vel som organisasjonens egne krav. Prosesstankegang For at organisasjonen skal fungere effektivt er systemet bygget opp for å identifisere og styre et antall sammenkoblede aktiviteter. Resultatet fra en prosess skal danne grunnlaget til den neste prosess. Prosesstankegangen i systemet skal vektlegge betydningen av a) å forstå og oppfylle krav, b) behovet for å betrakte prosesser i form av merverdi, c) å oppnå resultater i form av prosessytelse og virkning, og d) kontinuerlig forbedring av prosessene basert på objektive målinger. Metodikk: Planlegge: Etablere målene og prosessene som er nødvendige for å levere resultater i henhold til kundenes krav og organisasjonens politikk. Gjennomføre: Iverksette prosessene. Kontroller: Reagere: Overvåke og måle prosesser og produkter mot politikk, mål og krav til produktene, og å rapportere resultatene. Iverksette tiltak for kontinuerlig å forbedre prosessytelse. Ledelsens ansvar Ressursstyring Realisering av produkt Måling, analyse og forbedring Ledelsens ansvar.
12.05.03 Side: 7 av 11 3. TERMER OG DEFINISJONER Dokumentert prosedyre betyr at prosedyren er etablert, dokumentert, iverksatt og holdes ved like Leverandør Organisasjon Produkt Prosess Ressurser Revisjon Verifisere Underleverandør Leverandør I standarden er betydningen av termen produkt bare det produkt som er ment for eller krevd av kunden. Termen produkt kan også bety tjeneste. En aktivitet som bruker ressurser, og som styres for å omforme tilført grunnlag til resultater. Begrepet gjelder bl.a. prosesser for ledelsens aktiviteter, anskaffelse av ressurser, realisering av produkt og måling. Ressurser kan bestå av menneskelig-, økonomisk eller teknisk art, som gjør det mulig å imøtekomme kundekrav med hensyn til det endelige produkt. Ressurser omfatter likeledes infrastruktur og arbeidsmiljø. Gjennomgåelse, gransking eller kontroll at produktet er i overensstemmelse med spesifiserte krav. Bekrefte riktigheten; stadfeste; godkjenne. 4. SYSTEM FOR KVALITETSSTYRING GENERELLE KRAV Organisasjonen skal etablere, dokumentere, iverksette, styre og holde vedlike et system, og kontinuerlig og systematisk kartlegge dets effektivitet i henhold til denne standarden. Når organisasjonen velger å sette bort en prosess som påvirker produktets overensstemmelse med krav, skal organisasjonen sørge for kontroll med slike prosesser. Kontroll med prosesser som settes bort, skal identifiseres i systemet for kvalitetsstyring.
12.05.03 Side: 8 av 11 KRAV TIL DOKUMENTASJON Dokumentasjonen for systemet for kvalitetsstyring omfatter kvalitetspolitikk og mål, kvalitetshåndbok, dokumenterte prosedyrer, dokumenter som organisasjonen trenger for effektiv drift og kontroll med sine prosesser, og registreringer som kreves i standarden. KVALITETSHÅNDBOK Kvalitetsstyringssystem DEL-A og DEL-B Kvalitetshåndboken viser omfanget av systemet for kvalitetsstyring og eventuelle utelatelser, referanser til dokumenterte prosedyrer og henvisning til gjensidige påvirkninger mellom prosessene i systemet. Kvalitetsstyringssystem KVALITETSHÅNDBOK DEL-A KONTROLL MED DOKUMENTER OG DATA En dokumentert prosedyre er etablert for å fastsette styringen som er nødvendig for å godkjenne at dokumenter er tilstrekkelig gjennomarbeidet før de utgis, at disse er lett identifiserbare, at endringer i gjeldende utgave fremgår og at dokumenter fra eksterne kilder identifiseres og at deres distribusjon er under kontroll. Prosedyren skal forhindre at foreldet dokumenter er i omløp. Prosedyre 607 - Dokument og datastyring Stillingsinstruks Kvalitetssikringsleder KONTROLL MED REGISTRERINGER Det er etablert et system for oppbevaring av registreringer som bevis på overensstemmelse med krav og effektiv bruk av systemet for kvalitetsstyring. Registreringer skal være lesbare, lette å identifisere og finne igjen. Det er fastsatt rutiner for identifisering, lagring, beskyttelse, oppbevaringstid og disponering av registreringer. Prosedyre 606 - Registreringer
