MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 29. november 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Like dokumenter
MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 6. september 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 8. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 7. juni 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 8. juni 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 13. februar 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 30. mars 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 12. april 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 28. november 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Onsdag 18. april 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 26. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 6. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 5. september 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 18. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 20. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 23. oktober 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

REFERATSAKER TIL MØTE I KOMMUNESTYRET I GRAN KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 7. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 9. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 3. september 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 6. september 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Fredag 29. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 22. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 14. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 25. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 3. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 10. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 11. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 27. november 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 20. august 2019 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 1. desember 2014 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Tirsdag 20. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 12. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Fredag 30. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 30. november 2017 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Fredag 2. november 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 24. oktober 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 11. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl til 1440.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 17. februar 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 26. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 19. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 29. oktober 2018 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 12. juni 2019 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Torsdag 19. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 12. oktober 2017 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 21. januar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 27. mars 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 2. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 12. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl til 1415.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 18. juni 2012 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl til 1500.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 13. juni 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 16. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl til 1445.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Torsdag 17. februar 2011 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I ØSTRE TOTEN KOMMUNE. Tirsdag 20. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i Østre Toten rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 29. mai 2017 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 1. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 9. mai 2014 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 12. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 7. mars 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Tirsdag 22. april 2008 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Torsdag 28. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 15. februar 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 10. september 2018 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Mandag 6. februar 2017 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Fredag 22. september 2017 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Fredag 23. juni 2017 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 5. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 10. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 31. januar 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Mandag 8. februar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 25. april 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Torsdag 22. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Tirsdag 22. november 2016 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 12. desember 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 20. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GJØVIK KOMMUNE. Torsdag 30. august 2018 holdt kontrollutvalget møte i Gjøvik rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 18. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 30. november 2015 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 16. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl.

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 24. september 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 19. januar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 21. juni 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 18. april 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 11. juni 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE. Mandag 18. april 2017 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript:

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 29. november 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl. 0900 1515. Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Heidi Granli Højfeldt (Ap) Som varamedlem møtte: Reidun Ramse Sørensen (Ap), første vara Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 43-47), fagansvarlig/forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (43-46) og forvaltningsrevisor Anne Live Jensvoll (sakene 43-47). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 53 og 49. Til behandling: SAK NR. 42/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 06.09.13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.09.13 godkjennes. SAK NR. 43/2013 REVISJONSRAPPORT: KOMMUNENS PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN Innlandet Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Anne Live Jensvoll presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Daglig leder Bjørg Hagen 1

og fagansvarlig/forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud supplerte presentasjonen. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Kommunen har skriftlige rutiner for postbehandling, journalføring og arkivlegging, men rutinene tar ikke opp f.eks. hvilke interne dokumenter som skal på postlista eller hvilke e-poster som skal journalføres Revisjonen har merknader til rutinehåndbokas føringer for bruk av offentlighetsloven 5 og bruk av begrepet «gradering» Kommunen har ikke skriftlige rutiner for saksbehandleres behandling av innsynskrav Kommunen har i hovedsak behandlet de innsynskrav undersøkelsen omfatter uten ugrunnet opphold Kommunen oppgir ikke fullstendig hjemmel for avslag på innsyn og informerer ikke om klagerett Gjennomgangen av kommunens bruk av offentlighetsloven 13, 14 og 15 jf. 16 avdekker enkelte feil Kommunen synes å ha vilje til å praktisere meroffentlighet 2. Med bakgrunn i revisjonsrapporten ber kommunestyret rådmannen om å: Tydeliggjøre i post- og arkivrutinen hvilke eposter og hvilke interne dokumenter som skal journalføres etter arkivforskriften 2-6, samt vurdere om journalen/postlista er i tråd med arkivforskriften når det gjelder interne dokumenter. Gå gjennom rutinen knyttet til bruk av hjemmelen i offentlighetsloven 5 for å sikre at denne blir i tråd med offentlighetsloven. Lage interne rutiner/veiledninger som sikrer at saksbehandler foretar den konkrete vurderingen som skal gjøres etter offentlighetsloven når de skal behandle innsynskrav og følger offentlighetslovens saksbehandlingsregler for slike krav. Gjennomgå hvert saksområde for å se nærmere på bruk av unntakshjemler. Vurdere å lage maler for avslag på innsyn som sikrer at det blir gitt fullstendig hjemmelshenvisning for avslaget, at informasjon om klagerett og klagefrist blir gitt samt at det framgår om merinnsyn er vurdert. Informere publikum om at det kan kreves innsyn i dokumenter som på postlista er merket «unntatt offentlighet», men at slike krav vil bli vurdert av 2

