BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 1 Skjerming g tilgangsgrupper Versjn/dat fr revisjn: 25.09.2014 P360-klient: Outlk g web Utarbeidet av: Mnica Narum Dat: 25.09.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dkumentsenteret Frmålet til veiledningen: Målgruppe: Innhld: Saksflyt: Andre relevante brukerveiledninger: Utdypende pplysninger: Gi en gd frståelse fr hva det innebærer at vi sm statlig institusjn er underlagt lver g regler fr å unnta ne fra ffentlighet, g hvrdan man ivaretar det i prduksjn i P360 Alle brukere Beskriver hva g hvrdan man unntar ne fra ffentligheten jfr. lv g hvrdan man skjermer ne internt via tilgangsgrupper Ingen Ingen Alle trenger å være klar ver hvrfr g hvrdan man skjermer ne i P360, da man sm ffentlig ansatt er underlagt lver g regler man er pålagt å følge Brukerveiledning følger på neste side
1 Skjerming g tilgangsgrupper Vi benytter ss av betegnelsen skjerming når vi snakker m å unnta ne fra ffentligheten g/eller internt i rganisasjnen. Det er grunn til å være bs med tanke på skjerming når man har med følgende type saker å gjøre; Patentsaker Oppdragsfrskning sm ppdragsgiver har bedt m skal være unntatt ffentlighet Persnalmapper Studentmapper Dktrgradsmapper Klage fra studenter på karakter i et fag Relegasjn/juks/fusk Innkjøp/anbud Rekruttering/utlysing Sm ffentlige ansatte ved NMBU er vi underlagt taushetsplikt gså internt! Ved frespørsel m innsyn, vil det bli vurdert m det kan gis innsyn i sin helhet, eller m man skal hlde tilbake det sm er sensitivt fr så å gi ut resten av innhldet i dkumentet. Arkivet jbber på team med saksansvarlig i slike sammenhenger. Det er ingen arv av rettigheter nivåene imellm (fra prsjekt til sak g til dkumenter). Skjermer man på ett nivå, arves ikke det i øvrige nivåer! Man må skjerme i hvert registreringsvindu ved sensitivt innhld. Unntatt ffentlighet Det sm skal unntas fra ffentlighet skal være hjemlet i lv! Fr å benytte deg av «Unntatt ffentlighet» med det frmål å skjerme ne fra ffentligheten, må du henvise til lv g paragraf sm viser hvilken hjemmel i henhld til lv du har lent deg på fr å kunne unnta det fra ffentlig innsyn. Gjelder det skjerming av persnhensyn, skal alt sm innehlder persnsensitive pplysninger skjermes. Ytre fakta sm fr eksempel lønnsplassering, arbeidsavtale, studiefrhld, permisjner (uten persnlig sensitiv infrmasjn) er ffentlig infrmasjn, men ingenting av dette blir allikevel gitt ut ukritisk til presse eller andre.
Unntatt ffentlighet i P360 Her har vi klikket på linjen fr valg av m saken skal være ffentlig eller ikke, g valgt unntatt ffentlighet Da får du pp et nytt felt «Paragraf» hvr du må henvise til hvilken lvhjemmel du har lent deg på fr å unnta saken fra ffentlighet (eller dkumentet m det er det det gjelder). Klikker du på feltet, vil du få pp en lang liste av valgmuligheter. Mange av disse har veiledende tekst g bidrar til å finne riktig lv g paragraf, men spør arkivet dersm du er usikker g står fast! I brukerveiledningene fr P360 merket med lilla g tallet 3, vil det være ppgitt hvilken tilgangskde g paragraf sm skal benyttes i de enkelte tilfellene. Saksdkumenter i en skjermet sak, skjermes hvedsakelig tilsvarende sakens skjerming. En ffentlig g åpen sak kan allikevel ha skjermede dkumenter. Det finnes flere veiledninger sm har egen beskrivelse fr hvrdan vi skjermer de bestemte dkumentene, g evt. hva sm skjermes i hvilke saker. Dette gjelder blant annet tilsettingssaker, patentsaker, persnalmapper m.fl. Skjerming av ekstern avsender/mttaker OBS! Er dkumentet unntatt ffentlighet, må du huske på å klikke i ruten fr «Avskjerm eksterne kntakter» til høyre fr «Tilgangskde»-feltet, ellers vil alle se hvem det gjelder! Man må ha valgt tilgangskde «Unntatt ffentlighet» før man får pp ruten fr avskjerming av kntakt. Gjør det samtidig sm du er på linjenivået g skjermer saksdkumentet så er det enklere å huske!
Dersm tittelen innehlder sensitiv infrmasjn g det må den gjerne gjøre bare man har skjermet gdt internt g unntatt det fra ffentlighet så skal man velge en annen dkumenttittel sm vil kmme ut på ffentlig jurnal. Dette gjør man ved å klikke i feltet «Valg fr ffentlig tittel» g velge «Skriv inn ffentlig tittel manuelt» Man får da pp et nytt felt fr utfylling av ffentlig tittel. Det er denne sm kmmer på ffentlig jurnal.
Skjerming internt - tilgangsgrupper Vi har mulighet til å skjerme internt gså uten at det er unntatt ffentlighet. Skjermingsalternativene (tilpasset deg sm bruker der du er ansatt) finner du i registreringsbildet innunder «Tilgangsgruppe». De fleste tilgangsgrupper er inndelt slik at hver enhet har sin tilgangsgruppe med faste medlemmer innenfr de frskjellige fagmrådene. Eksempler er; «ILP Persnalmapper», «SKP tilsetting tekn/adm» g «INA patentsaker». Du kan sjekke hvilke persner sm får se det du prduserer når du klikker på iknet sm viser medlemmene. Vi benytter tilgangsgrupper fr å skjerme blant annet student-, dktrgrads- g persnalmapper fr innsyn internt. Det er bare de sm er nevnt i tilgangsgruppen g kntakter tilknyttet sak/dkument sm får treff ved søk. Finnes ikke tilpasset tilgangsgruppe, meldes behvet til arkivleder. Benytt i så fall tilgangsgruppen «Skjermet» inntil videre, men husk å sette på kpimttakere eller gi rettigheter via rettighetsfanen på dkumentnivå slik at alle sm skal se dkumentet får se det! Endring av medlemmer i tilgangsgruppene meldes arkivet straks man kjenner til endringen (nye eller sluttede)! Bruker du «Skjermet» sm er vår strengeste interne skjerming, er det kun de sm er nevnt i saken/krrespndansen sm får se det. Velg riktig tilpasset tilgangsgruppe på saks- g dkumentnivå fr å sikre at alle de sm skal kunne se det faktisk får det. Du får ikke treff på søk dersm du ikke er nevnt i tilgangsgruppen, er en av mttakerne eller har fått tildelt rettigheter fr dkumentet/saken spesielt.