12.05.03 Side: 9 av 11 5. LEDELSENS ANSVAR OG FORPLIKTELSER Ledelsen skal sørge for at systemet for kvalitetsstyring brukes, videreutvikles og kommunisere betydningen av at organisasjonen oppfyller krav fra kunder så vel som krav i lover og forskrifter. Ledelsen skal foreta gjennomgåelser av kvalitetspolitikk og mål, at systemet for kvalitetsstyring er effektivt og sørge for at ressurser er tilgjengelige. KUNDEFOKUS Ledelsen skal sørge for at kundens krav blir fastlagt og oppfylt med siktemålet å forbedre kundetilfredsheten. KVALITETSPOLITIKK Ledelsen er pålagt å utforme en kvalitetspolitikk som egner seg for organisasjonens formål, omfatter en forpliktelse til å oppfylle krav og kontinuerlig forbedre systemet for kvalitetsstyring, og at dette tjener som et rammeverk for gjennomgåelse av kvalitetsmålene. KVALITETSMÅL Ledelsen skal sørge for at kvalitetsmål, inkludert de som er nødvendige for å oppfylle krav til produktet, etableres for aktuelle funksjoner og nivåer i organisasjonen. Kvalitetsmålene skal være målbare og forenlige med kvalitetspolitikken. ORGANISASJON Styret Stillingsinstruks 100 Daglig leder Ansvar, myndighet og samarbeidsforhold er fastlagt og dokumentert for alle arbeidstakere i organisasjonen. Alle arbeidstakere er i stillingsinstruksen forpliktet til å medvirke til organisasjonens kvalitetsstyrings- og HMS-system etterleves, forbedres og videreutvikles. Organisasjonsplanen Prosedyre 504 Stillingsinstruks Stillingsinstruks 100 Daglig leder Stillingsinstruks 140 - Kvalitetsansvarlig
12.05.03 Side: 10 av 11 LEDELSENS GJENNOMGÅELSE Kvalitetsstyringssystemet skal gjennomgås av ledelsen ved behov, dog minst to ganger årlig, for å påse at dette til enhver tid er effektivt, hensiktsmessig og tilstrekkelig for å tilfredstille kundenes krav og organisasjonens uttalte kvalitetspolitikk- og mål. Styret Stillingsinstruks 100 Daglig leder Prosedyre 603 Interne kvalitetsrevisjoner Stillingsinstruks 140 Kvalitetsansvarlig 6. ORGANISASJONENS KVALITETSSIKRINGSSYSTEM DEL B HAR FØLGENDE HOVEDINNDELING: Kap. 3 INNKJØP OG LEVERING Prosedyrene er å sikre at selskapet har pålitelige, solide og faglig høyt kvalifiserte leverandører og solide og fornøyde kunder. Videre å sikre at organisasjonen har en etablert prosedyre, ressurser, kvalifikasjoner og kapasitet før kontrakt eller tilbud/ordre sendes eller aksepteres. Prosedyre 301 Leverandørvurdering Formular 302 A Leverandørvurdering Prosedyre 303 Kundevurdering Formular 304 A Kundevurdering Prosedyre 305 Kontraktgjennomgåelse Prosedyre 306 Innkjøp Kap. 4 PRODUKSJON Organisere til en effektiv markedsdekning for utvikling og salg av organisasjonen sine varer og tjenester til de til en hver tid definerte markeder samt å påse vareflyt, levering og montering gjennomføres på en kontrollerbar, effektiv og kostnadsbesparende måte. Prosedyre 401 Marked og salg Prosedyre 402 Bestilling Prosedyre 403 Logistikk Prosedyre 403 Montering Prosedyre 405 Utplassering Prosedyre 406 Ettermarked
12.05.03 Side: 11 av 11 Kap. 5 PERSONAL Formålet er å skape utviklende og sikre arbeidsmiljøet der alle offentlige bestemmelser og HMS følges med høy innlevelse for den enkelte arbeidstaker. Videre å gi en klar beskrivelse av hvilket ansvar og myndighet den enkelte arbeidstaker har i forhold til sin stilling i organisasjonen samt å gi ansatte en nødvendig grunnopplæring i forhold til de arbeidsoppgaver disse skal utføre i selskapet, og ved nødvendig etterutdannelse å sørge for oppdatering av kvalifikasjoner hos de ansatte. Prosedyre 501 Ansettelse Formular 503 A Arbeidsavtale Prosedyre 504 Stillingsinstruks Prosedyre 505 Opplæring Kap. 6. ADMINISTRATIVE FUNKSJONER Formålet er til en hver tid å ha sikre rutiner til å forvalte all informasjon som bedriften er forpliktet til, eller av hensiktmessige årsaker er riktig å registrere og oppbevare til intern bruk eller for andre. Prosedyrene skal ivareta behov for å unngå at annen uønsket situasjon oppstår, det være seg interne eller eksterne forhold. Avvik omfatter kundeklager, leverte tjenester, produkter, interne og eksterne arbeidsrutiner som påvirker organisasjonens eller arbeidstakerens mulighet til å oppfylle spesifiserte krav. Videre å sikre at alle dokumenter i kvalitetssystemet registreres og innlemmes i «Kvalitetssystem Manualen» og at alle data, registreringer, dokumenter o.l., elektronisk eller på papir av betydning, tas vare på. Prosedyre 601 Interne rutiner Prosedyre 602 Avvik/korrigert/forebyggende tiltak Prosedyre 603 Interne kvalitetsrevisjon Prosedyre 606 Registreringer Prosedyre 607 Dokument og datastyring.