saksbehandler og at det kan være forhold som gjør at dokumentet helt eller delvis vil bli unntatt for innsyn. Presisere rutinen for håndtering av innsynskrav i dokumenter som er merket unntatt offentlighet slik at det tydeligere framkommer at kommunetorget selv videresender henvendelsen til den som skal behandle kravet. Endre kommunes praksis med å bruke offentlighetslovens 13 som hjemmel for å unnta fra offentlighet et dokument som bare inneholder personnummer som kan unntas, til å bruke offentlighetslovens 26. Vurdere å unngå bruken av uttrykket gradering av dokumenter i kommunens rutinebeskrivelser. 3. Kontrollutvalget bes om å følge opp revisjonsrapporten og kommunestyrets vedtak i saken senest i løpet av 2. halvår 2014. SAK NR. 44/2013 STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET NAV HADELAND Innlandet Revisjon IKS orienterte om status og fremdrift for prosjektet. Det ble opplyst at prosjektet er i sluttfasen og at utkast til rapport vil bli oversendt rådmannen til uttalelse før jul. Revisjonsrapporten legges frem til behandling i kontrollutvalgets første møte i 2014. 1. Informasjon om status for forvaltningsrevisjonsprosjektet NAV Hadeland tas til orientering. 2. Det tas til orientering at det, parallelt med avslutningen av forvaltningsrevisjonsprosjektet, utarbeides en prosjektplan for et mulig oppfølgingsprosjekt med fokus på brukerne/brukerperspektivet. SAK NR. 45/2013 TERTIALRAPPORT 2/2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Tertialrapport 2/2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

SAK NR. 46/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 OG ENDRING AV OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2014 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunestyret har vedtatt en budsjettramme for kontrollutvalgets virksomhet for 2014 på totalt 1 201 000 kroner, og at dette er 232 000 kroner mindre enn kontrollutvalgets eget forslag til budsjett. 2. Som følge av reduksjon i budsjettrammen for 2014 inngås justert avtale med Innlandet Revisjon IKS der følgende endring er innarbeidet: Bestilte revisjonstjenester (mindre undersøkelser, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) reduseres med 232 000 kroner, fra kr. 506 000 til ca. 274 000 kroner. Dette innebærer at oppdragsavtalen totalt sett reduseres fra 1 134 000 kroner til 902 000 kroner. SAK NR. 47/2013 SAMMENLIGNING ( BENCHMARKING ) AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen presenterte sammenligningen og svarte på spørsmål. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2012 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for sammenlignbare kommuner. SAK NR. 48/2013 KOMMUNENS BUDSJETTPROSESS OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAK 39/2013 Følgende dokumenter (som var vedlagt sakspapirene) ble gjennomgått og drøftet i møtet: 1. E-post fra rådmannen 28. oktober 2013 til kontrollutvalgets leder 2. Budsjett og økonomiplan 2014-2017 Rådmannens forslag 24sept tekstdel 3. Budsjett og økonomiplan 2014-2017 Rådmannens forslag 24sept oppsummering driftsbudsjett 4. Budsjett og økonomiplan 2014-2017 Rådmannens forslag 23okt oppsummering driftsbudsjett Kontrollutvalget konstaterer at rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan for 2014-2017, datert 24/9-13, ikke er i balanse. 4

