TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 18.3.2009 15.30 18.20 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Rolleiv O Lind Britt Sofie Illguth Åshild Fause Varamedlemmer Svein Rasmussen Andre Fra KomRev NORD: Revisjonsdirektør Oddgeir Albertsen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andre Hanssen Revisor Sissel Rasmussen Fra Tromsø kommune: Personalsjef Wenche Bergmo (tilstede i sak 24/09) Personalveileder Anne Grethe Hansen (tilstede i sak 24/09) Hovedverneombudet Håvard Sandberg (tilstede i sak 24/09) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin Krane Behandlede saker Sak nr./år Sak 23-32/09 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Åshild Fause sign. Rolleiv O Lind sign. Svein Rasmussen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 10.3.2009 som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel U.off. 23/09 Godkjenning av protokollen fra møte 9.2.2009 24/09 Sykefravær og IA-arbeid i Tromsø kommune orientering 25/09 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2008 Tromsø kommune 26/09 Kommunale foretak aksjekjøp 27/09 Overordnet prosjektskisse Kommunens bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden 28/09 Delegasjon i forbindelse med klagesaker på vedtak vedrørende godkjenning av barnehager 29/09 Habilitetsvurderinger i planutvalgsak 29/09 Reguleringsplan for Prostneset angående offentlig ettersyn 30/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser orientering 31/09 Gjennomgang av formannskapssaker 32/09 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 23/09 Godkjenning av protokollen fra møtet 9.2.2009 Protokollen fra møtet 9.2.2009 godkjennes. Forslag fra Rolleiv Lind om tilføyelse i sak 17/09 Tromsø Havn KF opprettelse av aksjeselskap i forbindelse med utbygging Prostneset orientering. Tilføyelsen tas inn i vedtakets pkt. 2 som følger:, samt forarbeid og omstendigheter ved etableringen av selskapet Prostneset Utvikling AS. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse til sak 17/09 enstemmig vedtatt. Protokolltilførsel til sak 22/09 Eventuelt pkt A og sak 32/09 Referatsaker pkt C fra Britt-Sofie Illguth: Jeg er klar over at det i møtet var enighet om intensjonene i et slikt brev, men rent prinsipielt mener jeg at vi burde fått tilsendt brevet, i endelig versjon, før det ble sendt. Det holder ikke for meg å få opplyst at alle bemerkninger var hensyntatt. Jeg vil vite hva jeg er underskriver av. Dessuten mener jeg hastverket med å få brevet avgårde var unødig stort, fra mandagens møte fikk vi frist til å komme med kommentarer i løpet av tirsdag. Onsdag ble brevet offentliggjort. Protokollen fra møtet 9.2.2009 godkjennes med foreslåtte endring til sak 17/09. 24/09 Sykefravær og IA-arbeid i Tromsø kommune - orientering Personalsjef Wenche Bergmo, personalveileder Anne Grethe Hansen og hovedverneombudet Håvard Sandberg orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 25/09 Rapportering fra revisor orientering om status i revisjonsarbeidet 2008 Tromsø kommune Revisor Sissel Rasmussen orienterte og besvarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar revisors rapportering til orientering. Kontrollutvalget tar revisors rapportering til orientering. 26/09 Kommunale foretak aksjekjøp Saken utsettes til neste møte, jf. tilføyelse i sak 23/09. Saken utsettes til neste møte, jf. tilføyelse i sak 23/09.
Blad 5 Utskrift av saksprotokoll sendt 23.3.2009 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansansvarlig revisor 27/09 Overordnet prosjektskisse Tromsø kommunes bruk av ressurser forbindelse med OL-søknaden Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for prosjektet Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Bestillingsskjema datert 17.2.2009 ble sendt pr. e-post til medlemmene 16.3.2009 samt at det ble delt ut i møtet. Forslag til vedtak ble fremmet av Britt-Sofie Illguth som følger: Kontrollutvalget viser til saksframlegget (i sak 19/09) og finner på det grunnlag ikke grunn til å bruke kommunale ressurser på å gå videre med saka. Det ble votert på forslaget fra Britt-Sofie Illguth forslag (1) - og forslag til innstilling i saken forslag (2). Votering (5 medlemmer til stede): Forslag (1): 2 stemmer Forslag (2): 3 stemmer Forslag (2) ble vedtatt med 3 stemmer mot 2 stemmer. Overordnet prosjektskisse ble drøftet, og kontrollutvalget ber KomRev NORD innarbeide i prosjektet også punktet som dreier seg om vurdering av samfunnsnytten (punkt 3), som ble foreslått under mulige problemstillinger i bestillingsskjemaet. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for prosjektet Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet med tilføyelse som kom frem i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 23.3.2009 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 6 28/09 Delegasjon i forbindelse med klagesaker på vedtak vedrørende godkjenning av barnehager Kontrollutvalget tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 29/09 Habilitetsvurdering i planutvalgsak 29/09 Reguleringsplan for Prostneset angående offentlig ettersyn Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken i påvente av redegjørelse fra kommuneadvokaten. Kommuneadvokatens vurdering datert 6.3.2009 er sendt medlemmene pr. e-post 16.3.2009 samt delt ut i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 30/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser - orientering Kontrollutvalget tar revisjonens notat av 10.3.2009 til orientering.
Blad 7 Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonens notat av 10.3.2009 til orientering. 31/09 Gjennomgang av formannskapssaker Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 32/09 Referatsaker Referert: A. LØPENDE REVISJON 2008 SKANNING INNGÅENDE FAKTURA a. Brev av 29.1.2009 fra KomRev NORD B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 9.2.2009 a. Sak 24/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 C. VEDR. BEHANDLINGSTID PÅ SAKER FRA KONTROLLUTVALGET a. Brev av 10.2.2009 fra kontrollutvalget b. Brev av 11.3.2009 fra rådmannen (delt ut i møtet)
Blad 8 D. KONTROLLRAPPORT 2008 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER- FUNKSJONEN I TROMSØ KOMMUNE a. Brev av 13.2.2009 fra Skatteetaten E. REVISJON AV TROMSØ KOMMUNES MOMSKOMPENSASJONSKRAV a. Brev av 17.2.2009 fra KomRev NORD F. KOMMUNEDELEN AV TILTAKSPAKKEN REVISORATTESTASJON a. Brev av 27.2.2009 fra KomRev NORD G. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD IKS a. Brev av 25.2.2009 fra KomRev NORD 1. Referatsak E: behandles i neste møte. 2. De øvrige referatene tas til orientering. 1. Referatsak E: behandles i neste møte. 2. De øvrige referatene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 23. mars 2009 Inger Johansen