Dette skyldes for det første regnefeil i renter og avdrag som senere er korrigert. Videre fremgår av budsjettforslagets tekstdel at det er betydelige kostnader innenfor helse og omsorg og forventning om betydelig økning av pensjonskostnadene som det, ifølge rådmannens forslag, «ikke har vært mulig å få tatt hensyn til». For Helse og omsorg er det ikke tallfestet hvor mye som ikke er hensyntatt, men for pensjon skriver rådmannen at økningen er 5 millioner kroner i 2014 og ytterligere 5 millioner fra 2015. Dette innebærer at betydelige kostnader som er beskrevet i tekstdelen ikke er tatt med i talldelen i rådmannens forslag. I sin orientering til kontrollutvalget i forrige møte (6/9-13) la rådmannen vekt på at budsjettprosessen når var endret, og at «rådmannen utarbeider et helhetlig forslag til saldert budsjett som legges frem for ordfører». På bakgrunn av dette inviteres rådmannen til neste møte for å orientere om hvordan rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan for 2014-2017 forholder seg til de premissene som rådmannen presenterte for kontrollutvalget 6/9-13. Det bes videre om en orientering om hvordan usikkerhet håndteres i budsjettsammenheng, og forholdet til kommunelovens krav om at årsbudsjettet skal være realistisk. SAK NR. 49/2013 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS SELSKAPENES ÅRSRAPPORTERING FOR 2012 Reidun Ramse Sørensen stilte spørsmål om egen habilitet i saken på grunn av sitt verv som personlig vara for styreleder i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. Kontrollutvalget besluttet enstemmig at forholdet medførte inhabilitet. Reidun Ramse Sørensen fratrådte møtet under behandlingen av saken. 1. Kontrollutvalget har gått gjennom årsrapporteringen fra Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS for 2012 og konstaterer at selskapene har en tilnærmet minimumsløsning i forhold til regelverket. 2. Med bakgrunn i at selskapene er 100 % offentlig eid vil kontrollutvalget fortsatt oppfordre til at man arbeider med å videreutvikle årsrapporteringen slik at den blir mer informativ. 3. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en uenighet mellom kontrollutvalgene og selskapene om hvorvidt årsberetningene tilfredsstiller kravene i regnskapsloven. Forholdet er bl.a. omtalt slik i revisjonsrapporten: 5

Bortsett fra et par år der det er gitt kommentarer til spesielle forhold, er det ikke gitt noen vurdering av den økonomiske utviklingen i selskapenes årsrapportering. Etter vår oppfatning kan derfor ikke årsberetningene sies å oppfylle kravene i regnskapsloven om at det skal gis en rettvisende oversikt over utviklingen, og at denne skal bygge på en «fyllestgjørende analyse av utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling». Selskapene har ikke begrunnet sin uenighet, ut over at man sier man er uenig. Kontrollutvalget forutsetter at dette er underlagt grundig vurdering i selskapene. Dersom det foreligger en begrunnelse ber kontrollutvalget om få oversendt denne. SAK NR. 50/2013 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST 2013 1. Forbrukerrådets kommunetest for 2013 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Gran kommune er rangert nr. 6. i Oppland fylke og nr. 63 i landet. SAK NR. 51/2013 MØTEPLAN 2014 Møteplan for kontrollutvalget for 2014 fastsettes slik: Fredag 07.02.14 kl. 0900 Fredag 21.03.14 kl. 0900 Tirsdag 06.05.14 kl. 0900 Fredag 06.06.14 kl. 0900 Fredag 05.09.14 kl. 0900 Fredag 28.11.14 kl. 0900 SAK NR. 52/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2013 for kontrollutvalget 2. Diverse avisartikler 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 6

SAK NR. 53/2013 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Saken ble enstemmig satt på sakslisten. Harald Westby orienterte om to mottatte henvendelser til kontrollutvalget vedrørende: 1. Kommunens kjøp og salg av Centrumsgården i Brandbu 2. Avtale mellom Gran kommune og Carlsen Eiendom AS om leie av lokaler i Centrumsgården i f.m. Gran bibliotek, avd. Brandbu 1. Sekretær bes om å innhente historiske opplysninger om kommunens kjøp og salg av Centrumsgården i Brandbu til neste møte. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om innkjøpsprosessen i forbindelse med leie av lokaler i Centrumsgården til biblioteket på Brandbu og inngått avtale mellom Gran kommune og Carlsen Eiendom AS. Gran, 29. november 2013. Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 29. november 2013. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 7

NESTE MØTE Dato: FREDAG 7. FEBRUAR 2014 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Revisjonsrapport: NAV Hadeland Vurdering av oppfølgingsprosjekt - NAV Hadeland Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012-2015 Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 Møteplan for 2014: Fredag 07.02.14 kl. 0900 Fredag 21.03.14 kl. 0900 Tirsdag 06.05.14 kl. 0900 Fredag 06.06.14 kl. 0900 Fredag 05.09.14 kl. 0900 Fredag 28.11.14 kl. 0900 Oppfølging av KU-sak 48/13 budsjettprosess rådmannen inviteres Oppfølging av KU-sak 53/13 leieavtale bibliotek rådmannen inviteres Saker til oppfølging senere: Internkontroll: Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (ku-sak 40/13) Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: NAV Hadeland (fellesprosjekt m/kontrollutvalget i Lunner kommune) 8